Guía para el pequeño empresario mercantil

El objetivo de esta guía consiste en suministrar una “hoja de ruta” dirigida a aquellas personas que quieran iniciar una aventura empresarial, administradores de pequeñas empresas, personal administrativo, y a quienes de un modo u otro necesitan conocer las obligaciones formales y documentales que las administraciones públicas van a exigir a la empresa. Es una guía dirigida al ámbito de las sociedades mercantiles, y dentro de ellas con más intensidad a las sociedades de Responsabilidad Limitada.

Es cierto que actualmente, la sola idea de tener que enfrentarse a un mundo desconocido lleno de normas, administraciones varias, obligaciones documentales, etc. produce ya de entrada tal desasosiego que muchas personas ya desisten de entrada en plantearse la opción de iniciar su propia actividad empresarial, y realmente cabe decir que se conjugan en este sentido dos factores determinantes:

1.  La falta de formación empresarial

2.  La complejidad normativa que las administraciones públicas imponen al inicio de una actividad empresarial.

Con esta guía del empresario se pretende facilitar de un modo simple y claro todas aquellas obligaciones básicas en las que se va a ver inmersa la empresa por el mero hecho de iniciar una actividad. Evidentemente, en cada área tratada existen múltiples especificidades que son inabordables en un guía como esta, que tratará de centrarse en aquello que en la inmensa mayoría afecta a las empresas pequeñas y medianas.

El criterio que se va a seguir no va a ser el estrictamente cronológico, que aunque pueda parecer de inicio más claro, supondría un solapamiento constante de materias distintas, sino un criterio basado en la materia correspondiente. Probablemente el orden y estructura seguidos pueda parecer poco riguroso desde un punto de vista doctrinal, pero se ha preferido seguir un orden práctico y clarificador a fin de favorecer la comprensión global.

La estructura de esta guía estará basada en las siguientes materias:

I.  Mercantil

II. Contable

III. Fiscal

IV. Laboral

V. Administrativo

VI. Social

Es preciso señalar que la presente guía no pretende explica cómo se hacen las cosas, sino qué es lo que la empresa debe cumplir ante las administraciones y organismos públicos. La realización efectiva de determinadas tareas como pueden ser las contables, fiscales, laborales etc., deberán ser ejecutadas por personas con formación específica.

En la medida de lo posible se va a prescindir de la referencia Legislativa, ya que la remisión continua a Leyes, Ordenes, Decretos, etc. no va a favorecer la claridad pretendida. No obstante al final de esta guía se hará una referencia a la normativa básica de las materias tratadas.

Por último mencionar que esta guía del empresario puede y debe ser utilizado como libro de consulta para aquellos puntos que sean precisos, de modo que no es precisa una lectura por el orden establecido para entender o comprender una materia posterior.

Capítulo I.  Mercantil

I.  La forma societaria adecuada

Una de las primeras cuestiones que surgen ante el inicio de una actividad empresarial es la decisión sobre cual es la forma óptima de adoptar. Básicamente existen las siguientes alternativas:

  • Con forma societaria
  • Como empresario individual

Sin embargo, el criterio que tiene mayor importancia es el relativo a la limitación de la responsabilidad del empresario.

Efectivamente, una de las cuestiones que más pueden preocupar a un empresario es que ante el riesgo de que la actividad empresarial no funcione según lo esperado, su patrimonio particular quede afectado a posibles reclamaciones de proveedores, trabajadores, clientes, ó administraciones.

Son las formas societarias mercantiles las que permiten limitar (aunque no de modo absoluto) las responsabilidades que se puedan derivar de la propia actividad. Las formas societarias clásicas de nuestra legislación son la Sociedad Anónima y la Sociedad de Responsabilidad Limitada.

Una sociedad mercantil implica crear una organización con su propia personalidad jurídica: la sociedad es una “persona” distinta y separada de sus dueños, socios o administradores. La sociedad tiene como finalidad permitir la unión de distintos socios, quienes mediante la aportación de capital y quizás también con su trabajo disponen de una capacidad y fuerza superior para implantar una actividad. Pero la “sociedad” se presenta al mercado con su propio nombre, con “sus” recursos económicos, con “sus” obligaciones. Siendo la sociedad mercantil una “persona” distinta de sus socios, se entiende que sea la sociedad quien deba responder de sus obligaciones ante terceros.

En contraposición, las actividades empresariales realizadas por una persona física ó mediante una sociedad no mercantil (p.ej. sociedades civiles), implican una responsabilidad patrimonial directa de quienes están desarrollando la actividad empresarial.

Nuestra Legislación permite la creación de sociedades mercantiles, en concreto una sociedad de Responsabilidad Limitada con un capital mínimo de 3.006 €, siendo esta la forma jurídica más utilizada actualmente.

En definitiva cabe decir que ante una actividad que implique una cierta inversión y/o riesgo es preferible adoptar una forma mercantil que limite futuras responsabilidades económicas.

II.  Los socios

Como si de un viaje peligroso se tratara al constituir una sociedad es fundamental elegir correctamente a los compañeros que nos van a acompañar en el trayecto.

Es sabido que los conflictos entre socios es una de las causas más habituales de los fracasos empresariales. En este sentido, y para minimizar en lo posible el riesgo de fracaso deben tenerse en consideración las siguientes cuestiones:

  • Los socios deben establecer con claridad cual es el objeto de la sociedad: ” a qué se va a dedicar” y del modo más específico posible.
  • Los socios deben evaluar si disponen de unas bases mínimas de partida: clientes potenciales, relaciones personales, local adecuado, experiencia en el sector, y en general medios que contribuyan al objeto social, etc. Si no se tiene nada previo es prácticamente imposible que el negocio prospere. Hay que tener alguna ventaja competitiva por pequeña que esta sea.
  • Evaluar la inversión: ¿tienen todos los socios el capital necesario? Empezar con financiación ajena (crédito bancario) hace las cosas aún más difíciles.
  • Finalmente, quizás lo más importante: La pequeñas empresas pueden sobrevivir a base del trabajo y esfuerzo de sus socios. Aunque una sociedad limitada es una sociedad de capital, la inmensa mayoría de ellas está constituida por socios que son a su vez trabajadores. Si dos ó más socios inician una micro empresa han de ser capaces de implicarse completamente en el proyecto, con un claro reparto de funciones. En la empresas de reducida dimensión la idea de participar como mero socio capitalista, a la espera de recibir dividendos de la sociedad, no deja de ser una aspiración poco realista. La realidad es que el crecimiento de la empresa probablemente repercutirá en la mejora de los sueldos y salarios de los socios trabajadores ó en su caso en la propia capitalización de la empresa para que disponga de más fondos propios.

Desde el punto de vista jurídico, los socio de una sociedad limitada son titulares de “participaciones sociales”, no hay títulos físicos como pueden ser las “acciones” de una sociedad anónima.

En la empresa es obligado tener un libro de socios, en el que se apuntan las personas que son socios de la empresa, nº de participaciones, y las posteriores transmisiones que puedan haber. Es un libro que sirve a la administración de la sociedad para controlar quienes son los titulares de la participaciones y en que porcentaje. Dicho libro debe presentarse al Registro Mercantil que corresponda para su legitimación antes de que empiece a apuntarse nada.

Es conocido que las sociedades mercantiles se rigen por un sistema de mayorías: es la Junta General de Socios el órgano supremo de decisión. Evidentemente, quien ostenta la mayoría dispone del poder de decisión. No obstante, aunque legalmente lo dicho es cierto, la realidad es que en las sociedades pequeñas el sistema de mayorías queda muy matizado:

1. En las sociedades pequeñas las relaciones de los socios-trabajadores han de estar basadas en la confianza y en el objetivo común. Cuando se llega al extremo de imponer voluntades vía mayorías sociales es que algo ya no funciona.

2. Nuestra legislación mercantil protege a los socios minoritarios de los abusos que puedan sufrir en la sociedad, por lo que estos disponen de herramientas jurídicas para defenderse ante los tribunales.

En relación a la venta (ó transmisión de otro modo) de las participaciones sociales, normalmente se introducen limitaciones cuando se realiza a “extraños”, precisamente por el carácter personalista de esta clase de empresas. No se acostumbra a establecer limitaciones si la transmisión es a familiares (hijos, padres ó cónyuge).

Las sociedades mercantiles son una construcción jurídica que tienen como fundamento ser un mecanismo de unión de varias personas (físicas ó jurídicas).El sentido originario de las sociedade viene determinado por ser un modo de aunar esfuerzos para la consecución de unos objetivos que serían muy difíciles de conseguir en solitario.Lo cierto es que las llamadas sociedades “unipersonales” no dejam de ser una forma muy reciente y que encaja mal con la idea de “sociedad”.El hecho de que una sociedad esté normalmente constiyuída por varias personas hace necesario establecer unos mecanismos de control y mínima coordinación entre los socios (dueños) de la empresa.

III.  El libro de Actas

La legislación mercantil, básicamente el Reglamento del Registro Mercantil, Ley de Sociedades Limitas y Ley de Sociedades Anónimas, establece la necesidad de que los socios reflejen sus decisiones en un Libro de Actas.Es lógico que siendo las sociedades mercantiles se rijen por un sistema de mayorías, las decisiones queden reflejadas en algún documento en el que consten tanto los acuerdos adoptados como el resultado de las votaciones realizadas.

Los libros de Actas deben adquirirse (la mayoría de tiendas de material de oficinas disponene de ellos) y presentarse al Registro Mercantil para si “Legitimación”, o sea que el Registro Mercantil númera las hojas del Libro, lo sella y de esta forma se pretende que el libro de Actas no pueda ser alterado mediante la supresión ó adición de nuevas hojas.Actualemente los Libros de Actas pueden llevarse en formato de Libro “encuadernado” lo que exige la transcripción del acta manualmente, ó en hojas “sueltas” que facilita el uso de procesadores de texto informáticos.

El Libro de Actas es uno de los grandes “olvidados” del día a día de las sociedades pequeñas: La confianza, la falta de conocimientos, hace que se prescinda de su uso, sin embargo en caso de conflictos entre socios la no cumplimentación del LIbro de Actas puede llegar a tener efectos devastadores.

Al final de este capítulo se hará una mención al contenido básico de un Acta.

IV.  El libro registro de socios

Este Libro también es de fácil adquisición en cualquier librería-papelería, y también debe “Legitimarse” en el Registro Mercantil.Su función es permitir que la Adminstración de la sociedad disponga de un control y conocimiento exacto de quienes son los titulares de las participaciones o acciones de la sociedad.Debe recordarse que las participaciones o acciones se pueden comprar, vender, pignorar, resultar embargadas, etc.El órgano de administración de la sociedad debe tener un sistema para conocer en todo momento quienes son los socios ó accionistas y las circunstancias, cargas, transmisisones y vicisitudes concurrentes.

Por otra parte, dicho Libro permite en todo caso conocer quien ostenta la mayoría, ó que quorums son necesarios para la aprobación de determinados acuerdos.

V.  Las Cuentas Anuales

La confección y depósito de las llamadas “cuentas anuales” es una de las obligaciones más importantes de las sociedades mercantiles.Sin perjuicio de una posterior definición más profunda, cabe decir que las cuentas anuales son un compendio de documentos financieros que han de permitir un conocimiento público de la actividad y situación real de una empresa.El sentido de la obligatoriedad del depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil viene determinada por el hecho de que se considera necesario que toda aquél que se relaciona con la empresa pueda conocer con “quien” va a contratar y “´qué” seguridad le ofrece esa empresa.Así, bancos, proveedores, clientes, empleados, administraciones públicas, los propios socios, pueden obtener del Registro Mercantil una información relevante de una empresa.

Cuando una empresa no presenta sus cuentas anuales, el Registro Mercantil impide el registro de cualquier otra escritura (salvo excepciones muy concretas), hasta que no se subsane este problema.

En la próxima entrega entraremos en más detalle sobre la formulación de las cuentas anuales.

Las sociedades mercantiles vienen obligadas al cierre del ejercicio a depositar en el Registro Mercantil las cuentas anuales de la empresa. EL Código de Comercio art.34 y ss, así como el Reglamento del Registro Mercantil, la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada y el Texto Refundido de la Ley de Sociedades anónimas contienen la regulación sobre las mencionadas Cuentas Anuales.

Las Cuentas Anuales, una vez depositadas en el Registro Mercantil, son “públicas”, o sea que cualquier persona puede obtener una copia y así conocer cómo es una empresa determinada. Hoy en día esta publicidad se considera una garantía que permite dotar de seguridad jurídica tanto al tráfico mercantil como a las inversiones financieras, así los clientes, proveedores, accionistas, bancos, etc. Pueden conocer la empresa y tomar sus decisiones en consecuencia.

Para el depósito de las cuentas anuales se deben realizar una serie de trámites y cumplir un cierto calendario:

1.  Formulación por los administradores de las Cuentas Anuales: dentro de los tres primeros meses posteriores al cierre contable de la sociedad (31-12 normalmente), los administradores deben confeccionar las Cuentas Anuales: Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Memoria explicativa y en ocasiones un informe de gestión. La fecha límite será habitualmente a 31 de marzo de cada año.

2. Dentro de los seis meses posteriores al cierre los administradores deben convocar a los socios a una Junta para someter a su aprobación las Cuentas Anuales. La fecha límite suele ser a 30-6 de cada ejercicio.

3. Una vez aprobadas, los administradores deben emitir una Certificación del acuerdo de Junta en la que se aprobaban las Cuentas. La firma del administrador que conste en dicha Certificación debe quedar legitimada por un Notario.

4. La presentación de las cuentas para su depósito puede hacerse en soporte papel o mediante soportes informáticos. La fecha límite para la presentación suele ser el 3º de julio de cada año.

5. Una vez depositadas las cuentas el Registrador Mercantil comprueba que se han cumplido todos los requisitos y si no hay salvedad alguna procede a su inscripción. Transcurrido un plazo de 15 o 20 días se debe recoger el certificado de depósito emitido por el Registro.

Todos estos trámites acostumbran a ser una carga para las empresas que aún siendo mercantiles, son pequeñas, con pocos socios, ó puramente familiares. Lamentablemente todas las sociedades con independencia de su tamaño deben cumplir con los mismos requisitos. Las sociedades mercantiles de pequeño tamaño suelen delegar todo el proceso administrativo a gestorias o despachos profesionales que impulsan el proceso y confeccionan todos los documentos necesarios.

Actualmente la falta de depósito de las Cuentas Anuales se sanciona con el bloqueo por parte del Registro Mercantil de otros documentos sujetos a inscripción: ampliaciones de capital, cambios/renovaciones del cargo de administrados, cambios de domicilio, etc.

VI. La administración social.

Las sociedades requieren la existencia de un órgano de administración que actúe como representante de la empresa y ejecute las decisiones sociales.

Las sociedades mercantiles pueden actuar representadas según alguna de las siguientes modalidades:

  1.  Un administrador único
  2.  Varios administradores mancomunados, que exige una actuación conjunta
  3.  Varios administradores solidarios, que permite que cada uno de ellos pueda actuar individualmente.
  4.  Consejo de Administración.

Los administradores de sociedades mercantiles tiene diversas funciones, siendo las más relevantes las siguientes:

  1.  La gestión de la sociedad
  2.  Convocatoria de las Juntas Generales
  3.  Ejecución de los acuerdos sociales
  4.  Representación de la sociedad ante terceros

La responsabilidad de los administradores

Los administradores ejercen su función al servicio de los intereses de la sociedad, no para intereses particulares, y en este sentido se le exige lealtad, fidelidad y una actuación prudente y diligente en defensa del cumplimiento de los objetivos sociales.

Cuando los administradores no actúan en el sentido indicado, la Ley de Sociedades Anónimas (art.133, 134 y 135) estipula la posibilidad de exigirles responsabilidades por su gestión.

La aparición de responsabilidades sociales precisa:

1.- la realización de un acto ilícito, o sea un acto contrario a la Ley, estatutos sociales o un acto realizado sin la diligencia mínima requerida.

2.-La producción de un daño real a la sociedad de carácter económico y que pueda evaluarse.

3.-Que el administrador haya actuado de forma voluntaria o al menos de modo imprudente.

4.-Que puedan determinarse un nexo de causalidad entre el acto realizado y el resultado dañoso producido.

5.-Que en el procedimiento judicial correspondiente se acredite cada uno de los requisitos anteriores.

La acción de responsabilidad social puede ejercerla:

a) La propia sociedad

b) Los socios que dispongan de al menos un 5% del capital social

c) Los acreedores, cuando la sociedad no disponga de bienes para hacer frente a las deudas.

El cargo de administrador está sometido a toda una serie de riesgos personales que implican una reflexión serena al momento de aceptar dicho cargo. Bien es cierto que en las sociedades de reducida dimensión, el administrador coincidirá la mayoría de las veces con el socio con más participación. La gestión de una empresa reducida supone un menor riesgo por cuanto los elementos a “controlar” son menores y la gestión directa del socio-administrador le permite conocer el estado general de la compañía de forma casi intuitiva.

Evidentemente no hay recetas genéricas para evitar responsabilidades, solo trasladar la idea de que aquel administrador que gestiona de forma prudente no tendrá problemas de responsabilidad, y que ante las circunstancias de mercado, de fuerza mayor u otras que hagan inviable el proyecto societario, el administrador salva su responsabilidad convocando Junata General y proponiendo bien una ampliación de capital o bien la disolución de la compañía.

Compártelo con tu mundo

Escrito por:

Cita esta página
Ibánez Fuhs Axel. (2007, marzo 1). Guía para el pequeño empresario mercantil. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/guia-para-el-pequeno-empresario-mercantil/
Ibánez Fuhs, Axel. "Guía para el pequeño empresario mercantil". GestioPolis. 1 marzo 2007. Web. <http://www.gestiopolis.com/guia-para-el-pequeno-empresario-mercantil/>.
Ibánez Fuhs, Axel. "Guía para el pequeño empresario mercantil". GestioPolis. marzo 1, 2007. Consultado el 5 de Agosto de 2015. http://www.gestiopolis.com/guia-para-el-pequeno-empresario-mercantil/.
Ibánez Fuhs, Axel. Guía para el pequeño empresario mercantil [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/guia-para-el-pequeno-empresario-mercantil/> [Citado el 5 de Agosto de 2015].
Copiar
Imagen del encabezado cortesía de koalazymonkey en Flickr