En la actualidad la empresa mexicana esta compuesta en su mayoría por micros y pequeñas empresas que conforman más del 95% del total de la industria, esto demuestra la importancia que reviste este tipo de empresas, que conforman una parte fundamental en los procesos de recuperación y de reordenación de la economía nacional y en el cambio estructural del aparato productivo que el país requiere.
Resumen [1]
Entonces si muchas de estas PyMES son familiares, tienden a contratar servicios externos de contaduría, informática, entre otros, sin embargo crear un departamento de TI adaptable a la infraestructura de la organización, que pueda contribuir al desarrollo de la empresa optimizando tiempo, dinero y esfuerzo y no ser dependiente de un asesor técnico informático.
La implementación de cobit se puede realizar tomando solo lo más importante para tener un departamento de tecnologías de información excelente.
Introducción
Las PYMES son rubro importante de la economía de todos los países y muy en especial de México. Las PYMES Mexicanas a diferencia de las Asiáticas, no han participado de manera activa en el uso de los sistemas de información, como lo son SCM (Administración de la cadena de Valor), E-Commerce (Comercio electrónico), EDI (Electronic Data Interchange), etc. y corren el riesgo de caer en una «brecha digital» de la cual será difícil salir, y con esto perder competitividad en este mundo globalizado. [2]
Las tendencias en el mundo como la globalización, desarrollo tecnológico y la competencia llevan a las organizaciones a redefinir sus estrategias para alcanzar sus objetivos.
En un mundo de impresionantes avances tecnológicos, especialmente en el área computacional y en telecomunicaciones, obliga a las organizaciones a estar a la vanguardia en sus sistemas de información. Para estas organizaciones la Tecnología de Información (TI) puede ser una herramienta muy poderosa para ayudarlas a definir sus estrategias, optimizar su organización y manejo de su información y así incrementar su productividad. [3]
Concepto de TI
El acrónimo de TI es Tecnologías de información pero una definición muy básica de TI es el uso de tecnología computacional (hardware y software) por parte de la empresa. Otra definición de TI es el uso de computadoras y telecomunicaciones para el procesamiento y distribución de información digital, audio, video y otros medios. [4]
Concepto de PyMES
La pequeña y mediana empresa (PyMES)
Una vez definido el concepto de TI, en segunda instancia es preciso establecer la forma como se clasifican las empresas en México, para así considerar a una empresa como micro, pequeña o mediana. [5]
PyMES y las TI
En la actualidad en muchos lugares hay computadoras en la casa, en la escuela, pequeñas, medianas y grandes empresas sin importar si son públicas o privadas, para diferentes usos claro pero no tiene sentido tener una computadora o 10 si no son herramientas afines a los objetivos de la organización. A continuación se muestra una idea de lo que puedes hacer para implementar un departamento de TI en una microempresa.
En este documento se muestran algunos tips para implementar un departamento TI en una pequeña o mediana empresa.
Hacer uso de cobit como marco de referencia en y tomar de ahí algunos puntos para aplicarlos a la pyme, ya que cobit provee a la gerencia y a los propietarios de los procesos del negocio, un modelo de administración de Tecnología Informática (TI) que ayude a comprender y administrar los riesgos asociados con TI
Etapas
1 Requerimientos del negocio. El departamento TI cuenta con los recursos tecnológicos necesarios para cumplir los objetivos de la organización. Se tiene que planear y organizar cuales son los requerimientos tecnológicos o informáticos que la organización requiere para lograr sus objetivos.
La propuesta es verificar con que cuento, en infraestructura tecnológica y que necesito para lograr mis objetivos como organización.
Planear y organizar, tiene que ver con identificar la manera en que TI pueda contribuir de la mejor manera al logro de los objetivos del negocio. Además, la realización de la visión estratégica requiere ser planeada, comunicada y administrada desde diferentes perspectivas. Finalmente, se debe implementar una estructura organizacional y una estructura tecnológica apropiada. Este dominio cubre los siguientes cuestionamientos típicos de la gerencia:
• ¿Están alineadas las estrategias de TI y del negocio?
• ¿La empresa está alcanzando un uso óptimo de sus recursos?
• ¿Entienden todas las personas dentro de la organización los objetivos de TI?
• ¿Se entienden y administran los riesgos de TI?
• ¿Es apropiada la calidad de los sistemas de TI para las necesidades del negocio?
Realice las siguientes actividades o procesos de planeación operativa.
• Definición de un Plan Estratégico de Tecnología de Información de acuerdo a sus necesidades
• Definición de la Arquitectura de Información
• Determinación de la dirección tecnológica
• Definición de la Organización y de las Relaciones de TI
• Manejo de la Inversión en Tecnología de Información
• Comunicación de la dirección y aspiraciones de la gerencia
• Administración de Recursos Humanos
• Aseguramiento del Cumplimiento de Requerimientos Externos
• Evaluación de Riesgos
• Administración de proyectos
2. Recursos TI. Una vez que contamos con los recursos se tiene que buscar la forma de administrar e implementarlos
Adquirir e implementar. Para llevar a cabo la estrategia de TI, las soluciones de TI necesitan ser identificadas, desarrolladas o adquiridas así como la implementación e integración en los procesos del negocio. Además, el cambio y el mantenimiento de los sistemas existentes para garantizar que las soluciones sigan satisfaciendo los objetivos del negocio. Esta sección, por lo general, cubre los siguientes cuestionamientos de la gerencia:
• ¿Los nuevos proyectos generan soluciones que satisfagan las necesidades del negocio?
• ¿Los nuevos proyectos son entregados a tiempo y dentro del presupuesto?
• ¿Trabajarán adecuadamente los nuevos sistemas una vez sean implementados?
• ¿Los cambios afectarán las operaciones actuales del negocio?
Las siguientes actividades son indispensables en adquisición e implementación.
• Identificación de Soluciones
• Adquisición y Mantenimiento de Software de Aplicación
• Adquisición y Mantenimiento de Arquitectura de Tecnología
• Desarrollo y Mantenimiento de Procedimientos relacionados con Tecnología de Información
• Instalación y Acreditación de Sistemas
• Administración de Cambios
3. procesos TI. Los procesos que se automatizan se entregan, se les da soporte pero también se tienen que monitorear, para evaluar su desempeño y saber si están dando resultados esperados o no.
Entregar Y Dar Soporte se cubre la entrega en sí de los servicios requeridos, lo que incluye la prestación del servicio, la administración de la seguridad y de la continuidad, el soporte del servicio a los usuarios, la administración de los datos y de las instalaciones operacionales. Por lo general aclara las siguientes preguntas de la gerencia:
• ¿Se están entregando los servicios de TI de acuerdo con las prioridades del negocio?
• ¿Están optimizados los costos de TI?
• ¿Es capaz la fuerza de trabajo de utilizar los sistemas de TI de manera productiva y segura?
• ¿Están implantadas de forma adecuada la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad?
Tenemos que efectuar lo siguiente:
• Definición de Niveles de Servicio
• Administración de Servicios prestados por Terceros
• Administración de Desempeño y Capacidad
• Aseguramiento de Servicio Continuo
• Garantizar la Seguridad de Sistemas
• Identificación y Asignación de Costos
• Educación y Entrenamiento de Usuarios
• Apoyo y Asistencia a los Clientes de Tecnología de Información
• Administración de la Configuración
• Administración de Problemas e Incidentes
• Administración de Datos
• Administración de Instalaciones
• Administración de Operaciones
Para medir resultados del departamento TI, así como la optimización del trabajo automatizado, la calidad y el desempeño de los sistemas implementados se tiene que realizar lo siguiente:
MONITOREAR Y EVALUAR Todos los procesos de TI deben evaluarse de forma regular en el tiempo en cuanto a su calidad y cumplimiento de los requerimientos de control. La administración del desempeño, el monitoreo del control interno, el cumplimiento regulatorio y la aplicación del departamento TI. Por lo general abarca las siguientes preguntas de la gerencia:
• ¿Se mide el desempeño de TI para detectar los problemas antes de que sea demasiado tarde?
• ¿La Gerencia garantiza que los controles internos son efectivos y eficientes? • ¿Puede vincularse el desempeño de lo que TI ha realizado con las metas del negocio?
• ¿Se miden y reportan los riesgos, el control, el cumplimiento y el desempeño?
Como realizar el monitoreo:
• Monitorear el marco de trabajo de control interno
• Revisiones de Auditoria Monitorear y reportar la efectividad
• Excepciones de control Registrar la información
• Auto-evaluación de control Evaluar la completitud y efectividad de los controles internos
• Aseguramiento del control interno
• Acciones correctivas Identificar e iniciar medidas correctivas basadas en las evaluaciones y en los reportes de control.
Esta información es obtenida de cobit, cabe señalar que cobit se implementa corporativos o empresas grandes y no por eso una pyme no pueda hacer uso de él solo que tenemos que adecuarlo a nuestras necesidades, nuestra capacidad y analizar nuestras soluciones, algunos de los beneficios que obtenemos al implementar cobit son:
• Define claramente roles y quién rinde cuentas a nivel estratégico, táctico y operacional.
• Facilita la auto evaluación del estado de la TI en la organización.
• Es una herramienta de auditoría de los controles de TI de la organización.
• Permite la medición gerencial por medio de indicadores y del modelo de madurez.
A nivel gerencial
• Tomar decisiones relacionadas con la inversión en TI
• Balancear los riesgos y los controles de las inversiones en TI
• Llevar a cabo un análisis comparativo del entorno para establecer el ambiente adecuado de tecnología y de personas en el futuro.
- A nivel usuario
Obtener garantía del retorno de la inversión sobre la seguridad, los controles y los productos y servicios que ellos adquieren interna y externamente.
- A nivel auditoria
Soportar ante la Gerencia su criterio acerca de los controles internos.
Preguntarse y responder: ¿cuáles son los controles mínimos necesarios?
Conclusiones
Con la elaboración del presente documento se pretende crear conciencia a las pymes la importancia de tener su propio departamento TI y no estar dependiendo de asesores externos se demostró a través de una serie de etapas como implementar un departamento TI en una pyme con la finalidad de optimizar sus procesos y estar al nivel de competitividad de las empresas internacionales. A continuación se mencionan algunos de los beneficios que puede obtener una pyme al implementar un departamento TI
A) Aumento de productividad. Al usar las TI en la empresa aumenta su productividad.
B) Coordinación de actividades. Se tiene un mejor aprovechamiento en la realización de actividades.
C) Ahorro de tiempo. Usando TI el tiempo en la realización de procesos se optimiza.
D) Nivel de competitividad. Las TI siempre permiten que sea mejor que la competencia o por lo menos estar al nivel
E) Toma de decisiones. Se mejora la efectividad y la eficacia en el proceso de toma de decisiones por que los resultados obtenidos se vuelven más precisos y permiten realizar estimaciones.
F) Servicio. En cuanto a servicio la satisfacción que reciben los clientes por la calidad de servicios y las opciones tecnologías que se implementan para lograr que se excelente.
Consultas
[1]http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/mx/2005/afcd-mpymem.htm
[2]
[3]
[4].
[5]http://download.rincondelvago.com/pequena-y-mediana-empresa-en-mexico
[6]https://es.wikipedia.org/wiki/Tecnolog%C3%ADas_de_la_informaci%C3%B3n_y_la_comunicaci%C3%B3n
