1. Introducción
En el siguiente artículo plantea la importancia de la planeación y el control de sistemas en una organización o empresa, se define lo que es planeación y para qué sirve en una empresa. La importancia de establecer metas y el cumplimiento de ellas, se describen los procesos de la planeación desde su estrategia, la implementación de su estrategia y la evaluación de la estrategia implementada, como el control forma parte importante de los procesos administrativos de la empresa ya que sin él no se podrían medir los procesos ni analizarlos para poder comparar los estándares establecidos en el control y así verificar los objetivos que se quieren lograr y poder impulsar la empresa.
2. Planeación y control de sistemas
2.1 Planeación
Para poder entender lo que es la planeación en una organización o empresa, primero se pondrán algunos conceptos de lo que es la planeación.
Agustín Reyes Ponce: Consiste en fijar un curso en concreto de las acciones que han de seguirse, estableciendo las normas, la secuencia y tiempo
Ernest Dale: Fijar objetivos que se quieren alcanzar en un futuro y de los procedimientos y técnicas definidos para alcanzarlos.
Burt k. Scanlan: Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla normas, estrategias, y procedimientos y cuenta con una retroalimentación de información.
Leonard J. Kazmier: fijar objetivos y establecer políticas, procedimientos y técnicas para lograrlo.
Existen muchos conceptos de planeación, pero como podemos ver con los 4 conceptos expuestos en la figura, todos los autores coinciden que la planeación es una línea que se tiene que seguir fijando objetivos que se quieren obtener en un futuro, y los procesos, técnicas, tiempos y medios para lograr los resultados que se establecieron.
Con esto nos damos cuenta que sin una buena planeación una empresa estaría perdida y vagando sin lograr sus resultados, con la planeación se puede organizar a las personas, los recursos y así dirigirlos a las metas establecidas.
Las metas que se fijan en la planeación deben de ser específicas, medibles y tienen que estar planeadas a tiempos que realmente se puedan alcanzar.
2.1.1 Metas
Cuatro razones por lo que las metas son importantes en una empresa u organización (Vargas, 2009).
Metas
Las metas proporcionan un sentido de dirección
Si no se cuentan con metas establecidas hay confusión en la organización no se sabe a dónde se va
Enfocar nuestros esfuerzos
Al enfocar nuestras metas establecemos prioridades y así podemos administrar mejor nuestros recursos.
Guiar nuestros planes y decisiones
Al saber qué es lo que quiere la empresa fija sus objetivos
Evaluar nuestro progreso
Al fijar metas y darles tiempo y poder medirlas podemos evaluar el desempeño de la empresa
2.1.2 Proceso de planeación
Tres pasos fundamentales que deben cumplir los modelos del proceso de planeación (Stoner, Freeman, & Gilbert, 1996).
Formulación de la estrategia
Planeación y control de sistemas
Elaborar la misión de la empresa
Detectar oportunidades y amenazas externas de la organización
Definir sus fuerzas y debilidades
Establecer objetivos
Generar estrategias alternativas
Elegir las estrategias concretas que se seguirán
Interno
Fortaleza / Debilidades
Externo
Oportunidades / Amenazas
Implementación de la estrategia
Para poder implementar la estrategia la empresa debe seguir los siguientes pasos:
Establecer objetivos Anuales
Idear políticas
Motivar a los empleados
Asignar recursos
Cuatro componentes principales
Planeación y control de sistemas
Evaluación de la estrategia
Para poder evaluar la estrategia que se siguió en la planeación, es necesario hacer dos preguntas:
- Se realizó la estrategia como fue planeada
- Se lograron los resultados
Actividades fundamentales para evaluar
Revisar factores internos como externos
Medir el desempeño
Aplicar acciones correctivas
2.2 Control de sistemas
El control en las empresas es una función administrativa, forma parte del proceso administrativo, que nos permite verificar, medir, si el proceso o el sistema que se seleccionó están cumpliendo con las metas u objetivos que se fijaron.
2.2.1 Etapas de control (Diez de Castro & García del Junco, 2001)
Ya que el control es un proceso estático, que esta encadenado y se repite para poder seguir siendo útil y empezara de nuevo con las etapas del control.
Planeación y control de sistemas
Establecimiento de estándares
- Estándares de cantidad
- Estándares de Calidad
- Estándares de tiempo
- Estándares de tiempo
- Estándares de Costos
Evaluación del desempeño
En esta etapa del control se obtiene información de cada uno de los factores que intervienen en el proceso y son de utilidad.
Comparación del desempeño con el estándar establecido
Los estándares que fueron establecidos en la empresa se comparan con los obtenidos en la evaluación del desempeño y así se logra ver si hay alguna desviación o variación con respecto a los estándares establecidos.
Acción correctiva
La última etapa del proceso de control, al ver los resultados comparados y encontrar fallas o que no se cumplen con los estándares establecidos, se busca una solución para así corregir el problema.
2.2.2 Principios de control
Oportunidad
Debe aplicarse antes de que ocurra un error o falla en el proceso y así se logra tomar medidas correctivas anticipadas.
De objetivos
Para que el control sea válido debe estar fundamentado en los objetivos, el control solo es un medio para alcanzar los objetivos definidos.
De desviaciones
Todas las desviaciones que se encuentran en el proceso deben de identificarse fácilmente y analizarlas, para que se identifique el motivo y ver que las origino y así evitar que se repita la falla en un futuro.
De contabilidad
El sistema de control que se utilizara debe dejar un mayor beneficio que el de su costo generado por su implementación, si no es así no se recomienda utilizarlo.
De excepción
Solo se debe de utilizar en los procesos que más lo necesiten y así priorizar, para reducir tiempo y costo.
De la función controladora
La persona que realiza el control no debe estar involucrada en el sistema controlado.
3. Conclusiones
Para que una empresa pueda tener éxito se necesita tener una planeación para así fijar su misión su visión y sus objetivos como específicos y generales, otro aspecto importante que se debe implementar en una organización es el control de sus procesos para poder medirlos y así evaluarlos y corregir lo que no esté funcionando.
4. Referencias bibliográficas
- Callejas Gonzáles, A. (2002). Loa Alcances del Control de Gestión.
- Diez de Castro, E. P., & Garcia del Junco, J. (2001). Administración y Dirección. Mc Graw Hill.
- Stoner, J. A., Freeman, E. R., & Gilbert, D. R. (1996). Administración. Prentice-hall, Inc. Vargas, C. B. (2009). La planeación estratégica en las organizaciones. Santa fe, Argentina: El cid Editor.
- Zamudio García, D. M. (26 de Abril de 2013). Gestiopolis. Obtenido de http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia-2/planeacion-y-control-de-sistemas-organizacionales.htm
