Contratación económica en la empresa de muebles X

Autor: Lic Rodelta Calderón Rivero

Otros conceptos de finanzas

24-11-2008

En todas partes del mundo las Empresas trabajan por garantizar el crecimiento sostenido de sus niveles de utilidades, para ello no es suficiente producir y vender, en la actualidad el desarrollo tecnológico posibilita la realización de transacciones comerciales desde cualquier parte del planeta, a cualquier escala y en un tiempo mínimo.

Por estas razones cobra fuerza la contratación económica, documento elaborado antes de la realización de las operaciones que refleja los acuerdos de las partes involucradas y garantiza ante instituciones nacionales o internacionales el cumplimiento de los mismos.

Este trabajo se realizó en la Empresa de Muebles X y el mismo tiene como propósito evaluar identificar las dificultades que presenta la contratación económica en la empresa de muebles X a partir de la revisión de esta actividad y analizar en que medidas estas afectan el resultado económico de la organización.

Durante la elaboración del trabajo se revisaron materiales relacionados con el tema objeto de estudio, se efectuaron consultas a especialistas en esta materia y se efectuaron análisis que revelan el incumplimiento de las cláusulas del contrato económico y su impacto en el resultado económico de la Empresa.

La información que revela el trabajo realizado contiene elementos importantes que pueden contribuir al perfeccionamiento de la actividad de contratación económica, provee de argumentos para posteriores análisis en los organismos superiores y con ello conseguir decisiones a ese nivel que permitan revertir la actual situación financiera que la Empresa presenta.

INTRODUCCIÓN

La contratación económica es una actividad de alcance universal, Las empresas de todo el mundo lo emplean ante la realización de transacciones comerciales sin discriminar tipo o magnitud de las mismas. El contrato es considerado un fenómeno económico consistente en una acción voluntaria de los interesados donde se pone de manifiesto de mutuo acuerdo bajo que condiciones se realizará un negocio.

El Estado cubano exige a los empresarios el desarrollo de las relaciones comerciales sobre la base de contratos que definan de mutuo acuerdo las condiciones para la realización de las operaciones comerciales y sirva de instrumento jurídico ante los órganos competentes cuando tenga lugar el incumplimiento de lo que en el se establece.

Este trabajo se desarrolló en la Empresa de Muebles X subordinada al Ministerio de la Industria Ligera, la que se dedica a la fabricación y comercialización de muebles con destino a las inversiones del turismo, las tiendas de recuperación de divisas, los programas Sociales.
El mismo tiene como objetivo identificar las dificultades que presenta la contratación económica en la empresa de muebles X a partir de la revisión de esta actividad y analizar en que medidas estas afectan el resultado económico de la organización.

Como técnicas de investigación para la recopilación de datos se utilizó la entrevista a especialistas de la empresa y de otras instituciones de la provincia y la observación a todo el proceso de contratación que tiene lugar en la empresa objeto de estudio.

La información arrojada en dicha investigación puede contribuir al perfeccionamiento de la actividad de contratación económica de la Empresa y con ello a revertir en alguna medida el efecto negativo que hoy provocan aspectos que aquí se analizan.

DESARROLLO

1.1 Fundamento Teórico

El contrato económico, es el medio jurídico mediante el cual se establecen las relaciones económicas patrimoniales, de cooperación y de índole no patrimoniales, entre las organizaciones económicas que operan en la economía nacional. el contrato económico, más que un instrumento formal, es una relación jurídica, un acuerdo de voluntades, del que surgen derechos y obligaciones, entre dos o más sujetos económicos. El establecimiento de relaciones económicas patrimoniales, a través de contratos económicos (incluidas las que respondan a pedidos centralizados por el estado), deberá servir de base para que las organizaciones económicas establezcan para si, un plan económico real, respaldado jurídicamente.

Los contratos, influyen en el cumplimiento del plan y su incumplimiento, por algunas de las partes, incide en los resultados económicos de las organizaciones; en la observancia de la calidad requerida para los productos y/o servicios; en la disciplina tecnológica, etc. para lograr todo lo anterior, tendrán que existir las garantías legales, para la efectividad de la responsabilidad contractual.

El establecimiento de contratos económicos, por las organizaciones económicas, y el uso de todo lo que se deriva de esta institución, constituye una necesidad de los sujetos económicos, que evita las formalidades y por ello, tiene que ser parte importante del sistema económico. Es una institución autónoma, que depende, una vez concertado, solo de la voluntad de las partes contratantes.

1.2 Características fundamentales de la contratación económica:

1. Todas las entidades con personalidad jurídica y las unidades empresariales de base, expresamente autorizadas a firmar contratos por la organización que las crea, que se encuentran aplicando el perfeccionamiento empresarial, están obligadas a materializar sus relaciones a través de contratos económicos de diferentes tipos (servicios, suministros, laborales, compraventa, seguro, arrendamiento, consignación, ejecución de obras, transporte, etc.)

2. El objeto del contrato debe elaborarse de forma tal, que aparezcan claramente formuladas las prestaciones que lo conforman y los requisitos que deben reunir estas para su cumplimiento.

3. El punto de partida de la producción de bienes y servicios, en la gestión empresarial será la demanda concretada en relaciones contractuales.

4. Deberán establecerse rangos de aprobación, que permitan la descentralización de esta actividad, con un nivel de aprobación más ágil, sobre todo, en nuevas inversiones.

5. Otorgar autonomía a las partes en el establecimiento de las cláusulas del contrato, buscando sobre todo, se cumplan los términos de entrega y la calidad. En este orden, se establecen formas de pago y plazos de entrega, mutuamente ventajosos, que permitan se desarrolle la iniciativa entre las partes y la seriedad en el cumplimiento de las obligaciones, siempre y cuando existan las garantía legales para esta actividad.

6. En este sentido, pueden establecerse determinadas garantías bancarias y prestamos para producciones; penalizaciones por incumplimiento de los parámetros de calidad u otras causas o bonificaciones por prontas entregas, que permitan lograr una mayor eficiencia.

7. En caso de incumplimiento deberá proveerse de facultades para negociar o conciliar determinadas medidas y/o indemnizaciones y reservar la vía judicial, establecida como ultima alternativa. De utilizarse esta, deberá asegurarse la efectividad de sus actos.

8. Para las contrataciones mercantiles internacionales, se deberá mantener centralizada esta facultad en las entidades autorizadas.

El contrato de compraventa es el documento más importante que se utiliza en el comercio, dando lugar a la transmisión de la propiedad, la posesión o tenencia y al uso y disfrute de los bienes. Surge mediante el consentimiento de dos personas naturales o jurídicas, bilateralmente porque es un documento firmado por dichas personas y delimita la responsabilidad de ambos.

Los contratos son oneroso porque dan lugar a costos y gastos que son amparados monetariamente, conmutativo porque existen dos responsabilidades y obligaciones mutuas y traslativo de dominio porque lleva implícito la transmisión de propiedad. Al cerrarse una negociación, ante todo se debe tener en cuenta que los parámetros de las ofertas aceptadas deben aparecer íntegros en la letra del contrato, estableciendo entre sus principales cláusulas:

o Los sujetos, el objeto y las causas que da nacimiento al contrato.

o La facultad de los sujetos en la firma del contrato, así como sus señas particulares como son la personalidad, domicilio y generalidades de cada uno.

o Requisitos que debe reunir al objeto tales como: bienes, muebles, o inmuebles, etc.

o Los precios, la forma y modo de pago, la moneda.

o Los riesgos, gastos y responsabilidades durante la entrega y transportación de los bienes, los cuales se deben pactar, teniendo en cuenta que el riesgo cae sobre el propietario de la mercancía o producto.

o Una cláusula que se debe pactar siempre es la fuerza mayor caso fortuito, por la importancia que tiene en la ejecución de un contrato definir cuando los incumplimientos son intencionales y cuando no.

2.1 La Contratación Económica en la Empresa de Muebles X

En la Empresa se realizan diferentes tipos de contratos, entre ellos aparecen los contratos de empleo, servicios, suministros y de compra ventas.

El contrato da la posibilidad a ambas partes de acordar todos los detalles relacionados con la operación comercial: se precisan derechos, obligaciones, responsabilidades, se acuerdan términos, condiciones y plazos para el cumplimiento de todas las obligaciones de las partes. El contrato recoge también forma, medios y oportunidad de pago.

Para realizar este trabajo se revisaron 30 contratos de Compra Venta firmados por X durante el año 2007, estos representan un 20% del total de contratos firmados en ese período. Se observó, en la mayoría de los casos que los contratos cumplen con las exigencias en materia de contratación, los mismos recogen los aspectos que técnicamente debe contener un documento de este tipo. Se conoció también que en la Empresa no se efectúan ventas si previamente no se ha elaborado un contrato que ampare esa operación comercial.

Se debe señalar algunos aspectos que se evidenciaron durante la revisión efectuada:

- En la cláusula de lugar y condiciones de la entrega no siempre se fijan los horarios, los sitios, lugares de destinos y bajo que circunstancia se efectuará la entrega.

- En la Cláusula que define la calidad del producto debe consignarse la responsabilidad que asume el comprador por haber sometido al producto a uso o prácticas no compatibles con las características del mismo.

- Cuando se definen las formas de pago se debe especificar si los pagos serán fraccionados, el instrumento de pago que se utilizará, se debe fijar los porcientos de recargo en caso de mora.

- Según los contratos revisados no se emplean otros instrumentos de pagos que distintos al cheque nominativo (letras de cambio, transferencia) que pudieran facilitar el cobro de la producción vendida.

Durante el intercambio realizado con los especialistas de la Dirección de Economía se pudo conocer que la Empresa de Muebles X atraviesa por una difícil situación financiera, por esa razón se solicitaron los Estados Financieros y se comprobó la veracidad de la información revelada por los especialistas.

En la revisión del Expediente Único de Auditoria se observó también que en varias ocasiones los auditores actuantes reflejan las indisciplinas en la gestión de cobros y pagos dado el monto elevado que existe en cuentas por cobrar.

Ante esta situación se retomaron nuevamente los contratos y se detectó que la cláusula de los contratos que se incumple con mayor frecuencia es la relacionada con las formas y condiciones de pago. En ella se definen los día de crédito otorgado por el suministrador al cliente para el pago de los productos entregados, como regla no deben ser más de 30 días. Los incumplimientos reiterados por parte de los clientes ocasionan una grave situación financiera a la Empresa.

2.2 Efecto negativo en el Resultado Económico de la Empresa.

Los Estados Financieros revelan que al cierre del primer trimestre del 2008 la Empresa cierra con un total de 2137.5 MP en cuentas por cobrar y de ellas 1849.5 MP fuera de término, con un ciclo de cobro a más de 60 días y la disponibilidad de efectivo en $ 0.18 cuando el valor óptimos está entre $ 0.30 y $ 0.40, lo que revela la imposibilidad de cumplir las obligaciones a corto plazo pues el dinero resultante de su gestión aparece en cuentas por cobrar. Las mayores deudas están registradas en las ventas con destino a los programas sociales, éstas representan un 80 % del total de las cuentas por cobrar.

Esta situación trae como resultado:

o Falta de liquidez.

o Incumplimiento de las obligaciones contraídas con proveedores de materias primas.

o Penalizaciones.

o Incremento de pago por concepto de interés.

o Necesidad de solicitar créditos al banco para la compra de materias primas.

o Atraso en los suministros a falta de disponibilidad de efectivo oportunamente.

o Gastos adicionales asociados a la gestión de cobro.

2.3 Medidas adoptadas por la Empresa

La Empresa ha adoptado una serie de medidas en función de resolver el problema creado, entre ellas están:

- La conciliación de las cuantas por cobrar fuera de termino con los clientes deudores, estableciendo el compromiso de pago.
- La negociación de la deuda con la dirección de las empresas deudoras.
- Presentación de la demanda ante los tribunales correspondientes.
- El análisis de la situación financiera en los Consejos de Dirección.
- La presentación de cada negocio al Comité de Contratación para su análisis antes de la firma del contrato.

En lo que va de año se han presentado 20 demandas en los tribunales, de ellas la empresa ha recibido respuesta en 5 casos, declarado todos con lugar, por esta vía se han recuperado 76.5 MP. El resto de los casos aún está proceso.

A pesar del empleo de los mecanismos establecidos en el país, el uso de las Legislaciones vigentes, la elaboración de contratos con todos sus elementos ante cada operación comercial, de mantener la Empresa una información financiera actualizada y disponible para el análisis y la toma de decisiones y haber trazado varias estrategias, los resultados no mejoran.

2.4 Otras observaciones realizadas.

Al revisar el Plan de Negocios de la Empresa para el año 2008, se observa que aproximadamente el 80 porciento de las ventas planificadas tienen como destino los programas Sociales y coincidentemente es en este destino donde aparecen los mayores deudores durante el año 2007. La Empresa continúa facturando y entregando la mayor parte de sus producciones a quien aparece reflejado en su contabilidad como el mayor deudor.

La dirección de la Empresa plantea que las cifras que aparecen planificadas para el 2008 con destino a los programas de la revolución son directivas por el organismo superior, este tiene conocimiento de la situación provocada por los impagos de las obras de los programas sociales, sin embargo, las medidas tomadas por la dirección del MINIL tampoco han surtido efecto. Se plantea además, que a diferencia de otros clientes donde el tribunal correspondiente le da curso legal a las demandas presentadas, en estos casos donde las producciones tienen como destinos los programas de la revolución la reclamación ante el tribunal no procede.

BIBLIOGRAFÍA

1. Biblioteca de Consulta Microsoft® Encarta® 2004. © 1993-2003 Microsoft Corporation.
2. Colectivo de autores. Derecho de Contratos. TI; I Edición.
3. Bases Generales del Perfeccionamiento Empresarial.
4. Código de Comercio de la República de Cuba.
5. Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios.

Lic Rodelta Calderón Rivero

Licenciada en Economía.

Auditora.

directorarrobatunas.palmares.cu

Coautora: Tania Batista Licea

Licenciada en Contabilidad y Finanzas.

Auditora.

directorarrobatunas.palmares.cu

Coautor: Giovani Pablos Solís

Ing Químico.

Master en Dirección.

geovanipsarrobault.edu.cu

Coautora: Eimyn Rizo Lorenzo

Lic en Contabilidad y Finanzas.

Master en Finanzas.

eimynrarrobault.edu.cu 

Cuba. Las Tunas.

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