Outsourcing como modelo para la gestión de información en Cuba

Resumen

El desarrollo de un modelo de negocio innovador, destinado a la prestación de productos y servicios que permitan la adecuada administración de la información como insumo en las empresas, fundamentales de Las Tunas a través de esquemas de contratación o outsourcing – también conocido como tercerización,– que se refiere al proceso que ocurre cuando una organización contrata a otra para que realice parte de sus actividades. La información como bien sujeto a acciones de administración y visto como insumo para nuevos desempeños no es asimilado por el plantel empresarial tunero en toda su magnitud, esta visión viene dada por factores económicos y por una pobre apreciación de la información como insumo tecnológico. Se propone mediante el uso de herramientas de colaboración brindar en el contexto local apreciar al Ciget como un socio de negocios que se encargue de la provisión, control y desarrollo de la información externa que permitirá desarrollar a la empresa nuevos proyectos y su perfeccionamiento organizacional, donde la innovación como proceso informacional no puede estar ausente.

El negocio propuesto, se soporta en la innovación y el uso de herramientas de gestión de la información y colaboración para poder entregar de manera ágil y oportuna los servicios tecnológicos contratados por los clientes.

Abstract

The development of an innovative business model, for the provision of products and services that enable proper management of information as an input in business, fundamentals of Las Tunas through outsourcing or contracting schemes – also known as outsourcing – – refers to the process that occurs when an organization hires another to perform some of their activities. Information as a commodity subject to management actions and seen as input for new performances is not assimilated by the prickly corporate campus in all its magnitude, this view is given by economic factors and a poor appreciation of information as technological input. It is proposed by using collaboration tools provide the local context to appreciate the CIGET as a business partner that is responsible for the provision, control and development of external information which will develop the company new projects and organizational development, where innovation as an informational process can not be absent. The Proposed business, supported on innovation and the use of tools of information management and collaboration to deliver short and timely technological services purchased by customers.

Introducción

Un Sistema de Información es el conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos – registros icónicos, simbólicos (fonomémicos o numéricos) o sígnicos (lingüísticos, lógicos o matemáticos) por medio de los cuales se representan hechos, conceptos o instrucciones – los procesa y convierte en información, que almacena para posteriormente distribuir entre sus usuarios. Como todo sistema, incluye también un ciclo de retroalimentación a manera de mecanismo de control mediante el cual se puede saber si se cumple con las expectativas y requerimientos de los usuarios. En toda empresa se cuenta con diversos subsistemas de información, surgidos de los diferentes departamentos, que conforman el sistema principal. Por otro lado las tecnologías de la información son los medios en los que se desarrollan y utilizan los sistemas de información, como lo son computadoras, redes, etc. Dicho de otra manera, los sistemas de información arrojan los reportes que nos llegan a través de las tecnologías de información.

La información en la empresa tiene valor en general y en especial para la economía sí:

Contribuye a reducir la incertidumbre.
Es importante para modificar o tomar decisiones.
Contribuye a mejorar el conocimiento no solamente en el estado del arte de la rama que proviene, sino, es útil para la organización en general. (Barreiro Noa 2012).

Determinados autores, (Rothwell, 1994), caracterizan esta generación por la integración de diferentes componentes de la industria (ciencias, tecnología, mercado, sociedad), flexibilidad de los procesos y sobre todo, eficiente gestión de la información lo que permite a la entidad formar un conocimiento estratégico a partir de los datos obtenidos de la gestión informática. Rothwell sostiene además que la innovación es un proceso de acumulación de conocimiento (Know how) y de aprendizaje, facilitando a las organizaciones obtener grandes ventajas de la rápida gestión de la información, donde la conexión entre lo interno de la empresa y el exterior (proveedores, distribuidores, clientes), se separan en tiempo real y paralelo.

En la actualidad el entorno tecnológico en el ámbito global demanda mecanismos de competencia muy diferentes de los usados tradicionalmente, la industria centra sus mayores esfuerzos en obtener productos de mayor calidad, nuevos, y que su imitación sea casi nula.

Contar con la mejor tecnología, una organización de la producción eficiente, y una distribución en el momento oportuno, da a la empresa una posición ventajosa con respecto a las demás entidades competidoras y un adecuado Costo de Oportunidad en la prestación de servicios o entrega de productos.

Las corrientes actuales de la gestión empresarial afirman que la innovación en su concepción más pura es un proceso informaciónal en el cual el conocimiento es adquirido, procesado y transferido (Hauschildt, 1992). En este contexto y con la transformación de la información adecuada hacia la creación de un producto cada vez más novedoso (conocimiento útil y de valor estratégico) y poniendo en manos de la estructura organizativa las condiciones idóneas para que el conocimiento fluya constantemente, con el fin de obtener rápidamente nuevas ideas en el desarrollo de proyectos e innovaciones que permitan una introducción oportuna en el mercado.

Sin embargo en las empresas no siempre están creadas las condiciones materiales tanto en recursos humanos como tecnológicos para tener acceso a fuentes secundarias de información como: Internet, bases de datos de productores y de patentes y se pierde la información como recurso estratégico para la toma de decisiones.

En este contexto el Ciget que cuenta con la infraestructura tecnológica y el personal técnico capacitado para operar los diferentes motores de búsqueda, con dominio de las técnicas de gestión de información y los recursos informáticos de hardware y software no siempre es tenido en cuenta en la realización de un negocio; un cambio tecnológico o como suministrador de información. Por lo anterior consideramos que la subcontratación, o tercerización aplicado a la gestión de información como proceso económico empresarial en el que una entidad delegue los recursos de información al Ciget como modelo de negocio definido – como el modo en que una organización crea, distribuye y captura la atención de un segmento de mercado- se convertiría en un elemento dinamizador del desarrollo en la provincia y en un costo de oportunidad para la empresa y el Ciget.

Haciendo un análisis de lo anterior se propone : Diseñar un modelo de negocio de la información en las empresas mediante esquemas de contratación u outsourcing con el Ciget Las Tunas.

Métodos

Los principales métodos científicos utilizados fueron:

Métodos teóricos:

Enfoque histórico- lógico de los procesos de desarrollo local que permite la comprensión de la evolución histórica del desarrollo de la economía cubana y la necesidad de avanzar en la descentralización de la gestión empresarial y en la creación sinergias entre los elementos organizativos en el territorio..

Análisis-síntesis, en la búsqueda y el procesamiento de la información

Método sistémico en la concepción del modelo esquemas de contratación u outsourcing a nivel local para la formación, funcionamiento y desarrollo de a través de las diferentes relaciones de integración que se generan entre los sistemas locales de empresa, donde primeramente se analizaron sus componentes, estructuras así como los factores que inciden en su funcionalidad.

Métodos y técnicas

Análisis documental: para obtener las experiencias teóricas y prácticas nacionales e internacionales que fundamentan la propuesta.

La observación simple y participante, permitió recoger la experiencia acumulada en los diferentes espacios como las reuniones de trabajo con los actores implicados en los proyectos, así como los directivos empresariales.

Los métodos de prospectiva tecnológica, como la tormenta de ideas y el método de consulta de expertos, sirvieron para valorar el modelo propuesto.

La entrevista abordó los elementos más particulares en la factibilidad del modelo mediante esquemas de contratación u outsourcing a nivel local.

Descripción del aporte de la investigación, novedad y actualidad.

La novedad científica de la investigación se sustenta en los siguientes aportes:

Teórico: consiste en la conceptualización de los factores de absorción de conocimientos y coordinación en la formación de un esquema de contratación u outsourcing sobre la base de los conceptos y métodos seleccionados y adaptados a las condiciones concretas de la estrategia de desarrollo de la provincia dentro de la actualización del modelo económico cubano.

Metodológico: Aportar un procedimiento que permita identificar capacidades de absorción de conocimientos y de coordinación en la formación y desarrollo de a esquema de contratación u outsourcing y la elevación de la eficiencia en posdecisiones empresariales..

Práctico: Utilización de métodos de investigación adaptado a las condiciones de la provincias para la formación y desarrollo de esquemas de contratación u outsourcing a partir de las necesidades de las empresas y entidades, identificación de factores de absorción y coordinación contextualizados a la necesidad de cada entidad, como vía del fortalecimiento del movimiento científico-tecnológico en la toma de decisiones empresariales. .Esto resultará una transformación en el esquema tradicional de planificación, organización y gestión de de la Innovación en las empresas.

Desarrollo

Etapas del modelo esquema de contratación u outsourcing

Aquí se establecen los criterios metodológicos donde se detallan las etapas del modelo que permitirá estimular la formación y desarrollo de esquemas de contratación u outsourcing, a través de las capacidades de coordinación que favorecen la mejora de la gestión empresarial y organizativa del territorio. A partir de:

Outsourcing como modelo para la gestión de información en Cuba

Diseño del modelo de contratación u outsorcing

Según Díaz y Norma (2005), el modelo teórico es una representación mental, una construcción teórica resultante de una abstracción que representa como debe comportarse un fenómeno en la realidad, el mismo se mueve en el mundo de lo que se debe hacer, teniendo por tanto, un alto componente de futuro.

Constituyendo el procedimiento según Beltrán, et al( 2007 Pág. 32), el que establece “… la manera de llevar a cabo una actividad o conjunto de actividades,” como la forma técnica establecida para ejecutar alguna cosa que supone una actuación por trasmitir o fases, diferenciándose del método, en que este último ( el método) tiene un carácter conceptual y el procedimiento es técnico( es decir acción) y por tanto, es el método más la acción.”

Se concibe el modelo a partir de las bases metodológicas del Outsourcing con la incorporación de buena práctica en la toma de decisiones gerenciales. La decisión para subcontratar necesita estar sujeta a un proceso administrativo apropiado y no tomarse simplemente, como en el caso de muchas decisiones más, sobre bases financieras o técnicas.

Lo que hace esta metodología es ayudar a planear, ayudar a fijar las expectativas, tanto dentro de la organización como en el exterior, e indica aquellas áreas donde la organización necesita conocimiento especializado. Lo económico afecta, impacta y actúa en la lógica individual dada por la propia naturaleza humana, que conforman expectativas no siempre racionales y que tiene que ver mucho con la información asimétrica, en buen decir, manipulada que recibimos por diferentes medios. Esta información asimétrica relacionada fundamentalmente con los mercados, existe para cualquier accionar de la gestión de la información y en específico con la llamada Inteligencia Empresarial. Las condiciones culturales, políticas y religiosas conforman nuestra visión sobre muchos aspectos de la vida y son explicativos de muchos hechos sociales que condicionan el movimiento de una sociedad. El manejo y uso de la información para tomar decisiones no escapa a este paradigma.

Si bien hay un consenso sobre el aporte de la antropología social al desarrollo de una teoría económica a partir de una teoría social, ha sido poco aplicado al componente microeconómico al que responde la información. La Teoría de Análisis de Dominio de la Ciencia de la Información surge como resultado de los cuestionamientos al modelo cognitivo en relación con la exclusión de los entornos sociales y culturales en que participa el individuo. Así muchos usuarios de la información consideran que son ellos mismos los máximos interesados en la búsqueda de información útil para sus fines investigativos y según los seguidores de la Teórica de Dominios es… el problema fundamental de esta filosofía… entrenar especialistas en información, profesionales, y hacer investigaciones sin solo enseñar el conocimiento temático especializado. Un especialista en una disciplina no es un especialista en ciencias de la información. El enfoque analítico de dominios es un intento de atacar este problema…Hjorland (2003) el creador de esta teoría, definió enfoques que, a su juicio, pueden emplearse para resolver esto que él considera un problema:

Producción de guías de literatura: “Las guías de literatura organizan fuentes de información en un dominio en correspondencia con sus tipos y las funciones que sirven. Enfatizan en descripciones ideográficas de fuentes de información y descripciones sobre cómo unas fuentes complementan a otras, ofrecen un tipo de perspectiva sistémica”.
Construcción de clasificaciones especiales y tesauros: “Las clasificaciones especiales y los tesauros, especialmente los de enfoque basado en facetas, organizan las estructuras lógicas de categorías y conceptos en un dominio, así como las relaciones semánticas entre conceptos”.
Las especialidades de indización y recuperación: “Organizan documentos sencillos o colecciones para perfeccionar la recuperabilidad y visibilidad de sus potencialidades epistemológicas específicas”.
Estudios de usuarios empíricos: “Pueden organizar dominios según la preferencia o comportamiento o los modelos mentales de sus usuarios”.
Estudios bibliométricos: “Organizan patrones sociológicos de reconocimiento explicito entre documentos individuales”.
Estudios históricos: “Organizan las tradiciones, los paradigmas, así como los documentos y formas de expresión y sus influencias mutuas”.
Estudios de documentos y géneros: “Revelan la organización y estructura de diferentes tipos de documentos en un dominio”.
Estudios epistemológicos y críticos: “Organizan el conocimiento de un dominio en paradigmas según sus presupuestos básicos sobre el conocimiento y la realidad”.
Estudios terminológicos, lenguajes para propósitos específicos (LSP, por sus siglas en inglés), semántica de bases de datos y estudios del discurso: “Los estudios terminológicos, los LSP y los estudios del discurso organizan palabras, textos y enunciados en un dominio según criterios semánticos y pragmáticos”.
Estructuras e instituciones en la comunicación científica: “Los estudios de estructuras e instituciones en la comunicación científica organizan a los actores e instituciones principales según la división interna del trabajo en el dominio”.
Cognición científica, conocimiento experto e inteligencia artificial (IA, por sus siglas en inglés). “El análisis de dominio en la cognición profesional y la inteligencia artificial provee modelos mentales de un dominio o métodos para la felicitación del conocimiento para producir sistemas expertos”.

La Economía de la información es una rama de la economía que estudia como la información afecta las decisiones económicas. Enfoca tres áreas

El estudio de la asimetría de la información.
Economía de bienes de información.
Economía de tecnología de la información.

El modelo propuesto parte de:

Determinar la aplicación (el campo) del negocio, en nuestro caso los servicios de información.
Necesidades en función de los públicos objetivos.
Evaluación financiera del negocio.
Definición de los términos de la Propiedad Intelectual.

Lo que se concreta el siguiente cuadro:

Lo anterior valorado desde dos aristas diferentes: Desde la empresa y desde el Ciget.

Fases de la Metodología:

Fase O: Inicio
Fase 1: Evaluación.
Fase 2: Planeación.
Fase 3: Contratación.
Fase 4: Transición.
Fase 5: Administración.

Para cada una de las fases se contestaran las siguientes preguntas:

¿Qué hace la Fase?
¿Quién participa?
¿Qué se entrega?
¿Qué decisión se toma?
¿Cuánto tiempo deberá tomar? En todas las fases el tiempo está en función de la complejidad de la empresa.

En la siguiente Tabla se explica cada una de las fases:

FASE 0
¿Qué hace la Fase?	¿Quién participa?			¿Qué se entrega?		¿Qué decisión se toma?
Identifica el alcance de lo que está considerando para el Outsourcing, Establece los criterios, y los factores para las decisiones iniciales. Asigna recursos iniciales para la evaluación del proyecto.	Esta fase es iniciada por el Jefe del Proyecto. Equipo para el estudio de factibilidad			Un documento que establece el alcance del proyecto y las cuestiones administrativas.		Examinar (o no) los beneficios estratégicos.
FASE 1
Examina la factibilidad del Outsourcing; define el alcance y los límites del proyecto e informa en que grado el proyecto satisfaga los criterios establecidos		Equipo de Proyecto y Consejo de Dirección	Documentación establecida según el sistema de calidad del Ciget para la contratación.		Decisión acerca de proceder o no.
FASE 2
Estable los criterios para el comienzo de la contratación		Equipo de Proyecto	Documentación establecida		El equipo de jurídico y jefe de operaciones
FASE 3
Establece forma de trabajo con pares de la entidad		Equipo de Proyecto	Plan de trabajo y Cronograma de ejecución		Equipo de proyecto del Ciget y de la empresa
FASE 4
Establece los procedimientos para la Gestión de información. Transfiere la responsabilidad formal de las operaciones. Se designan activos según lo proyectado.(Internet, Base de Datos de Patentes, etc.).		El equipo de proyecto y el jefe designado de la función subcontratada.	Un servicio administrado. Revisiones regulares. Se evitan imprevistos		La información requerida con su evaluación critica por salidas concertadas (Estudios de factibilidad, inteligencia Empresarial, Monografías, Compendios, Conectividad etc.)

Lo cual permite visualizar el proyecto desde su concepción hasta su final en el siguiente esquema:

La propuesta de operativización del procedimiento, entendiéndose por este la definición de las acciones a desarrollar para el cumplimiento de cada tarea se realiza a partir de establecer:

El propósito de cada fase.
Las acciones a desarrollar para cumplimentar cada tarea.
Los criterios metodológicos para el desarrollo de las tareas-acciones según los métodos, técnicas e instrumentos establecidos en el Manual de Calidad del Ciget y conciliados con los requisitos del cliente.

Conclusiones

Se implementó el procedimiento de negocio de la información en la empresa Escap mediante esquemas de contratación u outsourcing con el Ciget Las Tunas.
Las empresas del territorio no conciben la participación de las entidades de interfaces en este caso del Ciget como elemento de su cadena productiva.
Las empresas que asumen la búsqueda de información por si misma incurren en mayores costos que si contratan la misma con entidades especializadas.
La variante propuesta en este trabajo u otra concebida en el proceso de negociación garantiza el acceso a base de datos y una conectividad a Internet que posibilita monitorear el sistema tecnológico, comercial y competitivo de la empresa.

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