Los sistemas de información y la logística

Autor: MSc. Ing. Santiago Ulloa López

Logística

24-01-2008

Al igual que cualquier empresa en este nuevo mundo y milenio digital, en nuestro país las empresas competitivas serán las que definan y desarrollen su eficiencia sobre la base de la velocidad de respuestas a todas sus necesidades tanto internas, como externas, las que conozcan y dominen su plataforma de información, las que sean capaz de flexibilizar e integrar cada situación (nuevas regulaciones, resoluciones, emisión de información empresarial, emisión de información estadística, entre otras) a este activo sistema de información que constantemente es cambiable a cada momento y con cada decisión, Bill Gates “visualiza los sistemas de información de la empresa como un sistema nervioso, parecido al del cuerpo humano, donde ante una acción, existe una reacción”, es por ello que el resultado de los sistemas empresariales estará acentuado por el uso de la tecnología digital y sus aplicaciones en este ámbito, será el manual de trabajo de la empresa.

Conceptualmente, se puede definir un canal de distribución como “el conjunto de intermediarios relacionados entre sí que cubren la distancia entre proveedor y cliente, añadiendo valor a la transacción en términos de lugar, tiempo y posesión”.

Parte de este escenario, y con un gran peso de acciones en la toma de decisiones en la empresa, lo forma la logística de distribución, fundamentalmente las comercializadoras e importadoras las cuales necesitan canales digitales de información interempresariales para su eficiente gestión, enmarcada en el indicador fundamental de resultado la velocidad de respuesta a las necesidades del consumidor final, donde en muchos procesos dentro de la cadena de gestión está determinada por actividades innecesarias pero regulatorias de alguna resolución o regulación estatal.

Hoy en día las herramientas y aplicaciones de informática e información para el desarrollo de la plataforma de información representan un potencial de progreso importante para dominar el comportamiento de la cadena logística, incluso más allá de las fronteras de la empresa; las empresas deberán tomar acciones en la gestión de estos procesos con la aplicación de la tecnología digital con el objetivo de crear un modelo de organización digital (plataforma web) que simplifique las actividades de estos procesos, a partir de la fluidez, flexibilidad de la información y la comunicación entre todas las áreas tanto internas como externas de la empresa.

En nuestro entorno para brindar la eficiencia y la calidad de los servicios, para crear este modelo de organización digital, que demande a partir de sus necesidades resultados debemos emplear internet, ahora no debemos confundir, es tener acceso a internet como vía para acceder a un sistema creado por la empresa a partir del diseño de su flujo de información, personalizable a sus necesidades y flexible a los cambios del entorno, internet no uniformiza y homogeniza los ordenadores de sus nodos, sino que integra los existentes y promueve la aparición de servidores especializados y su compartición con las áreas involucradas; tenemos que ampliar nuestra tradicional visión de cadena de materiales o productos, para prestar un servicio a costos razonables, hay que desarrollar lazos, redes o mallas digitales que entrecrucen las cadenas de colaboración de nuestras empresas, integradoras y especializadas, con recursos compartidos en este Modelo de Organización Digital.

O sea, cada empresa pertenece a una o varias cadenas de suministro y de su actuar en este entorno a partir de cada regulación, resolución, diseño de operación, procedimiento, o instrucción empresarial, ministerial, o estatal, y de su desempeño propiamente en este contexto, definirá en cada actividad y momento de esta cadena sus resultados, sin embargo nos perdemos, no visualizamos, no entendemos esta relación, no la tenemos en cuenta, no la explotamos, en fin no la reconocemos como estrategia, y menos como valor estratégico y social, ¿cómo nos integramos?, ¿cómo sincronizar sus operaciones entre ellas, sin generar altos costos, sin trasladarlos a ningún lugar de esta cadena, y menos trasladarlo al consumidor final; que tanto necesitamos administrar estos eslabones?, depende de varios factores, depende del diseño de la información, de la utilización y aplicación de la tecnología digital como vía de competitividad y eficiencia, existen varias dimensiones a considerar partiendo de la complejidad, integralidad y longitud de la cadena, lo que hace más complejo definir y diseñar las relaciones entre nuestras empresas.

Desarrollar las relaciones en cada eslabón de esta cadena, impone la necesidad de romper con la antigua estructura empresarial de resultados aislados, pensar como cadena integrante en cada uno de los eslabones y actividades de la misma, y en cada eslabón pueden ser diferentes las relaciones, y es donde radica la clave: Definir los tipos de Relación y las Estrategias que nos distinga en nuestro servicio, que permitan ventajas competitivas en cada actividad y relación de esta cadena. Para definir esta interrogante es indispensable tener bien claro y conocimiento explícito de ¿Quiénes son los miembros de esta cadena?, ¿Cómo es la estructura de esta cadena?, y ¿Cuáles son los procesos, flujos de materiales, información, decisiones, transacciones monetarias?

Por que no hemos creado alianzas colaborativas, al menos como principio para fundamentar y consolidar información referente a resultados globales en nuestro país, no nos hemos detenido a valorar las ventajas de este diseño, porque nos relacionamos solo con relaciones monetarias entre nuestras empresas, porque no identificamos quienes integran nuestra cadena, porque no saneamos el flujo de información de nuestra cadena y acabamos con la dualidad y almacenaje de información retorica en cada una de nuestras empresas, porque no creamos un modelo de organización digital de forma conjunta entre nuestras empresa que integren esta cadena. Por ejemplo, vemos que, y es mi experiencia actual, y además muy fácil de identificar quienes integran la cadena de distribución de materiales para la construcción en nuestro país: - Las empresas importadoras del MICONS (MATCO e IMECO) las cuales deberán establecer alianzas con sus Proveedores, estos a su vez con los Productores, seguido por la Comercializadora del MICONS (Escambray) que deberá establecer alianzas con el Transportista (ENOC, TRANSMATCO), y con el consumidor final La OBRA. Porque no desarrollar un paquete por decirlo de alguna forma basado en relaciones de alianzas entre cada integrante de esta cadena, esto es algo demostrable en este nuevo mundo y milenio digital.

“Mientras que la visión vertical de un Canal de Distribución corresponde a decisiones tácticas u operativas, la visión horizontal de la Cadena de Valor corresponde a decisiones estratégicas (colaborativas)”.

Tenemos que reconocer los esfuerzos del BNC en su interés por el empleo del e-comerce y que la respuesta a este esfuerzo en general es satisfactoria y los empresarios contactados para que comiencen a tener presencia en la Internet han respondido positivamente al impulso que hemos tratado de dar al uso comercial de Internet. Ahora con la situación antes mencionada el mercadeo virtual a la larga siempre llega a transar materiales físicos, manipularlos, transportarlos, esto es planificar y hacer la entrega de productos comercializados por cualquier medio incluida la Web de la Internet. “Esto significa que alguien debe encargarse de brindar el soporte logístico necesario para automatizar el envío, facilitar el proceso del embarque y hacer la entrega. Es indispensable que el consumidor final pueda conocer en cualquier momento donde está el producto enviado”, lo anterior formará parte de la integralidad y diseño del modelo de organización digital en estas empresas, lo que se hace necesario tomar acciones para diseñar este modelo que integre la solución a enfrentar en esta nueva etapa de desarrollo empresarial. Somos testigos que en la actualidad la experiencia, crecimiento y desarrollo del comercio electrónico y la presencia de las empresas en la Web de Internet es una realidad.

En uno de los textos de Bill Gates, “Los Negocios en la Era Digital”, 1999, plantea las características fundamentales que deberán tener las empresas del futuro, y enmarca la situación para introducirse en esta era a través de 12 acciones claves que deberán implementar las empresas, que quieran seguir siendo competitivas y eficientes en cualquiera de sus ámbitos; el propósito de esta parte del documento a partir de estas acciones es personalizar e interiorizar las acciones a tomar en nuestras empresas, con las características de nuestro mercado, a partir de la situación actual y de interiorizar en cada una su importancia, tomando como base el diseño de un análisis comparativo con este compendio de acciones, enumeradas y desarrolladas en su contexto futuro con el objetivo de desarrollar objetivos y estrategias que nos sitúen como empresas de esta era de la tecnología digital.

Acción No. 1. Logre la comunicación a través del correo electrónico, mensajería instantánea, la web corporativa, FTP, entre otros.

Esto ofrecerá una de las mayores ventajas en la información para su obtención de manera más rápida, confiable, eficiente y completa; la inclusión de nuestras empresas a la obtención de estos servicios centralizados y ofrecidos por ETECSA a partir de la aprobación de regulaciones y resoluciones a los efectos de seguridad y certificación en la redes de nuestras empresas, la implementación de estas solicitudes definen el empleo de los servicios digitales de la información, lo preocupante en este sentido es la capacitación y adiestramiento de los usuarios en el empleo de estos medios digitales, capacitar a nuestros trabajadores a comunicarse y aplicar estas ventajas como medio de trabajo, para que la información siempre sea clara; la acción de lectura obliga a los diferentes integrantes de la organización a atender el asunto de manera personal y pertinente.

Acción No. 2. Conozca los resultados de su empresa tanto cuantitativamente, como cualitativamente, no conocer la situación actual de la empresa a partir de sus resultados estadísticos, provocará que se tomen decisiones erradas.

En este sentido las empresas requieren conocer sus números de manera inmediata, lo que requerirá medios digitales, a partir del empleo de la Web Internet y la aplicación de la Web Corporativa (Modelo Organización Digital), lo cual garantizará que las actividades de la empresa tengan siempre congruencia lógica con la situación real de sus ventas, flujo de caja, cuentas por cobrar, y pagar, entre otras, para así tomar decisiones acertadas en cuanto a una acción a acometer, el empleo de la estadística, sobre todo las técnicas de proyección del comportamiento estadístico, serán fuentes a aplicar en la toma de decisiones sobre la base del conocimiento; plantea Bill Gates, “ Tengo una convicción sencilla pero firme: la manera en que se capte, administre y utilice la información determinará las pérdidas y las ganancias”, por tanto las empresas que utilicen los medios digitales para el funcionamiento de sus gestiones, tomarán decisiones con mayor seguridad y rapidez, y por tanto hallarán vías positivas de contacto directo con sus clientes, esto le permitirá ejecutar sus acciones, operaciones, actividades, procesos, con la brevedad del pensamiento, condición clave de éxito para esta nueva etapa y milenio en nuestras empresas.

Acción No. 3. Brinde información a todos los niveles. Un error común entre las empresas es que la información sólo suele fluir en los niveles altos, de forma tal que los trabajadores de mandos medios y personal operativo desconocen datos que requieren para poder hacer su trabajo en forma más eficiente.

Los trabajadores que necesitan ser precisos en sus contenidos y actividades de trabajo, y suelen tomar decisiones inmediatas, es necesario que tengan acceso inmediato a la información (comerciales, gestores información, por ejemplo), incorporar una red de información a través de un sistema digital, donde todos los trabajadores pueden saber el comportamiento de sus acciones en el tiempo de forma inmediata y rápida, incluso en el momento en que se está desarrollando, será la herramienta de administración que necesita nuestras empresa, a partir de tener concebido la formación y adiestramiento al puesto de trabajo del trabajador, lo cual generará una fuente de seguridad y confiabilidad en la toma de decisiones de la empresa.

Acción No. 4. Forme una cultura de cooperación. Es recomendable generar una cultura de aportación de ideas y colaboración en la toma de decisiones.

Utilizar e implementar las herramientas digitales para mantener informado a los trabajadores, pedirles sus opiniones, criticas, desviaciones de las actividades que desempeñan, ideas, sugerencia; es fundamental que nuestros trabajadores conozcan y se sientan familiarizados con la empresa y su actividad fundamental, que los empresarios conozcan de ellos y que se pueda entablar temas de discusión que eleven la capacidad, el deseo, la iniciativa y el nivel cultural de la organización. ¿Cómo desarrollaremos esta acción?, Como inmiscuiremos a nuestros trabajadores en la problemática de nuestra empresa?, ¿Cómo incentivamos a nuestros trabajadores en la participación activa y el funcionamiento de nuestra empresa?, pues haciéndoles partícipes de los resultados de la empresa, de su problemática, de las desviaciones en el comportamiento funcional de la empresa, activando un sistema de incentivo salarial acorde a su participación dentro de las funciones y objetivos de la empresa, ¿cómo logramos mostrar estas definiciones?, pues sencillo a partir de un sistema de información digital que culturice a la organización sobre la base del empleo sistemático en las funciones de trabajo de cada trabajador, el cual mostrará el comportamiento de sus resultados en cada momento.

Acción No. 5. Desarrolle una oficina sin papel. Plantea Bill Gates, “Recomienda dejar de ser una organización que trabaja con grandes cantidades de papel cuando existen ya formatos electrónicos”.

Nuestras empresas deberían de desarrollar un sistema nervioso digital que les provea de la información necesaria para mantener el mercado que atienden en cuanto a su servicio, las regulaciones y resoluciones imperantes ponen en práctica una oficina con mucho papel, todo lo contrario a la tendencia de hoy de poner en práctica la oficina sin papel, o sea la eliminación paulatina del soporte papel, la disminución en la utilización de este soporte reduce coste, pero lo más importante disminuye el tiempo de espera en los análisis empresariales, y en los márgenes de errores, además que implica una menor utilización de trabajadores, recordar que la competitividad y eficiencia se medirá de acuerdo con la velocidad de respuesta.

Acción No. 6. Desarrolle una empresa inteligente.

Algunas de nuestras empresas tienen actividades y funciones muy especificas para cada uno de los trabajadores, esto define en el hombre monotonía, rutina de trabajo, sin contar que si falta el trabajador, no se sabe quien haría sus funciones de trabajo, esto nos denota la medida de trasladar según el área de trabajo a nuestros trabajadores por diversos puesto, de esta forma se contará con trabajadores calificados y motivados en sus funciones, esto acoplándolo con la tecnología digital en la simplificación de las actividades y procesos en la empresa, le dará fluidez a la información y comunicación tanto interna, como externa entre todos las actividades y procesos en la cadena. O sea la aplicación e implementación de un sistema digital (Web) habilitará la posibilidad de conocimiento a nuestros trabajadores, a partir de la información a compartir dentro del sistema, lo desarrollará y elevará el coeficiente intelectual corporativo de nuestras organizaciones, con la creación de métodos y procedimientos en la red, atractivos a los trabajadores, se contribuirá al desarrollo paulatino, constante y acelerado de programas y proyectos con el uso compartido del conocimiento, siempre y cuando nuestros directivos sepan guiar a la mejora y desarrollo del flujo de información en nuestras empresas. Cuanto más habilidades sepamos impregnar a nuestros trabajadores en las funciones, métodos, procedimiento, utilización de la tecnología digital, conocimiento de la organización, entre otras, y creemos primero que todo un plan de conocimiento compartido con todos ellos sobre los aspectos anteriores, estaremos contribuyendo con nuestra función empresarial y social a crear y formar una empresa más inteligente, ¿por qué no dar los primeros paso para crearla?. Si no empleamos nuestras habilidades para pensar que se puede, para interiorizar que el conocimiento es la rueda que mueve nuestras acciones para pensar crítica y creativamente, para informar y comunicar ideas, conceptos, podemos estar desarrollando y construyendo sobre el mar la visión de nuestras empresas.

Acción No. 7. Desarrolle una retroalimentación digital. Uno de los principios básicos del desarrollo de una empresa está íntimamente relacionado con la retroalimentación de los procesos.

Es importante que los trabajadores entiendan muy claro las visiones y misiones de nuestras empresas, que además sepan que piensa el externo (los clientes, proveedores, la sociedad, etc.) de nuestros servicios o productos, esto se definirá a partir de hacerle conocer continuamente estas valoraciones, que mejor herramienta que el empleo de un sistema de información digital, que establecerá una retroalimentación clara, que le ayude en la toma de conocimiento, decisión y revaloración de sus metas. La retroalimentación permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas de correctivas en base a la información suministrada y por supuesto retroalimentada.

Acción No. 8. Escuche a sus clientes. Los consumidores y clientes de la empresa son quienes hacen que su empresa logre el éxito.

Conozca la opinión y sugerencia de los clientes satisfechos, los inconformes y hasta los que no le conocen, nuestros proveedores, entre otros, no hay mejor forma que registrar lo que se escucha, analizar lo que dicen, y hacen, ubicarse en su posición y brindarles una solución a sus necesidades, esto incrementará y profundizará las medidas que debemos acometer para aplicar las acciones correctivas necesaria(s) para eliminar las causas de la inconformidad. La tecnología digital le da esta información de manera oportuna; del mismo modo, el cliente obtendrá una respuesta inmediata a sus dudas y consultas sobre la empresa y el producto, la aplicación de encuestas online, técnicas estadísticas y de comportamiento grupal a partir de la implementación de la tecnología digital generará las estrategias consolidadas para enfrentar el mercado y sus necesidades.

Acción No. 9. Organice su empresa. Internet le brinda la posibilidad de optimizar sus procesos, conocer las habilidades de sus colaboradores y detectar los niveles de competencia que requieren sus trabajadores para redefinir todas y cada una de las actividades y puestos.

¿Quién organiza, controla y diseña los proceso(s) en nuestras empresa(s)?, para optimizar los procesos, ante todo debemos conocer a profundidad el funcionamiento de la empresa, con información de cada proceso sabremos cómo desarrollar el trabajo de forma óptima, siendo las tecnologías digitales (de información) una herramienta fundamental en este aspecto. Todo proceso, actividad e instrucción en una organización tiene un desvió estándar que debe ser pronosticado a partir del diseño de los proceso en la empresa, los cuales trabajan con el nivel de servicio deseado a prestar según las condiciones del mercado, lo cual debe ser considera(do) para su implementación, al emplear las tecnologías digitales (de información) podemos definir los intervalos y los puntos de control de cada proceso necesario, para asegurarnos de su nivel de calidad y resultado, y poder determinar además las acciones a desarrollar a partir de sus desviaciones. Usar las tecnologías digitales (de información) facilita la obtención permanente de los flujos de información que muestran las distintas variaciones en los datos, con cambios de algunas variables propias del proceso.

Acción No. 10. Genere una cultura just in time. Si la velocidad de respuesta será la pauta de competitividad en el nuevo milenio, será necesario que los empleados estén conscientes de ello. Prepárelos para un cambio cuyos resultados tendrán que darse en un tiempo récord.

Actualmente existen muchos conceptos, y teorías empresariales de organización y modelación, que son vistos como alternativos a las empresas que desean reducir costos y tiempos de respuestas fundamentalmente. Todas estas aplicaciones o herramientas son de utilidad y práctica mundial para cualquier empresa, y sus bases son factibles de adaptarse a todo tipo de organización, su principio básico es la transformación cultural, fundamentado con un enfoque de alta calidad, eficiencia y mejora continua.

Acción No. 11. Elimine a los intermediarios. El contacto directo con los clientes le brinda a las empresas la posibilidad de conocer al consumidor, además de que puede obtener información veraz e inmediata. Los intermediarios no serán necesarios si usted empieza a comercializar sus productos a través de Internet. Las ventajas de este tipo de comercialización serán la velocidad de respuesta y el servicio directo que podrá ofrecer a sus consumidores.

Acción No.12. Apoye a sus consumidores en sus problemas. El servicio, adicional a la capacidad de respuesta que usted tenga ante sus consumidores, serán los elementos que generarán clientes leales que apuntalarán el éxito de su empresa. Una de las mejores maneras de apoyar a sus consumidores y clientes es a través de Internet, un medio que permite que el propio interesado resuelva sus problemas.

Se hace evidente y palpable la afirmación de que la información es fuente de desarrollo empresarial, y de su importancia con la aplicación de las tecnologías digitales, por tanto no debemos permanecer al margen de los avances en la informática. Los éxitos y fracasos de nuestras empresas, indican que se deberá aunar esfuerzos continuos que deben concentrarse en implementar sistemáticamente estrategias y objetivos flexibles e integradores. Debemos entender que los clientes son los evaluadores de la calidad porque tienen la facultad de seleccionar qué productos o servicios deben adquirir, y que los actores de este escenario son nuestros trabajadores. La calidad de un producto o servicio es el resultado de un proceso que integra a todos los miembros de la organización de diseño, desarrollo, producción, comercialización y asistencia técnica desde su venta y hasta el fin de su vida útil, incluyendo su disposición final.

MSc. Ing. Santiago Ulloa López

Director de Proceso.

Comercializadora Escambray.

santiagoarrobaescambray.com.cu

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