Gestión y prevención de riesgos en la actividad de la consultoría jurídica internacional en Cuba

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Perfeccionamiento del componente de gestión y prevención de los
riesgos en la actividad de la Consultoría Jurídica Internacional
Autora: Lic. Daya Guevara Caballero
RESUMEN
En el presente trabajo tiene como objetivo elaborar un procedimiento para la
identificación, evaluación y jerarquización de los riesgos en la actividad de
consultoría jurídica internacional en el mismo se realizó una revisión
bibliográfica detallada de la temática Administración de los Riesgos de Control
Interno a través de la fundamentación teórica y los principios generales de
Administración e identificación de los riesgos, así como las funciones para el
entendimiento de esta materia y los principales propósitos, obteniéndose como
resultado de la aplicación del procedimiento los elementos necesarios para
evaluar la efectividad del sistema de control interno en la entidad
INTRODUCCIÓN
En el pasado, los principales peligros y riesgos se asociaban con la naturaleza
y con las catástrofes naturales, ahora, primordialmente se imputan a acciones y
decisiones humanas, no solo por las imprudencias, sino en la mayoría de los
casos por la incapacidad del ser humano de prever los efectos lejanos de su
protagonismo tecnológico y social.
Los riesgos ecológicos, genéticos, financieros y otros, son propios de la
civilización, muchos de ellos son difíciles de percibir antes de producirse el
daño. Esa es una de las razones por la que en las últimas décadas el riesgo
pasa a ser una categoría clave en la condición humana y en las ciencias
sociales de nuestro tiempo.
Debido a las condiciones económicas, industriales, normativas y operacionales
se modifican de forma continua, se hacen necesarios mecanismos para
identificar y minimizar los riesgos específicos asociados con el cambio, por lo
que cada vez es mayor la necesidad de administrar los mismos.
Un rasgo peculiar de la práctica cubana en administración de riesgos consistió,
por mucho tiempo, en que los trabajos tenían un enfoque eminentemente
operacional, y muy pocos abordaban la arista económico-financiera, como
expresión resumida del impacto de los riesgos sobre la posición general del
objetivo analizado.
En la Resolución 60/11 se declara que el control interno ha sido pensado
esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las
entidades. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el
punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, evaluando así la
vulnerabilidad del sistema.
El control interno y la administración de los riesgos son dos elementos
indispensables, que dentro de una organización deben tener una consideración
similar.
Toda entidad debe crear sus propias herramientas para la gestión y prevención
de riesgos, este componente debe convertirse en parte natural del proceso de
planificación estratégica, donde se asuma dicha gestión y prevención como una
necesidad indispensable y un instrumental clave para poder desarrollar los
objetivos del control interno, se debe realizar a través de un proceso continuo y
básico para la organización, una constante revisión, actualización y mejora del
control interno, sobre la base de un sistema específico de detección y
valoración de riesgos con las características propias de la entidad.
En la gestión y prevención de los riesgos se considera que además de
diagnosticarlos al nivel de la empresa, estos deben ser identificados y
analizados al nivel de actividad, departamento y operación para poder estimar
la importancia de los mismos, y establecer actividades de control que
garanticen al máximo su gestión.
La Consultoría Jurídica Internacional es una empresa que se destaca en
prestar servicios legales a personas naturales, jurídicas nacionales y
extranjeras radicadas en Cuba y en el exterior.
En la Consultoría Jurídica Internacional se tienen identificados y evaluados los
riesgos de acuerdo con la Resolución 297/2003. Pero no realiza ningún análisis
de riesgo y dentro de los factores que inciden en esta situación está la
ausencia de procedimiento para identificación y medición del posible impacto
de los riesgos evaluados y su jerarquización para cumplir con el segundo
componente de la actual Resolución 60/2011 por lo que se enuncia el siguiente
problema:
¿Cómo administrar el riesgo en la actividad de consultoría jurídica a través del
sistema de control interno?
Se deriva como objetivo el siguiente:
Elaborar un procedimiento para la identificación, evaluación y jerarquización de
riesgos en la actividad de consultoría jurídica.
Trazando como tareas de la investigación:
1. Análisis del marco teórico referente a la Administración de riesgo en su
relación con el Control Interno.
2. Diagnóstico de la administración de los riesgos actual en la entidad.
3. Propuesta de un procedimiento para la administración de los riesgos,
basado en la aplicación contextualizada de métodos y técnicas descritos en la
bibliografía sobre el tema
4. Revisión y perfeccionamiento de la Identificación del riesgo
5. Estimación del riesgo, Detección del Cambio y Determinación de los
objetivos de control para cumplir el segundo componente de la resolución
60/2011.
Cumpliendo estas tareas se llega a la siguiente hipótesis:
Si se aplica un procedimiento basado en técnicas para identificar el efecto y
jerarquizar los riesgos en la actividad de consultoría jurídica internacional, se
contribuirá a la efectividad en la administración de los riesgos en esta entidad.
La tesis cuenta con la siguiente estructura:
La tesis se estructura en introducción, tres capítulos, conclusiones y
recomendaciones, bibliografía y anexos.
El primer capítulo trata la fundamentación teórica conceptual sobre la
administración del riesgo así como los métodos y técnicas para la identificación
y evaluación del riesgo.
El segundo capítulo presenta la caracterización de la Consultoría Jurídica
Internacional.
En el tercer capítulo se valida el procedimiento propuesto y su aplicación en
las sucursales de todo el país en la Consultoría Jurídica Internacional.
La novedad científica se manifiesta en la adecuación de las técnicas de
administración de riesgo a las particularidades en que opera esta empresa que
tienen su expresión en el procedimiento diseñado
Métodos y técnicas
Para dar cumplimiento a las tareas trazadas se utilizaron los siguientes
métodos teóricos de investigación:
Método del criterio de frecuencia de Prouty: se clasifican los riesgos según el
criterio de frecuencia de pérdida ante la ocurrencia de sucesos.
Método del criterio de gravedad o financiero: se clasifican los riesgos según el
impacto que tengan sobre la entidad.
También se utilizó Juicio mediante el criterio estadístico de la moda que
corresponde al valor que tiene mayor frecuencia relativa.
También se utilizan los cuestionarios estándar acerca de las exposiciones a
pérdida, desarrollados por muchas organizaciones en el transcurso de los años
Los métodos empíricos utilizados fueron:
La entrevista: Para obtener información directa, amplia y abierta, tanto con
directivos, como con especialistas relacionados en la actividad de la
Consultoría Jurídica Internacional.
El estudio documental: Para revisar toda la documentación relacionada con la
Consultoría jurídica internacional.
Plan de Prevención Año 2014, Consultoría Jurídica Internacional.
Organización General de la Consultoría Jurídica.
Inspecciones Realizadas en la Consultoría Jurídica Internacional.
Manual de procedimientos de la Consultoría Jurídica.
Además se empleó el SPSS como paquete estadístico para el procedimiento
de las encuestas.
DESARROLLO
Consideraciones Teóricas
Administración del riesgo empresarial
La administración de riesgos es la disciplina que combina los recursos financieros,
humanos, materiales ycnicos de la empresa, para identificar y evaluar los
riesgos potenciales y decidir mo manejarlos con la combinación óptima de
costo-efectividad.
Sen Fred Weston y Eugene F. Brigham, el riesgo se refiere a la probabilidad de
ocurrencia de un evento desfavorable. Un concepto de riesgo desde el punto de
vista de Saíz es el siguiente: “El riesgo está ligado a la incertidumbre que rodea en
general a cualquier hecho ecomico, en el sentido de contingencias que pueden
ocasionar pérdidas. Viene a ser el lado opuesto de la seguridad. El riesgo
aumenta con el plazo de tiempo”. Por su parte el Dr. Antonio Vico plantea que el
riesgo es un evento fortuito e incierto resultante de las acciones humanas, o por la
acción de una causa externa, que puede intervenir en el alcance de las metas
trazadas, causando daños directos o indirectos al patrimonio.
Sen Knight (s.a) el riesgo es la incertidumbre probabilizable, mientras que por
otra parte Sharpe y Brealey (s.a.) plantean que es la ponderacn tanto de las
desviaciones positivas y negativas de los resultados, sin embargo para Galesne el
riesgo surge cuando en un proyecto confluyen por un lado la incertidumbre de los
resultados y por otro, el carácter no deseable de algunos de esos resultados.
Aunque existen varias definiciones de administración de riesgos, todas coinciden
en que se trata de un todo gico y sistetico para identificar, evaluar y
manejar los riesgos asociados a cualquier actividad, función o proceso, de forma
tal que permita a la entidad que lo realiza, aprovechar las oportunidades de
expansión, minimizando las pérdidas.
Lo común a estas definiciones, es que reconocen que la administración de riesgos
es una actividad que debe realizar la empresa y que la misma tiene repercusión
en sus resultados.
Desde el punto de vista del alcance de la administración de riesgos es la dada por
COSO (2004), en su informe señala que la administración de riesgo empresarial
es un proceso, efectuado por la dirección de la entidad, directores y demás
personal, aplicado a la estrategia y al establecimiento de objetivos y que se
desarrolla a través de toda la organización, destinado a identificar los eventos
potenciales que pueden afectar la entidad y manejar los riesgos dentro de su
apetito de riesgo para proveer una seguridad razonable en el logro de los objetivos
de dicha entidad.
La administración de riesgos es la disciplina que combina los recursos financieros,
humanos, materiales ycnicos de la empresa, para identificar y evaluar los
riesgos potenciales y decidir mo manejarlos con la combinación óptima de
costo-efectividad.
Administración de Riesgo en Cuba
En Cuba la legislación que abarca como cada empresa debe administrar el riesgo
sen sus caractesticas es la Resolución 297 del 2003 emitida por el hoy extinto
Ministerio de Auditoria y Control, hoy la Contraloría General de la República. La
cual, cuenta con cinco componentes y el segundo es la evaluación del riesgo del
cual trata esta investigación.
El componente gestión y prevención del riesgo
Finalmente, la vigente Resolución 60/2011 (MAC, 2011), establece en su
Sección Segunda (Gestión y Prevención de Riesgos), artículo 11, inciso A,
último párrafo, que: “Una vez identificados los riesgos se procede a su análisis,
aplicando para ello el principio de importancia relativa, determinando la
probabilidad de ocurrencia y en los casos que sea posible, cuantificar una
valoración estimada de la afectación o pérdida de cualquier índole que pudiera
ocasionarse”.
Lo que sucede a muchos de los especialistas, en ocasiones no precisamente
economistas, y aun cuando así fuera, que se encuentran ante el reto de
elaborar los planes de prevención y cuantificar los riesgos asociados, es que no
existe un procedimiento metodológico para la ejecución de la tarea, que por
demás trata el riesgo en su matiz subjetivo.
El riesgo subjetivo, más conocido como percepción de riesgo, es un área que
se encuentra en relativa desventaja respecto al riesgo objetivo, cuantificable en
manos de expertos cuando se cuenta con los datos anteriormente enunciados.
Por ejemplo, en el ambiente empresarial, la cuantificación de probabilidades de
sucesos ocurridos, pero no adecuadamente registrados, así como de
consecuencias relacionadas con pérdida de prestigio, pero no
convenientemente valoradas desde el punto de vista económico, son ejemplos
de subjetividades que dificultan la evaluación del riesgo. En el caso del riesgo
subjetivo la interpretación de los peligros depende, entre otros, de una
diversidad de factores que varían según características individuales, niveles
culturales y de ingresos, rasgos demográficos, grupos sociales, creencias,
naturaleza de los riesgos y políticas de empresa y/o del Estado. Esta diversidad
de matices representa un real reto para el analista que debe ejecutar la
compleja tarea de análisis del riesgo subjetivo.
La consecuencia de la desventaja mencionada es que la cuantificación de los
riesgos resulta eludida en la mayoría de los planes de prevención elaborados
en entidades cubanas. De hecho, los formatos finales de los planes de
prevención que son redactados de acuerdo a las exigencias legales actuales
(MAC, 2011, p. 28), excluyen las Consecuencias o Pérdidas resultantes de las
“Posibles manifestaciones negativas”, los valores de Frecuencia de las
manifestaciones, las pérdidas asociadas a las consecuencias y, finalmente, el
Riesgo derivado de dicho producto. La carencia de este resultado impide la
priorización más objetiva de los riesgos.
Clasificación de los riesgos
Para poder estudiar el riesgo, es necesario establecer la clasificación de éste,
para ello existen diferentes autores, que dan sus clasificaciones, nosotros solo
comentaremos algunas de ellas:
Riesgos estáticos y dinámicos
Riesgos fundamentales y particulares
Riesgos financieros y no-financieros
Riesgos puros y especulativos
Formato de identificación del riesgo:
1-Proceso;
2-Objetivo del proceso;
3-Causas;
4-Riesgo;
5-Descripción
6-Efectos
Caracterización de la Consultoría Jurídica Internacional.
La Consultoría Jurídica Internacional es una entidad constituida al amparo del
Decreto Ley 77, de 20 de enero de 1984, sobre las sociedades civiles de
servicio, en virtud de la Escritura Pública mero 175, autorizada por el
Licenciado Pedro Rodríguez Chacón, quien fuera Notario de la Notaría
Especial del Ministerio de Justicia, a cargo de la Dirección de Registros y
Notarías de ese Ministerio, el 14 de mayo de 1986. Fue inscrita en el Registro
Central de Compañías Anónimas en el libro 161, folio 110, hoja 1642, sección
segunda, primera inscripción, y en el Registro Mercantil Segundo de La
Habana en el libro 669, folio 110, hoja 6723, inscripción primera, según resulta
de la escritura fundacional y de la certificación registral correspondiente,
expedida el 12 de mayo de 1995.
Tiene su domicilio legal en la Calle 16 No. 314 entre 3ra y 5ta avenida,
Miramar, Municipio Playa, Provincia La Habana.
Consultoría Jurídica Internacional es una entidad líder en el mercado nacional,
posición alcanzada por la diversidad de la cartera de servicios, que permite
brindar una amplia gama de servicios legales a personas naturales y jurídicas,
nacionales y extranjeras, radicadas en Cuba y en el exterior, referidos a
asistencia y representación ante los Organismos del Estado, Tribunales,
Fiscalías, Cortes de Arbitraje, en todas las ramas del Derecho, así como
servicios notariales, trámites migratorios y documentales y la venta de lizas
de Seguro.
La misión de la entidad es “brindar servicios legales a personas naturales y
jurídicas nacionales y extranjeras radicadas en Cuba y en el exterior, referido a
asistencia y representación ante Organismos del Estado, Tribunales, Fiscalía,
de Trámites Migratorios, por incumplimiento de obligaciones y en general todo
tipo de servicios de naturaleza jurídica”.
La visión es “ser empresa líder en el mercado nacional, posición alcanzada por
la diversidad de nuestra cartera de productos, la especialización, calidad e
integralidad de los servicios, y la formación, profesionalidad, talento y
experiencia de nuestro cuerpo legal que nos ha permitido situarnos y
establecernos competitivamente en el mercado internacional, siendo
distinguidos y reconocidos por la eficiencia y eficacia de nuestro desempeño en
función de la plena satisfacción de los clientes”.
Su logotipo es el siguiente:
Son funciones de la Consultoría Jurídica Internacional.
1. Cumplir y hacer cumplir la legislación vigente.
2. Organizar, dirigir y controlar la prestación de servicios.
3. Proyectar y ejecutar sus planes y presupuestos, así como los objetivos y
metas a alcanzar en cada período y controlar periódicamente su
cumplimiento.
4. Aplicar la política de estimulación y sanción aprobada en la entidad.
5. Organizar, dirigir, supervisar y controlar el cumplimiento del sistema de
control y prevención que garantice la preservación de los recursos y
evite toda manifestación delictiva.
6. Facilitar una adecuada comunicación con los trabajadores en general;
propiciar al mismo tiempo una mayor participación de estos últimos en
los procesos de dirección, descentralización y administración de los
recursos que le son asignados.
7. Participar y apoyar el proceso de innovación y racionalización, de
manera que posibilite la adquisición e incorporación de nuevos
conocimientos científicos y técnicos a la actividad que realiza.
8. Responder ante la instancia correspondiente por la calidad del trabajo
que se realiza en la esfera de la dirección administrativa.
9. Garantizar la aplicación de la planificación estratégica, las políticas y
valores de la entidad.
10. Determinar las necesidades de capacitación en su esfera de acción.
11. Participar en el proceso de planificación y control del cumplimiento de las
medidas para la estimulación de los trabajadores.
12. Controlar el cumplimiento de las medidas de seguridad y salud en el
trabajo y la preservación del medio ambiente en su esfera de acción.
13. Analizar el comportamiento de sus costos y gastos y aplicar medidas
para su reducción.
14. Contribuir a mejorar la imagen corporativa de la entidad.
15. Mantenerse actualizado de las legislaciones que se dicten por el país;
dominar y cumplir las que le corresponden por ley.
16. Elaborar e implantar la base reglamentaria de la entidad.
17. Elaborar y actualizar la estrategia; evaluar su cumplimento
periódicamente en la Junta de Directores, tomando las medidas
necesarias para rectificar desviaciones.
18. Garantizar que cada nivel de dirección cuente con las funciones y
facultades en correspondencia con la estructura establecida y que se
haya seleccionado el personal idóneo para el desempeño de las
mismas.
19. Elaborar, reglamentar y aplicar el funcionamiento de los órganos
colectivos de dirección.
Diagnóstico de evaluación de riesgo
Para poder realizar la Administración Financiera del Riesgo Empresarial en la
Consultoría Jurídica Internacional de Camagüey. Primeramente se hizo
necesario realizar un diagnóstico, para saber la situación preliminar que tiene la
empresa.
Para ello, se realizó una Encuesta al 100% de la población, es decir, a todos
los trabajadores de la entidad.
Todos reconocieron que existe el Plan de Prevención, el cual se actualiza y se
consulta con los trabajadores. Cuando se preguntaba la periodicidad con que
se debía hacer, los criterios fueron muy variados, y no se sugiere ninguno en
particular, por lo que se asumió como periodicidad la que está establecida en
las regulaciones vigentes.
Además para el diagnóstico se aplicó en la entidad la guía de Autocontrol del
Sistema de Control Interno del presente año emitida por la Contraloría General
de la República de Cuba, específicamente el Componente Evaluación de
Riesgos detectándose que no están identificadas las áreas, los procesos,
subprocesos y los riesgos asociados a ellos. Determinándose lo que se
presenta a continuación:
No están identificados los procesos, subprocesos y actividades por cada área y
en la entidad en general.
No se encuentran identificados los riesgos que afectan el cumplimiento de los
objetivos y metas de la entidad, por cada proceso, subproceso y actividad.
Se encuentra elaborado el Plan de Medidas para la Prevención de Indisciplina,
Ilegalidades y manifestaciones de Corrupción (Plan de Prevención)
Se revisa el cumplimiento de las medidas del Plan de Prevención en la fecha
en que corresponda su verificación.
No existen deficiencias o irregularidades vinculadas con indisciplinas,
ilegalidades o manifestaciones de corrupción que no están identificadas en el
plan de prevención como posibles manifestaciones y mediadas a tomar.
Se analiza y actualiza el Plan de Prevención con la participación de los
trabajadores.
No están identificadas las oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades
por cada área y en la entidad en general.
No se determina la frecuencia con que se presentan los riesgos.
No se cuantifica la probable pérdida que los riesgos puedan ocasionar.
No están determinados los objetivos específicos a controlar.
No están establecidos los procedimientos de control para evitar que ocurran los
riesgos.
No están implementadas las medidas a adoptar para enfrentar de manera
eficaz y económica, los riesgos.
No se da seguimiento y se evalúa la variación de los riesgos, para determinar
cómo se han modificado y si ha aumentado o disminuido su incidencia.
No se modifican los controles establecidos, a partir del seguimiento y
evaluación de la variación de los riesgos.
Metodología
Metodología para identificación de procesos.
Fase1: Se establece una metodología que pretende servir de apoyo para
identificar los procesos en los diferentes servicios:
Definir la misión del servicio.
Identificar clientes y sus necesidades:
Identificar procesos estratégicos, procesos clave y procesos de soporte.
Se puede hablar de tres tipos de procesos:
· Procesos estratégicos:
· Procesos fundamentales
· Procesos de soporte
Una vez definidos los procesos fundamentales del Servicio se deben asignar
los propietarios o responsables de los mismos.
Los procesos deben desarrollarse de forma que quede suficientemente claro
qué pasos deben darse para realizarlo.
Componente Evaluación del riesgo
En la Consultoría Jurídica Internacional, S.A., no existe la actividad de
normación del trabajo debido a que las características de los servicios
especializados que brinda no resulta posible predeterminar el tiempo, ni el
modo que se empleará para la conclusión del trabajo, siempre con el objetivo
de que sea en el menor tiempo posible.
La prestación de servicios está concebida de manera que los clientes los
reciban lo más rápidamente posible. Para ello, se ha puesto en práctica una
política basada en el multioficio. Se encuentra definida correctamente la misión
de la entidad y se tienen identificados los clientes según los servicios que se
presta, por lo que se hace necesario identificar las áreas, procesos y sub
procesos para poder identificar los riesgos y administrarlo correctamente.
ATENCIÓN
AL CLIENTE
GESTIÓN DE
INFORMACIÓN
JURÍDICA
F
U
N
D
A
M
E
N
T
A
L
E
S
E
S
T
R
A
T
E
G
I
C
O
S
FUNCION
NOTARIAL
OBTENCION Y
LEGALIZACION
DOCUMENTOS
ASESORIA
LEGAL
PLAN ESTRATÉGICO
DIRECTRICES
DE POLÍTICA DE
CALIDAD
PREPARACIÓN
DE CUADRO
CONTROL DE
GESTIÓN
Procesos Estratégicos
Área: Administración.
Proceso: Plan estratégico.
Responsable: Director de la sucursal.
Funciones:
Procesos fundamentales
Área: Trámites migratorios y documentales.
Proceso: Tramitación de asuntos de migración y extranjería
Responsable: Técnico jurídico auxiliar.
Funciones:
Procesos de Soporte
Área: Economía.
Proceso: Contabilización de información.
Responsable: Especialista.
Funciones:
Se sometió al criterio de los especialistas para la identificación de los riesgos y
analizar cuáles son los riesgos reales y los relevantes en el área de Trámite
migratorio y documentales se aplicó la propuesta para este paso que se
muestra a continuación.
1 no es riesgo, 2 poco relevante, 3 medio relevante, 4 relevante, 5 muy
relevante
CONTABILIZACIÓN
DE INFORMACIÓN
COMPRAS
CAJA
EMISIÓN DE
ESTADOS
FINANCIEROS
ANÁLISIS
ECONÓMICO
FINANCIERO
CONTROL DE
RECURSOS
HUMANOS
TRANSPORTACIÓN
ATENCIÓN AL HOMBRE
S
O
P
O
R
T
E
Áreas Procesos Riesgos
Criterio de especialista
1 2 3 4 5
1.
Insuficiente gestión en el control del
cumplimiento de los trámites solicitados.
3 2 1
2.
Dejar de confeccionar el modelo pre-
factura para el pago de la prestación del
servicio al cliente.
1 3 2
3.
Solicitudes en la DIE de tramites de
personas que no han contratado nuestros
servicios e incluyen nuestra intervención
utilizando las relaciones de trabajo como
funcionarios en esa institucn y no exigir la
presencia del comprobante de cobro
123
4.
Cobro de trámites migratorios empleando
mecanismos diferentes a lo oficialmente
establecidos, de manera negligente.
1 2 3
5. Confeccn de prórroga de pasaporte a
personas residentes en el exterior no
estando en Cuba y no revisando la
documentación del pasaporte.
1 3 2 1
6. Obtención de Certifico de Movimiento
Migratorio presentando la documentación
relacionada y la solicitud correspondiente
ante la Sección Jurídica de la DIE con error
en los datos aportado por el cliente y dejado
de firmar por el cliente el contrato
3 2 1
7. No hacer en letra de molde y legible
atendiendo a los requisitos del servicio de
que se trate.
5 1
8. El cnicos Judicos Auxiliares no anota
en el libro de registro único de Contratos el
mero de consecutivo que corresponda.
4 2
Trámites
Migratorios y
Documentales
Tramitacn de
asuntos de
migración y
extranjea
Fase 2: Evaluación del riesgo
Paso 1: atendiendo al criterio asumido se aplicó la escala de frecuencia de
ocurrencia y el impacto de los riesgos.
A continuación se muestra los servicios prestados
Descripción
Prórroga de pasaporte a personas residentes en el exterior
Prórroga de estancia en otros países
Obtención de Certifico Movimiento Migratorio
Obtención de Certifico de Casuística
Obtención de Certifico de Programa Estudio y Plan Temático
Obtención de Certifico de Graduado o Titulo
Obtención de Programa Estudio
Obtención de Plan Temático
Obtención de Certificación de Notas
Obtención Antecedentes Penales
Obtención de Certificación documentos registrales
Legalización de Documentos Docentes MINREX
Legalización de Documentos Docentes OACE
Legalización en el MINREX Documentos Registrales
Traducción ESTI
Manejo y Envío de documentos
Para determinar el criterio de medida de la frecuencia se identificó por el
método estadístico la moda Frecuencia por la moda.
(1) Poco Frecuente (2) Moderado (3) Frecuente
Riesgos
Frecuencia
Moda
1
2
3
4
5
6
1. Dejar de confeccionar el modelo pre-factura para
el pago de la prestación del servicio al cliente.
1
2
2
2
1
2
Moderado
2. Solicitudes en la DIE de tramites de personas
que no han contratado nuestros servicios e incluyen
nuestra intervención utilizando las relaciones de
trabajo como funcionarios en esa institución y no
exigir la presencia del comprobante de cobro
2
3
1
2
2
2
Moderado
3. Cobro de trámites migratorios empleando
mecanismos diferentes a lo oficialmente
establecidos, de manera negligente.
1
2
1
1
1
1
Poco
frecuente
4. Confección de prórroga de pasaporte a personas
residentes en el exterior no estando en Cuba y no
revisando la documentación del pasaporte.
2
2
1
1
1
1
Poco
frecuente
1. Cobro indebido de obtención de documentos
docentes no terminados.
2
3
2
1
2
2
Moderado
2. No cumplir con el término establecido de la
tramitación del trámite de los clientes y por no
cumplir el cliente su objetivo por la demora del
trámite, esto puedo traer consigo devolución de
efectivo.
3
3
3
3
2
2
Frecuente
3. Limitaciones en los trámites por dificultades en la
recepción e impresión de documentos por el estado
3
3
3
3
2
1
Moderado
técnico deficiente del fax e impresoras.
4. Error por el Técnico en el llenado de planillas
para la obtención y legalización de Antecedentes
Penales.
2
2
3
3
3
3
Moderado
5. Tramitación por la SACI de contratos y
documentos falsificados de legalización u obtención
de documentos por no exigir fotocopia del
comprobante de cobro al dorso del contrato.
3
3
3
2
1
2
Moderado
6. No poder contratar documentos para traducir por
no tener un margen de termino por el traductor de la
SACI
3
3
3
3
2
3
Frecuente
7. Tramitación de obtención de documentos a las
instituciones y estas no exigiendo fotocopia del
contrato y comprobante de cobro.
1
1
1
2
1
2
Poco
frecuente
Medidas para identificar el impacto.
Nivel
Denominación
Descripción
1
Leve
El impacto financiero de las pérdidas o ingreso dejados
de percibir es de 1 hasta un 4% del total en el año.
2
Moderado
El impacto financiero de las pérdidas o ingreso dejado de
percibir es de un 5 hasta el 8% del total del año.
3
Grave
El impacto financiero de las pérdidas o ingreso dejado de
percibir es de un 9 hasta el 12% del total del año.
4
Catastrófico
El impacto financiero de las pérdidas o ingreso dejado de
percibir es de un 12 hasta el 15% del total del año.
Para poder identificar el impacto de los riesgos se halló el valor promedio de la
frecuencia. El impacto = valor promedio (X) la frecuencia. Y para poder
determinar la evaluación del impacto se tuvieron en cuenta las particularidades
del tipo de servicio y el monto total ingresado por esta actividad anualmente,
que se brinda en esta entidad, fundamentalmente ingresos por servicios
migratorios y documentales.
Ejemplo: $27000,00 X 3 = $81000.00
$81000.00 / $2632490.00 = 0.030 X 100 = 3%
Impacto Leve: El impacto financiero de las pérdidas o ingreso dejados de
percibir es de 1 hasta un 4% del total en el año.
58500,00 X 3 = 175500,00
175500,00 / 2632490,00 = 0.066 X 100 = 7%
Impacto Moderado: El impacto financiero de las pérdidas o ingreso dejado de
percibir es de un 5 hasta el 8% del total del año.
Procesos
Riesgos
Frecuencia
Impacto
Valor
Promedio
Tramitación
de asuntos
de migración
y extranjería
1. Dejar de confeccionar el modelo pre-
factura para el pago de la prestación del
servicio al cliente.
Moderado
(3)
81000,00
27000,00
2. Solicitudes en la DIE de tramites de
personas que no han contratado nuestros
servicios e incluyen nuestra intervención
utilizando las relaciones de trabajo como
funcionarios en esa institución y no exigir la
presencia del comprobante de cobro
Moderado
(3)
175500,00
58500,00
3. Cobro de trámites migratorios empleando
mecanismos diferentes a lo oficialmente
establecidos, de manera negligente.
Poco
frecuente
(1)
250650,00
250650,00
4. Confección de prórroga de pasaporte a
personas residentes en el exterior no
estando en Cuba y no revisando la
documentación del pasaporte.
Poco
frecuente
(1)
78800,00
78800,00
Obtención y
Legalización
de
Documentos.
1. Cobro indebido de obtención de
documentos docentes no terminados.
Moderado
(3)
150750,00
50250,00
2. No cumplir con el término establecido de
la tramitación del trámite de los clientes y
por no cumplir el cliente su objetivo por la
demora del trámite, esto puedo traer consigo
devolución de efectivo.
Frecuente
(7)
171500,00
24500,00
3. Limitaciones en los trámites por
dificultades en la recepción e impresión de
documentos por el estado técnico deficiente
del fax e impresoras.
Moderado
(3)
225750,00
75250,00
4. Error por el Técnico en el llenado de
planillas para la obtención y legalización de
Antecedentes Penales.
Moderado
(3)
76545,00
25515,00
5. Tramitación por la SACI de contratos y
documentos falsificados de legalización u
obtención de documentos por no exigir
fotocopia del comprobante de cobro al dorso
del contrato.
Moderado
(3)
290850,00
96950,00
6. No poder contratar documentos para
traducir por no tener un margen de termino
por el traductor de la SACI
Frecuente
(7)
69090,00
9870,00
7. Tramitación de obtención de documentos
a las instituciones y estas no exigiendo
fotocopia del contrato y comprobante de
cobro.
Poco
frecuente
(1)
249500,00
249500,00
Procesos
Riesgos
Frecuencia
Impacto
Tramitación
de asuntos
de migración
y extranjería
1. Dejar de confeccionar el modelo pre-factura para
el pago de la prestación del servicio al cliente.
Moderado
Leve
2. Solicitudes en la DIE de tramites de personas que
no han contratado nuestros servicios e incluyen
nuestra intervención utilizando las relaciones de
trabajo como funcionarios en esa institución y no
exigir la presencia del comprobante de cobro
Moderado
Moderado
3. Cobro de trámites migratorios empleando
mecanismos diferentes a lo oficialmente
establecidos, de manera negligente.
Poco
frecuente
Grave
4. Confección de prórroga de pasaporte a personas
residentes en el exterior no estando en Cuba y no
revisando la documentación del pasaporte.
Poco
frecuente
Leve
Obtención y
Legalización
de
Documentos.
1. Cobro indebido de obtención de documentos
docentes no terminados.
Moderado
Moderado
2. No cumplir con el término establecido de la
tramitación del trámite de los clientes y por no
cumplir el cliente su objetivo por la demora del
trámite, esto puedo traer consigo devolución de
Frecuente
Moderado
efectivo.
3. Limitaciones en los trámites por dificultades en la
recepción e impresión de documentos por el estado
técnico deficiente del fax e impresoras.
Moderado
Moderado
4. Error por el Técnico en el llenado de planillas para
la obtención y legalización de Antecedentes Penales.
Moderado
Leve
5. Tramitación por la SACI de contratos y
documentos falsificados de legalización u obtención
de documentos por no exigir fotocopia del
comprobante de cobro al dorso del contrato.
Moderado
Grave
6. No poder contratar documentos para traducir por
no tener un margen de termino por el traductor de la
SACI
Frecuente
Leve
7. Tramitación de obtención de documentos a las
instituciones y estas no exigiendo fotocopia del
contrato y comprobante de cobro.
Poco
frecuente
Grave
Paso 2: Jerarquización de los riesgos utilizando el método estadístico la moda.
Tomando en consideración que esta área es de vital importancia para el
desarrollo después de la identificación y evaluación de los riesgos, se aplicó el
análisis por dos los métodos Estadístico de la Moda, donde se evidencia la
importancia de los riesgos identificados por la autora, al verse analizadas las
posibles medidas a tomar.
Área Procesos Riesgos Valor Promedio Jerarquización
1 2 3 4 5 6
1. Dejar de confeccionar el modelo pre-
factura para el pago de la prestación del
servicio al cliente.
27000.00 3 3 3 4 4 3 Moderado
2. Solicitudes en la DIE de tramites de
personas que no han contratado nuestros
servicios e incluyen nuestra intervención
utilizando las relaciones de trabajo como
funcionarios en esa institución y no exigir la
presencia del comprobante de cobro
58500.00 4 4 4 4 5 5 Importante
3. Cobro de trámites migratorios empleando
mecanismos diferentes a lo oficialmente
establecidos, de manera negligente.
250650.00 5 5 4 5 5 4 Mayor importancia
4. Confeccn de prórroga de pasaporte a
personas residentes en el exterior no estando
en Cuba y no revisando la documentación del
pasaporte.
78800.00 3 3 3 4 4 3 Moderado
1. Cobro indebido de obtencn de
documentos docentes no terminados.
50250.00 5 4 5 4 4 4 Importante
2. No cumplir con el rmino establecido de la
tramitación del trámite de los clientes y por no
cumplir el cliente su objetivo por la demora del
trámite, esto puedo traer consigo devolución
de efectivo.
24500.00 3 3 4 4 4 4 Importante
3. Limitaciones en los trámites por dificultades
en la recepción e impresión de documentos
por el estado técnico deficiente del fax e
impresoras.
75250.00 3 4 4 3 4 4 Importante
4. Error por el Técnico en el llenado de
planillas para la obtencn y legalización de
Antecedentes Penales.
25515.00 4 4 3 4 4 3 Importante
5. Tramitacn por la SACI de contratos y
documentos falsificados de legalización u
obtención de documentos por no exigir
fotocopia del comprobante de cobro al dorso
del contrato.
96950.00 5 5 4 5 5 5 Mayor importancia
6. No poder contratar documentos para
traducir por no tener un margen de termino
por el traductor de la SACI
9870.00 3 3 4 3 2 3 Moderado
7. Tramitación de obtencn de documentos
a las instituciones y estas no exigiendo
fotocopia del contrato y comprobante de
cobro.
24950.00 5 4 5 5 5 5 Mayor importancia
Trámites
Migratorios y
Documentales
Tramitación de
asuntos de
migración y
extranjea
Obtención y
Legalización
de
Documentos.
Moda
Fase 3: Elaboración del plan de prevención
El plan de prevención se presenta en el anexo 6, debido a su extensión. Incluye
la identificación de los procesos asociados a un área en particular (Trámites
migratorios y documentales), los riesgos, posibles manifestaciones negativas,
impacto, jerarquización, medidas a aplicar, responsables, ejecutores y fecha de
cumplimiento
CONCLUSIONES
Se arribaron a las siguientes conclusiones:
1. La identificación y jerarquización de riesgos es un proceso decisivo para
la toma de decisiones organizacionales.
2. El procedimiento diseñado para esta investigación incorpora diversos
métodos analíticos para la administración de riesgos y su aplicación
brinda información oportuna y relevante para la toma de decisiones. Este
procedimiento puede ser generalizado, previa contextualización a la
entidad estudiada.
3. En la Consultoría Jurídica Internacional el nivel de riesgo identificado es
medio por el incumplimiento de algunas y procedimientos establecidos
para el control interno.
RECOMENDACIONES
Por lo que se recomienda:
Que se capacite con regularidad a los especialistas de la entidad en el tema
de los riesgos.
Que se presente el Plan de Prevención a los trabajadores y que ellos
participen en su actualización
Se debe dar seguimiento a los riesgos identificados viendo las variaciones
de los mismos, para determinar cómo se han modificado y si ha aumentado
o disminuido su incidencia.
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Guevara Caballero Daya. (2015, marzo 26). Gestión y prevención de riesgos en la actividad de la consultoría jurídica internacional en Cuba. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/gestion-y-prevencion-de-riesgos-en-la-actividad-de-la-consultoria-juridica-internacional-en-cuba/
Guevara Caballero, Daya. "Gestión y prevención de riesgos en la actividad de la consultoría jurídica internacional en Cuba". GestioPolis. 26 marzo 2015. Web. <http://www.gestiopolis.com/gestion-y-prevencion-de-riesgos-en-la-actividad-de-la-consultoria-juridica-internacional-en-cuba/>.
Guevara Caballero, Daya. "Gestión y prevención de riesgos en la actividad de la consultoría jurídica internacional en Cuba". GestioPolis. marzo 26, 2015. Consultado el 2 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/gestion-y-prevencion-de-riesgos-en-la-actividad-de-la-consultoria-juridica-internacional-en-cuba/.
Guevara Caballero, Daya. Gestión y prevención de riesgos en la actividad de la consultoría jurídica internacional en Cuba [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/gestion-y-prevencion-de-riesgos-en-la-actividad-de-la-consultoria-juridica-internacional-en-cuba/> [Citado el 2 de Diciembre de 2016].
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