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OriginalEl nuevo estilo de dirección de la economía institucional que presupone el Perfeccionamiento Empresarial, ha creado las bases para que las Empresas puedan desarrollar de forma organizada todas las transformaciones necesarias que permitan lograr una gestión económica, eficiente y eficaz.
INTRODUCCIÓN
Bajo las condiciones de derrumbe del campo socialista, así como el
recrudecimiento del bloqueo por parte de los Estados Unidos, muchas de
nuestras industrias se vieron gravemente afectadas.
La investigación referida a los cobros y pagos es de vital importancia
en este contexto dado el creciente proceso de recuperación de la
economía nacional y teniendo en cuenta que el perfeccionamiento
empresarial se fundamenta en el autofinanciamiento por parte de la
entidad, que exige que las empresas tengan que cubrir sus gastos con sus
ingresos y generar un margen de utilidad para que sean cada vez más
eficientes y competitivas, y lograr el uso racional de las reservas de
la Empresa para su mejor funcionamiento.
El presente trabajo se desarrolla en la Empresa MONCAR, que no ha estado
ajena a las incidencias de la economía, y junto a muchas entidades del
país se suma a la búsqueda de un mayor desarrollo, eficiencia económica
y del uso racional de los recursos financieros y humanos
La investigación parte de una búsqueda que permitió reunir la
información preliminar básica, abarcando el estudio íntegro del periodo
correspondiente a los años 2005 a Abril 2007.
EL SISTEMA DE COBROS Y PAGOS
El Sistema de Cobros y Pagos, como se ha llamado en nuestro país, es la
denominación con que internacionalmente se define al conjunto de
instrumentos o medios, instituciones, procedimientos y sistemas de
comunicación y de información, que se establecen para organizar la
ejecución de los cobros y pagos entre las personas jurídicas y
naturales, derivadas de la compra-venta de mercancías y servicios y para
realizar mediante diversas formas las transferencias de los
correspondientes recursos financieros entre las partes interesadas,
fundamentalmente a través de sus cuentas bancarias.
El mismo afecta sensiblemente la eficiencia de la política monetaria
establecida o que se pretenda establecer, por lo que sus modificaciones,
prácticas y conceptos deben estar identificados con los objetivos a
corto y mediano plazo de dicha política.
Los instrumentos de cobros y pagos tienen diversas formas, modalidades y
posibilidades de utilización.
En nuestro país por razones coyunturales, en las que tuvieron no poca
influencia las restricciones materiales de los últimos años, a partir
del año 1997 en que se emitieron las primeras “normas para el control de
las compras y ventas de mercancías y servicios y sus cobros y pagos”, se
ratificó el “cheque” como instrumento fundamental para efectuar el pago
de las transacciones comerciales.
Objeto Empresarial de la Empresa
La Empresa Moncar (Centro de Reacondicionamiento y Comercialización
de equipos de Segunda mano) fue creada mediante resolución No 8 del 7 de
febrero de 1995 dictada por el Ministerio de Economía y Planificación
con el siguiente objeto social:
Adquisición, reacondicionamiento y reparación de equipos y maquinarias
de segunda mano, así como la comercialización de los mismos.
Para ello cuenta con las siguientes licencias de operación comercial:
ü Reacondicionamiento y comercialización de montacargas.
ü Arrendamiento de montacargas.
ü Servicios técnicos de reparación y mantenimiento de los mismos.
La Empresa posee una razón y una estrategia; dominar totalmente el
mercado nacional de equipos de manipulación de cargas (montacargas) en
sus diferentes marcas, modelos y versiones, tanto Diesel como
Eléctricos, ofreciéndole y suministrándole al cliente equipos de óptima
calidad reconocida internacionalmente, a precios muy favorables y con un
eficiente y eficaz aseguramiento en los servicios de garantía y
post-venta. El suministro principal será cubierto con equipos de segunda
mano totalmente reparados y restituidos a sus parámetros originales de
fabricación.
Estructura Actual de la Empresa.
Tomando en cuenta la experiencia acumulada con el funcionamiento de la
estructura y el nivel de especialización y desarrollo de la Empresa a lo
largo de estos años y con el propósito de cumplir de manera
satisfactoria el encargo social contenido en la estrategia de la
Empresa, se ha evaluado la necesidad de ratificar y aprobar oficialmente
una organización estructural que responda a los objetivos y tareas
asignadas.
Estructura de la empresa
Cada Especialista Principal o Director de la UEB, además de las
funciones de dirección propias, ejecuta múltiples funciones y tareas
específicas dentro de la actividad que dirige.
Con excepción de la actividad de producción, las seis subdivisiones
estructurales restantes están compuestas solamente por un reducido
número de trabajadores (entre 3 y 6 personas).
Administración de las cuentas y documentos por cobrar.
Las cuentas y documentos por cobrar forman parte del activo circulante y
se generan producto de las operaciones de ventas a crédito que realiza
la empresa y su gestión consta de cinco etapas principales:
1) Deberán determinarse las condiciones de venta. ¿Cuánto tiempo se
concederá a los clientes para que paguen sus facturas? ¿Se está
dispuesto a ofrecer un descuento por pronto pago?
2) Habrá que decidir el comprobante de deuda que se va a exigir, la
forma de contrato con el cliente.
3) Deberá analizarse la probabilidad de pago de los clientes. ¿Se
estimará esto según los historiales previos de los clientes o de los
pasados estados financieros? ¿Se tomarán como base las referencias
bancarias?
4) Habrá que decidir cuánto crédito se está dispuesto a conceder a cada
cliente. ¿Se juega a lo seguro, denegándolo a todos los potenciales
clientes dudosos? ¿O se acepta el riesgo de unos pocos insolventes como
parte del coste de crear una clientela permanente?
5) Finalmente, una vez concedido el crédito, se presenta el problema de
recaudar el dinero cuando llega el vencimiento. ¿Cómo seguir la marcha
de los pagos? ¿Qué hacer con los morosos?
Existen varias técnicas estadísticas que ayudan a definir aspectos de la
política de créditos que debe llevarse a cabo. Entre ellas se encuentra
el análisis del discriminante múltiple (ADM), que se emplea para
calcular la importancia que debe concederse a cada variable del criterio
mínimo establecido para la selección de clientes y predecir así los
riesgos comerciales de mala calidad; existe también la técnica del árbol
de decisión para decidir a qué clientes deberá ofrecerse crédito una vez
que se han fijado las condiciones de venta, y establecido el
procedimiento para estimar la probabilidad de pago de cada cliente.
Las cuentas por cobrar.
Las cuentas por cobrar constituyen el crédito que la empresa concede a
sus clientes a través de una cuenta abierta en el curso ordinario de un
negocio, como resultado de la entrega de artículos o servicios. Con el
objetivo de conservar los clientes actuales y atraer nuevos clientes, la
mayoría de las empresas recurren al ofrecimiento de crédito. Las
condiciones de crédito pueden variar según el tipo de empresa y la rama
en que opere, pero las entidades de la misma rama generalmente ofrecen
condiciones de crédito similares.
Las ventas a crédito, que dan como resultado las cuentas por cobrar,
normalmente incluyen condiciones de crédito en las que se estipula el
pago dentro de un número determinado de días. Si bien es conocido que
todas las cuentas por cobrar no se cobran dentro del período de crédito,
sí es cierto que la mayoría de ellas se convierten en efectivo en un
plazo muy inferior a un año; en consecuencia, las cuentas por cobrar se
consideran como parte del activo circulante de la empresa, por lo que se
presta muchísima atención a la administración eficiente de las mismas.
El objetivo que se persigue con respecto a la administración de las
cuentas por cobrar debe ser no solamente el de cobrarlas con prontitud,
también debe prestarse atención a las alternativas costo - beneficio que
se presentan en los diferentes campos de la administración de éstas.
Estos campos comprenden la determinación de las políticas de crédito
antes mencionada, el análisis de crédito, las condiciones de crédito y
las políticas de cobro.
Los documentos por cobrar.
La mayoría de las empresas solicitan a sus clientes que firmen
documentos cuando se les amplía el plazo de pago de sus cuentas
vencidas. En tales casos las empresas prefieren el uso de documentos por
cobrar en vez de una cuenta abierta, debido a las siguientes ventajas
que se listan a continuación:
ü El documento puede convertirse en efectivo antes de su vencimiento si
se descuenta en un banco o una entidad financiera.
ü En caso de impago permite efectuar una demanda judicial que hace
posible cobrar la deuda.
ü La tenencia de un documento permite tener un reconocimiento por
escrito, tanto del plazo de la deuda, como del importe de la misma.
ü Los documentos ganan intereses que incrementan los ingresos ya que
estos últimos constituyen un cargo por el uso del dinero. En los
negocios, la mayor parte de las transacciones referentes a documentos
están comprendidas dentro de un período menor de un año, y este período
se expresa generalmente en días. El plazo del documento hace necesario
contar con precisión el número real de días que transcurren desde el día
siguiente a la expedición del documento, hasta el día de su vencimiento.
El pagaré y la letra de cambio constituyen los documentos de cobro más
usados hoy en día en las empresas a nivel internacional. El primero
constituye una promesa incondicional de pagar una suma de dinero a la
vista, a una fecha fija o a una fecha futura determinada. Puede que
devengue o no intereses, dejándose expresado en el mismo en el caso de
que se carguen.
El proceso de cobro de los documentos por cobrar es muy similar al de
las cuentas por cobrar. Si el poseedor de una letra de cambio, llegada
la fecha de vencimiento, no la puede cobrar, podrá protestarla a través
de un proceso judicial. De esta forma podrá reembolsarse de su importe,
gastos de protesto y recambio. El importe a reclamar se conoce como
cuenta de resaca e incluye las partidas siguientes: gastos de protesto,
corretaje de negociación, daño de recambio y gastos de correspondencia.
Financiamiento a corto plazo.
Los préstamos a corto plazo son pasivos que están programados para que
su reembolso se efectúe en el transcurso de un año. El financiamiento a
corto plazo se puede obtener de una manera más fácil y rápida que un
crédito a largo plazo y por lo general las tasas de interés son mucho
más bajas; además, no restringen tanto las acciones futuras de una
empresa como lo hacen los contratos a largo plazo.
Existen cuatro fuentes principales de financiamiento a corto plazo que
son: el crédito comercial, los pasivos acumulados, el papel comercial y
los préstamos bancarios, con y sin garantía.
Análisis del elemento crédito en MONCAR.
Se denota que la política de créditos vigente en la Empresa es muy
flexible. No presenta criterio mínimo en cuanto a la selección de sus
clientes ni al monto de los créditos que brinda. No se solicita
información acerca de la situación económica – financiera de cada uno de
ellos, ni se procede a realizar investigación alguna en instituciones
bancarias que puedan dar fe de la posibilidad real de cumplimiento de
compromisos de pago de los mismos. .
Las condiciones de crédito especifican los términos de pago para cada
cliente a crédito.
Por lo general se exige el cobro de cada deuda en un plazo de treinta
(30) días al término de este.
Para colectar sus cuentas por cobrar a su vencimiento, la Empresa emplea
una política de cobros muy parecida al resto de las entidades del país.
Es conocido que a medida que una cuenta envejece, la gestión de cobro se
hace más personal y más estricta. Casi siempre se comienza por una
conciliación de cuentas, por cobrar por parte de la Empresa, y por pagar
por parte del cliente.
Las cartas recordatorias de la obligación del cliente, las llamadas
telefónicas, las visitas personales y el procedimiento legal,
constituyen los pasos para proceder al cobro de las cuentas vencidas.
Es conocido que el objetivo que se persigue con respecto a la
administración de las cuentas por cobrar debe ser no solamente el de
cobrarlas con prontitud, también debe prestarse atención a las
alternativas costo-beneficio que se presentan en los diferentes campos
de la administración de éstas. Estos campos comprenden la determinación
de las políticas de crédito, el análisis de crédito, las condiciones de
crédito y las políticas de cobro, de ahí que a la Empresa se le propone:
1. Instaurar una política de créditos más restrictiva
ü Establecer estándares de crédito con un criterio mínimo que abarque
términos de referencias, períodos de pago, e índices financieros que
constituyan una base cuantitativa para la selección de clientes.
ü Estipular el monto del crédito para cada cliente.
ü Solicitar a cada cliente el suministro de sus estados financieros de
los últimos años, y el mayor de sus cuentas por pagar, con el fin de
analizar su estabilidad financiera.
ü Canalizar la obtención de información acerca de la capacidad
crediticia del cliente a través de las instituciones bancarias.
2. Organizar una política de cobros más agresiva
3. Realizar un estudio de mercado para incrementar la cartera de clientes.
4. Aplicar la resolución No 91 con fecha 6 de Octubre del 2005, que
implementa el mecanismo que permite que las empresas estatales y
sociedades mercantiles de capital 100% cubano autorizadas a operar en
moneda nacional (CUP) o en pesos convertibles (CUC), puedan ejecutar el
cumplimiento de las obligaciones pactadas con una moneda distinta a la
que originalmente fue contratada, a una tasa de cambio que acuerden las
partes y cumpliendo con otras exigencias.
Una vez que se cuente con una política de créditos más restrictiva y una
política de cobros más agresiva, habrá clientes actuales, morosos en el
pago, que dejarán de optar por los servicios de MONCAR. De ahí que se
sugiera la realización de un estudio de mercado para la búsqueda de
clientes que cumplan con el criterio mínimo que se establezca.
Para analizar la política de créditos, se mencionó que la empresa puede
basarse en varias técnicas de análisis del crédito, ya sea a través de
ratios financieros, a través de la calificación de créditos mediante
puntuaciones calculando un índice global de riesgo para cada cliente;
mediante la elaboración de mejores índices de riesgo, como es el caso
del índice de calidad crediticia que se determina a través de una
técnica estadística sencilla para calcular la importancia que hay que
dar a cada variable del análisis discriminante múltiple (ADM) con el fin
de separar los clientes que pagan de los que no pagan.
Una vez definidas las condiciones de venta y establecido el
procedimiento para estimar la probabilidad de pago de cada cliente, el
siguiente paso es decidir a qué clientes deberá ofrecerse crédito.
Apoyándose en la técnica del árbol de decisión la empresa podrá
determinar a partir de qué posibilidad de cobro, la política de MONCAR
debería ser conceder crédito.
Esta técnica supone que la probabilidad de que el cliente pague es “p”.
Si el cliente paga, se reciben ingresos adicionales (ING) y se tienen
costes adicionales (COS); la ganancia neta sería el valor actual de ING
- COS. Existe también la probabilidad (1 - p) de que el cliente no
pague, lo que significaría no recibir ingresos y tener gastos
adicionales. El beneficio esperado de las dos alternativas sería:
Beneficio esperado de denegar el crédito = 0
Beneficio esperado de conceder el crédito = pVA(ING – COS) – (1 –
p)VA(COS)
Donde VA: Valor actual
Por tanto, la empresa deberá conceder crédito si el beneficio esperado
de hacerlo supera el de denegarlo.
Considerando la situación proyectada de la empresa objeto de estudio, el
cálculo del beneficio esperado mínimo resulta:
La política de MONCAR deberá estar encaminada a la concesión de créditos
siempre que las posibilidades de cobrar sean superiores al 86%, ya que a
partir de esta posibilidad la empresa obtendrá beneficio
CUENTAS POR PAGAR
ASPECTOS FUNDAMENTALES
Cuentas por Pagar:
Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes
materiales (Inventa¬rios), servicios recibidos, gastos incurridos y
adquisición de activos fijos o contratación de inversiones en proceso.
Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas por
Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en
Cuentas por Pagar a Largo plazo.
Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de
éstos por cada documento de origen (fecha, número del documento e
importe) y por cada pago efectuado. También deben analizarse por edades
para evitar el pago de moras o indemniza¬ciones.
Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada período económico,
deben reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el año próximo).
PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
• Cuentas por Pagar
1- Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de
autorización del pago y de firma del cheque para su liquidación.
2- Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y
pendientes de pago según controles contables, con los de los
suministradores.
3- Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de
cada Factura, su correspondiente Informe de Recepción (cuando proceda) y
el cheque o referencia del pago, cancelándose las Facturas con el cuño
de “Pagado”.
4- Es preciso mantener al día los Submayores de Cuentas por Pagar, los
de Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos.
5- Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse
por cada Factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y
analizarse por el Consejo de Dirección.
6- Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben
controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente
recibido.
7- Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los
Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de
control correspondientes.
PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACIÓN INTERNA:
Ø Cuentas por Pagar a Corto Plazo.
• Cuadre contable de las partidas pendientes en el submayor analítico
por deudores.
• Verificación de los documentos en los expedientes de pago por
acreedores (proveedores).
• Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la
naturaleza de estas cuentas).
• Análisis por edades determinando los adeudos vencidos (más de 30
días).
• Verificar los convenios de pagos suscritos.
Ø Cuentas por Pagar Diversas.
• Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta,
clasificarlas conforme a su contenido, comprobando su cuadre contable
así como analizar por edades para determinar las envejecidas(más de
días).
• Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes
de pago, así como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de
pago.
• Comprobar que esta cuenta (Grupo) no se registre el Contravalor en MN
de las operaciones en MLC que deben contabilizarse en la cuenta
Contravalor Pendiente de Pagar en el Activo Circulante.
Ø Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo.
• Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran
esta cuenta en cada una de las subcuentas y submayor analítico por
acreedores.
• Análisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan
exclusivamente los que exceden de un año.
• Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos,
convenios, etc).
• Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los acreedores.
• Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, así como las
partidas deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).
Análisis de los expedientes
Se realizó una revisión a partir de un muestro de los expedientes de
cobros y pagos dando como resultado lo siguiente:
Se revisaron 40 expedientes tanto de cuantas por cobrar como de cobros
anticipados y depósitos lo que representa un 31% del total existente
De este total se detectaron las siguientes deficiencias según guía de
control interno:
Ø 5 expedientes no contaban con la conciliación de la deuda que
presentan con nuestra entidad.
Ø 7 no presentaban la conciliación de depósitos que tiene esas empresas
en Moncar.
Ø Se encontraron 4 expedientes sin contrato ni ficha de cliente(se
solucionó en el momento)
Ø Una de las deudas no correspondía al cliente por un error de código(Se
realizó comprobante de ajuste para adjudicarle la deuda al proveedor que
correspondía)
Ø En uno de los expedientes no se contaba con la copia de la factura la
cual evidenciaba que esa mercancía le había sido cobrada al cliente (se
solucionó al momento)
Trabajo que se realiza con las cuentas por cobrar
A partir de un análisis que se realiza a las cuentas por cobrar para la
cual la evaluación es deficiente la dirección del centro conjuntamente
con el departamento económico se da a la tarea de realizar un profundo
trabajo en este tema, fundamentalmente por la importancia que tiene en
estos tiempos y por la situación que presenta el país con la cadena de
impagos
Por toda esta situación se creó una brigada para actualizar la
conciliación con los clientes y proveedores así como completar todos los
expedientes con todos los datos obligatorios, actualizando diariamente
en una tabla todas las cuentas por cobrar, ya sea su conciliación o
cobro (Ver anexo referente a las tablas de cuentas por cobrar)
Comportamiento de las cuentas por cobrar y pagar (2005-2007)
Análisis de algunos aspectos de control interno
Ø Existe separación de funciones entre el empleado del almacén que
efectúe la entrega de productos o mercancías, el que confecciona la
facturación y el que contabilice la operación, así como del que efectúe
el cobro.
Ø Los submayores de cuentas por cobrar y pagar cuadran con el mayor de
contabilidad al cierre del mes de abril del 2007
Ø Existen un expediente de cancelación de cuentas por cobrar debidamente
confeccionado, todas las hojas se encuentran inicialazas, acuñadas, con
consecutivo, existe explicación general del expediente y conciliación
con cada cliente de no reconocimiento de la deuda. Presenta comprobante
de operaciones de las cuentas llevadas a investigación y propuesta de
comprobante para llevarlo a gasto en caso de aprobación.
Ø Existe un saldo contrario a su naturaleza del código 7653 (Ensuma
Textil y Calzado), por 0,01 centavos el cual ya fue ajustado.
Conclusiones
1. Con la aplicación de una política de cobros y pagos consecuente con
la realidad que se persigue Moncar podrá solucionar los problemas
existentes en su administración.
2. La presente situación de cobros y pagos de la entidad no es
desfavorable pero presenta deficiencias que deben ser solucionadas de
inmediato.
3. Existen deficiencias en la concepción de la política de créditos de
la entidad.
Recomendaciones
Se recomienda que la Empresa deba:
1. Emprender un riguroso estudio de mercado en función de clientes y
proveedores.
2. Desarrollar una política de créditos consecuente con la realidad.
3. Mejorar la actual estrategia de comprobación para detectar y eliminar
todas las deficiencias existentes en el sistema de cobros y pagos de la
empresa, incluyendo los expedientes.
