Reingeniería de procesos para una institución educativa

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FASE 1

PREPARACIÓN PARA EL DESPEGUE DEL PROCESO DE CAMBIO.

1. Objetivo estratégico.

Lograr una mayor fluidez en los procesos de inscripción en la facultad de ciencias económicas y sociales.

2. Mandato de cambio.

La decisión es motivada debido a que otras instituciones presentan un mejor proceso.

Se debe realizar un cambio debido a que el proceso de inscripción es poco operativo y funcional.

3. Proceso del cliente.

Anexo.

4. Establecimiento de roles.

Secretaria Docente: Serán los responsables de planificar y coordinar el proceso de reingeniería.

Villaluz: Serán los encargados de llevar a cabo la nueva metodología.

Centro de Estudiantes: Serán los encargados de promover la participación por parte de la comunidad estudiantil.

5. Macro plan.

  • Visión y estrategia de la organización:

Un proceso mas fluido y simple, para así lograr su total operatividad.

  • Nivel de objetivos fundamentales:

En la actualidad los objetivos de la organización se están cumpliendo en un 60%.

  • Reingeniería de los procesos:

Se debe aplicar reingeniería para así poder cumplir en un 100% con los objetivos de la organización.

FASE 2

MAPA DE PROCESOS.

Problemas presente en cada paso

Información del nivel de rendimiento

Fuente de información

PASO 3Reúne y entrega los requisitos necesarios.

 

 

ü  Cantidad excesiva de recaudos.

ü  2 horas 15 minutos para reunir los recaudos.

Centro de estudiantes.

PASO 4La información es verificada por los asesores.

ü  Falta de asesores.

ü  2 horas, de acuerdo la cantidad de bachilleres.

Centro de estudiantes.

PASO 5Ingreso de datos en el sistema de la universidad.

ü  Incumplimiento del horario (por parte de los empleados).

ü  4 horas según la cantidad de bachilleres.

Centro de estudiantes.

 

Tarea

Resultados

PASO 3Reúne y entrega los requisitos necesarios.

 

 

ü  Simplificar la cantidad de recaudos.

ü  Reduce el tiempo utilizado para la recolección de los requisitos.

PASO 4La información es verificada por los asesores.

ü  Entrenamiento de nuevos asesores.

ü  Agilizar el proceso de asesoramiento.

PASO 5Ingreso de datos en el sistema de la universidad.

ü  Modificar las políticas y normas.

ü  Cumplimiento del horario por parte de los empleados.

Clasificación de actividades de acuerdo a su valor / valor.

PASO 3

Preguntas sobre la actividad

 

VALOR

Definido

Sospechado

¿Notaria el consumidor una perdida del valor si se elimina el paso de:  Reunir y entregar los requisitos necesarios? 

SI

NO

¿Estaría definitivamente incompleto el servicio si no se realiza este paso?

SI

NO

Si, fuéramos a completar el servicio con mucha urgencia, ¿nos saltaríamos este paso?

SI

NO

Si, fuéramos dueños del negocio y nos podemos ahorrar mucho dinero eliminando este paso, ¿lo haríamos?

SI

NO

Si este paso es de revisión o inspección, ¿ es la tasa de error significativa?

SI

NO

 

PASO 4

Preguntas sobre la actividad

 

VALOR

Definido

Sospechado

¿Notaria el consumidor una perdida del valor si se elimina el paso de: La información es verificada por los asesores ? 

SI

NO

¿Estaría definitivamente incompleto el servicio si no se realiza este paso?

SI

NO

Si, fuéramos a completar el servicio con mucha urgencia, ¿nos saltaríamos este paso?

SI

NO

Si, fuéramos dueños del negocio y nos podemos ahorrar mucho dinero eliminando este paso, ¿lo haríamos?

SI

NO

Si este paso es de revisión o inspección, ¿ es la tasa de error significativa?

SI

NO

 

PASO 5

Preguntas sobre la actividad

 

VALOR

Definido

Sospechado

¿Notaria el consumidor una perdida del valor si se elimina el paso de: Ingreso de datos en el sistema de la universidad? 

SI

NO

¿Estaría definitivamente incompleto el servicio si no se realiza este paso?

SI

NO

Si, fuéramos a completar el servicio con mucha urgencia, ¿nos saltaríamos este paso?

SI

NO

Si, fuéramos dueños del negocio y nos podemos ahorrar mucho dinero eliminando este paso, ¿lo haríamos?

SI

NO

Si este paso es de revisión o inspección, ¿ es la tasa de error significativa?

SI

NO

Análisis comparativo de valor, tiempo y costo.

Escala 1 a 5, mayor mas importante.

PASO

 

1

 

2

 

3

 

4

 

5

 

6

 

Tiempo

2

3

5

4

5

3

Costo

1

3

5

5

5

1

Valor

2

3

5

4

5

2

Factor valor / tiempo

1

1

1

1

1

0.66

Factor valor / costo

2

1

1

0.8

1

2

Análisis de fragmentación y flexibilidad.

Paso 3. El estudiante reúne los requisitos necesarios para la inscripción, solvencia de biblioteca, pago en el banco, retiro de hoja de situación actual, compra de instructivo y retiro de comprobantes de materias aprobadas en el semestre anterior.

N° de cambio de manos: 5.

Flexibilidad: Media.

Paso 4. El estudiante espera para ser asesorado y verificar su plan curricular.

N° de cambio de manos: 2.

Flexibilidad: Media.

Paso 5. El estudiante ingresar su plan curricular en la base de datos de la universidad.

N° de cambio de manos: 2

Flexibilidad: Media.

Sub. producto paso 1

Sub. producto paso 2

Sub. producto paso 3

Sub. producto paso 4

Sub. producto paso 5

Sub. producto paso 6

Tiempo

10 min. aprox.

20 min. aprox.

2 horas 15 min. aprox.

2 horas aprox.

4 horas aprox.

15 min. aprox.

Fragmentación

 

1

1

5

2

2

1

Flexibilidad

Baja

Baja

Media

Media

Media

Baja

Variedad de insumo

2

1

4

1

3

2

FASE 3

Determinación del rendimiento actual del proceso.

Cuantificación de los problemas.

1. Disponibilidad de personal.

2. No existen formatos de control de proceso.

3. Exceso de recaudos.

BENCHMARKING.

IDENTIFICACIÓN Y CUANTIFICACION DIFERENCIAL OBJETIVOSESTRATEGIA
  1. No hay suficiente personal disponible para el proceso de asesoramiento.

 

1.1.Lograr una mejor distribución del personal. 1.1.1.  Contratar mas asesores para agilizar el proceso. 
  1. El proceso de inscripción debe ser supervisado, para una mayor fluidez.

 

2.1.Utilización de controles dentro del proceso. 2.1.1.  Diseñar un sistema de control de proceso. 
3. Exceso de recaudos.3.1.       Minimizar la cantidad de recaudos. 3.1.1.  Implementar nuevo sistema de registro en el sistema. 

FASE 4

IDENTIFICAR JERÁRQUICAMENTE LAS NECESIDADES DEL CLIENTE.

ATRIBUTOS

IMPORTANCIA

CUMPLIMIENTO

RAPIDEZ

5

NO SE CUMPLE

ACABADO

2

SE CUMPLE

GARANTIA

3

SE CUMPLE

FUNCIONABILIDAD

2

NO SE CUMPLE

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Romero Antonio. (2003, abril 22). Reingeniería de procesos para una institución educativa. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/reingenieria-de-procesos-para-una-institucion-educativa/
Romero, Antonio. "Reingeniería de procesos para una institución educativa". GestioPolis. 22 abril 2003. Web. <https://www.gestiopolis.com/reingenieria-de-procesos-para-una-institucion-educativa/>.
Romero, Antonio. "Reingeniería de procesos para una institución educativa". GestioPolis. abril 22, 2003. Consultado el 15 de Agosto de 2018. https://www.gestiopolis.com/reingenieria-de-procesos-para-una-institucion-educativa/.
Romero, Antonio. Reingeniería de procesos para una institución educativa [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/reingenieria-de-procesos-para-una-institucion-educativa/> [Citado el 15 de Agosto de 2018].
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