Tecnología de información para las pyme

Autor: Mtro. Jesús Antonio Gaxiola Meléndrez

Pequeñas y medianas empresas, PyME

09-2005

Introducción

Podemos afirmar que las PYME's son técnicamente muy capaces para generar un producto o servicio y hacerlo llegar a los clientes, pero administrativamente son muy deficientes en el manejo de sus recursos. Según comenta Juan Bueno Torio Subsecretarios para la pequeña y mediana empresa de la Secretaría de Economía "el 35% de los problemas de una PYME es la necesidad de crédito, pero el otro 65% es administración".

Como administradores sabemos de la importancia de los recursos económicos, materiales y humanos, pero existe un nuevo recurso que da soporte operacional a la organización y que ha tomado relevancia en este mundo globalizado y competitivo, es el Recurso Información. Si se administran los todos los recursos "tradicionales" de la empresa por qué no administrar la información.

Para empezar unifiquemos el término administración; Podemos considerar de manera sencilla, que la administración como la forma de llevar a cabo las cosas o el "que-hacer" cotidiano de nuestra empresa en una manera creada, planificada y con actividades dirigidas a cumplir objetivos.

Una administración eficiente facilita la forma de llevar a cabo las cosas de modo que se cumplan y se logren alcanzar las metas y objetivos planeados, incrementar la productividad, haciendo de la empresa una unidad competitiva, brindando a los clientes una satisfacción y motivándolos a seguir realizando más transacciones. ¿Es usted empresario un administrador eficiente?

Referente a la Tecnología de información podemos comentar que es una herramienta de la ciencia de la informática capaz de realizar tareas como almacenar, procesar y trasformar datos de las actividades operativas de su empresa, mediante el uso de equipo de cómputo; es importante comentar que día con día el precio de las computadoras ya esta al alcance de la mayoría de las empresas. Por lo tanto la pregunta sería: ¿Aplica usted empresario Tecnología de Información para administrar su empresa?

Desarrollo

Entonces al unir los dos conceptos y aplicarlos en el funcionamientos diarios de las empresas podremos concluir que administrando la tecnología de información obtendremos como resultado un nuevo recurso (el Recurso Información) que nos permitirá administrar eficientemente los recursos tradicionales para lograr modernizar operaciones, reducir tiempos, disminuir desperdicios, podremos aumentar nuestro nivel de calidad y hasta obtener ventajas competitivas que nos diferencien de las empresas del ramo.

Es conocido que en la mayoría de las empresas ya se cuentan con equipos de cómputo y diferentes tecnologías al servicio de la administración, se han hecho importantes inversiones en tecnología, pero ¿han sido productivas? es el momento de reflexionar y de ser necesario encaminarlas hacia el objetivo central de la organización. Lo que se llama Alineación de la Tecnología de Información.

Pero, ¿cómo lograrlo? ¿Cómo puedo aplicar la informática en mi empresa?, es más, ¿cómo puede un empresario de PYME's hacerlo si no tienen estos conocimientos? A continuación se sugieren una serie de pasos para guiar este proceso de cambio y/o re-direccionamiento de la función informática en la empresa.

1. Debemos identificar el área de la empresa. Puede ser que esta sección de la empresa necesite una mejora o no se tiene información precisa sobre su desempeño. Puede ser una función sustantiva y sea necesario tener registro de su funcionamiento para controlarla, en fin, usted empresario decide cuales son sus necesidades de información.

2. Establecer claramente los Objetivos. Cada área de la empresa debe contar con objetivos bien específicos y en relación directa con el objetivo general de la organización. Si no los tiene, es el momentos para fijarlos. Se puede lograr mediante un reflexión conjunta entre empleados y gerente.
Si ya fueron establecidos claramente, nos deben dar la pauta para establecer la forma de medirlos y los requerimientos de información necesarios.

3. Determinar el presupuesto disponible para el proyecto. Es necesario tener la visión que invertir en tecnología le redundará en mejor control y mejores decisiones empresariales a futuro.

4. Seleccionar al mejor proveedor. ¿Compra o desarrollo?. Pregunte e investigue con proveedores de servicios informáticos en Internet, con otras empresas, con amigos empresarios del mismo ramo e incluso de diferentes, en busca de opciones y posibilidades de compra de sistemas de información. Es necesario evaluar las alternativas tomando como referencia los objetivos establecidos en el punto 2 y el presupuesto del 3.

5. Sensibilizar al personal. Es necesario que todo el personal se identifique con el proceso de cambio, que forme parte de él, que conozca los beneficios y también el trabajo que representa. Que reciban capacitación sobre el uso y dar a conocer claramente los resultados a obtener del proceso.

6. Duración del Proyecto. Establezca un periodo de tiempo adecuado para la puesta en marcha del nuevos sistemas de información. Esto da como resultado un plan de trabajo claro y preciso de todas las actividades necesarias para llevar a cabo el proceso de implantación.

7. Revisar el cumplimiento de los objetivos planteados al inicio del proyecto para controlar y retroalimentar el proceso de cambio.

También es una realidad que la mayoría de las PYME'S en México carecen de una estructura organizacional formal e incluso no tienen personal capacitado para esta labor tan específica, entonces es necesario contratar o asesorarse de personal consultor externo a la empresa que conocen por completo la aplicaciones de estas tecnologías disponibles. Una opción atractiva para las empresas que no tengan mucho presupuesto, es acercarse a las universidades, que por lo general, poseen programas de vinculación dedicados a la formación de egresados en estas áreas de conocimientos y que puedan apoyar el desarrollo de las organizaciones que lo necesiten a costos realmente accesibles.

Conclusión.

Podemos asegurar, que una empresa que logre llevar a cabo una administración eficiente de la Tecnología de información obtendrán a cambio un buen desempeño, logrando incrementar la productividad, alcanzando los objetivos gerenciales de la organización que son el fin o la razón de ser y existir de las instituciones. No le parece atractivo Sr. Empresario.

La ventaja competitiva que ofrece la tecnología de información es una necesidad para las PYME's; para poder sobrevivir en un ambiente empresarial deben integrar la tecnología de información en la organización, de forma tal, que produzca un control administrativo sobre los demás recursos de la empresa.

Al final, la Tecnología de Información no solo nos permite a las PYME's que sus productos y servicios lleguen al cliente, si no que además, obtendrán una mejor administración de todas las funciones básicas de su empresa, lograrán un incremento en la productividad, mejorarán las relaciones con los clientes y proveedores, incrementando las utilidades y por ultimo, permitirá tomar y aplicar las decisiones necesarias para mejorar al máximo las relaciones dentro de la organización y poder cumplir las metas establecidas.