Pueden los sistemas de apoyo a la toma de decisiones ser para uso de las pequeñas empresas?

Autor: Noel Jardiel Hernández Ayala

OTROS CONCEPTOS ADMINISTRACIÓN

08/2005

PALABRAS CLAVES

DSS, TI, PyMEs, Productividad, Ahorros, Decisiones, Certeza, KM, GSS,GIS

ABSTRACT

En el siguiente articulo vamos a explicar que es un Sistema de Soporte a la toma de Decisiones (DSS), además de identificar si su utilización y función es exclusiva para grandes corporativos.

En México el 97% de las empresas están en el rango de pequeñas y medianas, lo cual indica que este tipo de soluciones bien enfocadas puede ser muy exitoso. Además en ejemplo personal y real relatado en este artículo veremos un ejemplo en donde se analiza como un taller mecánico que está dentro del rango de pequeña empresa puede utilizar un DSS para su beneficio.

INTRODUCCIÓN

Actualmente hablar de sistemas computaciones y de tecnologías de información nos trae a la mente computadoras, telecomunicaciones, Internet y dinero. Dentro de esta imagen que nos viene a la cabeza podríamos separar en muchas áreas las tecnologías de información. Hablar de Administración del Conocimiento (KM), Sistemas de Información Gerencial (GIS) y la Administración de Sistemas es indicar un desarrollo y una metamorfosis de trabajo que anteriormente no se tenía. Existen sistemas los cuales sirven para poder operar y hacer acciones repetitivas, pero también existen las que ayudan a almacenar datos, ordenarlos, darles sentido y convertirlos en información. Es aquí cuando los sistemas de soporte a la toma de decisiones tienen su razón de ser.

Qué es un DSS

Para poder iniciar debemos de definir que es un DSS. Morton (1978) enuncia que DSS es un recurso intelectual de individuos con el apoyo de la computadora para proveer de decisiones con calidad.

Por otro lado el portal de dssresources.com nos dice que un DSS cubre una gran área de herramientas y sistemas computarizados que ayudan a la toma de decisiones en procesos definidos. [1]

Cuando los datos han dejado de ser simples letras y cantidades y se analizan de manera que se pueda obtener una ventaja competitiva se podrán ver ventajas de ahorros y sobre todo se tomarán decisiones basadas en datos reales y actuales de tal forma que el tiempo para la toma de decisiones se disminuya y esto a su vez permita generar acciones ya sea para generar ventajas

Tomando en cuenta entonces las definiciones anteriores y como lo comenta Carter las características de los DSS soportan procesos de la toma de decisiones consecutivas, además dependiendo de comportamiento del negocio este puede ser modificado, todo esto incluyendo un factor importante que es la administración de conocimiento.

Ahora bien, veamos cuales son los objetivos de un DSS.
Disminución de tiempo en la toma de decisiones
Generar información confiable para poder tomar decisiones correctas
Disminución de costos para la toma de decisiones
Aumento de productividad
Conduce a un análisis de qué pasa si…?
Explora impactos de futuras oportunidades
DSS EN MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS

Ya hemos visto como al pasar de los años las empresas viven en un mercado más competido y necesitan hacerse más productivas y se apoyan a la información y le dan sentido convirtiéndola a esta en una ventaja competitiva. Pero, ¿que tipo de empresas son las que ven a los DSS como algo estratégico para sus operaciones diarias? Esta respuesta pudiera resultar muy simple ya que las grandes empresas que manejan una inmensa cantidad de información y que además en un mundo tan cambiante como el que es actualmente, se necesitan tomar decisiones y cambiarlas a cada variación del mercado. Esto no se podría lograr de una manera rápida sin un DSS. Es por eso que se pensaría que solamente las grandes compañías tienen la necesidad de su utilización. En México, según datos del INEGI y publicado por en el Censo Económico [2], el 97% de las empresas en nuestro país está considerada dentro de las pequeñas y medianas empresas. Sin embargo esto no evita que incluso un depósito de cerveza o un taller mecánico puedan aprovechar la información en su beneficio.

EJEMPLO REAL DE UN DSS EN UNA PYME

Si tomamos de la definición de turban de que es un DSS, podemos ver que no importando el tamaño de la organización o empresas este puede ser de gran utilidad para mejorar y lograr las metas fijadas por cada pequeña empresa. Pongamos el ejemplo de la guerra de talleres mecánicos, actualmente se ha desatado un boom de talleres mecánicos por franquicia en donde el usuario final ve otra opción diferente al centro de servicio de la marca del coche pero más económico, esto ha afectado a su vez a los talleres pequeños de mecánicos.

Veamos un ejemplo real. En una ocasión mi coche de marca X el cual lo llevé a mantenimiento o servicio de los diez mil kilómetros, era la primera vez que llevaba mi coche a ese taller debido a que queda relativamente cerca de mi trabajo y permite que yo pueda incluso regresarme caminando después de dejar el auto.

Dos semanas después de recoger mi auto recibo una llamada a mi celular de parte del taller mecánico en donde me indican que la marca del filtro que le pusieron a mi auto tiene ya varios reporte de fallas por lo que quieren evitar un problema mayor y me piden llevar el auto para cambiarlo por otro, al colgar inmediatamente sentí una satisfacción grande de ver como el taller mecánico se preocupó por mi seguridad y mi satisfacción como cliente. Pero a tras de todo esto está un DSS, el taller mecánico mediante sus sistema de quejas detectó que de manera recurrente los filtros de marca Z estaban causando muchos re-procesos en los autos que fueron llevados a mantenimiento de la fecha X al fecha Y, el taller mecánico optó por tomar una decisión rápida de localizarme y llamarme y hacer el cambio de filtro lo cual permitió varias cosas:
Satisfacción por parte del cliente
Aumento de confianza del cliente con el taller
Disminución de toma de decisión para emitir una acción
Disminución de pérdida de ingresos futuros por una mala impresión del cliente hacia el taller.

En este caso vemos como el taller mecánico que no se compara con las grandes compañías de más de 1000 usuarios o empleados pueden ser excelentes puntos de referencia para poder implementar un DSS.

Por otro lado el DSS les puede ayudar a definir estratégicas de negocios como por ejemplo proponer paquetes para los clientes conforme a la época del año, ya que se lleva registrado por estaciones del año el tipo de problema recurrente de cada una de ellas. De esa forma el taller puede lanzar una promoción dos semanas antes de que los incidentes registrados a través del tiempo en cierta época del año comiencen a aparecer.

Conclusiones

Las tecnologías y los DSS no son exclusivos de las grandes empresas, como hemos visto en este artículo hemos recapitulado ejemplos reales de cómo un taller con menos de 10 trabajadores puede perfectamente tomar ventaja de este tipo de sistemas. Desgraciadamente no todos los empresarios tienen esta visión y lo más importante no tienen el dinero necesario para invertir en este tipo de soluciones.

En mi opinión quizás en nuestro país por el número de PyMEs y características de ellas no es muy común o es un poco difícil visualizar que sea un aspecto el cual los empresarios puedan pensar en que les será de gran utilidad. Sin embargo el uso del DSS es tan solo un área que las Pymes pueden utilizar, y así como estas soluciones también las de administración de conocimiento, CRM´s, GSS etc. son herramientas que bien implementadas y sobre todo si se hace una buena justificación de beneficios y oportunidades que generarán podrán ser sin duda herramientas que cualquier empresa sin importar el giro, tamaño, cultura y país deba implementar.

Bibliografía:

Carter G.M, “Building Organizational Decision Support Systems”, Academic Press, 1992.

[1] Decision Support Systems (DSS), Anónimo, URL: http://www.informationbuilders.com/decision-support-systems-dss.html consultado el 5 de Junio de 2004

Free DSS Glosary At DSSresource.com, Anónimo, URL: http://www.dssresources.com/glossary/
Accesado el 4 de Junio de 2004

La necesidad de los DSS en las Pymes, Álvarez Bañuel , URL: http://www.claveempresarial.com/soluciones/notas/nota010507a.shtml, consultado el 8 de Junio de 2004.

[2] Pymes en México, Anónimo, URL
http://www.contactopyme.gob.mx/impactopymes.asp?Lenguaje=0&Cve_B=5
Accesado el 4 de Junio de 2004

Turban, E. Aronson, J. (2001). Decision Support Systems and Intelligent Systems. (6a ed.). United States of America: Prentice Halll.

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Noel Jardiel Hernández Ayala

Noel Jardiel Hernández Ayala es Ingeniero en Sistemas de Información y tiene estudios en Maestría en Administración de Tecnologías de Información, además es catedrático del Tecnológico de Monterrey Campus León en la división de enseñanza media, y en la Universidad de León a nivel Maestría, impartiendo las asignaturas de Álgebra, Computación, Multimedia y Administración de Tecnologías de Información.

TECNOLÓGICO DE MONTERREY CAMPUS LEÓN

noel.hernandezarrobaitesm.mx