TEORÍAS ADMINISTRATIVAS DE SISTEMAS Y CONTINGENCIA EN LA ADMINISTRACIÓN MODERNA

Autor: JOSÉ ORLANDO MORERA CRUZ 

Teoría y pensamiento administrativo

01 / 2004

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Por lo general, los avances que llevan de la categorización a una comprensión de la causalidad fundamental no provienen de procesar cada vez más datos, sino de una investigación de campo muy detallada, cuando los investigadores se introducen a las empresas para observar cuidadosamente el funcionamiento de los procesos causales.

INTRODUCCIÓN

Los ejecutivos a menudo toman importantes decisiones de negocios basándose en poco mas que la información publicitaria que aparece en la contratapa de los libros...
 
Imaginémonos de entrada este caso:
 
Un paciente visita al medico porque no se siente bien, antes que el galeno pueda describir los síntomas, describe una receta y dice “Tome dos de éstas píldoras tres veces al día y llámeme la semana entrante”.
Entonces el paciente replica “Pero no le he dicho que anda mal, ¿como sabe usted que sus píldoras me aliviaran?”
“¿y por qué no?”, dice el doctor, “le sirvió a mis dos últimos pacientes”.
 
Evidentemente, ningún medico competente ejercería la medicina de este modo (aunque en nuestro país se vean casos similares[1]), ni ningún paciente racional lo aceptaría. Sin embargo los consultores de la administración prescriben rutinariamente este tipo de indicaciones genéricas y los ejecutivos usualmente aceptan esta terapia, creyendo ingenuamente que si una medida particular ayudo a otras empresas a triunfar, también debe ayudar a la suya.
 
Los administradores contribuyen enormemente a la creación de condiciones de eficacia cuando confirman que las herramientas, la información y los métodos de control aportan a las personas los conocimientos de retroalimentación que necesitan para contar con una motivación eficaz.
 
La motivación de ser considerada desde un punto de vista de Sistemas y Contingencia.

DESARROLLO

El contrapunteo conceptual...

 “La tarea de los administradores es mantener un sistema de esfuerzo cooperativo en una organización formal”[2] en tanto que la palabra contingencia significa algo incierto o eventual, que puede suceder o no. Se refiere a una proposición cuya verdad o falsedad solamente puede conocerse por la experiencia o por la evidencia y no por la razón.
 
La teoría general de sistemas no busca soluciones a problemas o intentar soluciones prácticas, pero sí, producir teorías y formulaciones conceptuales que puedan crear condiciones de aplicación en la realidad empírica.
 
En un aspecto más amplio, el enfoque de la contingencia destaca que no se alcanza la eficacia organizacional siguiendo un único y exclusivo modelo organizacional, o sea, no existe una única forma que sea mejor para organizarse con el fin de alcanzar los objetivos diferentes de las organizaciones dentro de un ambiente también cambiante.
 
La TGS[3], afirma que las propiedades de los sistemas no pueden ser descritas significativamente en términos de sus elementos separados; la comprensión de los sistemas solamente se presenta cuando se estudian los sistemas globalmente.
 
Los estudios actuales sobre las organizaciones complejas llevaron a una nueva perspectiva teórica: la estructura de una organización y su funcionamiento son dependientes de la interfase con el ambiente externo. La más notable contribución de los autores del Enfoque de la Contingencia esta en la identificación de las variables que producen mayor impacto sobre la organización, como el ambiente y la tecnología, para entonces predecir las diferencias en la estructura y en el funcionamiento de las organizaciones debidas a las diferencias en estas variables. Así, diferentes ambientes requieren diferentes relaciones organizacionales para una eficacia óptima.
 
La Teoría de Sistemas, surge de la preocupación por la construcción de modelos abiertos más o menos definidos y que interactúan dinámicamente con el ambiente y cuyos subsistemas denotan una compleja interacción igualmente interna y externa. Las organizaciones son analizadas como sistemas abiertos, esto es, abiertos al intercambio de materia, energía e información con el ambiente que los rodea.
 
La TS se considera demasiado abstracta y conceptual, por lo tanto, de difícil aplicación a situaciones gerenciales prácticas. Auque tiene gran aplicabilidad, su enfoque sistemático es básicamente una teoría general comprensible, que cubre todos los fenómenos organizacionales. Es una teoría general de las organizaciones y de la administración, una síntesis integradora.
 
El Enfoque de la Contingencia destaca que no se alcanza la eficacia organizacional siguiendo un único y exclusivo modelo organizacional, o sea, no existe una única forma que sea mejor para organizarse, con el fin de alcanzar los objetivos diferentes de las organizaciones dentro de un ambiente también cambiante.
 
La palabra contingencia significa algo incierto o eventual que puede suceder o no, suele representar una proposición cuya verdad o falsedad puede conocerse por la experiencia o la razón. Esta se fundamenta en que:
 
No existe un modelo organizacional, único y exclusivo para organizar- existe dependencia del ambiente externo, la variación en el medio ambiente y la tecnología influyen en la variación de las estructura organizacional.
 
Hoy en día se afirma, que la Teoría Contingencial marca una nueva pauta en la Teoría general de la Administración (TGA), dejando atrás algunos planteamientos pero que de una u otra manera contribuyeron al surgimiento de esta.
 
La más notable contribución de los autores del enfoque de la Contingencia, está en la identificación de las variables que producen mayor impacto sobre la organización, como el ambiente y la tecnología, para predecir las diferencias en la estructura y el funcionamiento de las organizaciones debidas a las diferencias en estas variables. Así, diferentes ambientes requieren diferentes relaciones organizacionales para una eficacia óptima. Se hace necesario un modelo apropiado para cada situación dada. Por otro lado, diferentes tecnologías conducen a diferentes diseños organizacionales. Variaciones en el ambiente o en la tecnología conducen a variaciones en la estructura organizacional. Para una mejor comprensión, es necesario explicar que se entiende por ambiente y tecnología.
 
Se refiere al desdoblamiento de la visualización desde dentro hacia afuera de la organización: el énfasis se centra en el ambiente y en las demandas ambientales sobre la dinámica organizacional. En tal sentido, el enfoque de la Contingencia destaca que son las características ambientales las que condicionan las características organizacionales. Es en el ambiente donde se pueden localizar las explicaciones causales de las características de las organizaciones. Así, no hay una única mejor manera de organizarse. Todo depende de las características ambientales relevantes a la organización. La visión contingente de la organización y de su administración, sugiere que una organización es un sistema compuesto de subsistemas y delineado por límites identificables en relación con su suprasistema ambiental. Este enfoque contingente está dirigido, por encima de todo, hacia la recomendación de diseños organizacionales y sistemas gremiales más apropiados a situaciones específicas.
 
Un sorprendente numero de libros y artículos sobre la administración confunden igualmente los atributos entre atributos y resultados con la casualidad.
 
El Caso... para aterrizar las teorías

Preguntémonos si alguna vez se ha visto un estudio que por ejemplo, contraste el éxito de las empresas financiadas con capital de riesgo con las financiadas con capital corporativo[4]. Esto no articula una teoría de causalidad, y si expresa una correlación entre los atributos y los resultados, y eso es generalmente lo mejor que se puede hacer cuando no se entiende lo que causa un determinado resultado.
 
Para este caso digamos que, unos estudios pueden demostrar que el 20% de las nuevas empresas financiadas por capitalistas de riesgo tiene éxito; otro 50% termina entre las que están en problemas y el resto fracasa completamente. Otros estudios pueden afirmar que la tasa de éxito de las empresa nuevas financiadas por capital corporativo es muy inferior.
 
Sin embargo con estos estudios no se puede concluir que la empresa tendrá éxito se financia con capital de riesgo - el mecanismo – que contribuye al éxito de una empresa nueva.
 
Como escoger la teoría?

Los ejecutivos que quieren resolver un problema quieren ir al grano: ¿qué teoría ayudará? ¿Cómo distinguir una buena teoría de una mala? Es decir, ¿Cuándo una teoría es lo suficientemente bien desarrollada para que su esquema de categorización esté realmente basado en vínculos causales entre circunstancias, medidas y resultados y no en coincidencias?
 
Cuando lo investigadores recién comienzan a estudiar un problema o asunto de negocio, los artículos que simplemente describen el negocio pueden convertirse en una base extremadamente valiosa para los intentos subsiguientes de los investigadores por definir categorías y luego explicar lo que causa que el fenómeno ocurra. A partir de esta base puede surgir una teoría que explique que sistemas funcionan bajo que circunstancias.
 
Es vital cuidarse de los trabajos que insisten en la necesidad de un cambio revolucionario de todas las cosas. Esta es la falacia de pasar directamente de la descripción a la teoría. Si los autores implican que sus hallazgos se aplican a todas las empresas y en todas la situaciones, hay que no creer[5]. Debemos saber no solo dónde, cuándo y por qué deben cambiar las cosas, sino que también debe seguir siendo igual. La mayoría de las veces, los nuevos esquemas de categorización no trastornan el pensamiento establecido. Mas bien, aportan nuevas ideas respecto a cómo pensar y actuar de modos dependientes de las circunstancias. Por ejemplo la obra de Porter sobre Competitividad Internacional no echo por tierra la Teoría de Comercio, sino que mas bien, identificó una circunstancia en la que un mecanismo diferente de acción condujo a ventajas competitivas.
 
Si los autores clasifican el fenómeno en categorías basadas en sus atributos, simplemente hay que aceptar que el estudio representa sólo un paso preliminar hacia una teoría confiable. Lo más que se puede saber en esta etapa es que existe una cierta relación entre las características de la s empresas que se están estudiando y los resultados que experimentan. Éstas se pueden describir en términos de una tendencia general (por ejemplo: 20% de todas las empresas financiadas con capital de riesgo alcanza el éxito; muchas menos empresas financiadas con capital corporativo lo hacen). Pero si se usan para guiar las acciones de la empresa se corre el peligro de meterse en problemas.
 
Correlaciones que se disfrazan como causalidad a menudo toman la forma de adjetivos. Sin embargo, una verdadera teoría debe incluir un mecanismo[6]. Por tanto, una teoría de cómo ayuda el financiamiento al éxito de las empresas nuevas podría sugerir que lo que los capitalistas de riesgo hacen para ayudar a las nuevas empresas a triunfar es distribuir pequeñas cantidades de fondos para muchos experimentos. Eso estimula a las nuevas empresas a abandonar de inmediato las iniciativas fallidas y a probar nuevos métodos. Lo que hacen los capitalistas corporativos, que resulta menos eficaz, es inundar a una empresa nueva con una gran cantidad de dinero al principio, permitiéndole seguir por mucho tiempo una iniciativa que esta condenada al fracaso. Luego retiran su respaldo, impidiendo así que la empresa pruebe métodos diferentes para descubrir lo que funcionará. Durante el boom de las empresas “punto.com” cuando los capitalistas de riesgo inundaron de dinero a las nuevas empresas, el hecho de que los fondos en si fueran de riesgo no ayudo a revertir el desastre predecible.
 
Hay que recordar que los hallazgos de un investigador casi nunca pueden considerarse finales. El descubrimiento de una circunstancia en la que una teoría no predijo exactamente un resultado es un triunfo, no un fracaso. El progreso resulta de perfeccionar las teorías para explicar las situaciones en las cuales la teoría falló.

Inclinación personal hacia...

Buscar comprender las relaciones que se establecen dentro de los subsistemas y las organizaciones y su ambiente. Se busca una teoría orientada a sugerir diseños organizacionales apropiados para situaciones especificas.
 
El Enfoque de Contingencia se basa en los enfoque de otras teorías y las criticas de cada una de ellas para demostrar que nada es absoluto. No existe un método optimo para las organizaciones cada una se adapta al que le proporcione mejor resultado. El punto de vista de contingencia de las organizaciones y su administración propone que una organización es un sistema compuesto por subsistemas y delimitado por límites identificables con respecto al suprasistema que lo rodea. El punto de vista de la contingencia busca entender las interrelaciones dentro y entre los Subsistemas, así como dentro de la organización y su medio ambiente, definir los esquemas de relaciones o configuraciones de variables.
 
El enfoque de Contingencia representa, de hecho, el primer intento serio de responder a la cuestión de cómo interactúan los sistemas con su ambiente. El enfoque de Contingencia intenta proporcionar algo más útil y práctico para la administración de las organizaciones complejas. La falta de consonancia entre una organización y su ambiente la conduce a la ineficiencia. Cuando un subsistema de una organización “se comporta” en respuesta a otro sistema o subsistema, se puede decir que la respuesta fue “contingente”  sobre el ambiente... por lo tanto, un enfoque de contingencia es un enfoque en el cual el comportamiento de una subunidad es dependiente de sus relaciones ambientales con otras unidades o subunidades que tienen algún control sobre las consecuencias deseadas por aquella subunidad[7].
 
El enfoque de contingencia aceptó las premisas básicas de la Teoría de Sistemas con respecto a la interdependencia y a la naturaleza orgánica de la organización, como también el carácter abierto y adaptativo de las organizaciones y la necesidad de preservar su flexibilidad frente a los cambios ambientales.  La tesis central del Enfoque de Contingencia es la de que no existe un método o técnica generalmente valido, optimo ni ideal para todas las situaciones: lo que existe es una variedad de alternativas de métodos o técnicas proporcionadas por las diversas teorías administrativas, uno de los cuales podrá ser el más apropiado para una situación determinada.
 
Uno de los aspectos curiosos del Enfoque de Contingencia es el hecho de que casi todos los conceptos utilizados son colocados en términos relativos y no en términos absolutos, como en un continuo. Es principalmente en la Teoría de la Contingencia que se nota con más preponderancia el hecho que desde la Teoría Estructuralista fue puesto en evidencia: las fronteras entre las diversas teorías y escuelas se hacen cada vez más inciertas y permeables con un creciente y pujante intercambio de ideas y conceptos.

CONCLUSIONES

Las teorías expuestas presentan, cada una por su parte, un enfoque diferente para la administración de las organizaciones. Cada teoría presenta la solución o soluciones encontradas para determinada circunstancia, teniendo en cuenta las variables localizadas y los temas más relevantes. Decir que una teoría es más cierta que la otra no es correcto, y mucho menos tengo yo el poder de emitir un juicio de tal magnitud, sería mejor decir que cada teoría presenta la solución dentro del enfoque escogido teniendo en cuenta las variables seleccionadas dentro o fuera de las organizaciones.
 
Las teorías tradicionales han visto la organización humana como un sistema cerrado. Eso a llevado a no tener en cuenta el ambiente, provocando poco desarrollo y comprensión de la retroalimentación (feedback), básica para sobrevivir.
 
La Realidad

Por desgracia, en la investigación sobre Administración muchos académicos y consultores se mantienen intencionalmente en la etapa basada en la correlaciones de elaboración de teorías, con la errónea creencia de que pueden aumentar el poder predictivo de sus “teorías” procesando enormes bases de datos en potentes computadoras y produciendo análisis de regresión que miden la correlaciones de atributos y resultados en grados cada vez más altos de significación estadística. Los ejecutivos que tratan de guiarse por ese tipo de investigación solo pueden esperar tener suerte: si adquieren los atributos recomendados, de alguna manera también se verán favorecidos por el éxito.
 
Por lo general, los avances que llevan de la categorización a una comprensión de la causalidad fundamental no provienen de procesar cada vez más datos, sino de una investigación de campo muy detallada, cuando los investigadores se introducen a las empresas para observar cuidadosamente el funcionamiento de los procesos causales.

[1] Ley 100.
[2] Chester Barnard: The Functions of the Executive (1938).
[3] TGS: Teoría General de Sistemas.
[4] Implicando que la fuente de financiamiento de capital es una causa de éxito más bien que simplemente un atributo que se puede relacionar con una empresa que resulta exitosa por alguna otra razón actualmente desconocida.
[5] Usualmente las cosas son como son por muy buenas razones y no porque si.
[6] Que es una descripción de cómo funciona algo.
[7] Las consecuencias son siempre contingentes sobre el comportamiento dentro del ambiente.
 
REFERENCIAS 
 
CHIAVENATO, Idalberto. Introducción a la Teoría General de la Administración, Colombia, Editorial Mc Graw Hill, 1994.
KOONTZ, Harold. Administración una Perspectiva Global, México, Editorial Mc Graw Hill, 1998.
MORRIS, Daniel. Management Siglo XXI, Colombia, Editorial Mc Graw Hill, 1995.
ROBBINS, Stephen P. Management, EE.UU., Editorial Prentice Hall, 1998.
 
INTERNET
www.degerencia.com
www.dinero.com (Revista Dinero)
www.gestiopolis.com
www.hbr.com (Harvard Business Review )
www.poder.com (Revista poder)
www.portafolio.com.co (Portafolio Económico)
 
 

JOSÉ ORLANDO MORERA CRUZ 

moreraarroba007mundo.com