Las aplicaciones de sistemas de información tienen su origen en casi todas las áreas de una empresa y están relacionadas con todos los problemas de la organización.
Metas de la empresa y papel de los sistemas de información
Quizás sea sorprendente la gran importancia dado al aspecto empresarial al discutir las razones por las que se proponen los proyectos.
Un principio fundamental en el desarrollo de los sistemas de información por las empresas, es que las aplicaciones son una herramienta y no un instrumento que debe de tenerse para utilizar la tecnología de la información; en consecuencia los sistemas de información debe de desarrollarse sobre la base de su propia capacidad para mejorar el desempeño de la organización, sin embargo esta razones no significan únicamente pérdidas y ganancias. La marcha de una empresa incluye también beneficios para sus empleados, clientes y otras personas con la que se tienen tratos.
Razones para proponer proyectos de sistemas de información
Las solicitudes de sistemas de información están motivadas por los siguientes tres objetivos generales:
- Resolver un problema
Actividades procesos o funciones que en la actualidad o quizás en el futuro, no satisfacen los estándares de desempeño o las expectativas para lo que es necesario emprender una acción que resuelva las dificultades.
Ejemplo Disminuir el numero excesivo de errores en los datos de entrada eliminando la introducción manual de los datos de la ventas.
- Aprovechar una oportunidad
Un cambio para ampliar o mejorar el rendimiento económico de la empresa y su competitividad dentro del mercado.
Ejemplo Captura de una base grande de clientes ofreciendo un nuevo programa con mayor numero de vuelos directos y descuentos en el precio del pasaje.
- Dar respuestas a directivos
Proporcionar información en respuesta a ordenes , solicitudes o mandatos originados por una autoridad legislativa o administrativa, llevar acabo tareas de cierta manera, o también cambiar la información o tal vez el desempeño.
Ejemplo Notificar anualmente A quien corresponda utilizando para ello los formatos adecuados, los intereses obtenidos por ahorros, cuentas de cheques y de deposito a plazo fijo.
Para alcanzar esos objetivos las empresa emprenden proyectos pro una o mas de las razones, LAS CINCO C:
- Capacidad
- Comunicación
- Costos
- Control
- Competitividad
| TABLA DE LAS CINCO C
5 RAZONES PARA INICIAR UN PROYECTO DE SISTEMA DE INFORMACION |
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| RAZON | EXPLICACIÓN |
| 1. CAPACIDAD | |
| Mayor velocidad de procesamiento. | Uso de la capacidad inherente a la computadora para efectuar cálculos, ordenar, recuperar datos e información y efectuar repetidamente la misma tarea con mayor velocidad que la de los seres humanos. |
| Incremento en el volumen. | Proporcionar la capacidad de procesar una cantidad de actividades, tal vez para aprovechar nuevas oportunidades del tipo comercial, a menudo como resultado del crecimiento de la empresa, que excede las capacidades y procedimientos que fueron claves para alcanzar los logros obtenidos. |
| Recuperación mas rápida de la información. | Localización y recuperación de información del sitio donde se encuentra almacenada y llevar a cabo búsquedas complejas. |
| 2. CONTROL | |
| Mayor exactitud y mejora de la consistencia. | Llevar a cabo los pasos de computo, incluidos los cálculos aritméticos, contables, etc. de manera correcta y siempre en la misma forma. |
| Proveer mejor seguridad. | Salvaguardar datos importantes y sensibles en una forma tal que solo sea accesible para el personal autorizado. |
| 3. COMUNICACIÓN | |
| Mejorar en la comunicación. | Acelerar el flujo de información y mensajes entre localidades remotas así como dentro de la oficina, se incluyen la transmisión de documentos dentro de las mismas. |
| Integración de las áreas de la empresa. | Coordinar las actividades de la empresa que se llevan a cabo en diferentes áreas de una organización a través de la captura y distribución de la información. |
| 4. COSTOS | |
| Monitoreo de los costos. | Seguimiento de los costos de mano de obra, bienes e instalaciones para determinar su evolución en relación con los esperados. |
| Reducción de los costos. | Uso de la capacidad de computo para procesar datos con un costo menor del que es posible con otros métodos, al mismo tiempo que se mantiene misma la exactitud y los mismos niveles de desempeño, |
| 5. COMPETITIVIDAD | |
| Atraer clientes. | Modificar los servicios proporcionados y la relación con los clientes de una forma tal que ellos no opten por cambiar de proveedores. |
| Dejar fuera a la competencia. | Disminuir las posibilidades de que los competidores tengan acceso al mismo mercado como consecuencia de la forma en que la organización utiliza sus sistemas de información. |
| Mejores acuerdos con los proveedores. | Cambios en los precios, servicios, condiciones de entrega y relaciones entre los proveedores y la organización para beneficio de esta. |
| Desarrollo de nuevos productos. | Introducción de nuevos productos con características que utilizan o son influenciadas por las nuevas tecnologías de la información. |
- Capacidad
Las actividades de la organización están influenciadas por la capacidad de esta, para procesar transacciones con rapidez y eficiencia. Los sistemas de información mejoran esta capacidad en tres formas:
- Aumentar la velocidad de procesamiento.
- Permiten el manejo de un volumen creciente de transacciones.
- Recupera con rapidez la información.
- Procesamiento acelerado
La velocidad inherente con que la computadora procesa datos es una de las razones por las que las organizaciones buscan el desarrollo de proyectos. Los sistemas basados en computadoras pueden ser de ayuda para eliminar la necesidad de cálculos tediosos y comparaciones repetitivas.
Un sistema automatizado puede ser de gran utilidad si lo que se necesita es un procesamiento rápido.
- Aumento en el volumen
Dado que los sistemas de información constituyen una ventaja para la compañía es frecuente que reciban una consideración primaria antes o durante el crecimiento y ampliación de la empresa. La incapacidad para mantener el rimo de procesamiento no necesariamente significa el abandono de los procedimientos existentes.
En estas situaciones, el analista considera el impacto que tiene la introducción de procesamiento computarizado, si el sistema existente es manual o la ampliación de éste. Es poco probable que únicamente el aumento de la velocidad sea la respuesta.
El tiempo de procesamiento por transacción aumenta si es considerada la cantidad de actividades comerciales de la empresa junto con su patrón de crecimiento, la capacidad de almacenamiento del sistema, la ubicación de las actividades comerciales en relación con las del centro de procesamiento y otros aspectos de índole similar.
- Recuperación rápida de información
Las organizaciones almacenan grandes cantidades de datos relacionados con sus operaciones, empleados, clientes, proveedores y finanzas. En este caso dos aspectos son importantes:
- ¿Dónde almacenar los datos?
- ¿Como recuperarlos cuando se necesite de ellos?
El almacenamiento de datos es mas complejo si los usuarios recuperan los datos de diversas maneras bajo diferentes circunstancias.
En una empresa que no emplea computadoras las respuestas a todas estas preguntas pueden encontrarse por medio de registros contenidos en archivos (uno por cada pregunta) o por medio de un archivo relevante. Si se mantienen varios archivos entonces cada uno esta organizado para dar respuesta a una pregunta especifica.
- Control
Anteriormente se hablo de la relación que existe entre los sistemas de información con la administración y el control de operaciones
¿ Como se relaciona la administración y el control de operaciones con las razones para desarrollar sistemas de información?
Básicamente en dos formas:
- Para mejorar la exactitud y la consistencia.
- Aumentar las seguridad de los datos mas importantes.
- Mejora de la exactitud y la consistencia
Para demostrar como los sistemas de información pueden alcanzar este objetivo considérese como ejemplo la actividad común del procesamiento de facturas.
El procesamiento estándar consiste en acumular un grupo de facturas antes de ser enviadas para su procesamiento y contabilización, después los empleados que reciben los pedidos calculan el total de las facturas, así computan los montos de compras y gastos adicionales, después de recibidas en la contabilidad se concilian los errores e inconsistencias, se remiten de nuevo los datos para su corrección y ajustes en depto. que recibió las facturas y se ajustan saldos.
Si al procedimiento para calcular el monto de cada factura y acumular el total por lote se incorpora en un programa para computadora entonces el tenedor de libros puede seguir todos los pasos sin omitir alguno, sin necesidad de todos esos procedimientos engorrosos y por si solo.
- Proveer mejor seguridad
Alguna veces el hecho de que los datos puedan ser guardados de una forma adecuada para su lectura por medio de una maquina, proporciona una mayor seguridad, que es difícil de alcanzar en un medio ambiente en donde no existen computadoras.
Como ejemplo; antes de la automatización se daba un libro de formulas a los obreros encargados de fabricar los productos. Dicho libro contenía los nombres, cantidades y formulas de las materias primas necesarias para la fabricación de un determinado producto, la fuga de información hacia la competencia era un riesgo constante bastante alto.
La administración desarrollo un programa de computadora en donde se codificaban los nombres, cantidades e inventarios en existencia de dichas materias primas y se les proporcionaba una clave de acceso solamente al personal autorizado. Así se elimino casi en su totalidad el riesgo potencial de una fuga de información hacia la competencia.
- Comunicación
La falta de comunicación es una fuente común de dificultades, que afectan tanto a clientes como a empleados. Sin embargo, los sistemas de información bien desarrollados amplían la comunicación y facilitan la integración de funciones individuales.
- Aumento de la comunicación
Muchas empresas aumentan sus vías y canales de comunicación por medio del desarrollo de redes especiales para este fin; Dichas vías abarcan todo el país y le permiten acelerar el flujo de información dentro de sus oficinas y de las instalaciones que no se encuentran dentro de la misma localidad.
El sistema de tarjetas de crédito que permite a muchas personas efectuar sus compras de mercancías y servicios, no existiría sin los sistemas de información. Redes muy grandes de comunicación y centros de procesamiento regionales verifican el crédito y autorizan las transacciones en gestión de segundos.
Una de las características mas importantes de los sistemas de información para las oficinas son la transmisión electrónica de información como por ejemplo datos, archivos y documentos.
- Integración de áreas en la empresa
Con frecuencia las actividades de la empresas abarcan varias áreas de la organización; el trabajo realizado en un área se confunde con el que se efectúa en otro lugar.
Para coordinar mejor las operaciones, la administración contribuye con la implantación de terminales con sistemas de información operativos entre los departamentos de producción y compras de donde se extraen reportes de ambos lados con datos como, los inventarios disponibles para producción y los requerimientos de las compras de materiales.
- Costos
Muchas organizaciones ha quedado fuera de la actividad comercial y otras tantas imposibilitadas para alcanzar el éxito por el poco control sobre los costos o por el total desconocimiento de estos. Los sistemas de información juegan un papel muy importante tanto en la vigilancia como en la reducción de costos de operación.
- Vigilancia de los costos
Llevar a cabo el seguimiento de los costos de mano de obra, bienes y gastos generales es un tarea esencial para determinar si la compañía evoluciona en la forma esperada, es decir de acuerdo a lo presupuestado.
Los sistemas manuales para el seguimiento de costos no son tan eficientes como los automatizados, ni tampoco ofrecen el mismo número de categorías y minuciosidad en las comparaciones.
La creciente competitividad del mercado crea la necesidad de mejores métodos para segur los costos y relacionarlos con la productividad individual y organizacional. Es probable que este objetivo tenga en el futuro mayor importancia.
- Reducción de costos
Algunos diseños de sistemas ayudan a disminuir los costos ya que toman ventaja de las capacidad de calculo automático y de recuperación de datos que están incluidos en los procedimientos de programas de computadoras.
En el pasado mucha gente pensó que el desarrollo de aplicaciones de sistemas de información, en especial de aquellas con un alto grado de automatización, significaría una necesidad menor de trabajadores. Si bien es cierto que los sistemas de información cambian la naturaleza del trabajo la necesidad de gente operaria no ha disminuido; rara vez las personas son desplazadas, de hecho su trabajo se vuelve mas interesante al automatizar todas las tareas tediosas.
- Competitividad
los sistemas de información computacionales son un arma estratégica que puede cambiar la forma en que la compañía compite en el mercado. Como consecuencia de lo anterior, estos sistemas mejoran la organización y le ayudan a ganar ventajas competitivas. En contraste si los competidores de la compañía tiene capacidades mas avanzadas para el procesamiento de información, entonces los sistemas de información pueden convertirse en una desventaja competitiva.
Por lo tanto, las capacidades de los sistemas de información son una consideración importante al formular la estrategia de la organización.
Una organización puede ganar ventajas competitivas a través de sus sistemas de información por medio de 4 formas diferentes, donde cada una considera las entidades con las que la compañía trata como parte de sus actividades comerciales, estas son:
- Clientes
- Competidores
- Proveedores
- Productos y servicios.
Circulo de la competitividad
Círculo de la competitividad
- Asegurar clientes
Dado que los clientes son los mas importante para una organización los directivos buscan formas diversas para allegarse a nuevos clientes y al mismo tiempo, retener los que tienen.
¿ Como es que pueden los sistemas de información de la compañía ofrecer en este caso un ventaja competitiva o un beneficio significativo sobre sus competidores ?
A continuación se mencionan tres formas que utilizan las compañías para allegarse a clientes y retenerlos:
- Ofreciendo mejores precios.
- Proporcionando servicios exclusivos.
- Presentando productos diferentes.
- Dejar fuera a los competidores
Dar el salto sobre los competidores puede ser riesgoso si ellos encuentran la forma de duplicar los logros de la compañía. Los descuentos como ejemplo no brindan beneficios estratégicos a largo plazo, sin embargo los sistemas de información pueden ser la base para dejar fuera del mercado a la competencia, ya sea al disuadir sus intentos por ingresar al mercado o creándoles obstáculos para su entrada.
- Mejores acuerdos con los proveedores
En los negocios los proveedores también tiene importancia estratégica. Una manera de utilizar los sistemas de información para favorecer arreglos con los proveedores es recibiendo un mejor precio, pronosticando inventarios con un sistema de abastecimiento anual generado a través de reportes de consumo estadístico de nuestros pedidos a nuestro proveedores o pedidos On-line.
- Formar bases para nuevos productos
los sistemas de información también forman la base para la creación, promoción y distribución de nuevos productos y servicios.
Los grandes bancos, por ejemplo, comienzan a reconocer el valor de la información demográfica que tiene con respecto a sus deudores y ahorrantes.
Al utilizar las computadoras para analizar datos sobre tendencias económicas, desarrollos habitacionales y otras noticias de índole financiera –todo esto sin violar, por ningún motivo el derecho a la información confidencial-los bancos pueden obtener valiosa información con sus investigaciones de mercado.
Metodologías para la planeación de sistemas de información.
Los métodos formales de planificación se desarrollan para brindar apoyo a los gerentes y ejecutivos en el proceso de desarrollo de sistemas de información que ayuden a alcanzar las metas de la organización.
La finalidad de estos métodos es describir directrices a nivel organizacional para los sistemas de información de la empresa. Lo anterior incluye la identificación de elementos clave de que dependen tanto las aplicaciones como su desarrollo. Asimismo, también se incluye la descripción de las relaciones entre estos elementos y, posiblemente la documentación de las necesidades actuales de información o el bosquejo de planes futuros de la empresa.
Las tres metodologías mas utilizadas para la planeación de sistemas de información son:
- Método de planeación de sistemas empresariales (BSP) de IBM.
- Método de planeación estratégica de arquitectura de computadoras de Nolan, Norton & Co.
- Método de los factores críticos del éxito.
- El Método de planeación de sistemas empresariales (BSP) de IBM es uno de los mas utilizados y se concentra en la en la identificación de los necesarios para poner en marcha una organización.
- El Método de planeación estratégica de arquitectura de computadoras de Nolan, Norton & Co. enlaza la capacidad actual de la organización con sus necesidades actuales.
- El Método de los factores críticos del éxito , busca identificar las áreas que son claves para supervivencia de la organización y asegurar la incorporación a los sistemas de información.
Fuentes de solicitudes de proyectos de sistemas de información
Existen cuatro fuentes principales de solicitudes de proyectos, estos solicitantes pueden ser:
- Jefes de departamento.
- Altos ejecutivos.
- Analistas de sistemas.
- Grupos externos.
| SOLICITANTE – DESCRIPCION | ||
| Jefes de departamento Es frecuente que las personas relacionadas con las actividades cotidianas de la empresa, ya sean empleados, o gerentes busquen ayuda dentro de sus propios departamentos. |
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| Altos ejecutivos Es usual que los altos ejecutivos, tales como presidentes, vice-presidentes o directores de consejo tengan información que no este a la disponibilidad de los gerentes. Esta información aunada con las grandes que estos ejecutivos tienen influencia sobre la solicitud de un sistema de información (ellos dirigen a toda la organización mas que a varios departamentos). |
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| Analistas de sistemas En ocasiones el analista de sistemas busca áreas donde debe de desarrollarse proyectos o anima a un gerente para que este permita la elaboración de un sistema de información en su nombre. |
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| Grupos Externos Los acontecimientos externos a la organización también conducen a la formulación de proyectos. |
CUADRO MATRIZ DE ANALOGÍAS Y DIFERENCIAS ENTRE LOS TIPOS DE SISTEMAS
| TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN | ||
| TRANSACCIONALES | DE APOYO A LAS DECISIONES | ESTRATÉGICOS |
| Ahorro significativo de la mano de obra. | No suelen Ahorrar mano de obra. | Su función es lograr ventajas que los competidores no posean. |
| Son recolectores de información. | Su información sirve de apoyo a mandos intermedios en decisiones repetitivas y no estructuradas. | Su función no es ni transaccional ni de apoyo a las decisiones, sin embargo puede realizar ambas tareas. |
| Normalmente son en primer sistema implantado en la empresa | Se implantan después de los sistemas transaccionales. | Su forma de desarrollo es en base a incrementos. |
| Son intensivos en la entrada y salida de información. | Suelen ser intensivos en cálculos, pero no en la entrada y salida de información. | Apoyan el proceso de innovación de los productos. |
| Su costo es fácilmente justificable. | Su justificación económica es difícil. | Son de costos elevados. |
| Adaptables a paquetes de aplicación del mercado. | Suelen ser interactivos y con altos estándares protocolarios. | Suelen desarrollarse In House por lo que no son adaptables a paquetes del mercado. |
Conclusiones y Recomendaciones
Aunque a menudo las solicitudes de proyectos se formulan por mas de una razón de las aquí presentadas indica áreas donde las propuestas son mas justificables.
El deseo de aparentar un aumento de la productividad o el logro de mayores avances al tener un sistema automatizado no es una justificación adecuada para invertir en un sistema de información basado en computadoras. Las bases de cualquier solicitud de proyecto de sistema de información deben de ser las mejoras-como las ya mencionadas-en la operaciones y transacciones.
La forma de cómo se adaptan los sistemas de información en una organización depende de la naturaleza comercial de esta y delas razones que tenga para su éxito. Si los clientes son lo mas importante, es posible que los analistas de sistemas orienten la mayor parte de su trabajo hacia aplicaciones que mejoren el servicio y los productos que se les proporcionen a ellos. Si el control de costos el principal indicador de éxito de la compañía, entonces la mayor parte de la aplicaciones estarán dirigidas hacia la identificación y preservación de las ventajas de costos. Si el lanzamiento de nuevos productos, es la llave del éxito, entonces los sistemas de información deben de ayudarnos a identificar y crear tales productos.
Es casi imposible que los sistemas de información resulten eficaces si son desarrollados de forma independiente de los objetivos, valores y metas de la organización, para lo cual fueron diseñados.
“Las solicitudes de proyectos de información, siempre se deben de preparar y evaluarse de acuerdo a este principio.”
BIBLIOGRAFÍA
- Administración de portafolio de desarrollo de aplicaciones / Cáp. 1 Introducción al desarrollo de sistemas de información.
- Enciclopedia Microsoft® Encarta® 2002. © 1993-2001 Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos.
