Contabilidad de costos, sistemas de costos por ordenes de trabajo y sistema de costos por procesos

Autor: Osmany Perera

Costos

27-05-2010

La dirección planificada de la economía sobre bases científicas, solo es posible si se tiene el conocimiento más completo e integral de la actividad económica que se realiza en las empresas.

Se trata de dirigir la economía de manera correcta y objetiva, lo cual es factible si se dispone de la información económica necesaria, capaz de aportar una representación de los principales hechos y procesos económicos en forma oportuna, racional y fidedigna.

El perfeccionamiento de los sistemas informativos ha sido una consecuencia del desarrollo y la complejidad alcanzados por la actividad económica, lo cual ha repercutido también en los criterios a seguir por los especialistas contables en las diferentes etapas en que se enmarca ese progreso.

La Contabilidad juega un papel decisivo dentro del sistema informativo de una empresa, sus objetivos están orientados hacia la comunicación de información útil a los distintos usuarios de la misma. La información económico-financiera de la empresa, tiene interés tanto para uso interno como externo y la Contabilidad toma en consideración ambos aspectos.

La Contabilidad es el proceso mediante el cual se identifica, mide, registra y comunica la información económica de una organización o empresa, con el fin de que los gestores puedan evaluar su situación.

La Contabilidad como ciencia para su estudio se dividió en tres ramas, las cuales recibieron el nombre de Contabilidad Financiera, Contabilidad de Costo y Contabilidad de Gestión.

La manipulación de los costos de producción para la determinación del costo unitario de los productos es lo suficientemente fuerte para justificar un subsistema dentro del sistema contable general, encargado de todos los detalles referentes a los costos de producción.

Los costos de producción están en el centro de las decisiones empresariales, ya que todo incremento en los costos de producción normalmente significa una disminución de los beneficios de la empresa. De hecho las empresas toman las decisiones sobre la producción y las ventas a la vista de los costos y los precios de venta de los bienes que lanzan al mercado.

Es en la empresa, donde se crean los bienes y servicios necesarios para el desarrollo de la sociedad, a través de diferentes procesos y la utilización de recursos materiales, humanos y financieros, de ahí la importancia de conocer, sus características, organización, flujo productivo, cadena de valor, para poder identificar los elementos que deben ser medidos y controlados mediante los procedimientos que permitan el registro de los gastos, la planeación, cálculo y análisis de los costos.

La Asociación de Contadores de los EE.UU. define la Contabilidad de Costos en la Declaración sobre Contabilidad Gerencial Número 2 como una “técnica o método para determinar el costo de un proyecto, proceso o producto, empleado por la gran mayoría de las entidades legales, en una sociedad, o específicamente recomendado por un grupo autorizado de contabilidad”.

La Contabilidad de Costos es una parte de la Contabilidad que tiene por objeto la captación, medición, registro, valoración y control de la circulación interna de los valores de la empresa, al objeto de suministrar información para la toma de decisiones sobre la producción, formación interna de precios de costos y sobre la política de precios de venta y análisis de los resultados, mediante el contraste con la información que revela el mercado de factores y producto sobre la base de las leyes técnicas, económicas y sociales que rigen el comportamiento de los fenómenos empresariales.

Neuner define que la contabilidad de costo, es una fase ampliada de la contabilidad general de una entidad industrial o mercantil, que proporciona rápidamente a la gerencia los datos relacionados con los costos de producir o vender cada artículo o de suministrar un servicio particular.

Según Charles T Horngren la Contabilidad de Costo para fines de dirección constituye la fase más dinámica de todo el campo de la contabilidad porque está entrelazada con la propia administración. Esta es una función de servicio cuyo principal propósito es ayudar a la administración a planear y controlar las operaciones.

Polimeni y otros autores señalan que “el sistema contable que suministra la información para medir los costos de un producto, el rendimiento y el costo de las operaciones se denomina contabilidad de costos o sistema de contabilidad gerencial”.

La contabilización de los costos incurridos en las empresas o cualquier tipo de organización es una herramienta de gran ayuda para la gerencia de las organizaciones debido a que le ayuda a planear y controlar sus actividades dentro de dicha empresa u organización. Gracias a la contabilidad de costos se puede determinar en cualquier momento que la empresa requiera saber cuanto cuesta producir o vender un producto o servicio que se realice en ella. Conocer los costos es un elemento clave de la correcta gestión empresarial, para que el esfuerzo y la energía que se invierte en la empresa de los frutos esperados.

Costos y Gastos

El costo es fundamentalmente un concepto económico, que influye en el resultado de la empresa. Constituye la base para el costeo de los productos, la evaluación del desempeño y la toma de decisiones gerenciales.

El costo de producción expresa la magnitud de los recursos materiales, laborales y monetarios necesarios para alcanzar un cierto volumen de producción con una determinada calidad. Está constituido por el conjunto de los gastos relacionados con la utilización de los activos fijos tangibles, las materias primas y materiales, el combustible, la energía y la fuerza de trabajo en el proceso de producción, así como otros gastos relacionados con el proceso de fabricación, expresados todos en términos monetarios.

Se asume el costo como los recursos sacrificados o perdidos para alcanzar un objetivo específico, los costos se miden en la forma contable convencional, con unidades monetarias que se tienen que pagar por los bienes y servicios. La acumulación de costos es la recopilación de la información de estos en una forma organizada mediante un sistema de contabilidad que acumulan por lo menos los costos reales.

El costo se define como el “valor” sacrificado para obtener bienes o servicios. El sacrificio hecho se mide en términos monetarios en el momento que se obtienen los beneficios. Cuando son obtenidos los beneficios los costos se convierten a gastos. Un gasto se define como un costo que ha producido un beneficio y que ha expirado. Los gastos se enfrentan a los ingresos para determinar la utilidad o pérdida de un período.

Elementos del costo de producción

El costo de producción está conformado por los llamados tres elementos del costo de producción: material directo, mano de obra directa y gastos indirectos de fabricación.

Los materiales en una actividad manufacturera son bienes que se transforman o integran para ser incorporados al proceso de fabricación de un producto. Pueden constituir bienes naturales de origen animal, vegetal y mineral o productos semielaborados en correspondencia a las fases del proceso de producción.

Los materiales que mediante procesos de transformación física o química constituyen la materialidad de los productos terminados reciben el nombre genérico de materia prima, aunque cuando tienen una importancia secundaria tales como clavos, tornillos, barnices, etc. se denominan materiales auxiliares.

Este elemento es fundamental por el peso específico que dentro de la actividad industrial tiene en el costo de la producción.

Un adecuado registro y control de los gastos materiales condicionará un fiel dato acerca del costo de la producción, de ahí que la información del mismo debe reflejar cada uno de los momentos requeridos para la adquisición, conservación y consumo.

La mano de obra de producción se utiliza para convertir las materias primas en productos terminados, es un servicio que no puede almacenarse y no se convierte, en forma demostrable, en parte del producto terminado. Su valor se refleja a través de los sueldos y salarios devengados por los trabajadores.

El avance y la utilización de la tecnología han conllevado a que la mano de obra pierda protagonismo en el proceso de producción y represente un menor por ciento dentro de la estructura del costo de la producción.

Los gastos indirectos de fabricación están conformados por todos los costos de producción que son diferentes a los materiales directos y la mano de obra directa, o dicho de otra manera por todos los costos de producción que no constituyen ni materiales directos ni mano de obra directa. Como ejemplos de gastos indirectos de fabricación se pueden citar los costos por concepto de agua, luz, teléfono, depreciación, impuestos seguros, etc.

Sistemas de Costos

Un adecuado control de los recursos materiales, humanos y financieros en el proceso productivo, se garantizará con el establecimiento de métodos, normas y procedimientos que aseguren el registro oportuno y veraz de la información que se derive de la utilización de los recursos en la actividad económica de la empresa y que puede ser utilizada con el fin de facilitar el control o para determinar el costo del producto.

Los sistemas de costos constituyen el conjunto de normas, métodos y procedimientos que se requieren para la planeación, registro de los gastos, cálculo y análisis del costo en la organización.

Un sistema de costo debe ser capaz de medir adecuadamente el gasto del recurso invertido en la producción de un bien material y de evidenciar las posibles desviaciones que pueden surgir entre lo que se ha gastado y lo que debía gastarse, respondiendo además a la estrategia empresarial. los sistemas de costos están dirigidos a los objetivos básicos siguientes: los departamentos, los productos o servicios y las actividades.

El factor determinante para predecir qué sistema de costo debe implantarse, es el tipo de actividad que se realice y además tener bien claro qué se quiere medir, el objeto de costeo, o sea, el costo del producto, de un área, de una actividad, de la calidad, etc.

Las empresas con frecuencia teniendo en cuenta el tipo de proceso de fabricación adoptan uno de los sistemas básicos de costo:

• Sistema de costo por Proceso.
• Sistema de costo por Órdenes de trabajo.

Costo por Órdenes y Costo por Procesos

Los sistemas de Costos por Órdenes de Trabajo se utilizan en organizaciones donde la producción es de baja masividad, el proceso de procesos es discontinuo para productos heterogéneos.

Resulta aplicable a empresas donde es posible y resulta más práctico distinguir lotes, subensambles, ensambles y productos terminados de una gran variedad.

La fabricación de cada lote se emprende mediante una orden de trabajo o de producción. Los lotes se acumulan para cada una por separado y la obtención de los costos unitarios es una simple división de los costos totales entre el número de unidades producidas en cada lote.

El sistema de costo por órdenes de trabajo se utiliza donde los productos son distintos de acuerdo a las necesidades de materiales y de conversión y responden a las solicitudes de clientes, sobre la base de las especificaciones previamente establecidas y necesidades determinadas.

Las organizaciones que comúnmente utilizan este sistema son:

• Industria de confecciones.
• Industria de muebles.
• Fabricación de piezas de repuesto.
• Industria poligráfica.
• Servicios de auditorias y consultorías.
• Construcciones.
• Servicios de reparación
• Servicios hoteleros
• Servicios gastronómicos
• Astilleros
• Aeronáutica
• Construcción

Entre las características fundamentales de este sistema encontramos:

• Permite reunir separadamente cada uno de los elementos del costo para cada orden de producción ya sea terminada o en proceso de transformación.

• Para iniciar la producción es necesario emitir una orden de fabricación, donde se detalla el número de productos a elaborarse y se prepara un documento contable distinto para cada tarea.

• La producción se hace generalmente sobre pedidos formulados por los clientes o sea se conoce el destinatario de los bienes o servicios antes de comenzar la producción.

• Se adopta cuando se puede identificar claramente cada trabajo a lo largo de todos los procesos desde que se emite la orden de fabricación hasta que concluye la producción.

• Enfatiza la acumulación de costos reales por órdenes específicas.

• La producción no tiene un ritmo constante o sea es intermitente por lo que se puede suspender en cualquier momento, sin que ello afecte de ninguna manera al trabajo que se está haciendo.

• Permite conocer con facilidad el resultado económico de cada trabajo.

• Se puede conocer el costo de cada trabajo en cualquier momento, por lo tanto se simplifica la tarea de establecer el valor de la existencia en procesos.

• En cada orden se analiza los costos por materiales y mano de obra directos que se determina sistemáticamente y que son identificables con ella. Al finalizar el proceso se procede al prorrateo de los gastos indirectos.

• El costo unitario se determina cuando se termina la fabricación completa del lote y se calcula dividiendo el costo total de la orden entre el número de unidades terminadas.

Costos por Procesos

El costeo por procesos es un sistema que aplica los costos a productos similares que se producen por lo general en grandes cantidades y en forma continua a través de una serie de pasos de producción.

El costeo por procesos es un sistema de acumulación de costos de producción por departamento, centro de costo o proceso, que son responsables por los costos incurridos dentro de su área y sus supervisores deben reportar a la gerencia los costos incurridos, preparando periódicamente un informe del costo de producción.

El costo por proceso es aplicable en aquel tipo de producción que implica un proceso continuo y que da como resultado un alto volumen de unidades de producción idénticas o casi idénticas. Los artículos producidos demandan procesos similares y la materia prima se va transformando por etapas hasta que alcanza el grado de terminación, generalmente pasa a través de varios centros de costo antes de que llegue al almacén de productos terminados.

El procedimiento de acumulación de costos sigue el flujo de producción, las cuentas de control se establecen para cada proceso y los costos directos y gastos generales de fabricación se destinan a cada proceso. Cuando las unidades se terminan en un centro de costo, son enviadas al siguiente centro de costo acompañadas de sus costos correspondientes. La unidad terminada de un centro de costo es la materia prima del siguiente hasta que se convierta en artículo terminado y es transferido al inventario de productos terminados.

El costo unitario del producto se obtiene dividiendo el costo total de los productos procesados entre el número de unidades terminadas Estos costos unitarios son determinados por departamentos en cada período.

Los sistemas de Costos por Órdenes de Trabajo se utilizan en organizaciones donde la producción es dealta masividad, el proceso de producción es discontinuo para productos homogéneos.

Este sistema se aplica con mayor frecuencia en:

• Industria de productos químicos.
• Industria del petróleo.
• Industria del papel.
• Industria del aceite.
• Industria de pinturas.
• Fábricas de harina.
• Fábricas de conservas.
• Industria del tabaco.
• Industria del acero.
• Industria del vidrio.
• Industria del cemento.
• Minería.
• Industria de la celulosa.
• Industria azucarera.
• Fábrica de bebidas y licores.
• Fábrica de fertilizantes.

Entre las características del sistema de costos por procesos pueden destacarse las siguientes:

Ø Los costos se acumulan y registran por departamentos, centros de costos o procesos.

Ø Cada departamento, centro de costo o proceso tiene su propia cuenta de producción en proceso. Esta cuenta se carga con los costos incurridos en los mismos.

Ø Al final del período quedan unidades en proceso con diferentes grados determinación.

Ø Las unidades terminadas en un proceso y sus correspondientes costos se transfieren al siguiente departamento o al inventario de artículos terminados.

Ø Los costos totales y unitarios de cada departamento son agregados periódicamente, analizados y calculados a través del uso de informes de producción. (Libros de Texto)

Flujos físicos

La continuidad en el proceso productivo origina un constante movimiento físico de las unidades que entran en la producción y que requieren recibir el trabajo de todas las áreas productivas. Para calcular el costo de la producción obtenida al cierre de cada período económico, es necesario hacer un corte en el movimiento para conocer la situación de cada grupo de unidades. Las situaciones determinadas se expresan en un informe que recoge todo lo ocurrido durante un periodo de tiempo dado.

En este informe debe mostrarse la magnitud de unidades disponibles en cada centro de costo para la realización de su trabajo, la cual está formada por las existencias físicas al comenzar el período que se informa y las entradas habidas durante dicho período. También debe reflejarse en el informe el destino dado a las cantidades disponibles que pueden ser terminadas y salidas, terminadas y no salidas y unidades que aún no se han completado.

El informe del movimiento de unidades muestra el movimiento físico de los distintos departamentos de un establecimiento, durante un período de tiempo dado.

En un sistema de costos por procesos, las unidades y los costos fluyen juntos.

A continuación mostramos la ecuación del flujo físico de las unidades en el centro de costo.

Donde:

UIEP: Unidades iniciales en proceso.
UEP: Unidades que empiezan el proceso o son recibidas de otros departamentos.
UTA: Unidades transferidas afuera.
UTNT: Unidades terminadas y no transferidas afuera.
UFP: Unidades finales en proceso.

Informes del costo de producción

El informe de costo de producción permite realizar un análisis de las actividades de los centros de costo durante un período de tiempo. La cantidad de detalles que aparecen depende de las necesidades de la empresa u organización.

Generalmente contiene los siguientes aspectos:

a Cantidades (unidades de entrada y salida).
a Producción equivalente (unidades).
a Costos por contabilizar (costo de entrada).
a Costos contabilizados (costos de producción).

Cantidades

En este aspecto del informe se contabiliza el flujo físico de las unidades dentro y fuera del centro de costo. Es decir, contabiliza las unidades iniciales en el proceso o las recibidas del centro de costo anterior, las unidades transformadas al siguiente centro de costo o a artículos terminados y las unidades en proceso al finalizar el período.

Producción equivalente

Todas las unidades no son terminadas durante el período, pues hay unidades que aún están en proceso en las distintas fases de la producción. Por ello, todas las unidades deben expresarse en función de unidades terminadas para determinar el costo unitario. La producción equivalente es la presentación de las unidades incompletas en términos de unidades terminadas más el total de unidades actualmente terminadas.

El total de unidades equivalentes de producción para cada elemento del costo se encuentra sumando el número de unidades terminadas con las unidades equivalentes del trabajo en proceso.

Las unidades en proceso son convertidas en unidades equivalentes multiplicando las unidades en proceso por el porcentaje de terminación.

Las unidades equivalentes de producción son luego utilizadas en la determinación del costo unitario.

Costos para contabilizar

En este aspecto del informe de producción se indica que costos fueron acumulados por el centro de costo. Estos pueden haberle sido transferidos durante el período y/o agregados por el centro de costo durante el mismo.

Los costos unitarios de materiales directos equivalente mano de obra directa equivalente y costos indirectos equivalente se obtienen dividiendo el electo de costo correspondiente por las unidades equivalentes. La suma de estos costos unitarios equivalentes da como resultado el costo unitario equivalente.

Para determinar el costo unitario total equivalente de un centro de costo que recibe producciones de otro centro de costo se tienen en cuenta los costos unitarios de ese centro de costo y se le añaden los costos unitarios que son transferidos de los centros de costo de donde procede la producción.

Costos contabilizados

En este aspecto del informe se producción se muestra la distribución de los costos acumulados tanto a las unidades aún en proceso, como a las unidades terminadas y no transferidas a otro centro de costo o artículos terminados. Los costos totales para contabilizar deben ser igual a los costos contabilizados.

Bibliografía

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Osmany Perera - uatscifuarrobacapiro.vcl.sld.cu

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