Este artículo tiene por objeto hacer un pequeño inventario de las dudas más comunes y dar una respuesta para cada una de ellas, desde la perspectiva de quien cree que ABCosting puede ser una de las soluciones más eficaces a la hora de revertir resultados difíciles dentro de la empresa.
Probablemente Ud. esté necesitando un sistema de cálculo de costos de
sus productos y servicios que le permita saber con alta exactitud cuáles
son verdaderamente rentables o deficitarios, o cuáles son sus mejores
clientes o aquellos que sólo le hacen perder dinero.
Tal vez Ud. ya se haya enterado que el sistema de costos ABCosting es el
método más efectivo para poder realizar esos cálculos que le permitirán
establecer precios más realistas para sus productos o servicios.
Sin embargo muchos profesionales tienen dudas a la hora de decidir si
adoptar un sistema ABCosting en la empresa o no.
Este artículo tiene por objeto hacer un pequeño inventario de las dudas
más comunes y dar una respuesta para cada una de ellas, desde la
perspectiva de quien cree que ABCosting puede ser una de las soluciones
más eficaces a la hora de revertir resultados difíciles dentro de la
empresa.
Veamos los mitos más comunes:
1. ABCosting es demasiado difícil de implementar y mantener
Este mito se basa en el hecho de que ABCosting utiliza los inductores de
costo para determinar con exactitud la cantidad de recursos que demandan
las actividades para ser llevadas a cabo.
La lógica sugiere que cuanta más información se necesita, más complejo y
costoso será el sistema de cálculo de costos.
Es cierto que la determinación de nuevos inductores crea más trabajo. Se
requiere información de inductores para cada grupo de actividades o de
objetos de costo.
Por ejemplo el inductor “cantidad de recibos” habrá que abrirlo por tipo
de cliente y por tipo de servicio. Esta apertura puede significar miles
de datos nuevos incluso para una empresa pequeña.
La experiencia nos enseña, sin embargo que la mayoría de los
profesionales de costos tienen a sobreestimar la búsqueda de nueva
información sobre los inductores.
Bien mirado la mayoría de los inductores ya cuentan con alguna forma de
registración dentro del sistema contable y operativo de la empresa y
ésta información puede ser fácilmente capturada y ordenada para que sea
tomada en forma automática por su programa de ABCosting.
Los actuales programas de Business Intelligence son de gran ayuda para
los encargados de construir modelos de costos ABCosting; actuando en
forma complementaria y con poco esfuerzo se puede indagar en la base de
datos y encontrar la serie de registros adecuados, para luego filtrar,
ordenar y extraer la información exacta que representa al inductor.
Luego por un programa u otro se puede automatizar la captura de dichos
datos, por lo que el trabajo de carga inicial queda simplificado y de
fácil relevamiento.
Lo que es importante es que los administradores del modelo ABC reciban
capacitación sobre cómo determinar los inductores y no caigan en
fórmulas complejas para su determinación.
Además, la última tendencia en inductores está referida al uso de los
llamados inductores de tiempo, que llevan al uso de un solo tipo de
driver (el tiempo) para todas las actividades. Esto ha traído una gran
simplificación al proceso de construcción e implementación de ABCosting.
2. Es preferible mejorar los sistemas contables actuales para obtener
la información correcta que necesitamos
Muchos de los críticos de ABCosting sostienen que es preferible insistir
con los métodos de la contabilidad convencional para la determinación de
los costos antes de incurrir en el sistema ABC.
Es cierto que toda mejora puede ayudar, pero las ventajas de ABCosting
sobre la contabilidad convencional como método de cálculo de costos
precisos es evidente, en especial por las siguientes razones:
a. La mayoría de los costos indirectos sólo pueden asignarse a los productos o servicios mediante el uso de los inductores. Cualquier base de distribución standard distorsiona el verdadero consumo de recursos y generalmente los más castigados son los productos o servicios masivos, con bajo costo unitario pero alto volumen de actividad.
b. En los sistemas de producción moderna es muy difícil identificar las horas de trabajo directo que pueden asignarse a un producto o servicio. A diferencia de lo que sucedía en el pasado, los departamentos de soporte interno (Informática, Recursos Humanos, administración, finanzas, etc.) cobran más importancia en las empresas modernas pero sus costos sólo pueden ser asignados a los productos o servicios usando los drivers apropiados.
3. No necesitamos más cálculos sobre costos
En referencia al cálculo de costos, quien lidera un proyecto ABCosting
puede encontrarse con opiniones como “la información contable que
tenemos es suficiente”, o “contar con información más precisa es
irrelevante porque nuestros vendedores saben por experiencia cómo se
forman los costos”.
Los gerentes de productos o vendedores saben muy bien cómo pueden
influir situaciones no esperadas sobre los costos. De hecho un producto
complejo siempre costará más que uno simple; además un cliente exigente
siempre demandará más recursos de atención que un más conformista.
El problema sin embargo es que los gerentes o vendedores no saben a
cuánto asciende esos mayores costos.
El problema radica en otorgar a la intuición mayor importancia que la
que tiene. Ud. puede saber que un producto de compleja comercialización
es más demandante que otro, pero a veces esa diferencia puede ser del
500% cuando Ud. estima sólo un 50%. Es una distorsión habitual y
ABCosting hace evidente esta diferencia.
4. El esquema de costos juega un papel menor a la hora de diseñar las
mejoras en los procesos.
En otras ocasiones se considera que si bien ABCosting es una buena
herramienta para determinar los costos de las actividades tiene un papel
limitado a la hora de diseñar una mejora en esas actividades.
Esta opinión se halla generalmente entre quienes consideran que la
mejora en los procesos debe estar basada en los beneficios estratégicos
de la mejora antes que en la reducción de costos.
Esta opinión es cierta en cuanto a la bondad de ABCosting para producir
valiosa información que conduzca a la reducción de costos.
El uso de los drivers o inductores explica cómo los costos fluyen hacia
los objetos de costos (producto, servicios, clientes, etc.) explicando
la forma en que se van acumulando hasta llegar a ellos.
Incluso explica cómo simples decisiones pueden convertirse en enormes
“bolas de nieve” en cuanto a la acumulación de costos que luego deban
soportar dichos productos y servicios.
Pero ABCosting no sólo provee información de costos. Permite hacer
simulaciones para la mejora de los procesos y ordenarlas dentro de los
parámetros de costos que puedan soportar dichas mejoras.
Así el analista contará con una base real muy poderosa para proponer
mejoras en los procesos basándose en aspectos tanto estratégicos como de
costos.
