Gestión de aprovisionamiento en una empresa de Níquel

La gestión de aprovisionamiento se ha convertido en un tema de interés para el logro de la eficiencia y eficacia en las organizaciones. Satisfacer las demandas de los clientes para los próximos períodos de tiempo con mejoras continuas en las ofertas y servicios es objetivo de las empresas que aspiren a mantenerse en el mercado.

Este trabajo fue realizado en la Empresa Empleadora del Níquel, con el objetivo de diseñar el sistema de gestión de aprovisionamiento para los productos fundamentales utilizados en sus servicios. Los principales resultados obtenidos fueron: la estimación de la demanda de productos y el presupuesto de compra para  el año 2009, así como la determinación de los productos estratégicos para la empresa, se realizó un análisis y selección de proveedores y se determinaron los parámetros para el sistema de gestión de inventario de los mismos.

Palabras Clave en español: Gestión de aprovisionamientos, Sistemas de Gestión de Inventarios.

INTRODUCCIÓN

En un mundo cada vez más dinámico y polémico regido por las nuevas tendencias de informatización y consumo, donde se evidencia un crecimiento del peso de los servicios dentro de las economías de los países, se hace objetiva la implementación de sistemas de gestión, estrategias y mecanismos  que permitan garantías de posicionamiento en el camino de la calidad a la excelencia y el éxito.

El ámbito comercial se caracteriza por la búsqueda de vías a través de las cuales se logran niveles de competitividad sostenida, que permiten la obtención de mayores niveles de utilidad, por la incidencia del factor económico en el desarrollo de las distintas esferas de la vida social.

El cliente se ha convertido en una fuente de información estratégica sobre la calidad del producto y del servicio en lugar de ser únicamente el objetivo de las campañas publicitarias de empresas productivas y de servicios. El objetivo primordial ya no consiste en ser mejores que la competencia, sino alcanzar la excelencia.

Cuba, ubicado en un entorno cambiante realiza todo un proceso de perfeccionamiento, que exige a las organizaciones cambios de modelos que se contraponen con los enfoques tradicionales basados en la realización de funciones concebidas de manera aislada. Últimamente se ha fomentado el enfoque integrador de todos los grupos actuantes como la forma más eficaz para la consecución de los objetivos empresariales. La dirección por objetivos, el marketing y la logística, son aplicaciones de los nuevos enfoques que sugieren la interconexión coherente para llegar a una gestión completamente integrada, siendo la logística una de las más recientemente incorporadas al ámbito empresarial.

En particular la Logística aborda el estudio del conjunto de actividades que se desarrollan sobre los flujos materiales, informativos y financieros desde un origen hasta un destino con una visión sistémica e integrada con el objetivo de brindar a los clientes internos o externos de la organización un servicio de calidad en el momento oportuno con un mínimo de gastos.

En Cuba,  se ha hecho necesaria la introducción de estas nuevas técnicas de gestión que implican reducción de costos y mejoramiento de la calidad del producto final.

Como el objetivo de la función del aprovisionamiento no es más que contribuir a los objetivos comunes de la empresa mediante la adquisición de mercancías de calidad, en las mejores condiciones y al menor precio posible, la misma se ha convertido en tema central de mejoramiento en múltiples empresas, ya que de ello depende la satisfacción de las necesidades, los gustos y las preferencias de los clientes, que los hacen fidelizarse.

Esto sólo se logra poniendo énfasis en hacer eficiente y eficazmente las compras a partir de una adecuada determinación de la demanda, de una buena negociación y de una profunda y cuidadosa selección y evaluación sistemática de proveedores, lo cual permite explotar las mayores reservas económicas dado el efecto multiplicador que tienen a través de los pasos sucesivos de transporte, almacenamiento y distribución, hasta el cliente final.

La gestión de aprovisionamiento indiscutiblemente está concebida con un enfoque de Calidad, definido por la necesidad de la satisfacción del cliente y de la mejora continua de la calidad del servicio.

Hoy día las empresas industriales tienen que lograr una alta capacidad de adaptabilidad y desenvolvimiento en sus sistemas de aprovisionamientos para lograr garantizar los insumos necesarios para el desarrollo continuo que exige el proceso productivo. La velocidad de progreso de la tecnología, el tener que lidiar con un sinnúmero de competidores y la dinámica de competitividad y cambio; originada por las novedosas formas de comercialización y existencia de clientes extremadamente conocedores y exigentes; así como las transformaciones en las formas de ejecutar los procesos y las funciones empresariales, imponen un ritmo solo para líderes en el servicio.

La industria niquelífera constituye una de las principales ramas de la economía cubana, y esta, por su importancia,  demanda  el uso cada vez más efectivo de los recursos, y el aumento de la productividad  y esto sin dudas trae consigo un aumento de la satisfacción de los clientes. En la Empresa Empleadora del Níquel se realizó un estudio de mercado que arrojó los siguientes resultados:

• Existe pérdida de clientes por falta de materiales e insumo para la prestación de algunos servicios, en su mayoría los gráficos.
• En otras ocasiones no se pierden los clientes como en el caso del servicio de suministro de fuerza de trabajo porque no hay una reserva suficiente en otra Empleadora, pero se ven afectadas las producciones de Empresas como René Ramos Latour y Pedro Sotto Alba.

Por esta razón se llevó a cabo la presente investigación, para la cual se formuló el siguiente Problema: Necesidad de perfeccionar el sistema de gestión de aprovisionamiento de la Empresa Empleadora del Níquel para elevar la satisfacción de los clientes y optimizar costos.

Como objeto de la investigación se definió el Proceso de Gestión Logística en la entidad y el campo de acción la gestión de aprovisionamientos en la Empresa Empleadora del Níquel.

El Objetivo General: Diseñar un sistema de gestión de aprovisionamientos para los productos estratégicos en el desarrollo de los servicios de la Empresa Empleadora del Níquel.

Objetivos Específicos:

• Análisis y adopción del procedimiento para la gestión de aprovisionamiento.
• Diagnóstico de la Empresa en cuanto a la incidencia de la gestión de aprovisionamiento en la satisfacción del cliente y la situación económica de la Empresa.
• Análisis de la demanda de los productos en inventario  y elaboración del presupuesto estimado para la compra de estos en el 2009.
• Análisis y selección de proveedores.
• Clasificación de los productos en inventario.
• Gestión de Inventario para cada producto.

Como hipótesis se definió: el diseño de un sistema de gestión de aprovisionamientos para los productos estratégicos de la Empresa Empleadora del Níquel permitirá elevar la satisfacción de sus clientes y optimizar sus costos.

En el proceso investigativo se utilizaron los siguientes  métodos teóricos: analítico – sintético, hipotético – deductivo y el histórico – lógico y los métodos empíricos: observación directa, encuestas y entrevistas, técnicas de trabajo en grupo y análisis de documentos.

DESARROLLO

Para el diseño del sistema de gestión de aprovisionamientos en la Empresa Empleadora del Níquel (EMPLENI) se realizó la revisión de varias metodologías y se decidió el uso de la propuesta por Leordanis Rodríguez Rodríguez en su Trabajo de Diploma (2007), aunque con algunos cambios para su adaptación a las condiciones particulares de la empresa y que aparece de forma resumida en el anexo 1.

ETAPA I. CARACTERIZACIÓN

Caracterización de la Organización

La Empresa Empleadora del Níquel, con domicilio en Avenida Puerto S/n, Municipio Moa, Provincia Holguín; perteneciente al Grupo Empresarial del Níquel del Ministerio de la Industria Básica (MINBAS), fue  constituida mediante la Resolución No. 299 de fecha 19 de Abril del 2001, en aquel entonces, nombrada Unidad Básica Empleadora del Níquel; a partir del  año 2007 se aprobó  nuevamente el nombre, objeto social y misión como Empleadora del Níquel y como nombre comercial Empleni.

Misión                             

La Empresa Empleadora del Níquel promueve el suministro y desempeño eficaz de la fuerza de trabajo de la Industria del Níquel, con técnicas y métodos actualizados y un personal de alta profesionalidad y competencia.

Visión                                                                                                                           

Somos empleador de referencia en el país.

Principales proveedores

La cantera de proveedores fundamentales de la empresa está compuesta por los siguientes suministradores:

• Prensa Latina S.A,  Cimex Moa, Copextel Moa y Tecnomática: Materiales para reprografía e insumos de oficinas.
• Copextel S.A. Moa y TRADEX: Materiales para señalética.
• Bacou Intersafe y Cimex Moa: Medios de seguridad.
• Quimimpex y Cimex Moa: Neumáticos.

ETAPA II. DIAGNÓSTICO

Análisis de la eficiencia y eficacia del sistema

Este paso se llevó a cabo  a través del análisis de los principales indicadores de eficiencia de la empresa (Ingresos, gastos, productividad)  en el año 2007, los cuales mostraron un comportamiento favorable.

La eficacia del sistema se determinó a través de la medición de la satisfacción del cliente a partir de la metodología creada por la DrC Marcia Noda en su tesis doctoral (2004).

El cálculo del Nivel de Satisfacción del Cliente arrojó un resultado de 3.06 y el estado deseado es de 4.00; por lo que hay una desviación negativa bastante significativa causada fundamentalmente por los incumplimientos de los plazos de entrega de los servicios, debido a la falta de oportunidad en el suministro de los insumos necesarios para llevar a cabo los mismos.

El diagnóstico efectuado muestra que la Empresa ha sido eficiente sin embargo no ha sido capaz de ser eficaz al no poder satisfacer adecuadamente las necesidades de sus clientes. Un análisis más profundo permitió concluir que ha existido una falta de oportunidad en las ventas por la carencia de un sistema de aprovisionamiento capaz de responder a las necesidades que demandan sus clientes.  Ante esta situación se hace necesario el rediseño del Sistema de Aprovisionamiento actual en la organización que asegure los productos y servicios conforme a las necesidades de los clientes.

ETAPA III. PROYECCIÓN DEL SISTEMA DE APROVISIONAMIENTO

Pronóstico de la Demanda y elaboración del presupuesto de compra

Por la variedad de los servicios resulta muy difícil establecer los consumos de materiales y productos a partir de la demanda de servicios, por ende se procedió a proyectar la misma para los restantes meses del año 2008 partiendo de los primeros 4 meses y teniendo en cuenta que los servicios fundamentales tienen demandas con una distribución bastante homogénea, por lo que se puede usar el método de promedio móvil, en el anexo 2 se muestra un ejemplo del uso del mismo para los productos fundamentales, así se realizó al resto de los productos, a partir de aquí se puede predecir la demanda anual de cada uno de los productos que forman parte del inventario.

Elaboración del presupuesto de compra

Teniendo en cuenta las demandas de cada uno de los productos, así como los precios de costo de los mismos y las opiniones de los expertos de las posibles variaciones que puedan surgir por las condiciones del mercado se pudo elaborar el presupuesto de compra para el tercer y cuarto trimestre del año 2008, y se realizó una proyección más certera para el año 2009.

Análisis y selección de los proveedores.

Lo primero es partir de definir los productos estratégicos, o sea los productos que se deben garantizar con vistas a satisfacer a los clientes. Para seleccionar estos productos objeto de estudio se tendrán en cuenta los que mayores consumos tienen o lo que es lo mismo, los que mayores presupuestos de compra demandan.

Inicialmente se efectuó la revisión de los documentos de registro de extracciones del  almacén, correspondientes al año 2007 donde aparecen todas las familias de productos con su importe en el año y el por ciento que representa de los costos de venta totales, así como los proveedores que lo ofertan. Se realizó una reducción de esta información auxiliándose de la técnica de Paretto, las mismas, se relacionan en la tabla 1:

Tabla 1. Selección de las familias de productos por el método Paretto

Posteriormente, se determinaron los productos líderes mediante la propia técnica de Paretto para las referidas familias de productos, por sus volúmenes de consumo y coincidiendo con la opinión de los directores de las UEB que prestan servicios, los que se muestran en la tabla 2:

Tabla 2.Selección de los productos líderes por el método Paretto

Una vez definidos los productos fundamentales o de mayor importancia se efectuó la determinación de su complejidad de adquisición. Esta se llevó a cabo por evaluación del especialista en compras, posteriormente se ubicaron los productos en la Matriz Kraljic (ver anexo 3) en la cual según la posición que ocupan los renglones a suministrar, así será el sistema de inventario a utilizar.

Mediante este análisis se concluyó que todos los productos analizados por su importancia, tienen a su vez alta complejidad de adquisición, debido fundamentalmente a que son comprados a proveedores nacionales que importan los productos y en muchos casos no tienen disponibilidad suficiente para suministrar a todos sus clientes, además, en su mayoría están fuera del territorio, lo que añade complejidad, el resto de los productos (los de la familia de seguridad), son comprados a proveedores extranjeros, a través de la Empresa Importadora del Níquel, lo que ocasiona demoras en el proceso.

El siguiente paso es la confección de la matriz para la selección de los proveedores de los productos estratégicos, por lo que  se realizó un estudio de los mismos con el objetivo de definir el atractivo de estos y el poder de negociación que tiene la empresa sobre ellos.

Determinación del atractivo de los proveedores

Para la determinación del atractivo de los proveedores se tuvieron en cuenta  varios atributos esenciales (disponibilidad, entrega en tiempo, calidad de los suministros, seriedad y profesionalidad, comunicaciones, precio y facilidades de pago), los cuales fueron definidos a través de un método de expertos.

Con esta información se elaboró la matriz combinex, y se decidió por los expertos que los de valores mayores o iguales a cuatro (4) se considerarían de alto atractivo.

Determinación del poder de negociación

Para esta investigación se realizó la entrevista directa a la Directora de la UEB de Aseguramiento y Servicio en conjunto con el especialista en compras. Teniendo en cuenta el porciento que representan las compras de EMPLENI de las ventas de los proveedores,  la cantidad de proveedores que ofertan un mismo producto y la capacidad de pago, entre otros elementos, se definieron aquellos proveedores con los cuales la empresa tiene un alto poder de negociación.

Ubicación en la Matriz Kraljic y estrategias de selección de proveedores

Una vez definido el atractivo de cada proveedor y el poder de negociación que se puede ejercer sobre ellos se procede a la ubicación de los mismos en la Matriz Kraljic (anexo 4).

Posteriormente se definieron estrategias a aplicar con cada proveedor según el cuadrante donde se encuentra ubicado.

Gestión de Inventarios

Para establecer un sistema de gestión de inventario ha de lograrse un equilibrio entre sus dos objetivos básicos: un costo razonable en la inversión y a la vez una adecuada satisfacción del cliente. Conociendo que para los productos estrellas o estratégicos es conveniente emplear un sistema de gestión de inventarios a cantidad fija (sistema Q), se procede a dar cumplimiento a los objetivos antes mencionados. El sistema se diseñará para los meses desde junio hasta diciembre del 2008 cubriendo un período de tiempo de 7 meses.

Definición de la Demanda     

En la empresa no se registra el consumo diario de cada uno de los productos, sino el consumo semanal y mensual. Para el caso de los medios de seguridad, que no tienen un consumo semanal regular, sino que se utilizan fundamentalmente para el servicio de suministro de fuerza de trabajo, se determinará la demanda mensual y en el período, teniendo en cuenta que el plazo de entrega también es en meses, esto justifica también la alta desviación estándar de sus consumos. En el anexo 5 se muestra el procedimiento para dos de estos productos “Calzado de seguridad” y “Papel  Fotocopiadora 8.5X11”, a modo de ejemplo para realizar los cálculos. Para el resto de los productos se hará usando las hojas de cálculo del Excel para facilitar el trabajo.

En la tabla 3 se muestran los resultados de los productos “Calzado de seguridad” y “Papel  Fotocopiadora 8.5X11” a modo de ejemplo:

Tabla 3. Demanda y desviación del Calzado de seguridad y el Papel  Fotocopiadora 8.5X11

Determinación de los costos y el plazo de entrega

El costo de almacenamiento se determinó por un porcentaje del costo unitario del producto, este porcentaje según diversos autores oscila entre un 15 y un 30 %, según Weston y Schroeder en un 25%. Teniendo en cuenta ambos autores se definió en un 25% del valor de adquisición del producto. El resto de los datos se determinaron por revisión de documentos y entrevistas. (Ver tabla 4)

Tabla 4. Costos y plazo de entrega

Definición del Factor de Seguridad “Z”

Como se planteó en la fase de diagnóstico, el estado deseado del Nivel de Satisfacción Ofrecido es 4 de un total de 5 lo cual representa el 80 %, por ser esto una consecuencia directa de la gestión de los suministros a la instalación; entonces el nivel de satisfacción para la gestión de inventarios ha de ser el mismo, sin embargo tomar este NS tan bajo se corre el riesgo de incurrir en desabastecimiento. Teniendo en cuenta que ha existido falta de oportunidad en las ventas se decide para la gestión de inventarios un NS = 90% y el factor de seguridad correspondiente es de 1.3, según la tabla que propone Schroeder relacionando a ambos términos.

Cálculo de los parámetros fundamentales que rigen el funcionamiento del sistema de reaprovisionamiento para cada producto.

En el anexo 6 se muestra el procedimiento, de dos productos “Calzado de Seguridad” y “Papel fotocopiadora 8.5×11”, a modo de ejemplo para realizar los cálculos. Para el resto de los productos se siguió el mismo procedimiento y se hizo uso de las hojas de cálculo del Excel para facilitar los cálculos.(Ver tabla 5)

Tabla 5. Resultado de los cálculos para el sistema de inventario

Teniendo en cuenta que algunos productos no son ofertados por los proveedores en las mismas unidades de medida que el tamaño óptimo del lote determinado, será necesario convertirlas para la solicitud. En la tabla 6 se muestra un ejemplo para el  papel  fotocopiadora 8.5X11.

Funcionamiento del sistema

Los productos extraídos del almacén para satisfacer las diferentes áreas serán controlados, a estos se les va dando baja y se chequean las existencias cada vez que se realice una extracción, cuando las mismas lleguen al punto de reorden  (Ejemplo: 65 pares de calzado de seguridad) se solicitará un nuevo pedido al proveedor igual a Qdec (Ejemplo: 53 pares de calzado de seguridad) y se mantendrá un inventario mínimo igual a Ic (Ejemplo: 20 pares de calzado de seguridad).

CONCLUSIONES

• Se realizó un diagnóstico de la Empresa  Empleadora,  determinándose que tiene una situación económica favorable y un bajo nivel de satisfacción de los clientes (3.06) y su principal causa: falta de suministros oportunos.
• Se analizó la demanda de los aprovisionamientos en inventario,  utilizando el método de pronóstico de los promedios móviles y se estimó el presupuesto de compra para el año 2009.
• Se seleccionaron y evaluaron los proveedores, determinando  que 6 tienen bajo nivel de atractivo y solo 5 lo tienen alto.
• Se determinó a partir de la aplicación de Paretto los 14 productos estratégicos, dentro de ellos se encuentran diferentes tipos de vinilos, PVC, papel y medios de seguridad y para ellos se calculó el Inventario de Contingencia, el punto de reorden y el tamaño del lote a solicitar para cada uno.

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