Administración del tiempo

Autor: Jack Fleitman

Autoayuda y superación personal

08 / 2002  

Es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados. Administrar el tiempo eficazmente, es un “Don”, que se puede desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan.

La administración del tiempo se debe conceptuar como una manera de ser y una forma de vivir.

Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos mas importantes y críticos de los ejecutivos.

Algunas de las características del tiempo son:  

• Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.  

• Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias de los ejecutivos.

• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.

• No se puede comprar.

• No se puede atrapar, detener o regresar.

• Es lo mas valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.

• Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

Los problemas mas comunes que tienen la mayoría de los ejecutivos para administrar el tiempo son:  

• Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo más comunes.

• La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida.

• Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto.

• También sucede que algunos ejecutivos no saben decir “no” a las distracciones externas.

• Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para después.

• Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.

• Dejan las anotaciones del registro de como se va utilizar el tiempo para el final del día o cuando haya un momento oportuno, lo cuál no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar, con la cantidad de compromisos e información que manejan los ejecutivos.

• No se preocupan por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo. Generalmente llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias.  

• La falta de la planeación del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de acción más efectiva

• Algunos ejecutivos se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.

En el registro del tiempo cotidiano se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:  

• Enumerar las metas diarias o los trabajos más importantes a desempeñar ese día.

• Registrar cada actividad en períodos establecidos de tiempo.

• Definir la prioridad relativa y el objetivo de cada actividad.

• Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cuando se volverá a realizar.

Principios básicos para administrar con eficiencia el tiempo:  

• Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.

• Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.

• Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores,  en planear el día siguiente.

• El tiempo del ejecutivo rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.

• Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad.

• El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los ejecutivos deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.

• El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los ejecutivos, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.

• Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.

• No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.

• El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.  

• Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.

• Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.

• Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.

• El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.

• El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo , como confiar en la memoria o establecer metas irreales.

Características del los ejecutivos que administran eficientemente el tiempo:  

• El 80% de los asuntos que llegan al escritorio los manejan en forma inmediata, los eliminan si no tiene ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo consideran necesario.

• Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia de la empresa.

• Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo asignado.

• Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen.

• Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más corto..

• Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas.

• Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso.

• Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se están logrando los resultados planeados.

• Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.

Es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados.

Administrar el tiempo eficazmente, es un “Don”, que se puede desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan.

 

Jack Fleitman

Libro evaluación integral hacia modelos de calidad. 2004 Jack Fleitman

Jack Fleitman es consultor, conferencista y capacitador. Desde 1998 es Presidente del Consejo de Administración y Director General de Capacitación e Inteligencia Empresarial (Ciemsa Consultores) También es autor de los libros Negocios exitosos, Evaluación integral, Eventos y exposiciones y Una organización exitosa.

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jackarrobafleitman.net.