Teoría de costos: definición, sistemas y su relación con la calidad

ELEMENTOS CONCEPTUALES REFERENTES A LA
CONTABILIZACIÓN Y GESTIÓN DE LOS COSTOS
Resumen:
En el presente trabajo muestra un análisis de la literatura especializada y otras fuentes, con
vistas a precisar los principales aspectos conceptuales involucrados en la investigación que
toma como objeto de estudio los costos. Se definen los costos desde el punto de vista
antiguo, dado por los clásicos y desde la visión actual, así como los enfoques dados por
diferentes autores en el contexto contable de las empresas, como elementos importantes
para la excelencia y calidad empresarial.
1.1 Contabilidad de costos
La contabilidad de costos forma parte del sistema contable y brinda información tanto para la
contabilidad financiera (preparación de Estados de resultados), como para la contabilidad
administrativa (cálculo de puntos de equilibrio, márgenes de contribución, presupuestos,
entre otros).
La contabilidad de costos es el subsistema que identifica, mide, procesa y comunica
información objetiva sobre el costo de producir un bien o prestar un servicio.
Algunos de los objetivos de la contabilidad de costos son:
• Determinar el costo de producir un bien o prestar un servicio.
• Establecer un control administrativo.
• Suministrar información para la planeación y toma de decisiones.
No existe un costo único, sino que para cualquier acción o resultado productivo se podrán
definir costos diferentes según sea el objetivo perseguido y todos pueden ser correctos, pero
serán diferentes entre sí.
La contabilidad de costos sirve para contribuir al control de las operaciones y facilita la toma
de decisiones.
Las características de la contabilidad de costos son las siguientes:
Es analítica, puesto que se planea sobre segmentos de una empresa, y no
sobre su total.
Predice el futuro, a la vez que registra los hechos ocurridos.
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Los movimientos de las cuentas principales son en unidades.
Sólo registra operaciones internas.
Refleja la unión de una serie de elementos: materia prima, mano de
obra directa y cargas fabriles.
Determina el costo de los materiales usados por los distintos sectores, el
costo de la mercadería vendida y el de las existencias.
Sus períodos son mensuales y no anuales como los de la contabilidad
general.
Su idea implícita es la minimización de los costos.
La contabilidad de costos es una rama de la contabilidad de gestión que se relaciona
fundamentalmente con la acumulación y el análisis de la información de costos para uso
interno por parte de los gerentes, en la valuación de inventarios, la planeación, el control y la
toma de decisiones (Figura 1). Es además la que sintetiza y registra los costos de los centros
fabriles, de servicios y comerciales de una empresa, con el fin de que puedan medirse,
controlarse e interpretarse los resultados de cada uno de ellos, a través de la obtención de
costos unitarios y totales en progresivos grados de análisis y correlación.
Figura 1: Interrelación entre contabilidad financiera, contabilidad de gestión y contabilidad
de costo. Fuente: Elaboración propia.
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Contabilidad de
gestión
Contabilidad
financiera
Contabilidad de costo
En Contabilidad de Costos, Horngren define por costo “... los medios en la forma contable
convencional, en unidades monetarias, que deben ser pagadas para adquirir bienes y
servicios".
El costo es definido por Polimeni como: “El valor sacrificado para obtener bienes
o servicios¨.
Es oportuno aclarar que: “Todo sacrificio, para que sea costo, debe aumentar el valor del
bien al que se aplica; todo sacrificio que no cumpla esta condición se debe considerar como
un despilfarro”.
Definiciones antiguas de costos:
Uno de los aspectos más importantes en la contabilidad de costos es la diferenciación entre
los conceptos de costo y gasto que todavía son de uso corriente. Esta definición de costos
fue plasmada en el contexto de empresas fabriles (productoras) donde el objetivo prioritario
de la empresa era fabricar productos.
A continuación se definirá cada uno de estos conceptos:
Costo: es el consumo de recursos (materias primas, mano de obra, etc.) para realizar
actividades relacionadas directamente con la producción del bien o la prestación del servicio.
El beneficio obtenido por el sacrificio de estos recursos se obtendrá una vez se venda el
producto final. Ejemplo: los materiales utilizados para la fabricación del producto, el salario
de los obreros.
Gasto: es el consumo de recursos requerido para realizar actividades que apoyen la
producción del bien o la prestación del servicio. El sacrificio de estos recursos deberá
cargarse al estado de resultados del periodo en el cual fueron consumidos, por lo tanto, no
se relacionan con la venta de los productos. Ejemplo. El salario del personal administrativo.
Pérdida: es el consumo de recursos en el cual no se obtiene ningún beneficio: Por ejemplo
cuando se consumen unos recursos para la fabricación de un producto pero se comete un
error y el producto sale defectuoso y no puede venderse.
Inversión: es el consumo de recursos en el cual el beneficio se obtendrá a lo largo de varios
periodos. Ejemplo. La compra de maquinaria.
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Definición actual de costos:
Corresponde a la suma de erogaciones y recursos consumidos necesarios para la
fabricación de un bien o servicio, desde el momento en que se diseña, hasta que el producto
es vendido al cliente, incluyendo el servicio posventa. Esto incluye toda la cadena de valor
de la empresa.
El costo no es más que la expresión monetaria de los recursos empleados en el proceso
productivo, incluye gastos de materias primas, materiales, combustible, energía,
amortización, salarios y otros que intervienen en el proceso productivo, es una categoría
económica inherente a todas las formaciones económicas sociales donde exista producción
mercantil, es la parte del valor encargada de resarcir los gastos de producción de los
productos, el costo garantiza la reproducción simple. Existe una relación entre la categoría
valor y el costo de producción y el precio de venta no coincide necesariamente con el valor.
Diversos han sido los conceptos expresados sobre el término costo, aunque todos coinciden
en que el costo es el valor de los recursos materiales y humanos, consumidos o empleados
en la elaboración de un producto o en la prestación de un servicio, que constituye un
medidor de eficiencia económica productiva, por lo que su comportamiento nos facilita
evaluar los resultados.
Todo costo tiene dos componentes:
1. Componente físico: cantidad de factor utilizado expresado en ciertas unidades del
mismo (litros, kilos, kw, horas hombre, horas máquina, etc.).
2. Componente monetario: valor asignado a cada factor.
Cz, y =Qz, y × Pz
Cz,y : Costo del factor productivo z para obtener el resultado productivo y.
Qz,y : Cantidad física sacrificada del factor z para obtener el resultado productivo y.
Pz : Precio unitario del factor productivo z.
Los objetivos y funciones de la determinación de costos son los siguientes:
Servir de base para fijar precios de ventas y para establecer políticas de comercialización.
Permitir la valuación de inventarios, tanto de productos terminados como de productos en
proceso.
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Controlar la eficiencia de las operaciones / eficiencia fabril, es decir para controlar si los
costos que realmente están teniendo, corresponden a los costos que tendrían que producirse
trabajando eficientemente.
Estimar la utilidad de los diferentes productos. Los diferentes productos tienen ciertos precios
de venta y ciertos costos (si no se conoce el costo, no podrá determinarse la ganancia); si se
sabe, de toda la línea de productos que se maneja, los precios de venta y los costos de los
productos, se puede estimar cuáles son los productos más rentables y cuáles son los
productos menos rentables.
Facilitar la toma de decisiones empresariales
Contribuir al planeamiento, control y gestión de la empresa.
Los elementos del costo de un producto o sus componentes integrales son los materiales
directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación.
Esta clasificación proporciona a la administración la información necesaria para la medición
del ingreso y la fijación de precios del producto. A continuación se definen dichos elementos:
Materiales: Son los principales bienes que se usan en la producción y que se transforman
en artículos terminados con la adición de mano de obra directa y costos indirectos de
fabricación. El costo de los materiales se divide en materiales directos e indirectos.
Materiales Directos: Son materiales que se pueden identificar en la producción
de un artículo terminado, que se pueden asociar fácilmente con el producto y representan el
principal costo de materiales en la producción de ese artículo.
Materiales Indirectos: Son todos los materiales comprendidos en la fabricación
de un producto, diferente de los materiales indirectos de fabricación.
Mano de obra: Es el esfuerzo físico mental gastado en la fabricación de un producto. El
costo de mano de obra se puede dividir en mano de obra directa y mano de obra indirecta.
Mano de obra directa: Es toda la mano de obra directamente involucrada en la
fabricación de un producto terminado, que se puede asociar fácilmente con el producto y
representa el principal costo de mano de obra en la fabricación de ese producto.
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Mano de obra indirecta: Es toda la mano de obra involucrada en la fabricación
de un producto que no se considera mano de obra directa. La mano de obra indirecta se
incluye como parte de los costos indirectos de fabricación.
Costos indirectos de fabricación: Son todos los conceptos que incluye el pool de costos y
que se usan para acumular los materiales indirectos, la mano de obra indirecta y todos los
otros costos indirectos de manufactura como son arrendamiento, energía, depreciación de
equipos de fábrica. Tales conceptos se incluyen en los costos indirectos de fabricación
porque no se les puede identificar con el producto.
1.1 Sistemas de Costos
El sistema de costos posibilita realizar los análisis a nivel global de fábrica, pero al surgir
como necesidad lógica del desarrollo empresarial concentrar los análisis de los costos en las
áreas productivas que es donde se generan el gasto material, salarios u otros gastos
directamente, el costo que existía no permitía esta evaluación, por lo que se comenzó el
estudio de costo por área de responsabilidad, ha sido un proceso complejo pero permite el
control de las materias primas y los materiales desde la salida del almacén, que es
limitado por la determinación previa de las cifras que pueden ser despachadas a las áreas
productivas así como el registro de las partidas de gasto en el área, garantizando un mejor
control para el uso racional de los recursos que se utilizan en el proceso productivo.
Los sistemas de costo son un conjunto de métodos, normas y procedimientos, que rigen la
planificación, determinación y análisis del costo, así como el proceso de registro de los
gastos de una o varias actividades productivas en una empresa, de forma interrelacionada
con los subsistemas que garantizan el control de la producción y de los recursos materiales,
laborales y financieros.
Los sistemas de costos pueden clasificarse:
De acuerdo con la porción del costo a incluir en el costo del producto:
Costeo por absorción: Todos los costos de fabricación se incluyen en el costo del producto,
así como se excluyen todos los costos que no son de fabricación. La característica básica de
este sistema es la distinción que se hace entre el producto y los costos del período, es decir
los costos que son de fabricación y los que no lo son.
Costeo variable: Los costos de fabricación se asignan a los productos fabricados. La
principal distinción bajo este sistema es la que existe entre los costos fijos y los variables.
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Los costos variables son los únicos en que se incurre de manera directa en la fabricación de
un producto. Los costos fijos representan la capacidad para producir o vender, e
independientemente del hecho de que se fabriquen o no los productos y se lleven al período,
no se inventarían. Los costos de fabricación fijos totales permanecen constantes a cualquier
volumen de producción. Los costos variables totales aumentan en proporción directa con los
cambios que ocurren en la producción.
La cantidad y presentación de las utilidades varía bajo los dos métodos. Si se utiliza el
método de costeo variable, los costos variables deben deducirse de las ventas, puesto que
los mismos son costos en los que normalmente no se incurriría si no se produjeran los
artículos.
Según la forma en que se acumulan los costos y se produce el flujo del proceso productivo:
Costeo por órdenes: Se emplea cuando se fabrica de acuerdo a pedidos especiales de los
clientes.
Costeo por procesos: Se utiliza cuando la producción es repetitiva y diversificada, aunque
los artículos son bastante uniformes entre sí.
Según el momento en que se lleva a cabo el cálculo de los costos:
Costeo histórico o resultante: Primero se consume y luego se determinan el costo en
virtud de los insumos reales. Puede utilizarse tanto en costos por órdenes como en costos
por procesos.
Costeo predeterminado: Los costos se calculan de acuerdo con consumos
estimados. Dentro de estos costos predeterminados podemos identificar 2 sistemas:
Costeo estimado o presupuesto: Son costos que se fijan de acuerdo con experiencias
anteriores. Su objetivo básico es la fijación de precios de venta.
Costeo estándar: Los costos estándares pueden tener base científica (si se pretende medir
la eficiencia operativa) o empírica (si su objetivo es la fijación de precios de venta). En
ambos casos las variaciones se consideran ineficiencias y se saldan por ganancias y
pérdidas.
El diseño de un sistema de acumulación de costos debe ser compatible con la naturaleza y
tipo de operaciones ejecutadas por una compañía manufacturera. Cuando los productos son
producidos masivamente en el proceso continuo el sistema de costos por proceso es
apropiado.
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La diferencia entre el costo por órdenes y el costo por procesos en relación con su
naturaleza exige también variadas técnicas para la aplicación del costo aplicado al producto.
Sin embargo las técnicas del costeo para el control no son diferentes.
En el costeo por procesos todos los costos del departamento se aplican al producto
distribuyéndolo sobre la producción de los departamentos mediante el uso de promedios
generales. Es posible el uso de este método en virtud de que todas las unidades terminadas
reciben la misma atención y esfuerzo.
El costo por procesos es aplicable en aquellas industrias cuyos productos terminados
requieren generalmente de largos procesos, pasando de un departamento a otro y
corresponden a productos uniformes o más o menos similares. El énfasis principal está en la
función tiempo y luego en el producto en para determinar el costo unitario, dividiendo el
costo de producción del período entre el número de unidades procesadas. Según el tipo de
productos a fabricarse, los costos pasan por los diferentes centros o departamentos en forma
permanente.
En condiciones normales de trabajo, en todos o casi todos los departamentos, existirán
durante el período, inventarios de productos en proceso y la misma situación podrá
presentarse al final de cualquier período, salvo que se hubiese planificado en otra forma. El
sistema de procesos de varios productos que son elaborados en forma independiente unos
de otros, ya sea desde el inicio de la producción o desde un punto llamado punto de
separación, recibe el nombre de procesos paralelos, que son generalmente secuenciales en
relación al mismo producto. Es decir que la producción de un departamento continúa en el
siguiente y así sucesivamente hasta su terminación.
En el sistema de procesos continuos existe una secuencia y los costos son obtenidos por
departamentos. De este modo, el segundo, tercero y cuarto departamento, recibe el costo de
las unidades semi-terminadas del departamento anterior y le añade sus propios costos,
antes de transferir al siguiente y así sucesivamente hasta que el producto esté
completamente terminado.
Dependiendo del tipo de producto y las técnicas de fabricación, los materiales pueden
ingresar en todos los procesos o solo en algunos, generalmente el primero y el último,
mientras que el costo de conversión, es parte del costo de todos y cada uno de los procesos
o departamentos. Por tanto, son importantes; la identificación del centro de producción, la
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cantidad de unidades producidas en cada uno de ellos, el costo total acumulado de cada
centro, el cómputo del costo unitario por departamento y el costo total por unidad.
Posiblemente el aspecto más importante dentro de un sistema de costo por proceso en la
determinación de los costos unitarios de producción, tanto en la etapa de proceso como
terminados en un momento dado. Este aspecto es importante desde el punto de vista de la
necesidad de una buena información para el control y la toma de
decisiones. Por lo expresado no se debe pensar que la determinación del costo, es el
objetivo final de la contabilidad de costo, sino solamente es un medio instrumental para la
planificación y el control.
1.2 Sistema de Gestión de Calidad
En el umbral de este nuevo milenio se presenta un escenario donde la era digital y la
globalización presentan a la población consumidora alternativas donde los precios
competitivos y la alta calidad marcan la diferencia en los negocios. Ante este hecho, las
organizaciones deben estar preparadas. La calidad no debe ser percibida como un concepto
abstracto e inmensurable sino como un aliado fundamental que, desarrollado en función a
las características del negocio, puede rendir los logros y objetivos de eficiencia que se
planteen. Por lo tanto, las organizaciones deben conocer bien no sólo sus productos y
procesos, sino también los de los competidores, definiendo claramente sus estructuras de
costos, las desviaciones ocurridas durante sus operaciones de producción de bienes y
servicios, así como los costos necesarios para mejorar y evitar la repetición de dichos
eventos desviados.
La calidad es como el arte, todos la alaban, todos la reconocen cuando la ven, pero cada
uno tiene su propia definición de lo que es (Sehambenger, 1986).
Los principales ideólogos que abordan este tema a escala mundial han aportado diferentes
enfoques, como se muestra a continuación:
James Harrington (1993)
En su enfoque sobre la calidad Harrington plantea que a medida que entraba la década de
los 90 los clientes no buscaban buena calidad sino que deseaban la perfección. Para este
autor:
Calidad es hacer bien el trabajo todas las veces.
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Perfección es hacer el trabajo apropiado todas las veces.
Harrington hace mucho énfasis en la prevención “Prevención no es evitar que se repitan los
problemas, es evitar que lleguen a ocurrir alguna vez”. Centra su enfoque de calidad en el
proceso, definiéndolo como cualquier actividad o grupo de actividades que emplean
insumos, agregan valor a este y suministran un producto a un cliente externo o interno.
Joseph Juran (1995) al referirse al concepto de calidad, Juran plantea que calidad significa la
satisfacción del cliente externo e interno. Las características del producto y la falta de
deficiencias son las principales determinantes de la satisfacción; entonces define cliente y
producto de la siguiente forma:
Cliente es aquel a quien un producto o proceso impacta. Los clientes externos incluyen no
solo al usuario final, sino también a los procesadores intermedios y a los comerciales. Los
clientes internos incluyen tanto a otras divisiones de una compañía a las que se
proporcionan componentes para un ensamble, como a otros a los que afecta.
Sin embargo el producto es la salida de un proceso (bienes, software, servicios). La
satisfacción del cliente se logra a través de dos componentes: características del producto y
falta de deficiencias.
Una limitante a este concepto es que su enfoque es subjetivo, depende del criterio de la
persona que evalúa.
Edward Deming (1998), su enfoque sobre la calidad está basado en el trabajo diario
controlando la variabilidad y la fiabilidad a bajos costos, orientándose hacia la satisfacción de
los clientes. Considera que la calidad debe ser mejorada constantemente debido a las
siempre cambiantes necesidades del mercado. Su visión de la calidad es muy dinámica.
Otros enfoques:
Por el papel rector que juegan en el mundo las normas relacionadas con la calidad es
necesario incluir el enfoque de la Organización Internacional para la Normalización (ISO),
este considera a la calidad como la capacidad de un conjunto de características inherentes
de un producto, sistema o proceso para satisfacer los requisitos de los clientes y otras partes
interesadas.
Un estudio llevado a cabo por Tamini y Sebastianelli (1996) determinó que los gerentes de
ochenta y seis firmas del este de los Estados Unidos de América definen calidad como:
a) Perfección
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b) Consistencia
c) Eliminación de desperdicio
d) Velocidad de entrega
e) Cumplimiento de políticas y procedimientos
f) Provisión de un buen producto
g) Hacerlo bien desde la primera vez
h) Satisfacción a los clientes
i) Servicio total a los clientes.
Esta variada gama de interpretaciones hace ver que la calidad abarca a la gran mayoría de
los procesos de cualquier organización y que debe ser percibida y aplicada no sólo en las
etapas de producción de un bien o servicio, sino también a lo largo de la cadena integral de
suministro, desde la fase de mercadeo y levantamiento de las necesidades de los clientes
hasta el servicio posventa. No obstante, a pesar de la importancia de la calidad, muchas
compañías todavía se resisten a integrar la calidad en sus esfuerzos gerenciales.
El concepto de calidad ha sido abordado por diferentes autores. La autora coincide con ellos
ya que considera a la calidad como: estilos que emplea la organización para satisfacer las
necesidades y expectativas de sus clientes internos y externos.
Los mecanismos mediante los cuales las organizaciones han gestionado la calidad han ido
evolucionando los enfoques y etapas de la gestión de la calidad. Así, después de la primera
guerra mundial y en los años 20 se hablaba de inspección de la calidad donde se debía
verificar la conformidad del producto final con ciertas especificaciones establecidas
previamente. Después de la segunda guerra mundial y en los años 50 se hablaba de control
estadístico de la calidad donde estas especificaciones se fueron aplicando durante el
proceso de fabricación. La inspección de la calidad consiste en contar y medir para identificar
y separar productos defectuosos del total de la producción. El control de calidad, por su
parte, es el conjunto de técnicas y actividades de carácter operativo utilizadas para verificar
los requerimientos relativos a la calidad del producto. Este enfoque no incorpora ninguna
actividad de prevención y mejora, la búsqueda de no conformidades a las especificaciones
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se desarrolla durante el proceso de fabricación en base a métodos estadísticos por lo que
mejora la eficiencia respecto a la inspección. En general en el enfoque de control de calidad
no existe participación del personal, únicamente el departamento de calidad se
responsabiliza de cumplir con las especificaciones fijadas, en ningún caso se contempla la
satisfacción del cliente y se basa en la detección de errores con el objetivo de corregirlos y
arreglarlos.
En los años 70 surgió el término “Quality Assurance” que equivale a traducirlo como garantía
o Aseguramiento de la Calidad y que engloba al conjunto de actividades planificadas y
sistemáticas, necesario para dar confianza de que un producto o servicio va a satisfacer los
requerimientos establecidos”. El objetivo es garantizar la entrega de un producto al cliente de
acuerdo a unos requisitos especificados y acordados con este. Los clientes solicitan cada
vez más la seguridad de que se tenga implantado un sistema de gestión de calidad que les
aporte seguridad en el producto. En los últimos años han gozado de gran popularidad las
normas de aseguramiento de la calidad de la serie ISO 9000 y que han pasado a
denominarse, más tarde, como gestión de la calidad.
A partir de los años 90, el interés en la calidad creció a niveles sin precedentes, aupado, en
parte, por la publicidad del Premio de Calidad Nacional «Malcolm Baldridge», premio
instituido desde 1987 por Ley de los Estados Unidos, bajo el auspicio del Centro de
Productividad y Calidad Americano, para realzar a las compañías norteamericanas
comprometidas con la gerencia de la calidad, su práctica y desempeño y para competir con
el premio Deming en Japón.
El modelo Malcolm Baldrige se basa en un sistema de liderazgo, planificación estratégica y
enfoque hacia el cliente y mercado (Figura 2). Constituye una extraordinaria herramienta a
seguir para evaluar la gestión de la calidad total, con unos criterios de una profundidad
realmente impresionante. Este modelo consta de siete criterios: liderazgo, planificación
estratégica, enfoque al cliente y al mercado, información y análisis, orientación a los recursos
humanos, gestión de procesos y resultados empresariales.
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Figura 2. Modelo americano para la excelencia empresarial Malcolm Baldrige
Fuente: Malcolm Baldrige (1987)
La Calidad Total es el estadio más evolucionado dentro de las sucesivas transformaciones
que ha sufrido el término “calidad” a lo largo del tiempo. En un primer momento se habla de
Control de Calidad, primera etapa en la gestión de la calidad que se basa en técnicas de
inspección aplicadas a la producción. Posteriormente nace el Aseguramiento de la Calidad,
fase que persigue garantizar un nivel continuo de la calidad del producto o servicio
proporcionado.
Finalmente se llega a lo que hoy en día se conoce como Calidad Total, un sistema de gestión
empresarial íntimamente relacionado con el concepto de Mejora Continua y que incluye las
dos fases anteriores.
La filosofía de la Calidad Total proporciona una concepción global que fomenta la Mejora
Continua en la organización y donde se involucran todos sus miembros, centrándose en la
satisfacción tanto del cliente interno como del externo. Se puede definir esta filosofía del
siguiente modo: Gestión (el cuerpo directivo está totalmente comprometido) de la Calidad
(los requerimientos del cliente son comprendidos y asumidos exactamente) Total (todo
miembro de la organización está involucrado, incluso el cliente y el proveedor, cuando esto
sea posible).
13
La Gestión de la Calidad Total (Total Quality Management o TQM ) es una necesidad de las
organizaciones que deseen ser competitivas y sobrevivir. Está enfocada desde la perspectiva
de los clientes internos y los externos, y permite una mejora continua.
El TQM tiene como principal objetivo la excelencia empresarial. Es complicado poner en
práctica la Gestión de la Calidad Total ya que es una filosofía, una cultura y una nueva forma
de pensar en la organización.
El sistema de calidad, debe estar basado en la definición y gestión de los procesos, lo que
implica el desglose de las actividades de la organización en partes bien definidas, establecer
la secuencia correcta y la adecuada interacción que pueda existir entre ellas y en el estudio
y tratamiento de las mismas con el fin de que den
lugar a productos conformes.
La medición y el análisis de los resultados deben conducir al establecimiento de una
metodología de perfeccionamiento, no solamente de las actividades que la organización
desarrolla, sino también de los métodos de control.
El sistema de gestión de calidad es el conjunto de la estructura de organización, de
responsabilidades, de procedimientos y de recursos que se establecen para llevar a cabo la
gestión de calidad. De acuerdo con esta definición se podrían establecer múltiples tipos de
sistemas de calidad y de hecho, resulta lógico pensar que cada organización diferente
cuente con un sistema adaptado a sus características. No obstante también resulta evidente
que la discrepancia entre los distintos sistemas que pudiesen existir introduciría una gran
complejidad en las relaciones comerciales y técnicas entre las organizaciones.
La función de la calidad abarca toda la empresa, ya que la calidad de un producto es el
resultado del trabajo de todos los departamentos a lo largo del proceso productivo. Cada uno
de los departamentos especializados tiene, no sólo la responsabilidad de llevar acabo sus
funciones, sino que también tiene que hacer su trabajo correctamente. De esta manera, cada
departamento tiene una actividad orientada hacia la calidad que debe desarrollar
simultáneamente con su función principal.
1.4 Costos de calidad
El proceso de transformación que ha experimentado el mundo de los negocios en los últimos
años, ha traído como resultado fundamental, la reordenación interna de las empresas y ha
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potenciado su actuación estratégica, lo cual ha influido en la búsqueda de técnicas capaces
de transmitir la información necesaria para tomar nuevas decisiones.
Las condiciones que predominan en la actualidad, obligan a la empresa a integrar en su
estrategia competitiva, además de los factores convencionales, otros factores que
constituyen indicadores más efectivos del aporte que realizan las operaciones de la
organización a su estrategia competitiva.
La calidad es el objetivo y la referencia de cualquier actividad desarrollada en la empresa. Se
ha convertido en un instrumento de gestión poderoso y avanzado, que en manos de las
empresas, les permite alcanzar importantes cuotas de mercado y se esgrime como
estrategia competitiva diferenciadora.
Es así como surge la necesidad de controlar los recursos utilizados para obtener esa calidad,
siendo los costos un valioso instrumento en este sentido, en función de mantener un
seguimiento de la estrategia aportando a la gerencia la información necesaria.
Un elemento esencial para un programa de control total de la calidad consiste en la
identificación, el análisis y el control de los costos de calidad para todo el negocio, lo que
permite evaluar dichos programas y detectar las áreas que demandan atención.
Los costos de calidad forman parte integral del costo de producción, estando presentes en
los resultados que se reflejan en el Estado de Resultado de una organización, pero no se
cuantifican por separado, impidiendo su adecuado control y análisis, lo que dificulta la
aplicación de posibles medidas correctivas y el proceso de toma de decisiones.
Los sistemas de costos llamados "tradicionales", no cuentan con procedimientos que
permitan ofrecer información a la gerencia relacionada con el control de la calidad.
Referido a este tema, tradicionalmente la contabilidad de costos se ha ocupado del
reproceso, que se realiza en aquellos productos que se alejan de la calidad del diseño para
acercarlos a ella, desarrollando técnicas para el tratamiento de los desperdicios y de la
llamada producción defectuosa.
Sin embargo, poner énfasis en la calidad puede constituir un apoyo que identifique y elimine
las causas de los errores y el reproceso, reduciendo costos y logrando que haya más
unidades de producto disponibles para cumplir con las fechas de entrega.
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Según Philip Crosby, el costo de calidad es el costo por no cumplir los requisitos, es lo que
gastamos por hacer las cosas mal o por no hacerlas bien desde la primera vez. El costo de
calidad se compone de dos elementos principales:
El costo por cumplir (entrenamiento, planificación y otros).
El costo por no cumplir (reproceso, desperdicios, repetir el trabajo, pago de
recargos y otros).
Uniendo estos dos conceptos resultarán los mayores gastos que tiene una compañía.
Crosby ha encontrado mediante estudios, que el costo de calidad en una empresa típica está
alrededor de un 20 % del total de las ventas. Esto es lo que se busca reducir, esto es lo que
se está gastando por no hacer las cosas bien.
Algunos autores incluyen bajo este término dos tipos de costos; el costo de calidad
propiamente dicho, que es derivado de los esfuerzos de la organización para fabricar un
producto o generar un servicio con la calidad ofrecida, y el costo de la no calidad, conocido
también como el “precio del incumplimiento” o el costo de hacer las cosas incorrectamente.
Este último lo definen como aquellas erogaciones producidas por ineficiencias o
incumplimientos, las cuales son evitables.
Actualmente se entienden como costos de calidad aquéllos incurridos en el diseño,
implementación, operación y mantenimiento de los sistemas de calidad de una organización,
aquéllos costos de la organización comprometidos en los procesos de mejoramiento
continuo de la calidad, el costo para determinar si la producción es aceptable, es decir la
inversión que se hace para verificar el nivel de calidad del producto y la realizada para
prevenir o corregir la ocurrencia de la no calidad, los costos de sistemas, productos y
servicios frustrados o que han fracasado al no tener en el mercado el éxito que se esperaba,
hasta aquí los costos son ineludibles, debido a que son propios de los procesos productivos
o costos indirectos para que éstos se realicen. Pero a estos se les suma cualquier otro costo
en que incurre la empresa y el cliente por que la producción no cumplió las especificaciones
y expectativas del cliente y que la empresa incurre en ellos por producir fallos en el producto,
a estos se les conoce como costos de mala calidad, pobre o no calidad, estos costos son
evitables, pues no existirían si los procesos no produjeran defectos.
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Haciendo una síntesis de lo anterior se puede resumir que el costo de la calidad es una
herramienta administrativa de decisión que permite cuantificar monetariamente los gastos del
Sistema de Gestión de la Calidad en la organización.
Los costos pueden clasificarse en dos grandes grupos: costos controlables y costos
resultantes.
COSTOS CONTROLABLES
Son aquellos sobre los que la empresa tiene el control directo para asegurarse de que lo
los productos /servicios aceptables por el cliente se remitan al mismo. Se dividen en dos
categorías: de prevención y de evaluación.
1. Costos de prevención
Son los gastos realizados para evitar que se cometan errores, defectos y fallos, evitando así
la entrega de productos defectuosos. Incluye los costos de las actividades previas y durante
las etapas de desarrollo del producto, compra de materiales, planeación y ejecución de
operaciones, manufactura, operaciones de soporte y servicio después del despacho. Si se
miran desde el punto de vista financiera no son realmente un costos sino una inversión de
futuro, que se puede llamar inversión para evitar costos. Sus principales clases son:
1. Planificación de la calidad
2. Revisión de nuevos productos
3. Adiestramiento
4. Control del proceso
5. Obtención y análisis de datos de calidad
6. Proyectos de mejora
7. Informes de calidad
2. Costos de evaluación
Llamados también como costos de valoración, estimación o apreciación. Estos son el
resultado de la evaluación de la producción terminada o en proceso y la auditoria del proceso
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para medir la conformidad con los criterios y procedimientos establecidos. Buscan asegurar
la conformidad con los estándares de calidad y el nivel de desempeño. Incluyen:
1. Inspección y ensayo
2. Mantenimiento de la precisión del equipo de inspección y ensayo
3. Evaluación de existencias
4. Materiales y equipos consumidos
5. Comprobación del comportamiento post - venta
6. Informes y procesamiento de los datos de calidad
7. Auditorias de calidad del producto
8. Formación del personal de calidad
COSTOS RESULTANTES DE LA MALA CALIDAD
Conocidos también como costos de fallos. Son los costos en los que incurre la empresa que
es consecuencia de los errores, se incurre en ellos para evaluar el desempeño del producto,
para corregir las discrepancias o reemplazar los productos no conformes con los
requerimientos de los clientes. Es el dinero que la empresa invierte porque no todas las
actividades se hicieron bien todas las veces. Se les llama resultantes porque están
directamente relacionados con las decisiones que se toman dentro de la categoría de costos
controlables. Estos costos desaparecerían sino existieran fallas en el producto. Podrían
llamarse pérdidas porque en realidad representan esto para la empresa. Se dividen en
costos resultantes de fallas internas y externas.
Costos por fallas internas
Costos en los que incurre la empresa como consecuencia de los errores detectados antes de
que la producción sea recibida por el cliente. Y son costos como:
Trabajos de reelaboración
Desechos:
Doble ensayo:
Tiempo de paro
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Pérdidas de rendimiento
Gastos de disposición
Pérdidas en proceso evitables
Inspección al 100%
Costos por fallas externas
El productor incurre en un costo externo porque el cliente recibe un producto/servicio
inaceptable. La empresa incurre en él porque el equipo de evaluación no detectó todos los
errores antes de que el producto fuera entregado al cliente. Y son costos del tipo de:
Atención de las reclamaciones
Gastos de garantía
Material devuelto:
La medición de los costos de calidad permite planificar las actividades relacionadas con la
calidad y los recursos destinados a lograr mejores resultados, así como el seguimiento de
estas actividades planificadas y puestas en práctica, analizando el modo en que se llevan a
cabo.
Generalmente la medición de costos de calidad se dirige hacia áreas de alto impacto e
identificadas como fuentes potenciales de reducción de costos. Aquéllas que permiten
cuantificar el desarrollo y suministran una base interna de comparación entre productos,
servicios, procesos y departamentos.
Por otra parte la medición de los costos de calidad permite evaluar continuamente las
actividades de prevención y redimensionarlas para alcanzar mejoras, teniendo en cuenta
que:
1. Por cada falla existe una causa.
2. Las causas de las fallas están sujetas a la prevención.
3. La prevención siempre es menos costosa.
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Con un mayor control sobre los costos relacionados con la calidad y una mayor organización
de los mismos se facilita la recogida y transmisión de información sobre las nuevas variables
que en este contexto interesa gestionar, para de esta manera lograr una correcta
identificación de los costos de calidad que permita que puedan ser medidos, mejorados y
controlados.
El cálculo de los costos de calidad además de ser una herramienta para localizar las
principales áreas de deficiencia nos permite evaluar el funcionamiento del Sistema de
Gestión de la Calidad sin el cual no nos seria posible conocer la esencia de los costos de las
organizaciones.
Cuantificar la dimensión del problema de calidad en términos monetarios mejora la
comunicación entre los diferentes niveles de dirección. Cualquier reducción en los costos de
calidad tendrá un impacto directo en las utilidades de la empresa y en el aumento de su
competitividad.
Algunos de los beneficios que pueden lograrse son los siguientes:
1. Mayor rentabilidad.
2. Mayor retención de clientes
3. Menos quejas y reclamos de garantías por parte del cliente
4. Reducción de costos por menor cantidad de pérdidas, duplicación de trabajo.
5. Mayor compromiso y satisfacción de los empleados, menor rotación.
6. Mayor capacidad para atraer nuevos clientes.
La medición de los costos relativos a la calidad también revela desviaciones y anomalías en
cuanto a distribución de costos y estándares, las cuales muchas veces no se detectan en las
labores rutinarias de análisis. Por último, y quizás sea el uso mas importante, la
cuantificación es el primer paso hacia el control y el mejoramiento.
La medición de los costos de calidad es de gran importancia para cualquier entidad:
En primer lugar porque estos suelen ser muy grandes. De acuerdo con la
investigación de un grupo de trabajo de la Oficina para el Desarrollo Económico Nacional
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(ODEN) que estudió la calidad y las normas publicadas en 1985, alrededor del 10 al 20% de
las ventas totales de las empresas está representado por los costos relacionados con la
calidad.
En segundo lugar, el 95% de los costos en la calidad generalmente tiene
relación con la valoración y los defectos. Estos gastos le añaden muy poco al valor del
producto o servicio; los gastos de los defectos, por lo menos, pueden considerarse evitables.
La reducción de los costos de los defectos mediante la eliminación de las causas de la falta
de cumplimiento también puede traducirse en una reducción sustancial de los costos de
valoración.
En tercer lugar, los costos innecesarios y evitables encarecen los bienes y
servicios. Esto a su vez, afecta la competitividad y, a la larga, los salarios y los estándares de
la vida.
En cuarto lugar, es evidente que los gastos y los aspectos económicos de
muchas actividades relacionadas con la calidad, incluidas las inversiones en la prevención y
las actividades de evaluación, les son desconocidos a las compañías, no obstante que tales
costos son considerables y que una parte sustancial de ellos es evitable.
El costo de la calidad no es exclusivamente una medida absoluta del desempeño, su
importancia estriba en que indica donde será más redituable una acción correctiva para una
empresa.
Los costos de la calidad están presentes no solo en las operaciones de producción sino
también en muchas otras. Al seleccionar las actividades de una empresa la cuantificación de
los costos por errores pueden atraer la atención sobre la gravedad de los problemas e
identificar áreas concretas donde se presentan. De ahí que presenten ciertas ventajas pero
también algunas dificultades para su establecimiento y análisis.
Ventajas:
Proporciona una entidad manejable; proporciona una visión única de la calidad; proporciona
un medio para medir los cambios; proporciona un sistema de prioridades para los problemas;
asegura que los objetivos de calidad estén junto con los fines y objetivos; proporciona la
manera de distribuir correctamente los Costos de la Calidad para obtener máximos
beneficios; induce al análisis de la calidad en el Consejo de Dirección; mejora el uso eficaz
de los recursos; aporta un nuevo enfoque para hacer bien el trabajo; proporciona una medida
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de las mejoras realizadas; la reducción de los costos de la calidad posibilita incrementar los
beneficios de una organización.
Dificultades:
Rechazo inmediato al análisis por implicar cambios en el Sistema en algunos casos y en
otros instrumentar el análisis en donde no se analizaba; difícil el trabajo de sensibilizar al
personal en el análisis de los costos; falta de capacitación y preparación adecuada del
personal que ejecuta la toma de datos y procesamiento de la información; organizar las
áreas para introducir el análisis de los costos; clasificar los costos por áreas de trabajo;
lograr la interrelación adecuada entre el departamento de la calidad y el departamento de
contabilidad para la recogida y análisis de los datos; la complejidad de las áreas
seleccionadas inicialmente hacen más engorroso el trabajo; ejecutar el análisis estadístico
de la tendencia de los costos.
Bibliografía
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de Sancti Spíritus. http://microcampus/web_bib/prod_cientifica/contenido/contab/696.htm.
Tesina (Licenciatura en Contabilidad y Finanzas)- Centro Universitario de Sancti Spíritus,
2005.
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eficiencia en la UBPC "El Maja".
http://microcampus/web_bib/prod_cientifica/contenido/contab/2073.htm. Tesina (Licenciatura
en Contabilidad y Finanzas)- Centro Universitario de Sancti Spíritus, 2007.
3- Morton Backer, Lyle Jacobsen. Contabilidad de costos: un enfoque administrativo de
gerencia /. -- La Habana: Instituto Cubano del Libro, 1967. -- 730 p.
4- Mallo Rodríguez, Carlos. Contabilidad de costos. -- La Habana : ENPES, 19 ?. -- 3 t.
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5- Contabilidad de costos: conceptos y aplicaciones para la toma de decisiones gerenciales.
-- s.l. : s.n., 198?. -- 2t.
6- Principios para la planificación, registro y cálculo del costo de producción. -- La Habana:
ENPES, 1988. -- 277 p.
7- Contabilidad de costos. -- La Habana: ENPES, 1990. -- 264 p.
Autor: Lic. Yanelis Santos Leal
Empresa Tabaco Torcido Sancti Spíritus
Cabaiguán, Sancti Spíritus, Cuba
MSc. Adys Chezpik García.
Universidad de Sancti Spíritus José Martí Pérez
Sancti Spíritus, Cuba.
Sancti Spíritus, 2010.
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Chezpik García Adys. (2010, noviembre 12). Teoría de costos: definición, sistemas y su relación con la calidad. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/teoria-de-costos-definicion-sistemas-y-su-relacion-con-la-calidad/
Chezpik García, Adys. "Teoría de costos: definición, sistemas y su relación con la calidad". GestioPolis. 12 noviembre 2010. Web. <https://www.gestiopolis.com/teoria-de-costos-definicion-sistemas-y-su-relacion-con-la-calidad/>.
Chezpik García, Adys. "Teoría de costos: definición, sistemas y su relación con la calidad". GestioPolis. noviembre 12, 2010. Consultado el 14 de Agosto de 2018. https://www.gestiopolis.com/teoria-de-costos-definicion-sistemas-y-su-relacion-con-la-calidad/.
Chezpik García, Adys. Teoría de costos: definición, sistemas y su relación con la calidad [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/teoria-de-costos-definicion-sistemas-y-su-relacion-con-la-calidad/> [Citado el 14 de Agosto de 2018].
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