Procedimientos económicos financieros para la toma de decisiones de la Universidad de Las Tunas Cuba

Resumen

La presente investigación aborda un tema de importancia para el desarrollo del trabajo en la Dirección Económica de la Universidad de Las Tunas, con la finalidad de lograr el perfeccionamiento de la gestión económico-financiera como lo demanda la actualización del modelo económico en Cuba, donde el control de la gestión de las unidades presupuestas del Ministerio de Educación Superior se basará principalmente en los manuales de la gestión económico-financieros. Para lograrlo se necesitan herramientas de trabajo que le permitan a los directivos la toma de decisiones, como lo constituye el perfeccionamiento del análisis de los Estados Financieros que se presentan mensualmente en los Consejos de Dirección. De esta forma se aborda la problemática dada por las insuficiencias en la gestión económico financiera de la Universidad de Las Tunas, limitan toma de decisiones, y se propone como solución, un procedimiento para diseñar los manuales de normas y procedimientos de la gestión económico financiero, que contribuirá a la toma de decisiones oportunas y por consiguiente al cumplimiento de las metas y objetivos de la Universidad de Las Tunas. El aporte práctico lo constituye el procedimiento para diseñar los manuales de normas y procedimientos para la gestión económico-financiera en la Universidad de las Tunas.

Procedimiento para diseñar el manual de normas y procedimientos económicos financieros para la toma de decisiones de la Universidad de Las Tunas.

El procedimiento que se describe a continuación tiene por finalidad posibilitar el diseño de los manuales de procedimientos de la gestión económicos financieros para la toma de decisiones de La Universidad de Las Tunas. El mismo resulta específico para esta organización universitaria, y constituye un instrumento de trabajo para la dirección económica.

En cada una de las etapas consideradas en la figura 1 se tienen en cuenta, diferentes pasos que transitan por diferentes momentos y niveles de complejidad, que desde el punto de vista metodológico, aseguran la comprensión hacia la concreción de los manuales de procedimientos de la gestión económicos financieras, al considerar en cada una de ellos, su objetivo, indicadores de selección y las técnicas e instrumentos para su instrumentación.

Diseño de normas y procedimientos económicos financieros

A continuación se describen las etapas del procedimiento integral para diseñar los manuales de la gestión económico financiero en su contenido y por cada uno de sus componentes:

Etapa 1: Organizativa

Paso 1: Creación de un grupo de expertos

Objetivo: Formar un equipo multidisciplinario que permita la elaboración de los manuales de normas y procedimientos de la gestión económicos financieros para la toma de decisiones.

Indicadores de selección:

• Composición del equipo: se sugiere entre 5 a 6 personas
• Capacidad de trabajo en grupo.

Conocimientos.

Nivel de experiencia.

Motivación y disposición para colaborar durante todo el proceso.

Años de antigüedad en la Universidad de Las Tunas Vladimir Ilich Lenin

Técnicas e instrumentos:

Encuesta: Aplicada a Docentes y especialistas de área económica para valorar las posibilidades reales de conformar el grupo de expertos. Anexo 2.

Paso 2: Estudiar los lineamientos para la elaboración de los manuales de normas y procedimientos

Objetivo: Lograr la preparación del personal implicado con la confección del manual.

Técnicas e instrumentos:

Análisis documental: Se realiza sobre la base de las orientaciones de los Ministerios de Finanzas y Precios, Economía y Planificación y la Educación Superior. Los documentos a analizar son las resoluciones, instrucciones, metodologías.

Dinámica de grupos: Se realiza a través de un Taller para discutir y consensuar el contenido de los lineamientos establecidos para el manual de normas y procedimientos. Anexo 3.

Paso 3: Determinación del cronograma de trabajo

Objetivo: Elaborar la distribución del trabajo de manera que cada miembro del equipo conozca el momento, el lugar y su nivel de responsabilidad durante el momento del diseño.

Indicadores:

Periodo de tiempo.

Espacio de concreción (lugar, contexto donde se realizará el proceso).

Intervalos.

Técnicas e instrumentos:

Taller organizativo: Para coordinar y establecer inicio y culminación de la actividad, establecer los roles en cada miembro participante y las áreas a realizar. Anexo 4.

Etapa 2: Concreción

Paso 4: Ejecución del diseño

Objetivo: Ejecución del manual de normas y procedimientos de la Gestión Económica Financiera para la toma de decisiones de La Universidad de Las Tunas.

Indicadores:

El manual de normas y procedimientos contendrá la siguiente estructura por componentes:

1. Portada.
2. Índice.
3. Introducción.
4. Base legal.
5. Alcance.
6. Objetivo.
7. Normas generales.
8. Procedimientos.
9. Formularios e instructivos.
10. Glosario de términos.
11. Flujogramas o pictogramas.
12. Anexos.

Técnicas e instrumentos:

Nota 1: El Taller se desarrollará en diferentes sesiones de trabajo de dos horas cada una.

• Sesión 1: Realizado a través de un Taller con el grupo de expertos para determinar el contenido de los indicadores 1 al 4 que conforman el manual. Anexo 5.
• Sesión 2: Realizado a través de un Taller con el grupo de expertos para determinar el contenido de los indicadores 5 al 7 que conforman el manual. Anexo 5.
• Sesión 3: Realizado a través de un Taller con el grupo de expertos para determinar el contenido de los indicadores 8 y 9 que conforman el manual. Anexo 5.
• Sesión 4: Realizado a través de un Taller con el grupo de expertos para determinar el contenido de los indicadores 10 y 11 que conforman el manual. Anexo 5.
• Sesión 5: Realizado a través de un Taller con el grupo de expertos para determinar el contenido del indicador 12 que conforma el manual. Anexo 5.

Nota 2: Los contenidos del manual de normas y procedimientos de la gestión económica financiera para la toma de decisiones de La Universidad de Las Tunas se ilustran en el Anexo 6 del CD.

Paso 5: Valoración del diseño

Objetivo: Valorar la factibilidad y aplicabilidad del manual de normas y procedimientos de la gestión económica financiera para la toma de decisiones de La Universidad de Las Tunas elaborados.

Instrumentos y técnicas.

Valoración de expertos: En este caso se aplica la encuesta del Anexo 7 para valorar si el manual con su contenido tiene pertinencia y cumple con las exigencias.

Nota 3: Esta valoración no tiene implicación en la valoración que se hace del procedimiento general y que se argumenta en el epígrafe siguiente pues solo se hace para evaluar el contenido de los indicadores del manual solamente.

Paso 6: Aprobación del manual

Objetivo: Lograr las respectivas autorizaciones formales de las autoridades de La Universidad de Las Tunas Vladimir Ilich Lenin.

Técnicas e instrumentos:

Reunión de trabajo: El grupo de expertos presenta al Consejo de Dirección de La Universidad para la aprobación oficial del manual.

Etapa 3: Socialización del manual

Paso 7: Promover el conocimiento del manual

Objetivo: Socializar el contenido del manual dentro de la Dirección Económica de La Universidad de Las Tunas Vladimir Ilich Lenin y de la Dirección de Contabilidad y Finanzas del Ministerio de Educación Superior.

Indicadores:

Medios de comunicación.

Momentos y espacios para la divulgación

Estructura de la información para la socialización.

Recursos disponibles para comunicar.

Técnicas e instrumentos:

Dinámica de grupo 1: Para convenir con el grupo de expertos, cuáles serían los medios, mecanismos, formas y vías para socializar la información.

Dinámica de grupo 2: Para crear la estructura de los mensajes y la disponibilidad de los recursos.

Asambleas participativas: Para socializar el manual.

Informe documental escrito: Para socializar el manual.

Paso 8: Sistematización de la implementación del manual

Objetivo: Lograr la implementación de las etapas y pasos respectivos del procedimiento.

• Indicadores:
• Periodicidad.
• Seguimiento continuo.
• Instrumentos y técnicas.
• Charlas.

Etapa 4: Evaluación y control

Paso 9: Retroalimentación de las etapas y pasos precedentes del procedimiento

Objetivo: Evaluar y controlar el avance y consolidación de las etapas y pasos del procedimiento.

Indicadores:

• Supervisión.
• Inspección.
• Cumplimiento.

Técnicas e instrumentos:

• Asambleas: A través de talleres con los miembros del área administrativa se registrará el nivel de aceptación y puesta en marcha de los manuales.

Valoración de la pertinencia y aplicabilidad del procedimiento propuesto.

Para la valoración de la pertinencia y aplicabilidad del procedimiento, se empleó el método de criterio de usuarios, en este caso le correspondió a los técnicos y especialistas de la dirección económica, hacer una valoración del procedimiento a partir de las facilidades, su valor de uso o usabilidad, accesibilidad a la información, y el uso y empleo con inmediatez de los datos. Ver anexo 8.

A partir de la aplicación del procedimiento se ha logrado obtener resultados significativos, aun cuando todavía resulta conveniente seguir implementado un grupo de acciones para valorar su impacto general. No obstante se está en condiciones de reseñar aquellos resultados positivos con mayor impacto.

En estos últimos años La Universidad de las Tunas ha ampliado el alcance de sus procesos sustantivos, logrando acreditar todos los manuales de normas y procedimientos diseñados y se acredita la gestión económica financiera por la junta nacional de acreditación del Ministerio de Educación Superior.

En resumen, la concepción de un sistema de acreditación para la gestión económico financiera en la educación superior, si bien no categoriza dentro de las funciones sustantivas de las instituciones académicas, reviste una esencial importancia para las mismas por cuanto trata de mejorar los resultados en su aseguramiento material y financiero con un elevado grado de eficiencia y eficacia.

La identificación de las fortalezas y debilidades en una entidad determinada, como resultado del proceso de acreditación, constituye una valiosa herramienta para la toma de decisiones y la proyección estratégica.

Así mismo, es un proceso que refuerza el sentido de pertenencia de la comunidad universitaria y aspira a demostrar que la gestión económico financiera corresponde a la institución y no es privativa de áreas determinadas.

Por otra parte, es innegable que los dispositivos económicos están sometidos con determinada regularidad y frecuencia a diferentes eventos de control y verificación de diferente naturaleza, por lo que la acreditación viene a constituir un estímulo y un reconocimiento a sus resultados.

De la aplicación del procedimiento propuesto se obtienen resultados, los cuales se conocen a través de encuestas realizadas a los especialistas, técnicos y directivos de la Dirección Económica y de la Universidad, además de tener en cuenta la opinión de las entidades a las cuales la Dirección Económica les rinde información (Estadística, Finanzas y Planificación). A continuación reflejamos algunos de ellos: Ver anexo 7.

1. Se asegura la entrega en tiempo de la información y con la calidad requerida: A partir de la secuencia del procedimiento propuesto se garantiza el cronograma para las informaciones y permite a su vez la revisión de las mismas antes de su entrega para que se emitan con la calidad requerida.
2. Se emiten los Informes al Consejo de Dirección en la fecha establecida y con la información necesaria que permita un correcto análisis de las insuficiencias para facilitar la toma de decisiones.
3. Se facilita un análisis más profundo de la situación de las cuentas por cobrar y pagar. En este caso, en las primeras el mayor peso lo constituyen las cuentas por cobrar diversas donde se involucran los trabajadores y estudiantes de la Universidad y a través del análisis que se realiza permite que la información se trasmita a cada facultad y área del centro.
4. Permite la preparación de los técnicos y especialistas en cada puesto de trabajo, a partir de la funcionabilidad del procedimiento propuesto.
5. Constituye una herramienta decisiva para el cumplimiento de la estrategia para el aseguramiento de los objetivos de trabajo de la planeación estratégica de la organización en la esfera económica.
6. Garantiza la confiabilidad de la información contable en la Universidad, contribuyendo a lograr un adecuado control de los recursos materiales y financieros en la Universidad.
7. Permite el empleo de la información contable como herramienta para el análisis y la toma de decisiones por parte de la Dirección de la Universidad.
8. Dispone de un elevado nivel de informatización y automatización en todos los procesos económico-financieros, logrando un alto grado de profesionalización y especialización de las funciones; además de garantizar la seguridad informática y la separación de tareas y funciones de cada especialista.
9. Facilita el desarrollo de un nuevo modelo de gestión económico-financiera en la Universidad dando cumplimiento a lo establecido por el Ministerio de Educación Superior y tributando a la implementación de los lineamientos aprobados en el VI congreso del Partido para la Política Económica y Social de nuestro país.
10. Se garantiza la adecuada calidad de la gestión económica financiera, logrando una mejora continua de todos los procesos.

Conclusiones

Se evidenció que el análisis y descripción de cada proceso y sus insuficiencias permitió diseñar un procedimiento que facilite la elaboración e implementación de los manuales de procedimientos contables, constituyendo un valioso instrumento para la gestión económico financiera, el cual permite su aplicación integra a la dirección económica y asegura que las políticas establecidas están bien diseñadas, que se cumplen satisfactoriamente y que no se distorsionen.

Bibliografía

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2. Amat, J. La Importancia del Control de Gestión en el proceso directivo. Revista Nova Máquina No. 149. 1989.
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17. Stoner, Administración, 6ta. Edición, MGH, 1997.
18. Taylor, F.W., Principios de administración científica, Ed. El Ateneo, Buenos Aires, 1953.
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20. Vega y Morell, R. P., Trabajo de Diploma, Diagnóstico de la estructura organizativa actual de la Dirección General Económica del Centro Universitario de Las Tunas “, Las Tunas, 2003

• http://www.mitecnologico.com/Main/ManualesConceptoEImportancia
• http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml
• http://es.wikipedia.org/wiki/Valor
• http://www.google.com

Anexo 1

Estructura actual de la dirección económica

Estructura actual de la dirección económica

Anexo 2

Propuesta de instrumento a aplicar (encuesta)

La presente encuesta es con el objetivo de conocer el criterio que tienen los usuarios acerca del modelo de Gestión Económico Financiera en la Universidad de Las Tunas y la capacidad de utilizar los manuales propuestos, le agradecemos su respuesta sincera a las preguntas formuladas para ayudar en nuestra investigación:

1. ¿Cuántos años de trabajo tiene usted en la Institución y específicamente en el área económica?

De 1 a 3 años ____ de 3 a 5 años ____ de 5 a 10 años ____ 10 y más

2. ¿Ha recibido usted algún curso, seminario o taller sobre la gestión económico financiera?

Siempre _________ Si _________ No _________ En parte _________

3. ¿Qué criterios tiene sobre la gestión económico financiera que desarrolla el centro? ¿Da respuestas rápidas y adecuadas?

Bien _______ Regular ______ Mal ______ No Sabe _______

4. ¿Considera que los procedimientos utilizados en la gestión económico- financiera son de fácil comprensión?

Siempre _________ Si _________ No _________ En parte _________

5. ¿Permiten o facilitan el análisis para tomar las decisiones acertadas y oportunas?

Siempre _________ Si _________ No _________ En parte _________

6. ¿Cree usted que los procedimientos establecidos propician el trabajo en equipo?

Siempre _________ Si _________ No _________ En parte _________

7. ¿Ha recibido usted alguna preparación para trabajar en equipo?

Siempre _________ Si _________ No _________ En parte _________

8. ¿Cree usted que es necesario un procedimiento para el diseño de los manuales de procedimientos?

Si _________ No _________ En parte _________

Anexo 3

Dinámica de grupos: Se realiza a través de un Taller para discutir y consensuar el contenido de los lineamientos establecidos para el manual de normas y procedimientos

El coordinador del taller realiza una introducción del ejercicio, definiendo el objetivo del mismo y la importancia que tiene este paso en la definición del procedimiento.

Se divide el grupo en tres equipos, definiendo los integrantes y la temática a tratar.

Los equipos estarán integrados por profesionales, especialistas y técnicos, con conocimiento de la actividad.

Equipo Uno: Analizará las normativas del Ministerio de Finanzas y Precios.

Equipo dos: Analizará las normativas del Ministerio de Economía y Planificación.

Equipo tres: Analizará las normativas del Ministerio de Educación Superior.

Deben definir un facilitador y un registrador en cada equipo.

Cada equipo en la temática que abordan, deben seleccionar las normativas que tributan para confeccionar el Manual de Normas y Procedimientos Económicos Financieros. Así como las acciones aplicadas por la experiencia de trabajo de los especialistas que pueden considerarse en la confección del Manual.

El facilitador del taller proporciona el intercambio entre los equipos en el grupo, quedando definidos las normativas que se tendrán en cuenta en este paso.

El taller tuvo una duración de 8 horas, en dos sesiones.

Anexo 4

Tema: Determinación del cronograma de trabajo.

Objetivo: Elaborar la distribución del trabajo de manera que cada miembro del equipo conozca el momento, el lugar y su nivel de responsabilidad durante el momento del diseño.

Se realiza mediante un taller organizativo: Se coordina y establecen las fechas de inicio y culminación de la actividad, a demás se establecen los roles en cada miembro participante y las áreas a realizar.

Determinación del cronograma de trabajo

El taller tuvo una duración de 6 horas, en dos sesiones.

Anexo 5

Tema del taller: Ejecución del Diseño.

Objetivo: Se define el inicio y la culminación de la actividad, se establecen los roles de cada miembro participante y las tareas a realizar.

El coordinador del taller realiza una introducción del ejercicio, definiendo el objetivo del mismo y la importancia que tiene la ejecución del diseño.

Se elaboró el cronograma de trabajo con las fechas de inicio y terminación de ejecución del diseño.

El coordinador del taller realiza una presentación con los indicadores que conformaran el manual de normas y procedimientos.

1. Portada.
2. Índice.
3. Introducción.
4. Base legal.
5. Alcance.
6. Objetivo.
7. Normas generales.
8. Procedimientos.
9. Formularios e instructivos.
10. Glosario de términos.
11. Flujogramas o pictogramas.
12. Anexos.

Nota 1: El Taller se desarrollará en diferentes sesiones de trabajo de dos horas cada una.

Sesión 1: Realizado a través de un Taller con el grupo de expertos para determinar el contenido de los indicadores 1 al 4 que conforman el manual.

Portada de Identificación (Título): Donde se indique el nombre del Manual, centrado en el medio de la página. Debe contener además el logotipo de la Universidad de Las Tunas y el del Ministerio, el número de la versión, el código del Manual y la fecha de elaboración, entre otros.

Índice del Manual: Se señalará de manera ordenada el contenido del Manual, indicado el número de la página donde se encuentra localizada cada una de las partes del Manual.

Introducción: Se describe brevemente el motivo, propósito y utilidad del Manual, el objetivo del área donde se realiza la documentación del proceso y una pequeña descripción (síntesis) del contenido del mismo. Es recomendable indicar la importancia del Manual. No debe ser mayor a una (1) página.

Base Legal: Es el marco jurídico que rige o le da soporte legal a la ejecución del procedimiento documentado. Indicar los nombres, número del decreto, fecha de promulgación, número de la Gaceta Oficial y fecha de publicación, de las leyes, decretos, reglamentos o resoluciones que le dan soporte jurídico al procedimiento. De ser posible indicar el número del(os) artículo(s) específico(s) que tiene(n) inherencia con el proceso documentado (no es obligatorio). Deben reflejarse respetando un orden jerárquico descendente.

Sesión 2: Realizado a través de un Taller con el grupo de expertos para determinar el contenido de los indicadores 5 al 7 que conforman el manual.

Alcance: Lograr que los subsistemas con los que trabaja la dirección económica; medios materiales, finanzas, caja y banco, activos fijos tangibles, planificación, nóminas e informatización, estén dentro del manual de normas y procedimientos diseñados, para que sean utilizados como una herramienta fundamental.

Objetivo: Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc, precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones, coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo, servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales, proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.

Normas Generales: Son aquellos pasos o requisitos de obligatorio cumplimiento, que regulan la ejecución del proceso. Cada procedimiento debe tener sus normas generales.

Sesión 3: Realizado a través de un Taller con el grupo de expertos para determinar el contenido de los indicadores 8 y 9 que conforman el manual.

Procedimiento: Se describen de forma detallada cada uno de los pasos que se deben ejecutar para la realización del procedimiento. Estos deben ser redactados de forma clara, precisa y concisa, señalando quién, cómo, cuándo y donde se ejecutan las actividades. Se describen iniciando con un verbo conjugado en 3ra. Persona del singular en tiempo presente.

Formularios e Instructivos: En este aparte se incluyen todos los formularios utilizados para la ejecución del procedimiento. Cada formulario deberá llevar su respectivo instructivo, en el que se detallaran puntos como nombre del formulario, objetivo, tamaño, forma de impresión, número de copias, distribución de las mismas y la descripción de cada uno de los campos.

Sesión 4: Realizado a través de un Taller con el grupo de expertos para determinar el contenido de los indicadores 10 y 11 que conforman el manual.

Glosario de Términos: Contiene un pequeño concepto de los términos propios del procedimiento utilizados dentro del manual.

Flujo de Proceso, Flujogramas o Pictogramas: Se presentan en forma gráfica y secuencial los pasos básicos del procedimiento, sirven para que el usuario del manual tenga una bosquejo del procedimiento sin tener necesidad de leer todo el procedimiento. Solo se desarrollará el procedimiento utilizando una sola herramienta.

Sesión 5: Realizado a través de un Taller con el grupo de expertos para determinar el contenido del indicador 12 que conforma el manual.

Anexos: En este aparte se incluirá cualquier material que sea de importancia y que contribuya para la ejecución del proceso.

Anexo 6

Propuesta de instrumento a aplicar (encuesta)

La presente encuesta es con el objetivo de conocer la aplicación del procedimiento propuesto y la capacidad de utilizar los manuales, le agradecemos su respuesta sincera:

1. ¿Considera usted que con la aplicación de este procedimiento se garantiza la entrega de la información a los diferentes niveles y con la calidad requerida?

Siempre _________ Si _________ No _________ En parte _________

2. ¿Con el procedimiento propuesto se logra emitir informes al consejo de dirección en las fechas establecidas y con la información necesaria que permita un correcto análisis de las insuficiencias, para facilitar la toma de decisiones oportunas?

Si _________ No _________ En parte _________

3. ¿Considera usted que este procedimiento facilite el análisis de las cuentas por cobrar y pagar?

Si _________ No _________ En parte _________

4. ¿Este procedimiento permite la preparación de los técnicos y especialistas en cada puesto de trabajo?

Si _________ No _________ En parte _________

5. ¿Este procedimiento constituye una herramienta decisiva para el cumplimiento de los objetivos de trabajo, de la planeación estratégica de la organización en la esfera económica?

Si _________ No _________ En parte _________

6. ¿Este procedimiento facilita el desarrollo del nuevo modelo de gestión económico-financiero en la Universidad, dando cumplimiento a lo establecido por el Ministerio de Educación y este tributa a los lineamientos aprobados en el VI Congreso del Partido?

Si _________ No _________ En parte _________

Anexo 7

Valoración de la pertinencia del procedimiento a partir del criterio de usuarios.

Con el objetivo de evaluar la pertinencia del procedimiento teniendo en cuenta su criterio le agradecemos que exprese su valoración, le proponemos una escala del 1 al 5 donde:

1. Muy mal.
2. Mal.
3. Regular.
4. Bien.
5. Excelente.

Valoración de la pertinencia del procedimiento a partir del criterio de usuarios.