Para cada empresa los programas de control interno y auditoría pueden variar, pero a continuación se presenta un esquema de como se aplican estos elementos dentro de las organizaciones y la utilidad que prestan para el análisis de gestión y para la toma de decisiones de los altos mandos y la gerencia.
Programa de control interno y auditoría para la empresa
Para validar la información que la empresa ha suministrado con respecto al rubro disponible, se fija el programa de auditoría y control interno desarrollando los puntos que se describen a continuación:
1. Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en dicha evaluación:
- Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias.
- Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser puntos apropiados para la carta de recomendaciones.
2. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.
Descripción:
El disponible es definido como el grupo que comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente económico y puede utilizar para fines generales o específicos, dentro de los cuales podemos mencionar la caja, los depósitos en bancos y otras entidades financieras.
Manejo del Disponible.
- Determinar claramente las funciones, responsabilidades y obligaciones del personal que tienen a su cargo la custodia del efectivo y la autorización de pagos previos
- En búsqueda de mayor seguridad al manejo de efectivo en caja se aconseja determinar una suma máxima para pagos individuales
- Controlar quien y como se realizan los pagos hechos por la caja.
- Realizar contratos respaldados con pólizas de garantía para el resguardo de efectivo.
Pruebas de cumplimiento:
Estas buscan obtener evidencia sobre los procedimientos de control interno, en los que el auditor encontrara confianza sobre el sistema para determinar si están siendo aplicados en la forma establecida.
El auditor buscará asegurarse de la existencia del control, de la efectividad con la que se desempeña dicho control y de determinar si los controles han sido aplicados continuamente durante todo el periodo.
Tipo de Transacción: Verificar la entrada del efectivo:
A. El objetivo es determinar si los controles establecidos operan según lo planeado y observar la existencia y empleo responsable de equipos utilizados en el proceso de recibo de efectivo.
B. Observación de las labores realizadas por los encargados tanto de caja general y las cajas menores, para determinar si cumple con los procedimientos de recibo de efectivo y que su manejo sea acorde con el manejo de políticas de la empresa preestablecidas con anterioridad.
C. Realización de entrevistas con el personal de la Compañía para determinar si concuerdan los procedimientos por ellos descritos en cuanto al efectivo con los determinados en los manuales de funciones y planes de control interno.
D. Repetición de los procedimientos de control interno con el fin de determinar si el proceso de manejo de efectivo pasó por los controles respectivos que permitan total veracidad y responsabilidad del encargado de manejar la caja general y menor.
- Confirmar el porte de carnés para los visitantes con el fin de evitar confusiones al interior de la organización.
- Observar que realmente haya separación de funciones entre quien autoriza el pago de una cuenta y el cajero.
- Examinar la existencia de documentos que soporten los arqueos diarios de efectivo como un medio de control de las entradas y salidas de este, determinando cumplimiento de normas preestablecidas para su manejo.
- Observar los requisitos de ingresos de personal a las dependencias de tesorería para determinar si se necesitan controles adicionales para dar mayor seguridad al manejo de caja general, o el acceso directo a las oficinas de las personas que manejan cajas menores.
- Verificación de la elaboración de ajustes a las cuentas de bancos cuando se han recibido las respectivas conciliaciones controlando de esta manera los saldos de las diferentes cuentas.
- Verificar la existencia y aplicación de una política de manejo de disponible.
- Determinar la eficiencia de la política de disponible de la compañía.
- Verificar que los soportes de las cuentas registradas como disponible, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.
- Observar si los abonos en cuenta de los disponibles se registran adecuadamente.
- Revisar que exista un completo análisis del manejo de disponible para identificar fallas y aplicar las correcciones necesarias
- Revisar si la información acerca de los disponible de la compañía, debidamente actualizada se hace llegar oportunamente a la administración y a los encargados dentro de la compañía.
- Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de las cuentas de disponible.
- Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.
Se debe mantener en un lugar seguro, preferiblemente por medios mecánicos, como cajas de seguridad, documentos importantes como talonarios de cheques, títulos valores, tarjetas con las firmas autorizadas para expedir cheques, claves de seguridad, etc.
Pruebas de sustantivas:
Tipo de Transacción: Efectivo en Caja y Bancos
Objetivos: Determinar la corrección de los saldos.
A. Corrección Aritmética
- Sumar algunas relaciones que presenta la empresa y que pudieran ser incluidas dentro de los papeles de trabajo de Auditoria.
- Conciliar los auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general.
B. Existencia o suceso, derechos y obligaciones y valuación o asignación,
Recuento del efectivo en caja:
- Controlar todo el efectivo e instrumentos negociables poseídos por la empresa hasta que todos los fondos se hayan contado, insistir que el encargado del efectivo este presente durante el arqueo.
- Obtener un recibo firmado por el encargado del fondo como constancia que le fueron devueltos los fondos al cliente de entera conformidad,
- Asegurarse que todos los cheques pendientes de depositarse estén librados a la orden del cliente ya sea en forma directa o a través de endoso.
Confirmación de los saldos bancarios:
- Se acostumbra confirmar los saldos en depósito en cuentas bancarias a la fecha del balance general para tal efecto se elabora un modelo de confirmación bancaria, solicitada como parte de las pruebas de saldo en bancos.
C. Corrección e Inclusión:
- Realizar pruebas para cerciorarse que todas las partidas que deban estar incluidas estén y eliminar aquellas partidas que no deben estar incluidas.
*Al final del año se considera indispensable que exista un corte de las transacciones de entradas y salidas del efectivo si se debe presentar el saldo correcto del efectivo en el balance general y que los estados financieros revelen razonablemente la información financiera y los resultados de la operación.
- Revisar o elaborar conciliaciones Bancarias:
*Cotejar los saldos bancarios con las respuestas de confirmaciones bancarias.
*Verificar la validez de las partidas que componen la conciliación, tal como los depósitos en tránsito y cheques expedidos por la empresa y aun pendientes de pago por el banco a veces denominados cheques en transito
*Examinar los estados bancarios en búsqueda de alteraciones o modificaciones de cifras.
Cuando el control interno sea deficiente, el auditor podrá personalmente proceder a efectuar la conciliación bancaria.
- Obtener y utilizar los estados de cuenta bancarios a una fecha posterior al cierre:
*La empresa deberá solicitar a su banco que le envíen los estados de cuenta, que deberán ser remitidos directamente al auditor.
*Al recibir el estado de cuenta bancario de fecha posterior al cierre, y los cheques pagados en ese intervalo y los avisos de cargos y créditos, se comparan todos los cheques expedidos en el año anterior con el listado de cheques pendientes de pago, según conste en la conciliación de fin de periodo.
*También se asegura que los depósitos en tránsito en la conciliación bancaria de fin de periodo hayan sido acreditados por el banco como depósitos en el estado posterior al cierre, además se examinara el estado de cuenta bancario y demás comprobantes en busca de partidas sospechosas.
- Rastrear transferencias bancarias:
*Cuando ocurre una transferencia bancaria, varios días transcurrirán antes de que el cheque sea pagado por el banco sobre el cual se expidió. Por lo tanto, el efectivo depositado según los registros contables estará sobrestimado durante este periodo, dado que el cheque se incluirá dentro del saldo en el cual se deposito y no aparecerá restado del banco sobre el cual se libro. Para obtener evidencia respecto a la validez de las transferencias bancarias o comprobar errores o irregularidades se elabora una cédula de los cheques a una fecha cercana al cierre en la fecha del cierre.
- Preparar pruebas del Efectivo:
*Obtener los totales bancarios y en libros del estado de cuenta bancario y de la cuenta de efectivo en bancos, respectivamente.
*Obtener las partidas motivo de conciliación tanto de las conciliaciones iniciales de los saldos como de las finales de los saldos.
*Determinar las partidas de conciliación.
- Realizar revisiones Analíticas:
*Se deberán comparar los saldos en caja con las expectativas de lo presupuestado y realizar estudios de los informes de variaciones en el presupuesto mensual de efectivo.
D. Presentación en los Estados Financieros y Revelación Suficiente.
Realizar investigaciones e inspeccionar documentación para las restricciones de efectivo y gravámenes.
Considerar la presentación de estados y revelación con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
