La auditoría de gestión, una necesidad en la eficiencia

Autor: Martha Rosa López Toledo

Estrategia y dirección estratégica

02 / 2004

La Auditoría de Gestión pasa a ser hoy por hoy un elemento vital para la gerencia, permitiéndole conocer a los ejecutivos qué tan bien resuelven los problemas económicos, sociales y ecológicos que a este nivel se presentan generando en la empresa un saludable dinamismo que la conduce exitosamente hacia las metas propuestas.

Esta auditoría está muy relacionada con las características estructurales y funcionales del objeto de estudio, por lo que su ejecución requiere de una guía que se adapte a las condiciones existentes y que, sin limitar la independencia y creatividad del auditor, le permita lograr una sistematicidad y orden que le haga obtener los mejores resultados en el período más breve posible.

Dentro de la Economía Cubana, el sector agrícola y turístico están llamados a jugar un papel fundamental y de ahí que se les exija lograr sus objetivos con un uso racional de los recursos. Es objetivo de esta trabajo determinar las barreras a que se enfrenta la auditoría de gestión y diseñar en función de estas una guía en sectores priorizados. Para su mejor desenvolvimiento se diseña un sitio Web de muy fácil acceso.

Todo lo anteriormente expuesto conduce a presentar en este trabajo un resumen de las investigaciones efectuadas y que muestra la opinión de la autora, tras larga investigación de las barreras a las que hoy se enfrenta la auditoría de gestión Se ha distinguido fundamentalmente instalaciones hoteleras, de transporte para el turismo y la agricultura del territorio donde se propone una guía ya aplicada, para ejecutar la auditoría de gestión en estos lugares, partiendo de las características de la gestión en cada entidad. Se describe áreas a auditar, herramientas a emplear, papeles de trabajo a desarrollar.

INTRODUCCIÓN:

La evaluación integral es un nuevo enfoque dentro de la cultura administrativa moderna que consiste en implantar, utilizar y desarrollar métodos y técnicas que refleje en forma objetiva el nivel real de la administración y la situación de la empresa. Muchos trabajos, métodos, técnicas y procedimientos se pueden encontrar en libros y manuales para la realización del diagnóstico de los problemas y sus causas. No ajena a este desarrollo y derivado de una integración horizontal y vertical ha surgido en el campo de la auditoría la Auditoría de Gestión, aún poco aplicada prácticamente en las condiciones cubanas.

El trabajo que se presenta reúne elementos vitales para la economía del país: Turismo, Agricultura y Auditoría de Gestión. La industria turística en estos últimos años ha presentado un desarrollo vertiginoso. La agricultura por su parte, reclama un fuerte desarrollo que permita satisfacer las necesidades de nuestra población. Se impone a la par de lo anteriormente expresado un salto cualitativo en el control, que permita lograr las metas deseadas con la calidad requerida. Los análisis realizados dan pie para aseverar que esta nueva cualidad aún no se ha logrado en su estadío deseado; es evidente que se está ante un problema:

Insuficiente control integral de los ejecutivos sobre el objeto de dirección.

Se efectuó por tanto una investigación sobre el sistema actual de control empleado lo que constituye el objeto de estudio de este trabajo. Investigaciones ejecutadas en los últimos 6 años en entidades del sector turístico y agrícola permiten señalar como una de las causas principales, la ausencia de la Auditoría de Gestión como elemento de autocontrol que permita un diagnóstico certero , oportuno y sistemático de la entidad en su conjunto.

Es evidente caracterizar las barreras a que se enfrenta hoy esta actividad y aplicar una guía para la Auditoría de Gestión en actividades vinculadas al turismo y la agricultura por su alta incidencia en el país. Es este el objetivo de este trabajo que tiene como campo de acción la Auditoría de Gestión como elemento integrador de autocontrol y diagnóstico continuo.

Se parte de la hipótesis de que diseñar y aplicar una gruía de auditoría de gestión en las actividades ya mencionadas permitirá:

Elevar integralmente el control de los recursos humanos, financieros, materiales en un desarrollo sostenible.

Promover el avance hacia las metas de estos sectores vitales en el desarrollo de la población.

Propiciar que la alta gerencia dedique su tiempo a funciones que por su naturaleza son indelegables.

Promover el desarrollo de las auditoría de gestión en nuestra sociedad.

Para llevar a cabo el cumplimiento de esta hipótesis se efectuaron diferentes tareas entre ellas las principales fueron: Evaluación de la situación actual de este tipo de auditoría en el territorio. Recopilación de información ,análisis y síntesis.

De esta forma hasta se buscaron las vías mas objetivas de aplicar la auditoría en los sectores ya señalados, para posteriormente diseñar las guías y aplicarlas en cuatro hoteles, Empresa Agrícolas de Cítricos , de Tabaco y de Papa.

Se define este tipo de Auditoría como:

“ El examen que se realiza en una entidad para establecer el grado de economía, eficiencia y en la planificación, control y uso de sus recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades primarias examinadas”

Se está en presencia de una auditoría que evalúa objetivos económicos, sociales y ecológicos y por tanto su diseño corresponde a una actividad específica, generalmente no puede ser utilizada en su totalidad en otra entidad diferente.

De aquí se desprende la contradicción fundamental: Se da de lo general establecido por los Lineamientos del Ministerio de Finanzas y Precios y actualmente el Ministerio de Auditoría y Control sobre la Auditoría de Gestión y lo particular dado en las características de una actividad específica.

Es necesario, por tanto, el diseño de una guía metodológica que responda a las características estructurales y funcionales de las entidades objeto de investigación. De esta forma se contará con una herramienta esencial para incrementar los niveles de economía, eficiencia y eficacia en las entidades ya señaladas en un desarrollo sostenible. Se evaluará la gestión que se realiza a en la planificación, control y uso de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes para verificar su racional utilización y contribuir a mejorar las actividades y materias examinadas. Lograr, a través de ella que los ejecutivos evalúen la efectividad de los procedimientos seguidos y si estos están dirigidos a cumplir los objetivos fijados.

Todo lo anteriormente explicado se sintetiza en el diseño de una guía metodológica para efectuar este tipo de Auditoría adaptada a las especificidades de la actividad hotelera, transporte y agricultura. En el caso de la agricultura se analiza por cultivos, mostrándose para el caso de cultivos estacionarios como es la papa y el tabaco y de cultivos permanentes como es el cítrico.

DESARROLLO:

En Cuba la Auditoría de Gestión comienza a tener auge a principios de los años 90 como resultado del desarrollo social, el avance tecnológico y la práctica productiva a lo que contribuye la apertura de nuestras relaciones hacia un mundo hasta ese momento poco explorado en el país y en el que se ha hecho necesario actuar, se han promovido de entonces a acá talleres y otras vías de divulgación e impulsar esta labor.

Todo esto apoya una actividad tomando, como es lógico, un carácter general, pero en esta auditoría se da una contradicción que es esencial: lo general que se establece por los organismos competentes, para poder desenvolverse en este campo y lo particular que deben tener estas auditorias a partir de las características estructurales y funcionales de cada objeto de investigación.

A partir de lo anteriormente expuesto, aún son insuficientes las Auditorías de Gestión que se ejecutan. Los directivos de las empresas no reconocen en esta auditoría una aliada en el logro de los objetivos económicos, sociales y ambientales que ellos deben cumplir. Los auditores se ven y son vistos como los “buscadores de fraudes y errores” de viejos paradigmas. Es evidente que existe un desfasaje en el tiempo entre los cambios económicos - sociales que se promueven y el desarrollo de la Auditoría de Gestión. Durante seis años investigando en el territorio de Cienfuegos y analizando diferentes sectores de la economía territorial, la autora de este trabajo considera como las causas fundamentales:

1. Desconocimiento de los ejecutivos sobre esta auditoría y sus ventajas.

Los estilos de dirección más modernos, en los cuales Cuba está inmersa, buscan la menor distancia posible entre la alta gerencia y la base. Esto implica un gran nivel de desagregación y es aquí donde la Auditoría de Gestión auxilia a los ejecutivos, velando por el cumplimiento de los objetivos económicos, sociales y ecológicos para que la administración dedique su tiempo a tareas indelegables. Sin embargo, existen un divorcio entre esos estilos de dirección y la Auditoría de Gestión. Se toma lo primero y se desecha lo segundo. Resultado, los ejecutivos está sobrecargados de trabajo, lo que impide lograr los resultados que se esperan.

2. Escaso sustento metodológico.

Si bien la Auditoría de Gestión es dinámica necesita de un marco conceptual en que el auditor pueda trabajar. Es insuficiente aún la información o lineamientos que le permita al auditor, partiendo de ellos, ejecutar su labor de forma creativa pero sistemática y ordenada. En nuestra investigación y considerando la importancia que tienen determinados organismos en el territorio, ya sea por su incidencia en los ingresos en divisas, el turismo, o en la población, la agricultura se han elaborado guías de trabajo que propicien la transferencia de estas tecnologías novedosas que permitan promover el cambio que modifique la situación actual y contribuya al mejor entendimiento de esta auditoría tanto por auditores como por todo el personal que se beneficia de ella.

3. Insuficiencia de los auditores para romper sus paradigmas.

De todos es sabido que el conocimiento científico constituye el soporte de alto nivel de todo desarrollo impetuoso. Es muy difícil que este pueda ser llevado a cabo por personas que no dominen sus características y sus propiedades y que a su vez aporten perfeccionamientos y mejoras. Los recursos humanos son un factor clave en el desarrollo tecnológico. Los auditores no están totalmente preparados para el cambio, los agobia la rutina de la auditoría tradicional.

4. Incapacidad del trabajo en equipo para lograr una alta productividad científica.

En la Auditoría de Gestión, como ya se ha explicado, se necesita de varias disciplinas para obtener una descripción y comprensión del objeto a estudiar.

La interdisciplinariedad descansa en la unidad material del mundo y responde a una necesidad de la actividad científica vinculada a la práctica social, en el caso de este tipo de auditoría se convierte en un requisito esencial donde tiene que lograrse una cooperación orgánica entre los miembros del equipo. En muchas de las auditorías efectuadas en el territorio esto no se logra, y el auditor se limita, en ocasiones, a consultar con otros especialistas.

A partir de esta situación es que elabora la guía metodológica que reúna los aspectos esenciales a considerar en la Auditoría de Gestión a algunas actividades vinculadas al turismo y la agricultura Se proponen cuestionarios, encuestas, índices, entrevistas y papeles de trabajo.

Además como ayuda a los auditores se elabora una simulación tomando como base un hotel para que el interesado ejecute la auditoría, se da una respuesta a criterio de a autora con los correspondientes papeles de trabajo.

CONCLUSIONES

El proceso de perfeccionamiento empresarial que se desarrolla en nuestro País, logra, sin duda, el despegue que en el campo económico es imprescindible. En la Resolución económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba, se expone la decisión de ampliar este perfeccionamiento a todas las entidades de forma integral, ordenada y programada, siempre teniendo como punto de partida las características de cada actividad.

Un elemento esencial en este escenario, lo constituye un acertado control que tiene su mejor expresión en la Auditoría de Gestión como asesora de la alta dirección para asegurar la conducción oportuna hacia las metas propuestas en un entorno cambiante
Esta guía constituye, un camino, una herramienta que conduce al auditor por un camino sistemático y ordenado, sin limitar su creatividad , en la ejecución de la Auditoría de Gestión en las entidades hoteleras , de transporte y en el caso de los cultivos de la papa, tabaco y cítricos, a partir de sus características estructurales y funcionales.

El vertiginoso desarrollo científico permite el uso de las computadoras, que en este caso se emplea para lograr que directivos, auditores y estudiosos en general de esta temática indaguen y profundicen en ella . Este trabajo cumple varios propósitos: Orientar a la alta gerencia en las ventajas y uso de la Auditoría de Gestión. Mostrar a los auditores como ejecutarla a través de la metodología y el ejemplo demostrativo. Entregar a estudiantes de pre y posgrado los conocimientos que le permitan avanzar en este camino. Extender , con esta guía, la Auditoría de Gestión a entidades similares a las aquí estudiadas.

Todo esto permitirá contribuir a impulsar el desarrollo de la empresa socialista cubana, logrando que la gestión del sistema empresarial sea productivo, comercial y con economía, con la agilidad necesaria para adaptarse rápidamente a las condiciones de mercado. Este trabajo ha sido aplicado en varias instalaciones, demostrando su flexibilidad y descubriendo ineficiencias.

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