Toda organización necesita identificar sus objetivos, y las acciones para lograrlos. Los presupuestos son expresiones cuantitativas de estos planes, es decir, un método para convertir metas y estrategias de una organización en términos operativos. El control es el proceso de establecimiento de estándares, recepción de retroalimentación para realizar acciones que encausen al desempeño planeado. Es decir, los presupuestos ayudan a comparar los resultados reales con los planeados, e incluso modificar las acciones en caso de ser necesario.
Propósitos de la preparación de presupuestos
El sistema de presupuestos sirve como un plan financiero tanto para las áreas que conforman la organización como las actividades de la empresa, pues obliga a los administradores a planear, mejora la toma de decisiones respecto a recursos disponibles, se puede utilizar para comparación.
Los presupuestos capacitan a los administradores para tomar mejores decisiones para el futuro, e incluso para el presente, pues son estándares que pueden controlar el uso de los recursos de una empresa, que controlan y motivan a los empleados. Además, el control asegura que se estén haciendo lo necesario para lograr los objetivos del plan de una organización. Los presupuestos también sirven para comunicar los planes de la organización a cada empleado y para coordinar sus esfuerzos, pues están enterados de su papel en el logro de estos objetivos
El proceso de preparación de presupuestos
Se necesita dirección y organización. Es importante contar con el director de presupuestos (contralor o alguien que le reporte a él) y un comité de presupuestos (revisa, proporciona políticas básicas y metas presupuestales, resuelve las diferencias que surjan a medida que se desarrolla el año, así como la vinculación con el plan estratégico de la organización)
Tipos de presupuestos
El presupuesto maestro es un plan financiero amplio para un año (fiscal) a partir de varios presupuestos individuales a nivel de departamento y de actividades, además de dividirse en trimestrales y anuales. El presupuesto maestro se divide en presupuestos de operación (actividades de generación de ingresos de una empresa: las ventas, la producción y los inventarios de artículos terminados) y presupuestos financieros (flujos de entrada y de salida de efectivo y de la posición financiera).
Un presupuesto continuo o rodante es uno que siempre abarca 12 meses, cuando termina un mes en el presupuesto se agrega otro, así, se busca asegurar que los administradores planeen de forma regular.
Obtención de información para la preparación del presupuesto
Pronóstico de ventas
Es la base para los presupuestos de operación y la mayoría de los financieros. Se realiza un pronóstico indivual de ventas por parte del personal de ventas, para unirlo y presentar uno conjunto, se pueden considerar el ambiente económico general, competencia, publicidad, políticas de fijación de precios, etc.
Pronóstico de otras variables
Es importante considerar costos y actividades relacionadas con el efectivo. En cuestión de costos son de gran ayuda los datos históricos y las cifras relevantes de inflación. El presupuesto de efectivo es importante por la planeación de pago de cuentas por cobrar.
Preparación del presupuesto de operación
El presupuesto de operación consiste en una serie de cédulas para todas las fases de las operaciones y culmina en un estado de resultados presupuestado:
- Presupuesto de ventas (ventas esperadas para cada producto en unidades e importe $).
- Presupuesto de producción
Describe la cantidad de unidades que se deben producir para satisfacer las necesidades de ventas y los requerimientos del inventario final. Producción= Inventario final + ventas – inventario inicial
- Presupuesto de compras de materiales directos (relación insumo/material directo & producto final) Compras= Inventario final deseado + Consumo esperado – Inventario inicial
- Presupuesto de mano de obra directa
Muestra el total de horas de mano de obra directa que se necesitan y el costo asociado al número de unidades en el presupuesto de producción. Se determina mediante la relación entre mano de obra directa y unidades producidas, aunque también se considera el salario promedio pagado.
- Presupuesto de costos indirectos
Los costos indirectos fijos (relacionados con el nivel de actividad – suministros, servicios generales) y variables (no varían con el nivel de actividad, la suma de todos los montos presupuestados).
- del inventario final artículos terminados (Costo unitario de producción x costo unitario)
- Presupuesto del costo de ventas
Materiales directos + mano de obra + costos indirectos = costo de artículos producidos presupuestado + artículos terminados iniciales = artículos disponibles para la venta – inventario final = COSTO DE VENTAS PRESUPUESTADO
- Presupuesto de gastos de marketing
Desembolsos planeados para venta y distribución. Pueden ser fijos (salarios de personal, depreciación de equipos y publicidad) y variables (comisiones, fletes y suministros).
- Presupuesto de gastos de investigación y desarrollo
- Presupuesto de gastos de administración (org. y operaciones en gral. de la empresa)
- Estado de resultados presupuestado
Presupuestos de operación:empresas comerciales y de servicios
En una empresa comercial, el presupuesto de producción se reemplaza con uno de compras de mercancías, en éste se identifica la cantidad de cada artículo para reventa, costo unitario y costo total, además desaparece el presupuesto de materiales directos y mano de obra directa. En una empresa de servicios con fines de lucro, el presupuesto de ventas es también el presupuesto de producción, desparece el de inventarios pues los servicios producidos serán los vendidos.
Preparación del presupuesto financiero
Los presupuestos financieros que se preparan son el presupuesto de efectivo, el balance general presupuestado, el estado de flujo de efectivo presupuestado y el presupuesto de costos de capital (describe las adquisiciones esperadas de activos a largo plazo-un número de años).
El presupuesto de efectivo
Es importante presupuestar el flujo de efectivo para poder tener mayor control de entradas y salidas y así, continuar de acuerdo al presupuesto maestro para lograr las metas. Es un plan detallado que muestra todos los orígenes y aplicaciones de efectivo esperados. Contiene:
- Efectivo total disponible
- Desembolsos de efectivo
- Excesos o deficiencias de efectivo (compara efectivo disponible vs efectivo necesario= desembolsos totales + mínimo de efectivo requerido por la política de la empresa)
- Financiamientos
- Saldo de efectivo
La principal fuente de efectivo es la que proviene de las ventas. Ya que una proporción significativa de las ventas generalmente es a crédito, una tarea mayor de una organización consiste en determinar el patrón de cobranza para sus cuentas por cobrar.
Balance general presupuestado
Depende de la información contenida en el balance general actual y en otros presupuestos que integran al presupuesto maestro.
Inconvenientes del presupuesto maestro tradicional
Las críticas del presupuesto maestro se pueden clasificar en varias categorías. El presupuesto maestro tradicional se caracteriza por:
- Estar orientado hacia los departamentos y no reconoce las interdependencias entre los departamentos.
- Ser estático y no dinámico.
- Estar orientado hacia los resultados y no hacia los procesos.
Presupuestos flexibles para planeación y control
Es importante considerar en los presupuestos que puedan compararse con resultados reales y que estos impacan en el comportamiento humano. Pues pocas veces el nivel de actividad anticipado es igual al nivel de actividad real.
El presupuesto flexible proporciona los costos esperados para un rango de actividad o los costos presupuestados para el nivel de actividad real y así preparar un reporte de desempeño que compare los costos esperados con los reales.
Los presupuestos se pueden utilizar para examinar la eficiencia y la efectividad de una empresa. La eficiencia se logra cuando el proceso de un negocio se ejecuta de la mejor manera posible, utilizando los recursos disponibles, la efectividad significa que un administrador alcanza o excede las metas descritas por el presupuesto estático.
Presupuestos basados en actividades (ABB)
Funcionales para empresas que han encontrado que la diversidad de los productos significa que se requiere del conjunto más rico posible de generadores de costeo basado en actividades para describir su estructura de costos.
Comienza con los resultados finales y después determina los recursos necesarios para generar tales resultados, está relacionado con las evaluaciones del desempeño y, en particular, con el valor económico agregado.
Para elaborar un presupuesto basado en actividades para el departamento se necesitan cuatro pasos: (1) se debe determinar la producción final del departamento; (2) identificar las actividades necesarias para entregar los productos finales, junto con sus respectivos generadores; (3) estimar la demanda de cada actividad; y (4) determinar el costo de los recursos requeridos para producir las actividades relevantes.
El costeo por características asigna los costos a las actividades y a los productos o servicios basándose en las características de un producto o servicio.
La dimensión conductual de la preparación de presupuestos
Los presupuestos se utilizan con frecuencia para juzgar el desempeño real de los administradores. La congruencia con las metas es comportamiento positivo, es decir, cuando las metas de los administradores están alineadas con las de la organización y se tiene el impulso para lograrlas. En oposición, el comportamiento disfuncional es cuando la conducta individual está en conflicto básico con las metas de la organización.
Características de un buen sistema de presupuestos
Un sistema de presupuestos ideal es aquel que logra una total congruencia con las metas y que simultáneamente crea un impulso en los administradores para que logren las metas de la organización de manera ética.
- Incentivos monetarios y no monetarios – medios que se usan para motivar a los administradores para que trabajen hacia el logro de las metas organizacionales.
- Presupuesto participativo – énfasis sobre objetivos amplios y no rubros individuales del presupuesto.
Hay holgura presupuestaria cuando se subestima deliberadamente ingresos y sobreestima costos.
- Estándares realistas – énfasis sobre objetivos amplios y no rubros individuales del presupuesto.
- Posibilidad de control de los costos – responsabilidad de los costos.
- Medidas de desempeño múltiples . evitar comportamiento miope (de criterio estrecho), esto es, tomar acciones que mejoran el desempeño presupuestal a corto plazo pero que ocasionan un daño a largo plazo para la empresa.
Preguntas
- ¿Qué es presupuesto?
Es un método para convertir las metas y estrategias de una organización en términos operativos
- ¿Por qué se dice que el sistema de presupuestos sirve como plan financiero?
Ya que ve a la organización como un todo, tanto las áreas como las actividades, además obliga a los administradores a planear, mejora la toma de decisiones respecto a recursos disponibles, se puede utilizar como punto de comparación.
- ¿Quién integra el comité de presupuestos y cuál es su función?
El presidente de la organización nombra a los miembros del comité, usualmente es el presidente, vicepresidentes y contralor. La función de comité es revisa, proporciona políticas básicas y metas presupuestales, resuelve las diferencias que surjan a medida que se desarrolla el año, así como la vinculación con el plan estratégico de la organización
- ¿Cuál es la diferencia entre el presupuesto maestro y el presupuesto continuo o rodante?
El presupuesto maestro tiene una duración de un año (fiscal), dividido en trimestral y mensual, termina al finalizar el periodo fiscal. El presupuesto continuo también tiene una duración de 12 meses pero es fijo, es decir, cuando un mes expira se agrega otro con la finalidad de siempre tener 12 meses.
- ¿Cómo se integra el presupuesto de operación?
El presupuesto de operación consiste en una serie de cédulas para todas las fases de las operaciones y culmina en un estado de resultados presupuestado (presupuesto de ventas, producción, compras de materiales directos, de mano de obra directa, costos indirectos, inventario final de artículos terminados, costo de ventas, gastos de marketing, gastos de investigación y desarrollo, gastos de administración y terminando con el estado de resultados presupuestado).
- ¿Por qué es importante el presupuesto de efectivo ?
Es un plan detallado que muestra todos los orígenes y aplicaciones de efectivo esperados para así saber si el flujo es el idóneo para lograr las metas previamente designadas.
- ¿Cuáles podrían considerarse inconvenientes del presupuesto maestro tradicional?
Que se encuentra orientado hacia los departamentos y no reconoce las interdependencias entre los departamentos, es estático y se orienta más a resultados que a procesos.
- ¿Por qué es importante tener un presupuesto flexible?
Pues proporciona los costos presupuestados para el nivel de actividad real y preparar un reporte de desempeño que compare los costos esperados con los reales, pues muchas veces la actividad presupuestada no es igual a la real.
- ¿Para qué empresas es más útil el presupuesto basado en actividades (ABB)?
Para aquellas que han encontrado que la diversidad de los productos significa que se requiere del conjunto más rico posible de generadores de costeo basado en actividades para describir su estructura de costos.
- ¿Cuál es la diferencia entre los presupuestos tradicionales, flexibles y basado en actividades?
Los presupuestos tradicionales se fundamentan en el uso de rubros de líneas que se basan en las funciones, tales como los salarios, los suministros, la depreciación del equipo y así sucesivamente. El presupuesto flexible utiliza el conocimiento del comportamiento de los costos para dividir los rubros de las líneas basadas en las funciones en componentes fijos y variables. Los presupuestos basados en actividades trabajan hacia atrás con respecto a las actividades y a sus generadores para los costos fundamentales.
