Auditoría de los Sistemas de Información en las Organizaciones

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Introducción
Al proceso de adquirir información, usarla correctamente y desecharla en el
momento adecuado se le denomina administración de la información dentro de
una organización. Este proceso se lleva a cabo bajo la supervisión y/o aprobación
de la gerencia y cada vez está siendo tenido más en cuenta en las organizaciones
debido a la gran cantidad de información que tienen manejar en el día a día para
la toma de decisiones y también por la cada vez creciente oportunidad de
almacenar información de manera más fácil y segura. Es importante entonces que
los gerentes sepan cómo gestionar de manera eficaz la información que se
maneja en sus empresas para poder sacar provecho y almacenarla de manera
correcta para que sea de utilidad.
Durante la realización de las diferentes actividades del día a día dentro de una
organización se pueden obtener datos e información. Datos son aquellos datos o
cifras que por sí solos tienen poco significado pero al procesamiento de los
mismos para utilizarlos a la hora de analizar una situación y tomar decisiones se le
llama información. Es decir que la información es un conjunto de datos
procesados. A su vez cuando la organización gestiona esa información de tal
manera que le ayude a tomar decisiones para alcanzar sus objetivos y metas, se
habla de un sistema de información. Con el fin de mantener estos sistemas o
mejorarlos es necesario y útil que las organizaciones realicen auditorías periódicas
que les permitan hacer mejoras para la toma decisiones. En este escrito
revisaremos los conceptos de sistema de información y sus componentes,
auditoría y beneficios de las auditorías de los sistemas de información.
Sistemas de información
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Un sistema de información es aquel que tiene por objetivo apoyar al gerente de
una organización para tomar decisiones. Para ello se requiere de un procesador
de información que transforme los datos en información. (Macleod, 2000)
Los sistemas de información tienen por objetivo
Tratar la información como un recurso o activo de la organización
Por ser un recurso la información debe gestionarse
Vincular la información con la misión, visión y objetivos de la empresa.
Evolución de los sistemas de información
Con el uso de las tarjeras perforadas y las máquinas de contabilidad para procesar
datos en esta área durante la primera mitad del siglo XIX se dio al procesamiento
electrónico de datos EDP que pasó luego a llamarse sistema de información
contable AIS. En este tiempo se prestaba poco atención a la importancia de la
información para los gerentes a la hora de tomar decisiones. En 1964 se
introdujeron computadoras con el fin de usarla como un sistema de información
gerencia MIS (Management information system) y tuvo mucha acogida por la
empresas de la época. Pero esto en un principio no dio el resultado esperado
debido a la falta de conocimiento en el manejo de los equipos de cómputo y a la
poca capacidad de estas máquinas para almacenar y procesar la información. Más
tarde los estudios del Massachussets institute of technology (MIT) Michael S. Scott
Morton, G Antonny Gorry y Peter G Keen propusieron un Sistema de apoyo a
decisiones DSS (Descion support system) que consiste en un sistema productor
de información enfocado hacia un problema específico que debe resolver un
gerente y que por ende lo va a ayudar a la toma de decisiones. Luego de esto se
evolución a la Automatización de oficinas OA que tiene como objetivo facilitar la
comunicación y aumentar la productividad de los gerentes. Esto ha seguido
evolucionando hasta hoy en día en donde se utilizan el correo electrónico, las
videoconferencias y demás aplicaciones útiles para mejorar el envío y recepción
de información en el ámbito laboral. Por último se ha dado paso a la Inteligencia
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artificial AI y los sistemas expertos ES que se encuentran todavía en desarrollo.
(Macleod, 2000)
Componentes de un sistema de información
Los sistemas de información están integrados por el recurso humano, el software,
hardware y dispositivos periféricos.
Los recursos humanos son aquellas personas que interactúan con el
sistema de información y son:
Las personas a cargo de conseguir la información y llenarla al sistema, es
decir los operadores.
Aquellas personas con conocimientos especializados en análisis y
desarrollo de software que permiten que el sistema funcione correctamente.
Los clientes o usuarios que utilizan el sistema los cuales pueden ser los
colaboradores, cliente externo y el gerente (Sandra Sieber, 2006)
Los equipos utilzados para el procesamiento de la información (Hardware)
pueden ser unidades centrales de proceso CPU, memorias RAM y ROM.
Estos dispositivos ayudan al almacenamiento, proceso y distribución de la
información.
Los dispositivos periféricos son aquellos que sirven como vía de
comunicación entre la computadora y el usuario y pueden ser el teclado,
mouse, escáner y cámaras, monitores e impresoras.
El software son aquellos programas necesarios para el proceso de la
información y pueden ser del sistema operativo y de aplicación como lo son
las bases de datos, planillas electrónicas, etc.
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Los datos que pueden ser letras, números, imágenes, textos, figuras,
audios y videos. Estos son necesarios para obtener información de interés
para la empresa. (Izmorar, s.f.)
¿ Que es una auditoria?
Según la Norma ISO 19011:2011 una auditoría es:
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la
auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en
que se cumplen los criterios de auditoría. (ISO, 2011)
Las auditorías pueden ser de tres tipos :
Auditoría de primera parte: Se conoce también como auditoría interna y puede
definirse de la siguiente manera.
Consiste en la revisión de las operaciones de las diferentes áreas o actividades
funcionales con la intención de informar acerca de su funcionamiento y promover
mediante recomendaciones las mejoras oportunas dirigidas tanto a proteger el
patrimonio como a optimizar los recursos disponibles. (Aumatell, 2003)
Función de la dirección cuya finalidad es analizar y apreciar con vistas a las
eventuales acciones correctivas, el control interno de las empresas para garantizar
la integridad de su patrimonio, la veracidad de su información y el mantenimiento
de la eficacia de sus sistemas de gestión. (Aumatell, 2003)
Este tipo de auditorías son realizados por la propia organización en nombre de
ella con la finalidad de verificar la efectividad de un sistema o para encontrar
oportunidades de mejoras. Estas pueden ser realizadas por personas que formen
parte de la organización pero que sean independientes del proceso o área al que
vayan a auditar u que cuenten con la formación y experiencia exigidas en el perfil
previamente establecido por la organización. (ISO, 2011)
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Auditoría de segunda parte: Es conocida también como auditoría externa y es
realizada a los proveedores de la empresa o por los clientes de la misma para
verificar requisitos que se hayan establecido previamente en común acuerdo.
Auditoría de tercera parte: También es una auditoría externa y es realizada por
un ente externo a la organización con el fin de verificar requisitos legales, obtener
certificación en una norma específica y fines similares.
Principios de auditoría
Las auditoría deben cumplir con varios principios con el fin de hacerla una
herramienta eficaz y confiable para contribuir a la mejora del desempeño de las
organizaciones por lo tanto es de vital importancia que se cumplan para poder
garantizar que se obtengan conclusiones pertinentes y suficientes.
Integridad
Este principio establece que todas las personas que llevan a cabo una auditoría o
están a cargo de los programas de auditorías deben:
Realizar su trabajo de manera responsable siendo honestos y diligentes
Cumplir los requisitos legales aplicables
Mostrar que son competentes durante la realización de su trabajo
Ser imparcial mientras realizan su trabajo
Tener sensibilidad a la hora de emitir un juicio
Presentación ecuánime
Los auditores deben presentar los hallazgos encontrados de forma clara, exacta,
objetiva y completa. Debe haber una comunicación que evite que se generen
malos entendidos
Debido cuidado profesional
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Los clientes depositan confianza en la tarea realizada por el auditor, por ello es de
gran importancia que se desempeñen con cuidad profesional teniendo habilidades
para emitir juicios razones acordes a la situación.
Confidencialidad
Debe haber mucha discreción por parte de los auditores con el uso de la
información que se adquiera en el desarrollo de la misma. Esta información no
debe ser usada de forma inapropiada para uso personal del auditor ni tampoco
para causar algún tipo de daño al auditado. Debe cumplirse el principio de
confidencialidad.
Independencia
Es necesario que los auditores sean independientes de las actividades que están
auditadas en la medida de lo posible procurando actuar de manera que se
encuentren libres de sesgos y algún tipo de conflicto. Además deben tener
objetivos durante el proceso de la auditoría para asegurar que se encuentren
hallazgos y conclusiones exclusivamente basados en las evidencias.
Enfoque basado en la evidencia
La forma más racional de obtener conclusiones confiables es aplicando un
proceso de auditoría sistemático que permita que la evidencia sea verificable. Este
está basado en tomar muestras haciendo un muestreo que genere confianza.
En general todas las auditorías tienen en comun las siguientes características :
Se hacen con carácter preventivo
Se realizan de forma periódica
Son realizadas por profesionales independientes con competencia y
experiencia acordes a la actividad.
Son reportadas a la alta dirección
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Son idependientes a la organización
Son instrumentos que sirven de ayuda a la gerencia para tomar decisiones
Ayuda a hacerle control a los procesos internos
Contribuyen a mejorar la eficacia de los sistemas porque permiten el
perfeccionamiento de los procedimientos
Actividades de auditoría
Las auditorías pueden desarrollarse siguiendo los siguiendo pasos:
ACTIVIDADES PREVIAS A LA AUDITORÍA
1. Revisar la documentación del sistema a auditar previo a la auditoría para
conocerlo y establecer el plan de auditoría.
2. Preparar plan de auditoría que consiste en indicar a realizar durante el
transcurso de la misma, las personas que serán entrevistadas, el tiempo que
durará la revisión de cada proceso así como el nombre del o los auditores.
También debe incluir el objetivo, alcance y criterios de auditoría.
3. Asignar del trabajo que debe realizar cada persona que va a formar parte
del equipo auditoría. Esto debe ser realizado por el auditor líder.
4. Preparar los documentos que serán utilizados durante el desarrollo de la
auditoría como lo pueden ser listas de chequeo y el formato usado para
realizar el informa de auditoría.
ACTIVIDADES DURANTE EL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA
1. Realizar una reunión de apertura en donde se comunique a los auditados el
personal a cargo de realizar la auditoría, se aclare el alcance de la misma,
se presenten el plan de auditoría y se confirme de forma explícita que se
respetará el principio de confidencialidad.
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2. Revisar la documentación o información disponible que permita la
verificación de la conformidad del sistema a auditar. Esto se hace mediante
la aplicación de un muestreo de acuerdo a los criterios establecidos por el
equipo auditor. Esto permite la generación de evidencias de auditoría.
3. Generar hallazgos de auditoría basados en confrontar los criterios de
auditoría versus las evidenicas de auditoría. Un hallazgo puede ser positivo
que implica la conformidad del sistema o negativo que indica una no
conformidad con los criterios de auditoría.
4. Preparar las conclusiones de auditoría basados en la revisión de los
evidenicas, los hallazgos y cualquier otra documentación disponible que sea
necesario para llegar a las conclusiones.
5. Realizar una reunión de cierre en donde se comunique de manera oral los
resultados de la auditoría así como las conclusiones. Se debe indicar las no
confomidades encotradas, las observaciones y recomendaciones. Lo que se
diga en esta reunión debe concordar con lo que se escriba en el informe de
auditoría.
ACTIVIDADES DESPUÉS DE LA AUDITORÍA
Una vez finalizada la auditoría se debe prepara un informe en donde se prensete
un resumen de todas las actividades realizadas durante la auditoría, las evidencias
y hallazgos encontrados y las recomendaciones para la mejora. Este documento
debe ser enviado al auditado en los tiempos establecidos previamente , debe ser
escrito de forma clara que evite malos entendidos y debe estar acorde con lo
expuesto durante el desarrollo de la auditoríia y la reunión de cierre.
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Auditorías de los sistemas de información
Se pueden definir como el proceso de analizar los sistemas de información de las
empresas con el objetivo de emitir una valoración. Para ello es necesario revisar la
información que existe en la empresa, su adecuación y distribución, como se
procesa la información y que tipo de tecnologías se utilizan. Estas auditorías
evalúan la eficiencia y eficacia de los sistemas de información, las necesidades
actuales y futuros de información en cada área o departamento. A la vez
identifican las inconsistencias, lagunas, repeticiones, puntos débiles y
oportunidades demejoras del sistema. (Aumatell, 2003)
Las auditorías de los sistemas de información también se pueden definir como:
Un proceso que tiene como objetivo determinar el valor de la información
dentro de la organización
Un proceso que ayuda a establecer que tan efectivas son las transacciones
que se hacen dentro de la organización con la información que se posee.
Las auditorías de los sistemas de información son adecuadas para cualquier
organización independientemente de su actividad económica y se espera que
contribuyan a la mejora del uso de la información dentro de la organización.
Las auditorías de la información tienen como objetivo averiguar lo siguiente:
La información de la organización que se encuentra en papel, los medios
electrónico y la mente de las personas
Los recursos que hacen que la información este accesible para aquellos
que la requieran para tomar decisiones
Las personas que manejan la información dentro de la organización
La manera en que es utilizada la información para alcanzar los objetivos de
la empresa.
Las herramientas que se utilizan para poder interactuar con la información.
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A su vez deben dar respuesta a:
El uso que le dan a la información
Los usuarios y clientes potenciales
Cuales son los recursos de información que tiene la empresa y si esta es
útil para alcanzar los objetivos
Como se distribuye la información
Para que se utiliza
Como se gestiona y controla
Quien establece que tipo de información es valiosa y que costo tiene su
manejo
Por último luego de realizada una auditoría de la información, se pueden tomar
decisiones dependiendo lo de los hallazgos encontrados y de la situación en la
que se encentre la empresa con respecto al manejo de su información. Entre las
cuales están:
Establecer una política de información corporativa y crear un servicio de
información
Establecer un estrategia en la organización relacionada con el manejo de la
información
Redefinir la estrategia empresarial con respecto al manejo de su
información
Implementar o mejorar una la intranet (Aumatell, 2003)
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Conclusión
Los sistemas de información son útiles para las organizaciones porque les
permiten transformar los datos que surgen en las actividades del día a día en
información que puede ser utilizada para la toma de decisiones. Los sistemas de
información pueden ser auditados de manera periódica para encontrar
oportunidades de mejoran que le permitan a la empresa manejar de una forma
más eficiente su información. Para la realización de estas auditorías se deben
seguir criterios que contribuyan a la obtención de evidencias y hallazgos que a la
vez sienten las bases para tomas decisiones que generen mejoras.
Bibliografía
http://www.legorburoconsultores.es/cuando-como-outsourcing.html
Aumatell, C. S. (2003). Auditorías de la información. Barcelona: Editorial UOC.
ISO, C. i. (15 de 11 de 2011). Norma Internacional 19011 : 2011. Suiza.
Izmorar. (s.f.). Izmorar. Obtenido de http://izamorar.com/componentes-de-un-
sistema-de-informacion/
Macleod, R. (2000). Sistema de información gerencial. Septima edición. Texas:
Peardon education.
. Sandra Sieber, J. V. (2006). Los sistemas de información en la empresa actual :
aspectos estratégicos y alternativas práctivas. España: MacGraw-Hill.
Agradecimientos
Al Instituto Tecnológico de Orizaba por darme la oportunidad de formarme
profesionalmente y al profesor Fernando Aguirre y Hernández por todos los
conocimientos que nos ha compartido en su materia Fundamentos de Ingeniería
Administrativa para aprender y perfeccionar mis capacidades de redactar artículos
científicos de calidad.

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Polo Ahumada Ana María. (2016, abril 7). Auditoría de los Sistemas de Información en las Organizaciones. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/auditoria-los-sistemas-informacion-las-organizaciones/
Polo Ahumada, Ana María. "Auditoría de los Sistemas de Información en las Organizaciones". GestioPolis. 7 abril 2016. Web. <http://www.gestiopolis.com/auditoria-los-sistemas-informacion-las-organizaciones/>.
Polo Ahumada, Ana María. "Auditoría de los Sistemas de Información en las Organizaciones". GestioPolis. abril 7, 2016. Consultado el 5 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/auditoria-los-sistemas-informacion-las-organizaciones/.
Polo Ahumada, Ana María. Auditoría de los Sistemas de Información en las Organizaciones [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/auditoria-los-sistemas-informacion-las-organizaciones/> [Citado el 5 de Diciembre de 2016].
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