Los proyectos pasan por diferentes etapas o ciclos de vida, entre ellas están: la etapa de inicio, formulación, ejecución, control y cierre del proyecto.
El inicio y formulación del proyecto son etapas de planificación muy importantes, las cuales nos guiaran en todo el proceso. En éstas encontraremos el problema que requiere atención y la búsqueda de una solución.
Cómo se inicia un proyecto
Para definir con precisión el problema se requerirá tener un diagnóstico de la realidad, basado en información secundaria; investigaciones, libros, revistas e información primaria a través de encuestas y entrevistas. Para ello podemos recurrir al FODA, análisis de la cadena de valor sectorial y de la empresa, el diagnostico nos llevará a la problemática, nos permitirá descubrir no sólo necesidades sino también oportunidades.
Al analizar el espacio donde se encuentra el problema podemos encontrar varias necesidades las que tendremos que priorizar y definir en función a un presupuesto, tiempo y recursos.
Con el diagnóstico podremos determinar cuáles son los factores críticos que vamos a trabajar y que al solucionarlos nos va a ayudar a generar mayor competitividad (propuesta de valor).
Diagnóstico y definición de problemas
Después de realizar el diagnóstico, una de las metodologías que nos ayuda a definir y analizar el problema es el método del Árbol de problemas, el que nos guiará hacia los objetivos para plantear una solución, la que se convertirá en proyecto.
El Árbol de Problemas es una técnica participativa de análisis que se compara con un árbol donde las ramas, hojas y frutos que podemos ver son los “efectos del problema central”; y las raíces que muchas veces no vemos son las “causas del problema central”.
El problema central es aquella situación negativa que afecta a una empresa, persona o grupo de personas. El diagnóstico nos brindará un panorama general de la situación actual y será la base de una buena identificación del problema, y por tanto sustentará el planteamiento adecuado de un proyecto. Al momento de redactar el problema es preferible que sea expresado en necesidades insatisfechas u oportunidades no aprovechadas.
Es recomendable que el problema central no se exprese como la falta de una solución, ya que no se contaría con otras alternativas para su análisis. Por ejemplo, no sería correcto definir el problema como: «Falta de equipos de cómputo en el departamento de personal de la empresa», ya que los equipos son una alternativa de solución a un problema distinto, que puede ser: «limitado manejo de la información del personal de la empresa».
Para el análisis de los efectos debemos preguntarnos ¿qué consecuencias genera el problema?, es decir cuáles son los resultados negativos que podemos ver y percibir del problema. La identificación de los efectos permite tener claro cuáles van a ser los resultados y los beneficios en el proyecto.
En el análisis también debemos preguntarnos ¿Por qué ocurre este problema? Es decir cuáles son las razones o motivos que muchas veces no vemos y son los que originan el problema. Para descubrir cuáles son las causas que producen el problema, necesitamos analizar, indagar, preguntar.
Cada efecto tendrá una causa lo que lleva a la construcción del Árbol de Problemas, cuyo diagrama permite comprender mejor el problema central a priorizar, facilitando la identificación de posibles soluciones (proyecto).
Cuando no realizamos un adecuado análisis del problema la solución o actividades que se planteen para hacer frente al problema podrían ser no muy adecuadas y en vez tener un impacto de mejora y cambios para la empresa o personas la solución podría generar más problemas.
Un ejemplo simple y sencillo podría ser: “Una señora va con su niño por la calle de pronto el niño llora, grita y presiona a su madre para ir a casa; la madre cree que el niño llora por impaciente y termina llamándole la atención para que deje de llorar, el niño afligido se queda dormido”.
Después de varias horas, cuando llegan a casa, la madre le pregunta ¿por qué llorabas? y el niño le dice “es que tenía hambre”. Y en ese momento la madre se da cuenta que no indagó el motivo de la impaciencia del niño, reaccionó en función a los efectos (llanto del niño). Por ello la importancia de analizar las causas del problema (lo que no se ve). Y es justamente en las causas en donde encontramos el camino hacia las soluciones adecuadas.
El problema es el hilo conductor de todas las etapas del proyecto, en donde los objetivos, actividades, tareas, indicadores estarán enfocados en la solución del problema para buscar un cambio y mejora consistente, reflejándose en un impacto positivo en el grupo de personas afectadas.
Cuando el equipo de trabajo se involucra en el problema, lo analiza en sus efectos y causas, se construyen proyectos que al ejecutarlos logran las mejoras y cambios esperados.
Diagrama árbol de problemas
Fuente Principal de información: Guía de Proyectos del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF)
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