La investigación tuvo como objetivo general analizar las Tecnologías de la Información y la Comunicación para la Conservación del Patrimonio Documental en las Unidades Sectoriales de Información y Archivo de la Universidad del Zulia. Se enmarco, en los postulados Rosario (2005), González (2006), Silva (2007) y Franchi, (2010), entre otros autores que se han inclinado hacia las variables: Tecnologías de la información y la Comunicación y Conservación del Patrimonio Documental. La metodología fue de tipo descriptiva, de campo, no experimental y transaccional, su población estuvo conformada por 59 sujetos en general quedando distribuidos por 25 Coordinadores (Jefe) de archivos y 34 Asistentes de archivo, pertenecientes a las distintas facultades, dependencias y núcleos de LUZ, como técnica de recolección de datos se aplico el cuestionario Standard, estructurado y auto administrado, basado en preguntas de escala tipo Lickert. Se aplico un (1) cuestionario dirigido a los Coordinadores y Auxiliares de Archivo de LUZ, adscritos a las Unidades Sectoriales de Información y Archivo de LUZ. Esta investigación se inclino a dar soluciones sobre el eficaz y eficiente manejo de la información en el ámbito universitario, como en la competitividad de las instituciones archivísticas, en la calidad de la toma de decisiones de tales organizaciones involucradas al desarrollo histórico, social y cultural de su patrimonio documental. Por esta razón, se hace necesaria la aplicación de la gestión de los recursos tecnológicos para agilizar los procesos administrativos para la conservación del patrimonio documental en las Unidades Sectoriales de Información y Archivo de la Universidad del Zulia.
Abstract
The investigation had like general mission to analyze the Technologies of the Information and the Communication for the Conservation of the Documentary Patrimony in the Sectorial Units of Information and File of the University of Zulia. I frame myself, in the postulates Rosary (2005), González (2006), Whistles (2007) and Franchi, (2010), among others authors who have inclined towards the variables: Technologies of the information and the Communication and Conservation of the Documentary Patrimony. The descriptive methodology was of type, of field, no experimental and transactional, its population was conformed by 59 subjects generally being distributed by 25 Coordinators (Head) of archives and 34 Assistants of file, pertaining to the different faculties, dependencies and nuclei of LIGHT, as technical of data collection I am applied to the questionnaire Standard, structured and car administered, based on scale questions Licker type. I am applied (1) to a questionnaire directed to the Coordinators and Aids of File of LIGHT, assigned to the Sectorial Units of Information and File of LIGHT. This investigation I incline to provide solutions on the effective and efficient handling of the information in the university scope, like in the competitiveness of the archive-related institutions, in the quality of the decision making of such organizations involved to the historical, social and cultural development of its documentary patrimony. Therefore, the application becomes necessary of the management of the technological resources to make agile the administrative processes for the conservation of the documentary patrimony in the Sectorial Units of Information and File of the University of Zulia
1. Introducción
Los cambios en el contexto mundial, agrupados en términos prácticos, en la globalización se han abordado científicamente mediante el paradigma posmoderno, generando así, cambios en todos los ámbitos del quehacer humano, y por ende, en el gerencial. El esquema de gerencia empresarial clásica, vigente por mucho tiempo está siendo sustituido por un nuevo modelo de gerencia con un conjunto de características que colocan en énfasis el plano subjetivo y humano, donde la flexibilidad ante la rapidez y vertiginosidad de los cambios tecnológicos frente a la empresa, facilitan el camino de las organizaciones, que con valores, actitudes, creencias, asumen los roles del nuevo paradigma empresarial para alcanzar eficientemente y con éxito sus objetivos.
Es así como, las Tecnologías de la Información y las Comunicación (TIC) son incuestionables y están ahí, forman parte de la cultura tecnológica que nos rodea y con la que debemos convivir. Amplían nuestras capacidades físicas y mentales. Y las posibilidades de desarrollo social” De esta manera, este autor señala que las Tecnologías de la Información y la Comunicación son tres palabras que están unidas y que cada una forman un conjunto de avances que nos proporcionan la informática, comunicación y las tecnologías, que comprenden los avance y el desarrollos tecnológico del mundo. Es decir, son herramientas que nos proporcionan información para lograr el proceso y canales de comunicación (Castells, 200: 5).
Sin embargo, el uso de las Tecnologías de la Información y la comunicación, son definidas como un conjunto de tecnologías que permiten la adquisición, producción, almacenamiento, tratamiento, comunicación, registro y presentación de informaciones, en forma de voz, imágenes y datos contenidos en señales de naturaleza acústica, óptica o electromagnética” (Rosario, 2005: 58.).
Desde esta, perspectivas se plantea dos conceptualizaciones una está relacionada con todos los aspectos del manejo, procesamiento y comunicación de información. (Pávez, 2000) Y la otra, como una técnica utilizada por los seres humanos, para tratar los datos y generar información, considerada cada día más, como un factor básico para el éxito empresarial. (Valley, 2002).
Desde esta perspectiva, los autores anteriormente citados platean que las Tecnologías de Información y Comunicación vienen dadas por las necesidades dentro de la organización, asimismo consideran como un conjunto de técnicas, procedimientos y dispositivos altamente avanzados para el almacenamiento y transmisión de datos.
En este sentido, es importante estar al tanto de usabilidad de estas tecnologías para el registro de la información y a la vez, para la conservación del patrimonio documental debido a la cantidad de registros físicos que se acumulan con el tiempo, permite un gran conglomerado de documentos que se exponen al deterioro y a la pérdida y difícil recuperación del contenido de muchos de ellos
Es así como se relacionan los registros de los documentos para aplicar la conservación a los mismos; pero es importante conocer que existen leyes de conservación que obedecen a un carácter cultural, luego que existe un contenido expuesto y representa un valor histórico, es necesario establecer una memoria que permita obtener todo el contenido y hacer uso de ella cuando se requiera, es entonces cuando se aplica el proceso de comunicación en una información que representa el pasado y el presente para los usuarios que necesite de éste tipo de información que originalmente son guardados de manera física – material.
De lo anteriormente (Silva 2007:86) expresa que la conservación “es el conjunto de acciones, programas, planes, políticas que tienen por objeto prevenir, amortiguar y retardar los efectos del deterioro que sufren los documentos, tratando que los mismos subsistan para las generaciones futuras”, este autor indica que la conservación es importante para mantener el desarrollo científico ya que, a segura la salvaguarda (aumentar la esperanza de vida) de una colección u objeto.
En este sentido, las universidades han rediseñado políticas para obtener los mejores resultados dentro de la organización, adaptándose a los nuevos paradigmas de gestión de la información y la comunicación; todo esto con la finalidad de tener una mejor relación con la población universitaria, y mayor proyección como ente transformador de la sociedad. Por otra parte, se menciona que los progresos técnicos avanzan con rapidez y las competencias pierden rápidamente actualidad, a estos efectos sería conveniente fomentar en los distintos ámbitos del conocimiento la adquisición de mecanismos de aprendizaje más flexibles, en vez de imponer un conjunto de conocimientos rígidamente definido.
A su vez, estos factores han venido transgrediendo los límites naturales de los modelos tradicionales de las universidades, con la aparición de nuevos conocimientos, así como su organización en disciplinas cada vez más específicas y en “redes de conocimientos” cada vez más complejos y menos jerarquizados que ponen en tela de juicio la viabilidad del funcionamiento de las universidades.
Esta situación ha producido un fuerte impacto en las universidades, instituciones que han rediseñado una serie de políticas para obtener los mejores resultados dentro de la organización, adaptándose a los nuevos paradigmas y orientadas hacia el logro de una gestión eficiente en la producción y reproducción de conocimientos y que se manifiestan en las Tecnologías de la información y la comunicación para la conservación del patrimonio documental en las unidades sectoriales de información y archivo de LUZ.
Todo esto con la finalidad de tener una mejor relación con la población universitaria y mayor proyección como ente transformador de la sociedad de la información. Donde la gerencia de la información implica también gerencial eficientemente las tecnologías de información y comunicación, al respecto (Joyanes, 2001:31) que:
“La tecnología es, por si misma, un valor social de primer grado. En este sentido la tecnología en general y las tecnologías de información y comunicación (TIC), en particular, constituye un punto de referencia macro sociales cuyos objetivos o fines están bien definidos en relación al ámbito de lo económico como valor que define el progreso. El progreso es la única esperanza de las masas, porque es económico. Y el progreso económico sólo se consigue con el progreso tecnológico”.
Donde este autor, indica que las tecnologías de información y comunicación (TIC) juega un papel importante para la sociedad ya que tiene un valor social y económico y que representa el progreso tecnológico para las organizaciones universitarias. Es por esta razón, que el propósito de este estudio de investigación es analizar las tecnologías de la información y la comunicación para la conservación del patrimonio documental y profesionales de las unidades sectoriales de información y archivo de la universidad del Zulia.
Por esta razón, es necesario hacer una reflexión en los miembros de las unidades sectoriales de información y archivo de LUZ, con el fin de generar alternativas que habrá caminos para el desarrollo intelectual incesante y en la sociedad del conocimiento. Es así como, a partir del estudio de los documentos que tiene un registro histórico, se propone la intervención de la tecnología de información y comunicación para conservar del patrimonio documental de estas unidades sectoriales, como marco de la situación problema concerniente a esta investigación, se ubica la revisión y actualización de las tecnologías de información y comunicación donde existen debilidades en la conservación y restauración de dicho material documental.
Por otra parte, se pudo observar en estas unidades de información y archivos hay desactualización en la en la plataforma tecnológica donde se evidencia poca frecuencia en uso y manejo de estas herramientas tecnológicas a causa de esta situación. Asimismo, hay carencias de normas y procedimientos para la conservación y recuperación del patrimonio documental.
Igualmente existe debilidad en la aplicación de las estrategias de conservación y restauración ya que, no hay un control de calidad para evaluar la eficiencia y eficacia para los procedimientos documentales, esto evidencia poca capacitación y entrenamientos en las aéreas de conservación y restauración.
2. Tecnologías de información y comunicación como herramientas para la conservación del patrimonio documental en sector universitario
En la actualidad, se ha incrementado el uso de las tecnologías para almacenar, procesar, realizar búsquedas y recuperar la información; vehículo que transmite el conocimiento, y va transformando en muchos aspectos la forma como se despliega todo tipo de actividades, al igual que un recurso principal en el desarrollo científico y técnico de la sociedad moderna.
Es por ello, que la computadora personal, el acceso a las bases de datos, bancos de datos, discos compactos, multimedia, memorias ópticas que facilitan el almacenamiento de gran cantidad de información y por último la aparición de la red global como es Internet ha modificado y cambiado el tradicional paradigma en los sistemas de información.
De esta manera, las tecnologías de información y comunicación (TIC) han permitido el acceso a la información en el sector universitario principalmente en las universidades y dentro de ellas, en las unidades sectoriales de información y archivo, la cual ha facilitado a los usuarios el uso de las mismas, con ello buscando una mejor integración entre las dos partes: usuario y tecnología, y a su vez una comunicación permanente, de constante información y materiales de alta calidad que dé respuesta a las necesidades académicas.
Sin embargo, las TIC representan un estadio de desarrollo social caracterizado por la capacidad de sus miembros (ciudadanos, empresas, y administración pública), para obtener y compartir información instantáneamente, desde cualquier lugar y en la forma que se prefiera. (Castells, 2001).
Por otra parte, (Rosario, 2005) señala que “Tecnologías de información y comunicación al conjunto de tecnologías que permiten la adquisición, producción, almacenamiento, tratamiento, comunicación, registro y presentación de informaciones, en forma de voz, imágenes y datos contenidos en señales de naturaleza acústica, óptica y electromagnética. Las Tecnologías de información y comunicación incluyen la electrónica como tecnología base que soporta el desarrollo de las telecomunicaciones, la informática y el audiovisual”.
Es por ello, que estas autoras resaltan cada uno los procesos por los cuales se conforman las TIC, y son de gran utilidad para obtener y compartir información de manera instantánea, desde cualquier lugar y en la forma que se prefiera como la alfabetización electrónica como uno de los requisitos clave para el éxito organizacional. Los servicios que integran las tecnologías de información y comunicación varían, pero los más frecuentes según (Ramírez, 2004) son:
a) Administración y gestión de cursos: inscripción, directorio de participantes y profesores, agenda, consulta de calificaciones, buzón de sugerencias, entre otros.
b) Elaboración y distribución de contenidos
c) Servicio de mensajería –correo electrónico- entre todos los participantes.
d) Herramientas para trabajo colaborativo: foros, chacos, listas de distribución de correo, pizarra electrónico, herramientas para “levantar la mano” o votar virtualmente y audio/ videoconferencia.
e) Acceso a catálogos, directorios y bibliotecas on line.
f) Servicios de tutorías: sincrónica y asincrónica.
De esta manera, se puede decir que este autor anteriormente citado coincide en que las tecnologías de información y comunicación son de gran utilidad para obtener e intercambiar información de manera instantánea ya que, le permite a los clientes/usuarios la accesibilidad a la variedad de conocimiento de manera directa e indirecta.
Por otra parte, es importante determinar las herramientas para trabajo colaborativo un conjunto de saberes, herramientas, destrezas y competencias que conformen una base que les permita no sólo encarar el desarrollo de su carrera académica, sino que faciliten su formación a lo largo de la vida y su desempeño profesional, en un entorno en donde la información y el conocimiento se generan y se comunican, si no de manera única, cada vez más de modo privilegiado, en redes electrónicas. (Cañas, 2003).
Este autor trata de fomentar en los empleados la adquisición de saberes y competencias que no son solamente procedí mentales, sino fundamentalmente simbólicas y actitudinales: Aprender de una manera flexible, alternando entre la heteronimia y grados cada vez más avanzados de autonomía, venciendo los hábitos y prácticas adquiridas en modelos más conductistas y tradicionales. A continuación se describe las habilidades y competencias:
a) Interactuar con contenidos en cualquiera de los soportes y medios en los que este se encuentre.
b) Formular problemas, buscar información, evaluarla y articular contenidos con una actitud crítica
c) Aprender del trabajo colaborativo entre pares, participando activamente en los procesos de negociación de significados y construcción social del conocimiento.
d) Por ende, ser partícipes activos capaces de aprender a aprender, en un entorno de información mucho más vasto que es la Internet.
A estas habilidades y competencias las llamaremos hiperlectoras, en el sentido que le dan (Burbules y Callister, 2001) al término “hiperlectura”. Un hiperlector:
1) “Cuestiona la credibilidad de la información y las fuentes, sino los parámetros de emisión de juicios, y tal vez los fines
2) Está más dispuesto a desconfiar de los criterios y objetivos existentes, y a estudiar en qué grado dependen del contexto, es decir, no son absolutos
3) Está mejor preparado para actuar de manera activa y creativa en la reestructuración e interpretación de los entornos de información y comunicación, en lugar de limitarse a aceptarlos o rechazarlos como son. Un hiperlecto es aquel que conoce los fundamentos del diseño de contenidos, es aquel capaz no sólo de consumir información, sino de intervenir creando sus propios textos.
4) Es capaz de cuestionar lo dicho, pero también lo no dicho, desarrollando.
5) Competencias para examinar críticamente el significado y la “retórica oculta” de los links”.
6) Es capaz de criticar no sólo la información, sino el contexto en el que es presentada. Su crítica es una crítica social y cultural.
3. Potencialidad de las Tecnologías de Información y Comunicación TIC
La Inmaterialidad, se puede concebir desde una doble configuración: su materia prima es la información y la facilidad que algunas de ellas tienen para construir mensajes sin referentes externos. Ello amplia los márgenes de generar y procesar información, como es el caso de la utilización de la informática; posibilitando el acceso a grandes volúmenes de información y en períodos de tiempo cortos; presentando al usuario la misma información con códigos lingüísticos diferentes; y transmitiendo información a destinos lejanos, con costos cada vez menores y en tiempo real (González, 2006).
Según este autor, la interactividad juega un papel importante en las Tecnologías de información y comunicación ya que, le permite al usuario, no sólo elaborar mensajes (actividad también realizable con otras tecnologías más tradicionales), sino que además, puede decidir la secuencia de información por seguir, establecer el ritmo, cantidad y profundización de la, información que desea, y elegir el tipo de código con el que quiere establecer relaciones con la información. Todo ello, dentro de rangos que pueden ir desde la libertad absoluta, hasta límites prefijados por el diseñador del programa.
Es así como, la instantaneidad de la información, rompiendo las barreras temporales y espaciales de naciones y culturas, como lo hace la comunicación por satélite, siendo al mismo tiempo una característica y un factor acelerador de la relación local-global ya que el usuario puede acceder a bases y bancos de datos situados a lo largo y ancho de todo el mundo.
De esta manera, la conectividad tiene un sentido muy amplio, bastante superior a poner en relación a dos o más personas entre sí. Con ello la Red ha creado un nuevo espacio universal de información compartida, con un factor completamente nuevo: la capacidad para hallar información y para agrupar a personas con intereses comunes.
El resultado ha sido que desde fines de la década del 90’ del siglo XX, se viene planteando la idea en el plano de las relaciones económicas, de la existencia de la ley de la conectividad para designar el hecho de que “la economía en red se alimenta del doble “bigbang” entre un universo de conexiones telemáticas y un universo de microprocesadores electrónicos miniaturizados. Se acabó la era de los ordenadores. La que se inicia ahora es la de las comunicaciones”. (Kelly, 1997:14)
Sin embargo, no es nada nuevo señalar que estas tecnologías están asociadas a la innovación, en principio, cualquier nueva tecnología tiene como objetivo el mejoramiento, cambio y superación cualitativa y cuantitativa de la tecnología anterior y, por ende, de las funciones que esta realizaba. Esto no debe de entenderse como que las TIC vienen a superar a sus predecesoras, sino más bien la complementan, y en algunos casos, las potencian y revitalizan.
Esta emergente sociedad de la información, impulsada por un vertiginoso avance científico en un marco socioeconómico neoliberal-globalizado y sustentado por el uso generalizado de las potentes y versátiles tecnologías de la información y la comunicación (TIC), conlleva cambios que alcanzan todos los ámbitos de la actividad humana.
Sus efectos se manifiestan de manera muy especial en las actividades laborales y en el mundo educativo, donde todo debe ser revisado: desde la razón de ser de la universidad y demás instituciones educativas, hasta la formación básica que precisamos las personas, la forma de enseñar y de aprender, las infraestructuras y los medios que utilizamos para ello, la estructura organizativa de los centros y su cultura.
La Inmaterialidad es una de las características que tiene las TIC, que es “las posibilidades de digitalización de las Tecnologías de Información y Comunicación convierten la información, tradicionalmente sujeta a un medio físico, en inmaterial. Mediante la digitalización es posible almacenar grandes cantidades de información, en dispositivos físicos de pequeño tamaño (discos, CD, memorias USB, etc.). A su vez los usuarios pueden acceder a información ubicada en dispositivos electrónicos lejanos, que se transmite utilizando las redes de comunicación, de una forma transparente e inmaterial. (Joyanes, 2003).
Este autor, señala que este tipo de característica, ha venido a definir lo que se ha denominado como «realidad virtual», esto es, realidad no real. Mediante el uso de las Tic se están creando grupos de personas que interactúan según sus propios intereses, conformando comunidades o grupos virtuales.
4. Conservación del Patrimonio Documental en las unidades sectoriales de información y archivo del sector universitario
La conservación del patrimonio documental son acciones necesarias para asegurar un acceso continuado y pertinente a la información digital durante el tiempo que sea requerido y para cualquier finalidad legítima”. Sin embargo, (Fuentes, 2007:68) Afirma que “la conservación como algo necesario, a veces totalmente esencial, para posibilitar la difusión posterior de los materiales y evitar perdidas de información. La máxima utilización debe ser compatible con la máxima conservación. Es una exigencia de las leyes de conservación del patrimonio de cualquier país (Keefer y Gallart, 2007).
Para estos autores la conservar es mantener las propiedades físicas y funcionales de los documentos para lograr el cumplimiento de su finalidad transmisora de información. Lo que implica toda una labor de previsión, de modo que se adelante a los daños que puedan sobrevenir a los materiales, y no una labor que actúe cuando el daño ya haya ocurrido.
Sin embargo, hoy en día existen estrategias para la conservación del patrimonio documental. Estas estrategias para la conservación del patrimonio documental es el estado de la cuestión sobre cómo debe plantearse la preservación de documentos digitales revela varias tendencias, aunque ninguna de ellas resuelva totalmente el problema”. (Keefer y Gallart, 2007)
Sin embargo, la migración de los datos es un conjunto de tareas organizadas y diseñadas para lograr la transferencia periódica de materiales digitales desde una configuración de hardware y software a otra, o bien desde una generación tecnológica informática a una generación posterior (Kenney, 2003:84).
En este sentido, la migración es la estrategia más empleada hoy en día, en parte por que es un proceso informático muy experimentado. Sin embargo, conlleva el riesgo de que se pierda elementos especiales como, por ejemplo, los códigos que controlan el formato o la funcionalidad del entorno original que no siempre se puede preservar durante la conservación
En el cual las estrategias esta especialmente indicada para grandes lotes de recursos de un solo formato. Donde la posibilidad de programar de antemano las migraciones para llevarla a cabo en el momento oportuno contribuirá a mantener los costes más bajos. Además se prevén ahorros si se llega a reducir la frecuencia con que sea necesario migrar los formatos. Sin embargo, esto se conseguirá mediante la adopción de formatos normalizados para la creación de recursos en vez del uso de formatos propietarios por muy actualizados que sea.
Para este autor, es importante la migración se lleva a cabo en el momento oportuno, es relativamente sencilla. Para ello se recomienda un seguimiento constante de los avances en la tecnología, mediante un “observatorio tecnológico” que permitiría prever los cambios venideros y así tomar las decisiones adecuadas sobre la selección del nuevo entorno y programar a tiempo la migración. Por otra parte, es importante “la conservación en el patrimonio documental representa las leyes de conservación, lejos de la intención materialista, entienden que todo bien cultural lo es ante todo por sus valores metafísicos. Es decir, que es un medio de comunicación entre el pasado y el presente. Toda obra tiene dos aspectos que son completamente reflejo del hombre como miembro de la sociedad. El hombre se adapta, interrelaciona, ordena y conexiona sus pensamientos y teniendo como fin el maravilloso y noble propósito de conservarlo, con sus características que son: preservarlo o restaurarlos”. (Franchi, 2010).
Para esta autora, existen muchas definiciones de digitalización; pero se puede resumir como un proceso que convierte a los documentos, de diferentes formatos, de una imagen real a una electrónica digital con la ayuda de un escáner o cámara digital que las codifica según sus características cromáticas y que se almacenan en soportes electromagnéticos u ópticos.
Donde el soporte papel, lejos de desaparecer tiene un amplio uso y aglutina a un próspero negocio que mueve ingentes cantidades de dinero en todo el mundo; sin embargo, la fragilidad y dependencia estricta del soporte digital a la energía eléctrica y a ciertos condicionantes tecnológicos no nos permiten asegurar una hegemonía de éste frente a aquél al menos a corto plazo, la era manuscrita e impresa generaron modos de lectura acordes con el texto tal cual se construía.
De ahí, la escritura digital es, por tanto, el primer soporte no biológico de la historia., la era digital permite la utopía del hipertexto, es decir, un texto que ya no necesita de la linealidad escritural o lectora para construirse. Es por tanto la última gran revolución cultural en la que nos hallamos inmersos al generar una morfología y unas características de escritura radicalmente diferenciadas respecto a los textos tradicionales hasta ahora conocidos, un nuevo modo de percepción humana de la realidad.
5. Conclusiones
Las Tecnologías de la Información y la Comunicación han sido libremente adaptadas a muchas posiciones teóricas que lejos de definir un aporte conceptual y pertinente refleja una manera pragmática de evaluarlas, sin ser adaptadas o aplicadas a su contexto real, lo cual acarrea distorsión en su manejo y uso como tales, Sin embargo, debe ser prioridad en cuanto a que las tecnologías de información y comunicación juegan un papel importante para la conservación del patrimonio documental en las unidades sectoriales de información y archivo del sector universitario.
Esta investigación se inclino a dar soluciones sobre el eficaz y eficiente manejo de la información en el ámbito universitario, como en la competitividad de las instituciones archivísticas, en la calidad de la toma de decisiones de tales organizaciones que involucradas al desarrollo histórico, social y cultural de su patrimonio documental. Por eso, se hace necesaria la aplicación de la gestión de los recursos tecnológicos para agilizar los procesos administrativos para la conservación del patrimonio documental en las unidades sectoriales de información y archivo de la Universidad del Zulia
Tal como se puede deducir de los resultados arrojados se pudo detectar en los hallazgos que es necesario que las diferentes unidades sectoriales de información del sector universitario, asimilen y adapten las tecnologías de información y comunicación, para los procesos de conservación y restauración de los documentos. De manera, eficiente a través de estas herramientas, para realizar trabajo que ayuda a gestionar los procesos administrativos y tecnológicos y así poder lograr agilizar las tareas y actividades que se ejecutan dentro de instituciones archivísticas de esta universidad autónoma de la región zuliana
Asimismo, deben poseen una elevada calidad de gestión administrativa de la información documental y tecnológica que impulsa el manejo y uso de las tecnologías de información y comunicación para la conservación del patrimonio documental de estas instituciones archivísticas. Para lograr, la inmaterialidad, instantaneidad y aplicaciones multimedia adquiere trascendencia para disponer su potencialidad de la informática capaz de realizar tareas como almacenar, procesar y trasformar datos de las actividades operativas de su organización, como un conjunto de técnicas, procedimientos y dispositivos altamente avanzados para el almacenamiento y transmisión de datos que se quiere conservar y resguardar.
Por otra parte, se debe aplican estrategias de preservación del fondo documental o digital, con el fin de utilizar las normas y políticas de resguardo para la protección de las colecciones documentales deterioradas. Además, se logro con estos hallazgos detectar que en estas instituciones archivísticas, emplean creación de registros para identificar el entorno de hardware y software y así monitorear el comportamiento de los mismos programas.
Por otra parte, es necesario que existen controles adecuados en las unidades sectoriales de información y archivo de la universidad del Zulia, para mejorar las condiciones ambientales mediante políticas o normas internas y externas que proyecten la protección del medio ambiente en cada uno de los espacios de estas instituciones que cuentan con un fondo documental, con el fin, de monitorear o controlar las condiciones físicas y ambientales de estas organizaciones, para reducir riesgos por fallas o mal funcionamiento del equipo, del software, de los datos y de los medios de almacenamiento. Además se logro con estos hallazgos determinar que las unidades sectoriales de información y archivo de la universidad del Zulia, almacenan los documentos en unidades de conservación y en el mobiliario adecuado, proporcionando de manera eficiente y eficaz el acceso a los datos que manejan en su organización.
6. Recomendaciones
La presente investigación ha servido de base fundamental para hacer ciertas recomendaciones que deben considerar las unidades sectoriales de información y archivo de la universidad del Zulia, para mejorar los procesos de conservación y restauración del patrimonio documental, a través de las herramientas que brindan las Tecnologías de la información y la comunicación.
Se recomienda la creación de proyectos viables para la adquisición de nueva tecnología en función de aumentar la capacidad tecnológica de estos servicios y satisfacer la demanda de los usuarios. Así como también, Auditar la tecnología de información y comunicación instalada en las diferentes unidades sectoriales de información y archivos de la Universidad del Zulia, con el objetivo de renovar los equipos obsoletos o comprar nuevos, porque estos fueron estimados medianamente rápidos o lentos, con la excepción del Disco Compacto (CD). Respecto a las bases de datos fueron definidas como actualizadas, pero, no así la tecnología hardware con la que cuentan actualmente los equipos.
Y ultimo, garantizar el uso y el manejo prioritario que tienen las tecnologías de información y comunicación para las áreas de proyección, información y conocimiento digital dirigido a mejorar las condiciones de conservación y restauración del fondo documental de estas instituciones archivísticas.
Por otra parte, se recomienda programas de entrenamiento y capacitación para los coordinadores (jefe) y auxiliares de archivo de las diferentes unidades de información, sobre el manejo y usos de las nuevas tecnologías de información y comunicación, como herramientas claves para el control y dominios sobre estas tecnologías que son necesarias para la protección y resguardo del fondo documental de estas unidades de información.
Es necesario implementar nuevas estrategias para mejorar los procesos de conservación y restauración de los documentos, que ayude a los coordinadores (jefe) y auxiliares de archivo de las diferentes unidades de información de la Universidad del Zulia, a fomentar su buen desempeño permitiendo un servicio de calidad, eficiencia acorde a las necesidades de los usuarios. Asimismo, se hace obligatorio examinar los espacios físicos, iluminación, contaminación ambiental, medio ambiente, limpieza, almacenamiento, manipulación, agentes biológicos, Iluminación, niveles permitidos, desastres y seguridad, con la intención de lograr unas instalaciones realmente adecuadas y así lograr un eficaz manejo de la información al tipo de servicio que se ofrece.
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