La implantación de un sistema de calidad en cualquier empresa no debe constituirse en un proceso traumático, más bien debe ser entendido como una gran oportunidad de crecimiento y desarrollo.
Los siguientes son algunos de los pasos genéricos que se deben aplicar cuando se realiza la implementación de un sistema de calidad empresarial:
Decisión y compromiso gerencial
Es la condición más difícil de lograr, debido a que normalmente la empresa tiene una cultura arraigada y dura de cambiar porque ha sido establecida y estimulada por la misma gerencia
Este compromiso debe ser visible y ser demostrado en todas las acciones que realiza a diario. Este paso tiene una importancia tal, que no es conveniente iniciar la implantación del sistema de calidad ISO 9000 hasta que la alta gerencia tenga el convencimiento de que ésta es una necesidad y se sienta comprometida a llevarlo adelante, involucrándose en cada una de las fases del proceso.
Selección del modelo contractual aplicable a la empresa (ISO 9001, ISO 9002 O ISO 9003)
Después de haber tomado la decisión de trabajar bajo los lineamientos de las normas ISO 9000, es preciso determinar el modelo contractual aplicable.
Para ello se requiere determinar cuáles son las principales actividades y funciones del negocio.
- ISO 9000: Empresas que diseñan y fabrican los productos que comercializan.
- ISO 9002: Empresas que fabrican, instalan los productos y ofrecen el servicio.
- ISO 9003: Proveedor solo debe asegurar calidad mediante la inspección y ensayos
Diagnóstico al sistema de calidad
A continuación se realiza un estudio o diagnóstico del estado actual del sistema de calidad para que sirva de punto de partida a las acciones que se tomarán para la implantación de las ISO.
Se pretenden determinar las fortalezas y debilidades, así como los obstáculos que se puedan presentar.
Para levantar la información se puede seguir la siguiente metodología:
- Entrevistas: Dirigidas principalmente a la alta gerencia para conocer el clima organizacional y hada los representantes sindicales para conocer su disposición y actitud hacia los procesos de la empresa.
- Observación de los procesos: Para investigar los procesos operativos es importante estructurar una guía que contemple la recopilación de una información mínima necesaria por departamento.
- Mercadeo y ventas
- Aseguramiento de la calidad
- Producción y Mantenimiento
- Recursos humanos
- Finanzas
- Revisión de registros: con el fin de realizar una verificación de la Información que ha sido suministrada en las fases anteriores.
- Cuestionarios de opinión: Cuando se hace necesario complementar la información.
Al finalizar el diagnóstico se realiza el informe final, el cual es un documento para ser consultado constantemente y revisar los avances obtenidos. Además éste permitirá determinar las áreas donde será necesario realizar los mayores esfuerzos.
Formación del comité directivo
La implantación del proceso de mejoramiento continuo bajo los lineamientos de la norma ISO 9000, requiere de una organización que planifique y dirija todas las acciones que se quieran emprender. Este comité debe estar formado por el presidente o gerente general, además de todos los directivos que le reportan en forma directa.
Establecimiento de planes de acción
Para establecer los planes de acción a seguir en cada una de las cláusulas de la norma, así como para facilitar el seguimiento y avances del proceso, se recomienda el uso de un documento para seguimiento de actividades por cada cláusula, donde se indica el responsable de la actividad, -fecha de inicio y de finalización, así como los avances estimados.
Otro documento que se recomienda es el de actividades o tareas a desarrollar en cada cláusula de la norma. En este formato el responsable de implementar la cláusula Indica paso a paso todas a desarrollar hasta cumplir con su completa implantación.
Otros aspectos a ser considerados son la aplicación de normas de seguridad, así como la identificación y eliminación de las condiciones inseguras que puedan existir en la empresa.
Así mismo se debe planificar el inicio de un sistema de costos de calidad que permita Identificar y cuantificar los costos del desperdicio al igual que lo Invertido en acciones preventivas.
Revisión y elaboración de la documentación del sistema
Para elaborar los documentos correspondientes al sistema de calidad se identifican todos los procesos que afectan la calidad del producto o servicio y se elabora un flujograma para cada uno de ellos, determinando en cada actividad los documentos requeridos para garantizar el buen funcionamiento del proceso.
Dentro de estos documentos se encuentran los planes de calidad, procedimientos, instrucciones de trabajo, registros de calidad y otros.
Con base en el análisis realizado se determinan los documentos existentes y fallantes, estableciéndose planes de acción para la elaboración.
Elaboración del manual de aseguramiento de calidad
Este es el último documento a elaborar en el sistema de documentación, es utilizado como arma de mercadeo, donde se Indica la -forma como la empresa tiene establecido un sistema que cumple con cada uno de los requisitos de la norma ISO 9000, para garantiza los productos que ofrece.
El manual de aseguramiento de la calidad se estructura siguiendo cada una de las cláusulas correspondientes al documento contractual aplicable.
Proceso de certificación
Cuando la gerencia de la empresa considera que el sistema de calidad ya está adecuado a los requisitos del modelo contractual aplicable, solicita ante el organismo certificador el inicio del proceso de certificación. En cada país existe un organismo certificador, es ante él que se realizan los trámites respectivos.
