Al igual que cualquier empresa en este nuevo mundo y milenio digital, en nuestro país las empresas competitivas serán las que definan y desarrollen su eficiencia sobre la base de la velocidad de respuestas a todas sus necesidades tanto internas, como externas, las que conozcan y dominen su plataforma de información, las que sean capaz de flexibilizar e integrar cada situación (nuevas regulaciones, resoluciones, emisión de información empresarial, emisión de información estadística, entre otras) a este activo sistema de información que constantemente es cambiable a cada momento y con cada decisión, Bill Gates “visualiza los sistemas de información de la empresa como un sistema nervioso, parecido al del cuerpo humano, donde ante una acción, existe una reacción”, es por ello que el resultado de los sistemas empresariales estará acentuado por el uso de la tecnología digital y sus aplicaciones en este ámbito, será el manual de trabajo de la empresa.
Conceptualmente, se puede definir un canal de distribución como “el
conjunto de intermediarios relacionados entre sí que cubren la distancia
entre proveedor y cliente, añadiendo valor a la transacción en términos
de lugar, tiempo y posesión”.
Parte de este escenario, y con un gran peso de acciones en la toma de
decisiones en la empresa, lo forma la logística de distribución,
fundamentalmente las comercializadoras e importadoras las cuales
necesitan canales digitales de información interempresariales para su
eficiente gestión, enmarcada en el indicador fundamental de resultado la
velocidad de respuesta a las necesidades del consumidor final, donde en
muchos procesos dentro de la cadena de gestión está determinada por
actividades innecesarias pero regulatorias de alguna resolución o
regulación estatal.
Hoy en día las herramientas y aplicaciones de
informática e información para el desarrollo de la plataforma de
información representan un potencial de progreso importante para dominar
el comportamiento de la cadena logística, incluso más allá de las
fronteras de la empresa; las empresas deberán tomar acciones en la
gestión de estos procesos con la aplicación de la tecnología digital con
el objetivo de crear un modelo de organización digital (plataforma web)
que simplifique las actividades de estos procesos, a partir de la
fluidez, flexibilidad de la información y la comunicación entre todas
las áreas tanto internas como externas de la empresa.
En nuestro entorno para brindar la eficiencia y la calidad de los
servicios, para crear este modelo de organización digital, que demande a
partir de sus necesidades resultados debemos emplear internet, ahora no
debemos confundir, es tener acceso a internet como vía para acceder a un
sistema creado por la empresa a partir del diseño de su flujo de
información, personalizable a sus necesidades y flexible a los cambios
del entorno, internet no uniformiza y homogeniza los ordenadores de sus
nodos, sino que integra los existentes y promueve la aparición de
servidores especializados y su compartición con las áreas involucradas;
tenemos que ampliar nuestra tradicional visión de cadena de materiales o
productos, para prestar un servicio a costos razonables, hay que
desarrollar lazos, redes o mallas digitales que entrecrucen las cadenas
de colaboración de nuestras empresas, integradoras y especializadas, con
recursos compartidos en este Modelo de Organización Digital.
O sea, cada empresa pertenece a una o varias cadenas de suministro y de
su actuar en este entorno a partir de cada regulación, resolución,
diseño de operación, procedimiento, o instrucción empresarial,
ministerial, o estatal, y de su desempeño propiamente en este contexto,
definirá en cada actividad y momento de esta cadena sus resultados, sin
embargo nos perdemos, no visualizamos, no entendemos esta relación, no
la tenemos en cuenta, no la explotamos, en fin no la reconocemos como
estrategia, y menos como valor estratégico y social, ¿cómo nos
integramos?, ¿cómo sincronizar sus operaciones entre ellas, sin generar
altos costos, sin trasladarlos a ningún lugar de esta cadena, y menos
trasladarlo al consumidor final; que tanto necesitamos administrar estos
eslabones?, depende de varios factores, depende del diseño de la
información, de la utilización y aplicación de la tecnología digital
como vía de competitividad y eficiencia, existen varias dimensiones a
considerar partiendo de la complejidad, integralidad y longitud de la
cadena, lo que hace más complejo definir y diseñar las relaciones entre
nuestras empresas.
Desarrollar las relaciones en cada eslabón de esta cadena, impone la
necesidad de romper con la antigua estructura empresarial de resultados
aislados, pensar como cadena integrante en cada uno de los eslabones y
actividades de la misma, y en cada eslabón pueden ser diferentes las
relaciones, y es donde radica la clave: Definir los tipos de Relación y
las Estrategias que nos distinga en nuestro servicio, que permitan
ventajas competitivas en cada actividad y relación de esta cadena. Para
definir esta interrogante es indispensable tener bien claro y
conocimiento explícito de ¿Quiénes son los miembros de esta cadena?,
¿Cómo es la estructura de esta cadena?, y ¿Cuáles son los procesos,
flujos de materiales, información, decisiones, transacciones monetarias?
Por que no hemos creado alianzas colaborativas, al menos como principio
para fundamentar y consolidar información referente a resultados
globales en nuestro país, no nos hemos detenido a valorar las ventajas
de este diseño, porque nos relacionamos solo con relaciones monetarias
entre nuestras empresas, porque no identificamos quienes integran
nuestra cadena, porque no saneamos el flujo de información de nuestra
cadena y acabamos con la dualidad y almacenaje de información retorica
en cada una de nuestras empresas, porque no creamos un modelo de
organización digital de forma conjunta entre nuestras empresa que
integren esta cadena. Por ejemplo, vemos que, y es mi experiencia
actual, y además muy fácil de identificar quienes integran la cadena de
distribución de materiales para la construcción en nuestro país: - Las
empresas importadoras del MICONS (MATCO e IMECO) las cuales deberán
establecer alianzas con sus Proveedores, estos a su vez con los
Productores, seguido por la Comercializadora del MICONS (Escambray) que
deberá establecer alianzas con el Transportista (ENOC, TRANSMATCO), y
con el consumidor final La OBRA. Porque no desarrollar un paquete por
decirlo de alguna forma basado en relaciones de alianzas entre cada
integrante de esta cadena, esto es algo demostrable en este nuevo mundo
y milenio digital.
“Mientras que la visión vertical de un Canal de Distribución corresponde
a decisiones tácticas u operativas, la visión horizontal de la Cadena de
Valor corresponde a decisiones estratégicas (colaborativas)”.
Tenemos que reconocer los esfuerzos del BNC en su interés por el empleo
del e-comerce y que la respuesta a este esfuerzo en general es
satisfactoria y los empresarios contactados para que comiencen a tener
presencia en la Internet han respondido positivamente al impulso que
hemos tratado de dar al uso comercial de Internet. Ahora con la
situación antes mencionada el mercadeo virtual a la larga siempre llega
a transar materiales físicos, manipularlos, transportarlos, esto es
planificar y hacer la entrega de productos comercializados por cualquier
medio incluida la Web de la Internet. “Esto significa que alguien debe
encargarse de brindar el soporte logístico necesario para automatizar el
envío, facilitar el proceso del embarque y hacer la entrega. Es
indispensable que el consumidor final pueda conocer en cualquier momento
donde está el producto enviado”, lo anterior formará parte de la
integralidad y diseño del modelo de organización digital en estas
empresas, lo que se hace necesario tomar acciones para diseñar este
modelo que integre la solución a enfrentar en esta nueva etapa de
desarrollo empresarial. Somos testigos que en la actualidad la
experiencia, crecimiento y desarrollo del comercio electrónico y la
presencia de las empresas en la Web de Internet es una realidad.
En uno de los textos de Bill Gates, “Los Negocios en la Era Digital”,
1999, plantea las características fundamentales que deberán tener las
empresas del futuro, y enmarca la situación para introducirse en esta
era a través de 12 acciones claves que deberán implementar las empresas,
que quieran seguir siendo competitivas y eficientes en cualquiera de sus
ámbitos; el propósito de esta parte del documento a partir de estas
acciones es personalizar e interiorizar las acciones a tomar en nuestras
empresas, con las características de nuestro mercado, a partir de la
situación actual y de interiorizar en cada una su importancia, tomando
como base el diseño de un análisis comparativo con este compendio de
acciones, enumeradas y desarrolladas en su contexto futuro con el
objetivo de desarrollar objetivos y estrategias que nos sitúen como
empresas de esta era de la tecnología digital.
Acción No. 1. Logre la comunicación a través del correo electrónico,
mensajería instantánea, la web corporativa, FTP, entre otros.
Esto ofrecerá una de las mayores ventajas en la información para su
obtención de manera más rápida, confiable, eficiente y completa; la
inclusión de nuestras empresas a la obtención de estos servicios
centralizados y ofrecidos por ETECSA a partir de la aprobación de
regulaciones y resoluciones a los efectos de seguridad y certificación
en la redes de nuestras empresas, la implementación de estas solicitudes
definen el empleo de los servicios digitales de la información, lo
preocupante en este sentido es la capacitación y adiestramiento de los
usuarios en el empleo de estos medios digitales, capacitar a nuestros
trabajadores a comunicarse y aplicar estas ventajas como medio de
trabajo, para que la información siempre sea clara; la acción de lectura
obliga a los diferentes integrantes de la organización a atender el
asunto de manera personal y pertinente.
Acción No. 2. Conozca los resultados de su empresa tanto
cuantitativamente, como cualitativamente, no conocer la situación actual
de la empresa a partir de sus resultados estadísticos, provocará que se
tomen decisiones erradas.
En este sentido las empresas requieren conocer sus números de manera
inmediata, lo que requerirá medios digitales, a partir del empleo de la
Web Internet y la aplicación de la Web Corporativa (Modelo Organización
Digital), lo cual garantizará que las actividades de la empresa tengan
siempre congruencia lógica con la situación real de sus ventas, flujo de
caja, cuentas por cobrar, y pagar, entre otras, para así tomar
decisiones acertadas en cuanto a una acción a acometer, el empleo de la
estadística, sobre todo las técnicas de proyección del comportamiento
estadístico, serán fuentes a aplicar en la toma de decisiones sobre la
base del conocimiento; plantea Bill Gates, “ Tengo una convicción
sencilla pero firme: la manera en que se capte, administre y utilice la
información determinará las pérdidas y las ganancias”, por tanto las
empresas que utilicen los medios digitales para el funcionamiento de sus
gestiones, tomarán decisiones con mayor seguridad y rapidez, y por tanto
hallarán vías positivas de contacto directo con sus clientes, esto le
permitirá ejecutar sus acciones, operaciones, actividades, procesos, con
la brevedad del pensamiento, condición clave de éxito para esta nueva
etapa y milenio en nuestras empresas.
Acción No. 3. Brinde información a todos los niveles. Un error común
entre las empresas es que la información sólo suele fluir en los niveles
altos, de forma tal que los trabajadores de mandos medios y personal
operativo desconocen datos que requieren para poder hacer su trabajo en
forma más eficiente.
Los trabajadores que necesitan ser precisos en sus contenidos y
actividades de trabajo, y suelen tomar decisiones inmediatas, es
necesario que tengan acceso inmediato a la información (comerciales,
gestores información, por ejemplo), incorporar una red de información a
través de un sistema digital, donde todos los trabajadores pueden saber
el comportamiento de sus acciones en el tiempo de forma inmediata y
rápida, incluso en el momento en que se está desarrollando, será la
herramienta de administración que necesita nuestras empresa, a partir de
tener concebido la formación y adiestramiento al puesto de trabajo del
trabajador, lo cual generará una fuente de seguridad y confiabilidad en
la toma de decisiones de la empresa.
Acción No. 4. Forme una cultura de cooperación. Es recomendable generar
una cultura de aportación de ideas y colaboración en la toma de
decisiones.
Utilizar e implementar las herramientas digitales para mantener
informado a los trabajadores, pedirles sus opiniones, criticas,
desviaciones de las actividades que desempeñan, ideas, sugerencia; es
fundamental que nuestros trabajadores conozcan y se sientan
familiarizados con la empresa y su actividad fundamental, que los
empresarios conozcan de ellos y que se pueda entablar temas de discusión
que eleven la capacidad, el deseo, la iniciativa y el nivel cultural de
la organización. ¿Cómo desarrollaremos esta acción?, Como inmiscuiremos
a nuestros trabajadores en la problemática de nuestra empresa?, ¿Cómo
incentivamos a nuestros trabajadores en la participación activa y el
funcionamiento de nuestra empresa?, pues haciéndoles partícipes de los
resultados de la empresa, de su problemática, de las desviaciones en el
comportamiento funcional de la empresa, activando un sistema de
incentivo salarial acorde a su participación dentro de las funciones y
objetivos de la empresa, ¿cómo logramos mostrar estas definiciones?,
pues sencillo a partir de un sistema de información digital que
culturice a la organización sobre la base del empleo sistemático en las
funciones de trabajo de cada trabajador, el cual mostrará el
comportamiento de sus resultados en cada momento.
Acción No. 5. Desarrolle una oficina sin papel. Plantea Bill Gates,
“Recomienda dejar de ser una organización que trabaja con grandes
cantidades de papel cuando existen ya formatos electrónicos”.
Nuestras empresas deberían de desarrollar un sistema nervioso digital
que les provea de la información necesaria para mantener el mercado que
atienden en cuanto a su servicio, las regulaciones y resoluciones
imperantes ponen en práctica una oficina con mucho papel, todo lo
contrario a la tendencia de hoy de poner en práctica la oficina sin
papel, o sea la eliminación paulatina del soporte papel, la disminución
en la utilización de este soporte reduce coste, pero lo más importante
disminuye el tiempo de espera en los análisis empresariales, y en los
márgenes de errores, además que implica una menor utilización de
trabajadores, recordar que la competitividad y eficiencia se medirá de
acuerdo con la velocidad de respuesta.
Acción No. 6. Desarrolle una empresa inteligente.
Algunas de nuestras empresas tienen actividades y funciones muy
especificas para cada uno de los trabajadores, esto define en el hombre
monotonía, rutina de trabajo, sin contar que si falta el trabajador, no
se sabe quien haría sus funciones de trabajo, esto nos denota la medida
de trasladar según el área de trabajo a nuestros trabajadores por
diversos puesto, de esta forma se contará con trabajadores calificados y
motivados en sus funciones, esto acoplándolo con la tecnología digital
en la simplificación de las actividades y procesos en la empresa, le
dará fluidez a la información y comunicación tanto interna, como externa
entre todos las actividades y procesos en la cadena. O sea la aplicación
e implementación de un sistema digital (Web) habilitará la posibilidad
de conocimiento a nuestros trabajadores, a partir de la información a
compartir dentro del sistema, lo desarrollará y elevará el coeficiente
intelectual corporativo de nuestras organizaciones, con la creación de
métodos y procedimientos en la red, atractivos a los trabajadores, se
contribuirá al desarrollo paulatino, constante y acelerado de programas
y proyectos con el uso compartido del conocimiento, siempre y cuando
nuestros directivos sepan guiar a la mejora y desarrollo del flujo de
información en nuestras empresas. Cuanto más habilidades sepamos
impregnar a nuestros trabajadores en las funciones, métodos,
procedimiento, utilización de la tecnología digital, conocimiento de la
organización, entre otras, y creemos primero que todo un plan de
conocimiento compartido con todos ellos sobre los aspectos anteriores,
estaremos contribuyendo con nuestra función empresarial y social a crear
y formar una empresa más inteligente, ¿por qué no dar los primeros paso
para crearla?. Si no empleamos nuestras habilidades para pensar que se
puede, para interiorizar que el conocimiento es la rueda que mueve
nuestras acciones para pensar crítica y creativamente, para informar y
comunicar ideas, conceptos, podemos estar desarrollando y construyendo
sobre el mar la visión de nuestras empresas.
Acción No. 7. Desarrolle una retroalimentación digital. Uno de los
principios básicos del desarrollo de una empresa está íntimamente
relacionado con la retroalimentación de los procesos.
Es importante que los trabajadores entiendan muy claro las visiones y
misiones de nuestras empresas, que además sepan que piensa el externo
(los clientes, proveedores, la sociedad, etc.) de nuestros servicios o
productos, esto se definirá a partir de hacerle conocer continuamente
estas valoraciones, que mejor herramienta que el empleo de un sistema de
información digital, que establecerá una retroalimentación clara, que le
ayude en la toma de conocimiento, decisión y revaloración de sus metas.
La retroalimentación permite el control de un sistema y que el mismo
tome medidas de correctivas en base a la información suministrada y por
supuesto retroalimentada.
Acción No. 8. Escuche a sus clientes. Los consumidores y clientes de la
empresa son quienes hacen que su empresa logre el éxito.
Conozca la opinión y sugerencia de los clientes satisfechos, los
inconformes y hasta los que no le conocen, nuestros proveedores, entre
otros, no hay mejor forma que registrar lo que se escucha, analizar lo
que dicen, y hacen, ubicarse en su posición y brindarles una solución a
sus necesidades, esto incrementará y profundizará las medidas que
debemos acometer para aplicar las acciones correctivas necesaria(s) para
eliminar las causas de la inconformidad. La tecnología digital le da
esta información de manera oportuna; del mismo modo, el cliente obtendrá
una respuesta inmediata a sus dudas y consultas sobre la empresa y el
producto, la aplicación de encuestas online, técnicas estadísticas y de
comportamiento grupal a partir de la implementación de la tecnología
digital generará las estrategias consolidadas para enfrentar el mercado
y sus necesidades.
Acción No. 9. Organice su empresa. Internet le brinda la posibilidad de
optimizar sus procesos, conocer las habilidades de sus colaboradores y
detectar los niveles de competencia que requieren sus trabajadores para
redefinir todas y cada una de las actividades y puestos.
¿Quién organiza, controla y diseña los proceso(s) en nuestras
empresa(s)?, para optimizar los procesos, ante todo debemos conocer a
profundidad el funcionamiento de la empresa, con información de cada
proceso sabremos cómo desarrollar el trabajo de forma óptima, siendo las
tecnologías digitales (de información) una herramienta fundamental en
este aspecto. Todo proceso, actividad e instrucción en una organización
tiene un desvió estándar que debe ser pronosticado a partir del diseño
de los proceso en la empresa, los cuales trabajan con el nivel de
servicio deseado a prestar según las condiciones del mercado, lo cual
debe ser considera(do) para su implementación, al emplear las
tecnologías digitales (de información) podemos definir los intervalos y
los puntos de control de cada proceso necesario, para asegurarnos de su
nivel de calidad y resultado, y poder determinar además las acciones a
desarrollar a partir de sus desviaciones. Usar las tecnologías digitales
(de información) facilita la obtención permanente de los flujos de
información que muestran las distintas variaciones en los datos, con
cambios de algunas variables propias del proceso.
Acción No. 10. Genere una cultura just in time. Si la velocidad de
respuesta será la pauta de competitividad en el nuevo milenio, será
necesario que los empleados estén conscientes de ello. Prepárelos para
un cambio cuyos resultados tendrán que darse en un tiempo récord.
Actualmente existen muchos conceptos, y teorías empresariales de
organización y modelación, que son vistos como alternativos a las
empresas que desean reducir costos y tiempos de respuestas
fundamentalmente. Todas estas aplicaciones o herramientas son de
utilidad y práctica mundial para cualquier empresa, y sus bases son
factibles de adaptarse a todo tipo de organización, su principio básico
es la transformación cultural, fundamentado con un enfoque de alta
calidad, eficiencia y mejora continua.
Acción No. 11. Elimine a los intermediarios. El contacto directo con los
clientes le brinda a las empresas la posibilidad de conocer al
consumidor, además de que puede obtener información veraz e inmediata.
Los intermediarios no serán necesarios si usted empieza a comercializar
sus productos a través de Internet. Las ventajas de este tipo de
comercialización serán la velocidad de respuesta y el servicio directo
que podrá ofrecer a sus consumidores.
Acción No.12. Apoye a sus consumidores en sus problemas. El servicio,
adicional a la capacidad de respuesta que usted tenga ante sus
consumidores, serán los elementos que generarán clientes leales que
apuntalarán el éxito de su empresa. Una de las mejores maneras de apoyar
a sus consumidores y clientes es a través de Internet, un medio que
permite que el propio interesado resuelva sus problemas.
Se hace evidente y palpable la afirmación de que la información es
fuente de desarrollo empresarial, y de su importancia con la aplicación
de las tecnologías digitales, por tanto no debemos permanecer al margen
de los avances en la informática. Los éxitos y fracasos de nuestras
empresas, indican que se deberá aunar esfuerzos continuos que deben
concentrarse en implementar sistemáticamente estrategias y objetivos
flexibles e integradores. Debemos entender que los clientes son los
evaluadores de la calidad porque tienen la facultad de seleccionar qué
productos o servicios deben adquirir, y que los actores de este
escenario son nuestros trabajadores. La calidad de un producto o
servicio es el resultado de un proceso que integra a todos los miembros
de la organización de diseño, desarrollo, producción, comercialización y
asistencia técnica desde su venta y hasta el fin de su vida útil,
incluyendo su disposición final.
