Diseño de un sistema de contabilidad para diferentes cuentas en Cuba

Para el diseño de un Sistema de contabilidad se consultó la base normativa del sistema de control interno para después desarrollar los procedimientos contables y financieros específicos para la Empresa de proyectos de la industria azucarera, sirviendo de complemento de la Resolución No 297/2003 y teniendo como objetivo lograr mayor eficiencia en el desempeño de las tareas, además se logró una adecuada sistematización en el ámbito estratégico, administrativo y operativo para convertirse en herramienta integral de la dirección. Esto permitió aplicar una herramienta de control interno contextualizada con la Resolución 60 de la Contraloría General de la República de Cuba para que entonces evaluar el grado de aplicación y cumplimiento de los procedimientos de control establecidos en la Oficina provincial de proyectos del MINAZ de Ciego de Ávila. Resulto conveniente además aplicar, hasta donde las condiciones concretas de la Entidad lo permitieron, la práctica de rotar a los trabajadores en sus distintos puestos de trabajos teniendo en cuenta sus conocimientos y nivel ocupacional, lo que limito los riesgos de la comisión de fraudes viabilizando su descubrimiento en caso de producirse éstos y teniendo además la ventaja de aumentar la eficiencia del trabajo al conseguir un entrenamiento más integral.

Palabras claves: normas, procedimientos, control.

SUMMARY

For the design of a system of rules based accounting internal control system and then develop specific accounting and financial procedures for the company’s sugar industry projects, serving as a complement to the Resolution No 297/2003 and having consulted as aim to achieve greater efficiency in performing tasks, also adequate systematization in the strategic, managerial and operational level was achieved to become an integral tool of management. This allowed to apply internal control tool contextualized with Resolution 60 of the Comptroller General of the Republic of Cuba to then assess the degree of implementation and compliance with the procedures included in the provincial offices of the Ministry of Sugar in Ciego de Avila. Also proved convenient to apply, as far as the specific conditions of the Bank allowed it, the practice of rotating workers at different work stations taking into account their knowledge and occupational level, limiting the risks of making possible the commission of fraud discovery if they occur and also having the advantage of increasing the efficiency of work to get a more comprehensive training.

Keywords: rules, procedures, decisions.

INTRODUCCIÓN

 El control interno comprende el plan de organización, los métodos y procedimientos que tiene establecidos una empresa o negocio, constituidos en un todo  para la obtención de tres objetivos principales: la obtención de información financiera correcta y segura, la salvaguarda de los activos y la eficacia de las operaciones.

La implementación de un sistema de contabilidad es la herramienta que permite llevar un control de las negociaciones mercantiles y financieras para así obtener una mayor productividad y aprovechamiento de los recursos. Para la realización del procedimiento se tomaron en cuenta lo planteado en la Resolución No 54/2005 del Ministerio de Finanzas y Precios de fecha 24 de marzo, que norma los elementos a tener en cuenta en el  manual de costo que debe elaborar cada entidad a partir de la norma cubana de Contabilidad y como parte del Sistema de Control interno.

Registrando y clasificando  las operaciones  de  la empresa,  para así informar  los hechos  económicos  en forma pertinente, permitiendo ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos,  todo bajo control y supervisión del contador de nuestra Empresa. MINISTERIO DE FINANZAS Y PRECIOS Resolución No. 610 de marzo de 1998 Norma Financiera relacionada con el procedimiento de Registro y Control contable.

MATERIALES Y MÉTODOS.

Se realizó una investigación bibliográfica para el estudio de las distintas fuentes de información que permitieron fundamentar desde los puntos de vista teórico y metodológico los aspectos relacionados con la implementación de un sistema de contabilidad que facilitara los procedimientos contables de la empresa. Se revisaron los antecedentes y se determinó la evolución del sistema después de implantado los procedimientos

SISTEMA DE CONTABILIDAD

Constituye una estructura ordenada y coherente mediante la cual se recoge toda la información necesaria de una entidad como  resultado  de  sus  actividades  operacionales,  valiéndose  de  todos  los  recursos  que  la actividad contable le provee y que al ser presentados a los directivos y accionistas le permitirán tomar las decisiones operativas y financieras que le ayuden a la gestión del negocio.

Organización del Registro Contable, Sub-división para el registro de la Información primaria.

DEFINICIÓN

El control interno comprende el plan de organización, así como los métodos debidamente clasificados y coordinados, además de las medidas adoptadas en la entidad para proteger sus recursos, propender a la exactitud y confiabilidad de la información contable, apoyar y medir la eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de los planes, así como estimular la observancia de las normas, procedimientos y regulaciones establecidas.

La implantación de las medidas de control interno y la realización sistemática de los controles y de la aplicación de divisiones para erradicar las deficiencias detectadas, deben  ser Áreas priorizadas de cada dirigente y de todos los trabajadores, que redundarán en un incremento de la eficiencia económica y en la calidad y el resultado positivo de las actividades desarrolladas por cada entidad.

Para establecer un eficaz sistema de control interno, previamente ha de tomarse en cuenta la organización de la entidad sobre la base de determinados principios, entre los cuales son fundamentales los siguientes:

• Adecuada división del trabajo, que garantice que los responsabilizados con la custodia de los medios y la elaboración de los documentos primarios no tengan autoridad para aprobar los mismos y que ambos no tengan la función o posibilidad de efectuar anotaciones en los registros contables; o sea, que en ningún caso una sola persona tenga el control íntegro de una operación. Esto posibilita además, que la tarea ejecutada por un trabajador lleve implícita la comprobación de la realizada por otro con anterioridad.

• Garantizar que los procedimientos inherentes al control de las operaciones económicas, así como la elaboración y aprobación de los documentos pertinentes, permitan determinar en todos los casos, la responsabilidad primaria sobre todas las anotaciones y operaciones llevadas a cabo, partiendo de la concepción de que las normas y procedimientos estructurados sobre la base de una adecuada organización, prevean las funciones de cada área, o sea qué hay que hacer, así como las consecuentes responsabilidades de  cada uno de los integrantes de la misma. La anotación oportuna de todas las operaciones contables debe garantizar que todo recurso o servicio recibido o entregado, sea registrado y a la vez sirva de evidencia documental que precise quién lo ejecutó, aprobó, registró y verificó.

• Supervisión de las operaciones reflejadas en cada cuenta y subcuenta o análisis en forma sistemática, por personal independiente al que efectúa dichas anotaciones, con el fin de observar si las operaciones registradas se corresponden con el contenido de cada cuenta.

Aplicación a la función contable

Para que un Sistema de Contabilidad garantice un eficiente control interno, requiere estar conformado por:

El Nomenclador de Cuentas, que precise las cuentas, subcuentas y análisis, tanto de uso general como específico que deben utilizarse por la entidad, de acuerdo a las actividades que desarrolla.

Definición del contenido y uso de las cuentas, subcuentas y análisis, en especial de las de utilización específica, establecidas atendiendo a las peculiaridades de la entidad, así como de las aclaraciones que procedan en las de uso general.

Integración y divulgación de los Principios Contables Generalmente Aceptados y de los Principios de Control Interno a cumplimentar por la entidad.

• Recopilación de las Normas y Procedimientos a aplicar, basados en las regulaciones emitidas por los organismos globales y ramales, así como los específicos de cada entidad, atendiendo a las particularidades de su actividad y a los requerimientos de su organización y dirección.
• Elaboración de un Sistema de Contabilidad de Costo consecuente con las normativas vigentes en esta materia ramales y nacionales, condicionado a las particularidades de las actividades que desarrolla la entidad y consecuente con la organización del proceso productivo o de prestación de servicios.
• Establecimiento del Sistema Informativo Interno compatible con el Sistema Informativo General vigente para toda la economía, que garantice las necesidades de análisis a cada nivel.
• Definir los aspectos de carácter general a tomar en consideración en función de adaptar cada uno de los subsistemas que conforman los Subsistemas de Control Interno.

Control interno Principios que rigen el control interno División del trabajo

La esencia de este principio descansa en la separación de funciones de la unidad operativa de actividades de forma tal que una persona no tenga un control completo de la operación, para lo cual se debe distribuir el trabajo de modo que una operación no comience y termine en la persona o departamento que la inició. De esta forma el trabajo de una persona es verificado por otra, que trabaja independientemente, pero que al mismo tiempo está verificando la operación realizada, lo que posibilita la detección de errores u otras irregularidades.

Lo esencial es precisar que los procesos de elaboración y aprobación de los documentos primarios, se efectúen por personas distintas  a las que los registran y éstos no  sean los que elaboran  y aprueban los Comprobantes de Operaciones que sirven de base a las anotaciones.

Es necesario dividir las diferentes operaciones en forma tal que los resultados parciales de una operación puedan ser verificados con el resultado de su contabilización.

Se extiende este principio a toda actividad laboral administrativa y debe aplicarse hasta donde las posibilidades del personal lo permitan, esto quiere decir que a pesar de los beneficios que ofrece su aplicación, debe ser objeto de una lógica adecuación cuando la plantilla del personal es pequeña, el aumento del personal con este fin debe ser la última de las alternativas, cuando no haya otra solución, ya que debe tenerse en cuenta que el costo de un control no debe ser superior a los beneficios que se deriven.

De acuerdo a lo planteado la Empresa define lo siguiente:

La División del trabajo entre los departamentos:

Almacenes(Aseguramiento)

En la actividad de almacenes los trabajadores que llevan los submayores de inventario no poseen acceso a las tarjetas de estiba ni a las propias estibas Así como se prohíbe que estos despachen mercancías. Solamente participan en la toma física de los inventarios parciales o totales con la presencia del dependiente del área de responsabilidad. El dependiente y responsable de almacenes no tienen acceso a los submayores de inventarios ni a los documentos de salida, entrada u otros después de su archivo en contabilidad además la recepción la realiza sin el documento de factura o conduce auxiliándose del método de recepción a ciegas, las entregas de recursos en los almacenes se ejecutan teniendo en cuenta  la resolución de firmas autorizadas en los almacenes, que describe además los productos que estos pueden extraer en cada caso. A los almacenes y sus estibas, así como  a la documentación del mismo no tienen acceso personal externo. Solamente los autorizados por el director de la Empresa y en compañía del almacenero. Los trabajadores de los almacenes así como el jefe de abastecimiento no tienen firmas autorizadas para extraer recursos y aquellos que la tienen les está prohibido hacer compras, Además los compradores no están autorizados a firmar solicitudes de materiales.

Producción

Ejecuta el control de la producción desde el punto de vista físico entregando a  contabilidad los reportes de hombres días por cada proyecto, conciliando la producción en proceso, detectando posibles desviaciones o paralizaciones, así como el costo por peso y controla la ejecución física de cada contrato, según la estructura organizativa de la Unidad realiza las facturas de venta por servicios terminados y controla en registro habilitado el cobro de las mismas.

Comercial:

El especialista Comercial se encarga de la búsqueda de trabajo para el departamento técnico, según la estructura organizativa realiza la facturación de las ventas, teniendo preenumerado las facturas en blanco, crear los mecanismos para que se desarrolle una buena gestión  en los cobros que este ayude a la liquidez de la entidad

Recursos Humanos

El departamento de recursos humanos entrega a contabilidad el Control de Datos Nómina, reportes de pago y las prenóminas, según corresponda. Los reportes de pago son archivados por el departamento de contabilidad en su documento original, tanto las correspondientes al pago normal de salario en moneda nacional, Pago por resultado en MN y Estimulación en Divisas. Controla este departamento los contratos de trabajo de cualquier tipo y las asistencias al trabajo, así como estas son computadas para la confección de los reportes de pago.

Especialista B Gestión Económica (ESP PRINCIPAL)

El Especialista B Gestión Económica (Esp. Principal) tiene la responsabilidad de dirigir y organizar la actividad económica y contable, y en las UEB trabajar coordinar y controlar la confección del plan técnico económico así como evaluar la situación de la entidad. Definir la correcta segregación de funciones entre lo operativo, administrativo y de custodia en el radio de acción garantizando que ningún departamento controle los registros contables relativos a sus operaciones y que ningún trabajador controle todas las fases de una transacción.  Su autoridad está definida en cuanto a la actividad que dirige y todos aquellos departamentos que por su vinculación estrecha con economía puedan afectar el buen desarrollo económico de la empresa en la política contable, en  el control interno, en las finanzas, en los costos y en los precios, además, se faculta para solicitar medidas disciplinarias a aquellos funcionarios y dirigentes que incumplan la política económica y de control, tanto en las finanzas como en la contabilidad, y otras materias económicas. Su autoridad también está definida en la determinación de la implantación de los diferentes sistemas de control, programas computarizados y explotación del equipamiento cibernético.

Especialista B Gestión Económica (Contabilidad)

Especialista B Gestión Económica (Financista)

Especialista B Gestión Económica (Planificación)

Las funciones de estos especialistas están determinadas en cada Unidad en correspondencia con la distribución interna que se haya realizado en el Departamento de Contabilidad y Finanzas, previamente establecido en el diseño del puesto de cada uno

Efectivo en Caja es el responsable en cada entidad de mantener el efectivo y valores equivalentes en lugar apropiado que ofrezca garantía contra robos, incendios, etc. observando las disposiciones vigentes dictadas por la Banca Central de Cuba y los Ministerios de Finanzas y Precios y de Economía y Planificación.

Efectivo en Banco representa la existencia de los medios monetarios depositados en cuentas bancarias que operan en la entidad.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES EFECTIVO EN BANCO

PROCEDIMIENTOS CONTABLES INVENTARIOS

Representan el valor atribuido a los objetos de trabajo de la empresa que constituye sus reservas productivas, la producción en proceso, las mercancías en circulación y otros medios que por su peculiaridad se incluye en este grupo.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES ACTIVOS FIJOS

Medios de trabajo destinados a la prestación de servicios o producción material, que conserva su vida útil por un tiempo prolongado, generalmente más de un período económico y que transfieren gradualmente su valor al producto elaborado o servicios prestados.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES NÓMINAS

Constituye el documento que formaliza el cobro de los trabajadores por conceptos de haberes y salarios, vacaciones, subsidios, primas o vinculaciones, obteniéndose la conformidad de estos mediante la firma en este documento.

CONCLUSIONES.

 El manual de normas y procedimientos contable y financiera, contiene la base normativa como parte del sistema de control interno, sirve de complemento de la Resolución No 60/2011 y tiene como objetivo lograr mayor eficiencia en el desempeño de las tareas, además lograr una adecuada sistematización en el ámbito estratégico, administrativo y operativo para convertirse en herramienta integral de la dirección. Constituye una guía de trabajo para los departamentos contables de la Empresa de Ingeniería y Proyectos ubicado en la Oficina Central, UEB Occidente, Centro Oeste, Centro este y las Oficinas Provinciales de Cienfuegos, Sancti Spíritus, Ciego de Ávila, Las Tunas, Holguín y Granma, siendo de obligatorio cumplimiento en todo el proceso contable.

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