Ejecución presupuestaria, mejora continua y competitividad en Clínica Hogar de la Madre

Autor: Domingo Hernández Celis

Auditoria y control interno

15-07-2011

Planteamiento del Problema

La Sociedad Hogar de la Madre, Órgano desconcentrado de la Sociedad de Beneficencia de Lima Metropolitana, se fundo el 21 de Diciembre de 1926. Luego el 8 de Mayo de 1938 se creó "El Hogar de la Madre", al servicio de la atención integral a la Madre y al niño. El Hogar de la Madre es una Clínica – Hospital que brinda atención especializada a la madre y al niño. A la fecha ha ampliado y diversificado sus especialidades, tratando en todo momento de estar a la vanguardia de los adelantos científicos y tecnológicos para brindar una mejor calidad de servicio a la comunidad.
También recibe el nombre de Clínica Hospital Rosalía De Lavalle De Morales Macedo en honor a su fundadora.

Este hospital realiza una destacada labor social y lo hace con auto-financiamiento.

El trabajo que se realiza en la Clínica - Hospital "Hogar de la Madre está dirigido principalmente a la conservación de la salud y bienestar de la madre y el niño, desde su fecundación.

La Clínica Hospital Hogar de la Madre no recibe ingresos ni se financia a través del Tesoro Público, sus recursos dependen exclusivamente de la venta de su servicio al sector privado.

Debido a la coyuntura actual que afrontan las empresas de nuestro país, a los cambios constantes para adaptarse en este mundo cada vez mas competitivo y globalizado, se ha encontrado en el Hogar de la Madre una empresa que en un primer momento fue privada (empresa sin fines de lucro), pero que fue donada a la Sociedad de Beneficencia de Lima Metropolitana y actualmente se rige por las normas gubernamentales, aunque trabaja exclusivamente con recursos propios.

El solo hecho de no recibir recursos financieros del Estado y someterse a las normas del mismo, ya es un problema para la institución.

Aunque para fines de este trabajo, el problema principal se encuentra en el hecho de tener que aplicar las frondosas formalidades y procedimientos que implica la Ley de Presupuesto del Estado en la fase de ejecución presupuestaria.

La entidad tiene un espíritu privado pero tiene que cumplir las burocráticas formalidades públicas; lo que hace que muchas veces no se cumpla con la tramitación de las autorizaciones de giro periódicas, formulación de los informes de ejecución presupuestaria, presentación de las rendiciones de cuentas, absolución de las observaciones, debido a diversos problemas dentro de la institución, como cambios de autoridades, cambio de personal, rotación de personal, renuncia de personal, falta de preparación del personal; esto hace que lejos de avanzar en la prestación de mejores servicios de salud en el marco de mejora continua y competitividad cada vez la entidad se vaya quedando rezagada y arrasada por la fuerte competencia de las entidades privadas, todo lo cual repercute en el desarrollo de la institución, que desde siempre ha tenido un prestigio como Clínica en la especialidad materno infantil.

La entidad no dispone de un Manual de Políticas, Manual de Procedimientos Presupuestarios, Manual de Procedimientos Contables, Manual de Procedimientos Administrativos y otros documentes que guíen la ejecución presupuestaria en las mejores condiciones y especialmente que sea cumplido por los directivos, funcionarios y personal en general.

En lo que se refiere a la ejecución presupuestaria propiamente dicha, se ha determinado, que la demora en la aprobación del PIA (aprobado con Acuerdo de Directorio de la SBLM), en el ejercicio 2006, se aprobó en junio del 2006, los trámites, modificaciones, ampliación por créditos suplementarios son posteriores a esta fecha, asimismo de enero a junio del 2006, se ejecutaron gastos para el normal funcionamiento de la Clínica, sin aprobación del PIA. Existe gastos no programados que se efectúan sin considerar los procedimientos establecidos, tal es el caso de juicios de AFP (por pagos no efectuados en los años 1993 al 2003); pagos de beneficios sociales de los trabajadores y personal de Servicios no personales; pagos por negligencia medica que no es común pero en el 2006 hubo un caso que obligó al pago a INDECOPI, para evitar una la multa que era de 10 UIT.

Otro problema es la falta de recepción de la documentación dentro de los plazos pertinentes, lo que configura falta de oportunidad y conlleva a incumplimiento de responsabilidades. Por ejemplo en el ejercicio 2007, se aprobó el presupuesto dentro de su fecha, pero la documentación fue recibida por el Hogar de la Madre en Abril- 2007; por tanto entre Enero y Abril se efectuaron ejecuciones presupuestarias para la operatividad de la empresa sin el cumplimiento de las formalidades y los controles respectivos.

La falta de aplicación de principios elementales de control interno, como la falta de rotación de personal de Tesorería, y Logística genera desconfianza en el manejo de los fondos y los bienes de la entidad; si a esto agregamos la falta de formación académica, capacitación y entrenamiento de los responsables contribuye a un manejo no adecuado. En Tesorería, el no depósito de los ingresos captados dentro de las veinticuatro horas, conlleva a problemas de alto riesgo, como puede ser el hecho de ser asaltados, que se haga uso indebido o lleve a cabo mecanismos de embargo por parte de proveedores, trabajadores u otros agentes. Tal es el caso suscitado el año 2007 que la entidad tuvo un embargo por el monto de S/.700,000.00, por parte de los Médicos de la Institución, que venían reclamando un incremento que dio el gobierno en el año 2001.

En general se ha determinado que no se cumplen cabalmente los siguientes procedimientos presupuestarios:

- Los requerimientos de pedido de las áreas no se realizan en forma oportuna ni con los documentos sustentatorios correspondientes.

- El Área de Logística, (encargado de efectuar que se cumpla con la ley de Contrataciones y adquisiciones) no verifica que los documentos se encuentren con los vistos bueno, firmas correspondientes y el documento que sustenta la transacción.

- El Área de Presupuesto no cumple con el procedimiento de comprometer en la forma y los plazos establecidos.

- La Unidad de Economía – Área de Contabilidad no aplica el denominado Control Previo consistente en verificar la documentación de las transacciones. El Área de Tesorería no efectúa el giro de los cheques en forma oportuna y algunas veces lo hace sin cumplir las formalidades del caso, derivando la documentación a la Unidad de Economía para los vistos buenos y firmas. Conllevando como consecuencia de múltiples errores, a asumir responsabilidades de los directivos y funcionarios, que por estos y otros motivos tienen una permanencia muy corta en la entidad.

- La Firma de cheques por la Gerencia y el Director de Administración y Finanzas, debido a la falta del control previo y concurrente, conlleva a la comisión de errores que luego derivan en la comisión de faltas y hasta posibles delitos.

- Sobre la base de errores sucesivos la Sección Caja, paga obligaciones que no cumplen los elementales aspectos formales de las transacciones en el marco de la normatividad gubernamental.

Otro aspecto relevante dentro de la problemática es que la entidad no dispone de las dependencias competentes para el cumplimiento eficiente y efectivo de los procesos y procedimientos establecidos. Por ejemplo, el control de la ejecución presupuestaria se lleva acabo en el Área de Contabilidad lo cual no es lo correcto porque debería hacerse en una dependencia de presupuesto que la entidad no dispone.

Asimismo, la entidad no dispone de una Oficina de Control Institucional - OCI (dependiente de la Contraloría General de la República), que fiscalice directamente los recursos directamente recaudados que aplica la entidad. El control se lleva a cabo desde la Beneficencia Pública de Lima, donde tampoco existe la cantidad ni la calidad de personal que de las pautas para la realización de una ejecución presupuestaria adecuada y que no ocasione problemas para la entidad.

Como consecuencia de la problemática presupuestaria, se ha determinado los siguientes inconvenientes:

• Demora de la aprobación del presupuesto y remisión del mismo.
• Documentación sin el compromiso presupuestal
• Pagos de documentos sin la afectación presupuestal, tal es el caso de la compra de medicinas, alimentos y otros suministros.
• No se cumple cabalmente con la fase de ejecución presupuestal de acuerdo a Ley, lo que conlleva a responsabilidades administrativas, civiles y en algunos casos penales.

Frente a la problemática descrita, se recomienda que las autoridades lleven a cabo la implementación de una dependencia de auditoria interna, para que sea el instrumento que evalúe permanentemente el sistema de control interno de la entidad y facilite las recomendaciones mas adecuadas para una adecuada ejecución presupuestaria que contribuya al fortalecimiento del control institucional, la mejora de las actividades y la competitividad de la entidad.

Formulación del problema

¿De qué manera la auditoria interna, puede facilitar una adecuada ejecución presupuestaria y de ese modo contribuir a la mejora continua y competitividad de la Clínica Hogar de la Madre?

Sistematización del problema

¿De que manera las normas de auditoria interna, pueden ayudar para que la ejecución presupuestaria se cumpla en forma adecuada y contribuya al cumplimiento de los objetivos de la Clínica Hogar de la Madre?

¿Cómo acoplar el proceso de la auditoria interna y los procedimientos de ejecución presupuestaria de modo que esta se lleve a cabo en forma adecuada y contribuya a la efectividad de la gestión institucional de la Clínica Hogar de la Madre?

¿De qué modo el valor agregado que genera la auditoria interna, puede contribuir a la efectividad de la ejecución presupuestaria y por tanto a la mejora y competitividad de la Clínica Hogar de la Madre?

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Domingo Hernández Celis - domingo_hcarrobayahoo.com

Doctor en economía. Doctor en contabilidad. Magister en auditoria. Contador publico colegiado. Bachiller en ciencias contabilidad. Docente universitario de pregrado. Docente universitario de post grado. Docente de educación superior tecnológica. Docente de educación secundaria. Ex militar de la fuerza aérea del Perú. Ex dirigente cooperativista. Gerente de microconsult-dhc. Asesor de empresas. Consultor de empresas. Lima- Perú. Nuevas publicaciones Ver más publicaciones recientes... Masters en línea - ISEAD MBA Executive Program MBA - Master en Dirección y Administración de Empresas MDF - Executive Master en Dirección Financiera MTM - Master en Dirección y Gestión de Empresas Turísticas MCI - Master en Comercio Internacional MCM - Master en Dirección Comercial y Marketing MDL - Master en Dirección del Desarrollo y Liderazgo MBA - Presencial.

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