El control de gestión en organizaciones sin ánimo de lucro

Autor: Giovanny E. Gómez

AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO

11 / 2001  

Los directivos de las organizaciones sin ánimo de lucro son los encargados de diseñar un verdadero sistema de Control de Gestión que garantice la efectiva y eficiente utilización de los recursos 

Una organización sin ánimo de lucro es aquélla cuyo objetivo es distinto a la obtención de beneficios para sus propietarios. Generalmente su objetivo se centra en facilitar servicios. En entidades de este tipo, las decisiones tomadas por los directivos se encaminan a facilitar los mejores servicios posibles con los recursos disponibles.

El éxito de este tipo de organizaciones se mide en primer lugar por la cantidad de servicios que provee y por la calidad de los mismos, medido por la contribución que se da al bienestar público.

Teniendo en cuenta que el concepto de servicio es poco susceptible de ser medido en valores reales, es así como también se hace muy difícil elegir entre alternativas de acción en estas, debido a las dificultad de relacionar directamente los costos de los servicios y de los beneficios.

A pesar de estas complicaciones, los directivos deben de alguna forma asegurar que los recursos sean utilizados con eficiencia y eficacia, es de allí donde parte el problema de establecer las medidas de control de gestión que se deben aplicar en las políticas y prácticas que se implementan en la prestación de los servicios.

Supervivencia

Una entidad sin ánimo de lucro debe recibir fondos a través de sus ingresos o de otras fuentes que sean al menos iguales que sus gastos si pretende seguir prestando sus servicios

CARACTERÍSTICAS DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO QUE AFECTAN EL CONTROL DE GESTIÓN 

Ausencia de una medida de beneficio
Diferente consideración legal e impositiva
Tendencia a ser organizaciones de servicios
Notables limitaciones sobre objetivos y estrategias
Menor dependencia de los clientes para el apoyo financiero
importancia de las influencias políticas
Ausencia de medidas de beneficio

La ausencia de una medida de beneficio es la característica más importante, ya que afecta a todas las organizaciones sin ánimo de lucro, las otras características afectan a muchas pero no a todas por que ellas reflejan más bien tendencias, que características intrínsecas.

Todas las organizaciones utilizan recursos para producir bienes y servicios, esto es utilizan inputs para producir outputs, En una organización que persigue el beneficio, este facilita una medida global de la eficacia y la eficiencia.

 La ausencia de una única y satisfactoria medida global del rendimiento comparable al beneficio es el problema más serio que enfrentan los directivos de las organizaciones sin ánimo de lucro en el desarrollo de sistemas de control de gestión.

En este sentido el control de gestión se debe encaminar a evaluar las ventajas de la medida del beneficio de su servicio en cuanto a:

Facilitar un único criterio que pueda ser utilizado en la evaluación de cursos alternativos de acción

Permitir un análisis cuantitativo en aquellas propuestas en las cuales los ingresos pueden comparados con los costos

Proporcionar una única medida del rendimiento

Facilitar la descentralización

Comparar los rendimientos entre las diferentes organizaciones del mismo tipo
Tendencia a ser organizaciones de servicios

la mayoría de las organizaciones sin ánimo de lucro son organizaciones de servicios y por ello no tiene las mismas ventajas en cuanto al control de gestión que las empresas que producen y venden bienes tangibles.

 se presentan entonces diferencias marcadas que influyen en la implementación del sistema de control de gestión.

los servicios no pueden ser almacenados, es por ello que si los medios disponibles para prestar un servicio en un momento determinado no se utilizan, los ingresos potenciales se pierden definitivamente

las organizaciones de servicios tienden a ser intensivas en medios humanos. Aunque estas organizaciones requieren relativamente poco capital por unidad de output, el control de este es más difícil

No siempre resulta fácil medir la cantidad de servicios a causa de la propia heterogeneidad y especificidad de cada uno de ellos

Es muy difícil inspeccionar la calidad de un servicio durante su prestación.

El Sistema de Control de Gestión debe comprender una estructurada en términos de programas y otra en términos de responsabilidades organizativas
Limitaciones sobre objetivos y estrategias

Dentro de unos limites amplios, una organización que busca obtener beneficios puede seleccionar el sector en el que emprenderá su negocio, tiene la posibilidad de escoger entre diferentes formas de competir en el sector e incluso puede cambiar estas estrategias siempre que lo decidan sus directivos.

la mayoría de las organizaciones sin ánimo de lucro, tienen muchos menos grados de libertad y tienden a cambiar las estrategias lentamente, generalmente este tipo de organizaciones toma decisiones acerca del paquete de servicios que ofrecerá, pero no puede decidir con facilidad la interrupción de estos.

por otra parte, las organizaciones que reciben apoyo financieros de distintas entidades, deben sujetarse a las condiciones impuestas por estos. Además, muchas de estas condiciones incluyen los tipos de servicios que pueden ofrecer, y pueden restringir las opciones de los directivos acerca de la utilización que debe darse a sus contribuciones financieras.

Fuentes de apoyo financiero
Una organización que persigue el beneficio, obtiene recursos financieros de la venta y servicios.

 Si el flujo de ingresos es inadecuado, la organización no sobrevive. Una empresa no puede sobrevivir durante mucho tiempo si elabora un producto que el mercado no desea, de esta forma, el mercado dicta los límites dentro de los cuales el directivo puede operar.

algunas organizaciones sin ánimo de lucro también obtienen toda o sustancialmente toda su financiación de sus ingresos por ventas. Por el contrario, otras reciben apoyos financieros significativos de otras fuentes adicionales a los ingresos por servicios prestados.

 En estas organizaciones no existe una conexión directa entre la cantidad de servicios recibidos por los clientes y la cantidad de recursos facilitados a la organización.

ELEMENTOS DEL PROCESO DE CONTROL DE GESTIÓN

El primer requerimiento de un buen Control de Gestión en una organización sin ánimo de lucro es que los directivos aprecien la importancia del control, reconociendo su factibilidad, comprendan como utilizarlo y quieran dedicar el tiempo suficiente al proceso.

por otra parte, el sistema de control debe comprender dos principales clasificaciones de cuentas, una estructurada en términos de programas y la otra en términos de responsabilidades organizativas.

En el nivel más bajo se encuentran los grupos de cuentas, cada una de las cuales se relacionan con un único concepto del programa y un único centro de responsabilidad. Estas cuentas se suman a nivel de conceptos y categorías de los programas y en los varios niveles de la jerarquía organizacional.

El sistema debe contener datos históricos y datos estimados sobre costos y outputs futuros.

los datos historicos son definidos y estructurados del mismo modo que los datos futuros. Un sistema contable que reúna datos históricos que son inconsistentes con los costos y outputs estimados no facilita una base adecuada para el control.

LA CONTABILIDAD DE GESTIÓN EN LAS ORGANIZACIONES SIN ÁNIMO DE LUCRO

respecto a la contabilidad de gestión, la mayor parte de los gastos deben medirse de acuerdo con los mismos principios que gobiernan la contabilidad financiera, pero con un mayor grado de detalle. Los gastos se agrupan por concepto del programa y por centros de responsabilidad.

En la información sobre centros de responsabilidad, puede ser deseable medir solamente los costos directos y omitir los costos distribuidos o identificar los gastos controlables por separado de los no controlables.

algunos centros de responsabilidad son centros de gastos, siempre que resulte conveniente.

Sin emembargo, los centros de responsabilidad son calificados como centros de4 beneficios, es decir, sus directivos son responsables de los gastos y los ingresos. El término centro de beneficio no supone que el directivo tenga que obtener necesariamente un beneficio, más bien, el objetivo consiste en alcanzar un nivel de cobertura de los ingresos respecto a los gastos.

EL PROCESO PRESUPUESTARIO

El proceso presupuestario es mucho más importante en una entidad sin ánimo de lucro que en una que busca obtener beneficios. Esto puede permitir que los directivos operativos modifiquen ciertos planes a iniciativas propias, bajo el presupuesto de que el plan revisado es probable que incremente los beneficios. En contraste en las organizaciones sin ánimo de lucro se deben adherir estrechamente a los planes expresados en el presupuesto.

El presupuesto anual operativo se deriva de los programas aprobados. Esencialmente es una evaluación de la parte del programa correspondiente al otro año. En el curso del proceso presupuestario, se efectúa una cuidadosa estimación de los costos por programas y responsabilidades para la ejecución de éstos que se asignan a los centros de responsabilidad individual.

El presupuesto se ve como la parte más importante del proceso de control de gestión, debido a que especifica cómo se conducirán las actividades del siguiente año.

Un proceso presupuestario comienza con una estimación realista de los ingresos.

Ordinariamente, los gastos se planifican de forma que sean aproximadamente igual a os ingresos.

Este equilibrio entre gastos e ingresos difiere del enfoque utilizado en las organizaciones que buscan el beneficio.

Si los gastos presupuestados exceden a los ingresos, la diferencia debe igualarse por las generalmente indeseadas acciones de solicitar donaciones u otros fondos. Sin embargo, un prudente curso de acción es, usualmente, reducir gastos antes que analizar que ingresos pueden incrementarse. 
 

 

Giovanny E. Gómez

giogosarrobagestiopolis.com

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