Modelo estratégico organizacional para optimizar la gestión operativa de un municipio venezolano

Una organización es un patrón de relaciones por medio de las cuales las personas, bajo la dirección de los Gerentes, persiguen metas organizacionales. Estas son producto de los procesos de toma de decisiones denominado planificación. Los fines que los administradores desarrollan en razón de la planificación suelen ser ambiciosas, de largo alcance y sin final fijo, por  lo cual los gerentes quieren estar seguros que sus organizaciones podrán subsistir por mucho más tiempo. Es por esto que los miembros de una organización necesitan un marco estable y comprensible en el cual puedan trabajar unidos para lograr el éxito de la organización.

Un papel organizacional que tenga significado para las personas debe incluir objetivos verificables, la selección de las actividades necesarias para lograrlos, la asignación de cada grupo a un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlos y las medidas para coordinar horizontal y verticalmente en la estructura organizacional. El proceso gerencial de la organización implica tomar decisiones para crear este tipo de marco, de tal manera que las organizaciones puedan durar desde el presente hasta que se encuentre establecida.

Durante la última década se ha producido un gran revuelo en el campo de la Administración de empresas, debido a las novedades de la psicología aplicada. Estas novedades se encaminan a promover y facilitar la transformación de las organizaciones; tomadas tanto como un punto de vista o como una tecnología, se ha dado en llamarlas desarrollo organizacional. Los procedimientos y técnicas pertinentes comprenden una serie de conceptos predominantemente humanísticos, debidos en gran parte a los trabajos de Mc Gregor, Argyris, Maslow y otros.

Estos conceptos de orientación humanista conciben a la organización como un medio en que los individuos hallarán estímulo en su trabajo, para formarse, desarrollarse y ser dueños de sí mismos. Es por esto que en la actualidad los procesos se han convertido en elementos claves en el análisis organizacional, dejando de lado el simple análisis de las tareas y las posiciones ocupacionales. Los procesos constituyen los aspectos dinámicos de la estructura, a través de los cuales fluyen las actividades y las tareas propias de las diferentes posiciones. En términos generales, se tienen procesos tales como: el poder, el conflicto, el liderazgo, la toma de decisiones, la comunicación y la socialización, por lo que se encuentran estos elementos en toda organización en mayor o menor grado.

Existen además otros procesos propios de la actividad económica de la empresa que pueden orientar hacia el cambio organizacional. El mismo tiene como meta el cambio de su estructura, por lo general se produce en el marco de una planificación estratégica, ya que ésta va a establecer hacia dónde se quiere ir a través de: la visión, los valores, las maniobras y los objetivos. En otras palabras, la estrategia determina la dirección y los indicadores de éxito. A partir de lo anterior, hay que evaluar los aspectos básicos del negocio: ¿por qué se hace lo que se hace? ¿Por qué hacerlo en la forma en que se está haciendo? Como resultado surge la pregunta: ¿cómo se debe organizar?, lo que implica revisar tanto la estructura como los procesos. Esto sólo se puede lograr a través de una buena comunicación, trabajo en equipo y un liderazgo eficiente.

Los miembros de una organización necesitan un marco estable y comprensible dentro del cual puedan trabajar juntos para alcanzar las metas organizacionales. El diseño organizacional es el proceso para decidir cuál es la forma adecuada de dividir y de coordinar las actividades de la organización a la luz de las metas y del plan estratégico de la empresa, así como de las circunstancias del entorno en el cual se pone en práctica dicho plan.

Los gerentes toman decisiones apoyándose en cuatro factores: la división del trabajo o especialización laboral, la departamentalización, la jerarquía de autoridad y la coordinación. Estos factores están íntimamente relacionados, y su especificidad depende de las características propias de la empresa. Es sabido que el diseño de la organización implica la prueba y el error e inclusive consideraciones políticas, debido a que esto afecta la distribución del poder dentro de la empresa. Es por esto que en este trabajo especial de grado se desarrolló un modelo estratégico organizacional que permite la integración funcional  gestión-tecnología en la Alcaldía del Municipio Autónomo Andrés Eloy Blanco.

Este modelo organizacional está compuesto por un plan estratégico basado en una nueva filosofía de gestión que facilite condiciones gerenciales y tecnológicas, con la finalidad de optimizar la calidad de su gestión interna y su interacción con el ciudadano.

Además en esta parte se seleccionó el modelo de comportamiento organizacional que va a adoptar la institución, se determinó la filosofía organizacional y los requerimientos necesarios para el nuevo modelo estratégico, se diseñó el modelo estratégico organizacional y se culminó con el desarrollo del modelo en el que se establece la nueva filosofía organizacional de la Alcaldía así como los objetivos organizacionales. Culminando con las conclusiones obtenidas en el desarrollo de este trabajo especial de grado y las recomendaciones que el autor propone a los directores de la alcaldía,  para el buen funcionamiento del modelo estratégico organizacional propuesto. Además se hace referencia a las bibliografías que sustentan la información.

Contextualización del Problema

Una de las agrupaciones sociales más importantes son las organizaciones, las cuales no se forman accidentalmente ni espontáneamente, son creadas por uno o más individuos perceptores de la acción coordinada de un número de personas capaces de lograr objetivos que la acción individual no lo permite. Las organizaciones constituyen “la coordinación planificada de las actividades de un grupo de personas para procurar el logro de un objetivo o propósito común, a través de la división del trabajo y funciones, y a través de una jerarquía de autoridad y responsabilidad” (Schein, 1995).

Toda organización social tiene su propia cultura que la identifica, la caracteriza, la diferencia y le da su propia imagen, partiendo de la necesidad de conocer, expandir y consolidar la cultura de las empresas dirigidas hacia metas comunes. Las mismas constituyen una guía en la realización de actividades, elaboración de normas y políticas para establecer directrices, por lo cual, la cultura dirige el funcionamiento global de la estructura, señalando las prioridades y preferencias globales orientadoras de los actos de la organización.

En tal sentido, es de suma importancia abordar el estudio de un medio imprescindible para dar a conocer esa cultura propia de cada empresa. Ese medio, es la Administración Pública; la cual es la forma de gestión utilizada por  el Estado para canalizar adecuadamente demandas sociales y satisfacerlas, a través de la transformación de recursos públicos en acciones modificadoras de la realidad, mediante la producción de bienes, servicios y regulaciones; conceptos fundamentales que constituyen dentro de un marco general no prescriptivo la base de un modelo: orientado a la obtención de resultados, al liderazgo y la constancia en los objetivos, a la gestión por procesos y los hechos, al aprendizaje, a la innovación, a las mejoras continuas, al desarrollo de alianzas, a la identificación de la autoevaluación en el proceso de planificación pública, a la identificación de los indicadores de resultados más relevantes y a un nuevo enfoque donde la gestión de los procesos direccionales permitan superar la tradicional departamentalización.

El modelo de administración pública identifica a la comunidad como un área de resultado clave, factor de especial importancia en una gestión municipal, donde el mismo se utiliza para promover la competitividad de las organizaciones, teniendo en cuenta la singularidad de cada una de ellas, que permita realizar una autoevaluación de la calidad de su gestión, poniendo de manifiesto los logros alcanzados. Todo esto se fundamenta en la satisfacción de la comunidad y del personal, produciéndose un impacto positivo en la sociedad, mediante el liderazgo de los directivos en política y estrategia, así como una buena gestión del personal, recursos y procesos, lo cual finalmente, se refleja en unos resultados que deben ser satisfactorios.

Muchos autores aseguran que la aplicación de modelos organizacionales con miras a la excelencia en organismos municipales constituyen una prueba sobre la posibilidad de transformar en profundidad la administración pública, por tal razón cada una debe elegir su perspectiva en función de sus circunstancias organizativas, las cuales son vitales debido a la necesidad de sustentar con medidas y no únicamente con opiniones la efectividad del sistema gerencial en todos los ámbitos de la gestión organizacional, no obstante es esencial fundamentarse en las políticas del Estado para lograr conciliar la gerencia pública estadal y municipal con las líneas estratégicas de desarrollo nacional.

Un patrón de referencia, son las alcaldías venezolanas; organizaciones gestoras de servicios que centran su atención de una manera casi exclusiva en los procedimientos administrativos. Su principal necesidad, consiste en ajustar el principio de legalidad con el de eficacia y eficiencia, donde los costos y beneficios del cambio político y social puedan ser compartidos por los diferentes gestores dentro de marcos institucionales, facilitadores de la participación ciudadana, en cuyos procedimientos existen reformas económicas que implican modificaciones en el desarrollo de las instituciones políticas y la transformación del Estado.

La participación de los ciudadanos en la gestión pública es uno de los objetivos de la gobernabilidad democrática. Esto hace surgir las alcaldías innovadoras en Venezuela, en especial la del municipio autónomo Andrés Eloy Blanco, la cual entre sus múltiples funciones y responsabilidades ante la comunidad y el estado están: cumplir y hacer cumplir la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, ordenanzas estadales y demás instrumentos jurídicos municipales, dirigir el gobierno y la administración municipal, ejercer la máxima autoridad en materia de administración de personal, y presidir el consejo local de planificación pública; conforme al ordenamiento jurídico en virtud del desarrollo de las nuevas políticas nacionales transformadoras dirigidas a las municipalidades de cada región.

Esta institución se encuentra en los inicios de una nueva gestión de gobierno lo que incide en una falta de estrategias gerenciales por lo innovador de la propuesta, motivada a la acción tomada en la anterior administración donde se aplicó un modelo de calidad basado en las normas ISO 9000 el cual pretendía orientar el rumbo a seguir en la alcaldía como plan de desarrollo en aras de satisfacer las expectativas de los ciudadanos donde su aplicación no promovió el espíritu  de mejora continua como el aseguramiento de determinado nivel de calidad y un agudizado margen de burocracia.

Dentro del modelo que utiliza la alcaldía, la necesidades más relevantes de mejoras dentro de los procesos son consideradas interdepartamentales, por tanto se originan condiciones de ineficiencia e ineficacia, las mismas requirieron cambios radicales tanto de innovación tecnológica, como en el desempeño del recurso humano y en la aplicación de estrategias organizacionales. La situación que presentó la alcaldía se caracteriza en circunstancias no idóneas para establecer logros esperados en la gestión y excelentes condiciones en los resultados de los procesos del ente en cuestión.

Entre las características definitivas de los equipos de funcionarios, existe un desconocimiento de informaciones esenciales, sumándose el manejo ineficaz del desarrollo de los procesos, generando incoherencias en el desenvolvimiento y control de actividades, lo que imposibilita el cumplimento de objetivos trazados dirigidos hacia metas gubernamentales y de servicio público.

La competencia necesaria para el desenvolvimiento laboral, es requerida por los funcionarios, en virtud de generar condiciones de simplificación en los procesos y del mismo modo evitar repetir funciones de desempeño de las líneas de acción en cada proceso de gestión, mediante una estandarización de funciones que evite las consecuencias producidas por la incidencia de la falta de avance y mejoras permanentes hacia la calidad de los servicios

Existe un bajo rendimiento de los funcionarios de la alcaldía, debido a su desconocimiento en referencia a las metas planteadas a corto, mediano y a largo plazo, establecidas en la planificación estratégica organizacional del nuevo período de gestión. Los empleados ejecutan sus funciones, mediante métodos inadecuados, por tanto se han originado incoherencias, desarticulaciones y falta de resultados acorde con lo esperado, lo que debería ser superado con prontitud, en aras de cumplir con lo establecido por las autoridades municipales que requieren permanecer en desarrollo constante.

Descontrol en cuanto al seguimiento de las actividades operativas de la alcaldía,   como consecuencia del mal funcionamiento y la mala dirección en el manejo de los procedimientos de la gerencia y administración de la alcaldía, razones estas que indican lo inmediato que debe procederse en la estandarización de los cambios e innovaciones sustanciales por cuanto esto produciría mayores niveles de descontrol e incumplimiento de las metas trazadas.

Por lo antes planteado, el modelo estratégico que se desarrolló con base en un diagnóstico organizacional constituye la esencia organizacional que permite un desempeño calificado, funciones de alta calidad, manejos efectivos y eficientes de todo proceso de la gestión municipal, fundamentado en las líneas de los cinco (5) equilibrios de desarrollo nacional: sustentabilidad, sostenibilidad, innovación, gobernabilidad y productividad; como lo plantea el Ministerio de Ciencia y Tecnología (MCT), en las Políticas de Ciencia y Tecnología e Innovación para el Desarrollo Endógeno, en consonancia con las características de la zona en cuestión, la cual debe responder a todas las necesidades que se afrontan en la municipalidad.

En vista de la problemática antes expuesta, se desarrolló un Modelo Estratégico Organizacional para la Alcaldía del Municipio Autónomo Andrés Eloy Blanco, en Casanay estado Sucre con el fin de optimizar la gestión operativa, establecer los objetivos y metas institucionales, mejorar los procesos ejecutados por el recurso humano; creando condiciones gerenciales y tecnológicas que facilitan a la Institución el procesamiento efectivo de la gestión, permitiendo así perfeccionar el rendimiento de las diversas áreas que conforman el organismo municipal.

Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Desarrollar un modelo estratégico organizacional para la alcaldía del municipio autónomo Andrés Eloy Blanco, en Casanay estado Sucre con el fin de optimizar la gestión operativa.

Objetivos Específicos

  1. Describir el modelo organizacional de la Alcaldía del Municipio Autónomo Andrés Eloy Blanco para conocer sus características esenciales.
  2. Analizar las nuevas modalidades que deben aplicarse a las alcaldías venezolanas para que funcionen integralmente, cónsonas a las innovaciones en tecnologías de información integradas a la gestión municipal con las políticas nacionales y estadales referidas al apoyo organizacional.
  3. Establecer el modelo de comportamiento organizacional que debe implementarse en la alcaldía, con el propósito de perfeccionar su funcionamiento dirigido a fomentar soluciones a sus necesidades.
  4. Determinar la Filosofía organizacional del modelo estratégico, señalando tanto las características específicas de su entorno como sus perspectivas de innovación.
  5. Determinar los requerimientos del nuevo modelo estratégico, que coadyuven a la excelencia de los parámetros institucionales, incidiendo notoriamente en facilitar los resultados de la gestión.
  6. Desarrollar el modelo estratégico que integre la estrategia de gestión municipal con las tecnologías de información, enmarcadas en el proyecto Alcaldía Digital, como alternativa sustentable e innovadora.

Justificación

Toda organización debe poseer modelos teóricos en acción que posibiliten desarrollar sus procesos en forma óptima, por cuanto la función se establece a través de la condición  de conocer, aplicar y ejecutar los lineamientos ya determinados por estándares establecidos, en lo referente a la estructura organizacional es indispensable el enfoque innovador del área de sistemas, el cual permanece coadyuvado  por estrategias significativas, dirigidas a promover e impulsar la calidad de la planificación planteada.

En lo referente a la gestión de la alcaldía municipal, fue necesario realizar un diagnóstico cuyo resultado permitió conocer las características específicas del ente, con el objeto de mejorar sus condiciones, actualizando su situación tecnológica, gerencial, del recurso humano y fomentar las innovaciones implementadas por las políticas gubernamentales a nivel nacional y estadal. En cuanto al diseño de estrategias organizacionales coherentes y efectivas se estructuro un modelo fundamentado en la eficiencia y la eficacia de la gestión, cuyo resultado produjo efectos positivos y generó condiciones esperadas para el mejoramiento continuo, y a su vez le permitió a la alcaldía adaptarse a los lineamientos establecidos por el Ejecutivo Nacional con base a los cinco (5) equilibrios que se incluyen en el plan de desarrollo endógeno nacional.

El modelo presentado consiste en una alternativa que garantiza no solo lo innovador sino lo sustentable, en virtud de alcanzar niveles óptimos en los propósitos de la misión, visión y filosofía organizacional del ente mencionado. Razones estas que permiten indicar la solución posible ante las necesidades de cambio mediante el establecimiento de un modelo estratégico organizacional cuya esencia se manifiesta en la presencia de lo innovador, tecnológico y humano. Aproximándose esencialmente a los términos políticos, financieros y sociales que han de coordinar las acciones de vida permanente de los ciudadanos.

Para lograr alcanzar la eficiencia y armonía de un sistema organizacional, se debe primero conceptuar su comportamiento activo, detectar las fallas existentes, permitiendo evaluar cualitativa y cuantitativamente su incidencia en el avance y crecimiento productivo, generando constantes progresos que contribuyen a alcanzar la visión principal del mismo, por estas razones la Alcaldía del Municipio Autónomo Andrés Eloy Blanco, consideró necesario aplicar un estudio estratégico organizacional a toda su estructura organizativa, que le permitió optimizar la gestión operativa; además accedió a un análisis de la misión, propósitos, y estrategias para el cumplimiento de objetivos y metas fijadas por la alcaldía y desarrollar instrumentos para lograrlos a corto, mediano y a largo plazo.

Para la organización le permitió determinar por medio de un estudio interno y externo los factores que pueden estar afectándoles o beneficiarles en un momento determinado, si se articulan en forma dinámica y eficiente en cuanto a los cambios políticos, económicos, sociales y culturales que se vienen suscitando en el país. Por tal razón la aplicación de esta herramienta es de gran importancia para la alcaldía por cuanto le coadyuvo en la realización de un modelo estratégico organizacional que le permitió lograr los objetivos perseguidos, así como el camino más idóneo para alcanzar las metas trazadas.

Por otro lado prepara a la alta gerencia para asumir nuevos retos, basados en oportunidades para los miembros de la organización de tener éxito a cada momento y crear circunstancias favorables donde cada uno pueda desarrollar su potencial. En síntesis, con la ayuda de la planificación estratégica se articula «el puede ser» con el plano operacional «la voluntad de hacer». El mismo no supuso diseñar un esquema rígido de acción a seguir, sino que infundió una preocupación permanente por el «hacia dónde se quiere dirigir» que le permitió conforma el aspecto filosófico del nuevo modelo organizacional.

Dado lo anterior, se justifica la necesidad de realizar un estudio que permita el desarrollo de un modelo estratégico organizacional para la alcaldía del Municipio Autónomo Andrés Eloy Blanco, Casanay estado Sucre, debido a las contribuciones que proporcionó a la institución, así como al investigador y el impacto que produjo en la calidad de vida de los ciudadanos que se encuentran bajo la jurisdicción de este ente municipal, además de representar una referencia para otras organizaciones.

Alcance

La presente investigación se fundamentó en el análisis estratégico organizacional en toda la alcaldía del municipio autónomo Andrés Eloy Blanco, en la cual se determinaron las características de la misma, con la finalidad de conocer con exactitud donde se debe efectuar los cambios radicales y las mejoras necesarias, que permiten alcanzar nuevos niveles de desarrollo en la gestión. En el análisis de la alcaldía en cuestión se aplico un estudio con visión integral que consideró la interrelación de los departamentos que la constituyen, la influencia del entorno, el marco jurídico gubernamental, los miembros de la misma, entre otros; para ello se utilizó la planeación estratégica con el objeto de configurar las áreas gerenciales criticas del medio, para las cuales se aplicaron alternativas que solventan la situación problemática existente.

Por otro lado, en el estudio se determinaron las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades con la ayuda de la matriz FODA, se hizo una evaluación de los factores internos y externos por medio de la Matriz de Evaluación de Factores Externos (EFE) y la Matriz de Evaluación de Factores Internos (EFI); se precisó todo lo referente a la cultura organizacional como misión, visión y objetivos. Esto permitió establecer una filosofía organizacional adaptada a las características de la alcaldía del municipio autónomo Andrés Eloy Blanco.

Se formuló un modelo estratégico organizacional que articula todos los aspectos precisados como producto de la indagación sistemática que incluye estrategias que permiten optimizar en gran medida la gestión operativa de esta institución municipal. El mismo se fundamenta en las líneas de progreso creadas para los organismos gubernamentales en lo referente a reestructurar las acciones pertinentes al desarrollo político, socio-cultural y financiero de los pobladores adyacentes al municipio.  Por lo que se genero una estructura administrativa acorde a las necesidades de la alcaldía, donde se especificaron los roles y responsabilidades de las dependencias de la organización, así como los mecanismos de autoridad y toma de decisiones.

Igualmente, el modelo incluye los procesos de la institución, concebidos como flujos coordinados, para satisfacer condiciones de compromisos entre las personas que laboran en la alcaldía, así como recomendar también habilidades que deben poseer el recurso humano encargado de realizar los procesos organizacionales fundamentados en la misma filosofía institucional.

Como valor agregado producto de la investigación se diseñó una herramienta estratégica (Portal Alcaldía Digital), que cubre las necesidades organizacionales mínimas, que permite establecer un vínculo de comunicación entre la alcaldía con la comunidad, el estado y la nación, para de esta manera poder agilizar al flujo de información, y la toma de decisiones, garantizando transparencia en la gestión de gobierno.

Limitaciones

La investigación estuvo delimitada en tiempo, espacio y proceso. En cuanto al tiempo se ejecutó durante el segundo y tercer trimestre del año en curso, el área de proceso central que atiende el estudio es el desarrollo de un modelo estratégico organizacional, específicamente para la Alcaldía del Municipio Autónomo Andrés Eloy Blanco de Casanay estado Sucre. Entre las condiciones que permiten la aplicación eficiente de los resultados del estudio se encuentran las siguientes:

  • El personal debe estar dispuesto a poner en práctica las estrategias y consciente de los cambios que debe efectuarse para el éxito del modelo de estratégico organizacional.
  • Asumir las pautas establecidas en el modelo de manera que se garantice su efectividad.
  • Por ser un proceso que tiene incidencia en toda la organización, la alta gerencia debe aportar la mayor información y estar dispuesta a proporcionar el respaldo a la propuesta.

Es de hacer notar que no existen fórmulas que puedan ser aplicadas de igual manera y en iguales condiciones a una organización.  Por lo cual los resultados del presente proyecto especial de grado solo tuvo validez y aplicabilidad para la institución del gobierno local antes mencionada ubicada en la población de Casanay del estado Sucre, debido a que la misma estuvo concebido en base a las características y necesidades de la misma.

MARCO REFERENCIAL

Antecedentes de la Empresa

La historia de esta Alcaldía es de data reciente, y se señala al año 1936, con fecha significativa al ser instalada la Junta Comunal del Municipio Mariño, en esta región Casanayera, para lo cual estuvo conformada dicha Organización por un Presidente, el Vicepresidente, dos Vocales con sus respectivos suplentes y una Secretaria. La autoridad máxima la ejerció el señor Asunción Visaez, el periodo gubernamental fue por cuatro años. Luego de treinta largos años se produce para 1967, un cambio en esta Junta Directiva.

A mediando del mes de marzo de 1969, un movimiento preocupado por independizarse del Distrito Ribero consigue finalmente que este Municipio sea elevado a Distrito, siendo el número diez (10) ya que el Estado contaba con nueve (09) entidades Gubernamentales (Distritos). Así que definitivamente el 28 de noviembre con fecha cuando se conmemora ascenso a Distrito, el cual llevaría por nombre el de ese insigne poeta cumanés Andrés Eloy Blanco. Fue dividido en dos (02) parroquias: Rómulo Gallegos, con su Capital  San Vicente  y Mariño capital Casanay.

A partir de esa fecha fue nombrada una Junta Administradora provisoria, la cual funciona hasta 1973, cuando se efectúan las elecciones del 9 de diciembre, recayendo la presidencia a manos del señor Melecio Millán. Durante estos años, Casanay y los pueblos circunvecinos, vieron pasar muchos gobiernos, pero poca acción y se seguía a la cola de los demás Distritos del estado el caos y el abandono entra en la desidia, mientras entraban y salían gobernantes, los cuales se despreocuparon por el pueblo y sólo pasaron en el lucro personal y el entorno partidista.

Es así, como el Distrito Andrés Eloy Blanco, cada día perdía la esperanza al ver como los hijos abandonaban su terreno en busca de mejores situaciones de vida y tener que luchar para enviar algún recurso económico para los que se  quedaron y esperaban tener fuerzas de trabajo y abandonar su  querida tierra.`

A partir del año 1990, entra en vigencia la nueva Ley Orgánica del Régimen Municipal, se crea una nueva estructura y organización de conducción del Gobierno local. Se institucionaliza la figura del Alcalde, como máxima autoridad del Municipio y encargado del poder ejecutivo; se forma el Concejo Municipal el cual se ocupa de la rama legislativa, en este distrito debido al número de habitantes, le corresponde siete (07) concejales. El alcalde se convierte legalmente en presidente de la cámara, el vicepresidente es electo entre los ediles, este funcionario suple la ausencia del alcalde y todos los Concejales tienen derecho a voz y voto.

Para el año 1996, con su inmenso carisma y liderazgo dentro de Acción Democrática, se impone el Señor: Amilcar Caraballo como alcalde, el cual se encontró con todos los cambios habidos a Nivel Nacional y las nuevas perspectivas de gerencia del patrimonio municipal.

En las elecciones del año 2.004, precisamente el 31 de octubre, surge un nuevo gobernante local, e impera una nueva forma de gobierno, que transformaron la situación del municipio, con una mentalidad de avanzada. Esto lo demuestra los resultados obtenidos, imperando hasta la actualidad un gobierno dirigido a satisfacer las necesidades de los habitantes del municipio Andrés Eloy Blanco.

Estructura Organizativa

Este órgano municipal está compuesto por diferentes departamentos y dentro de estas diferentes coordinaciones, de acuerdo a las actividades que se realizan y la jerarquía que tiene dentro de la organización. Este estudio sistémico se realizará  en toda la estructura organizacional de la alcaldía, enfocándose principalmente en el departamento de administración de la misma. En el gráfico 1 se muestra el organigrama general de la alcaldía, de igual forma se resalta donde se enfocará la investigación. (Ver p.15).

Gráfico 1: Organigrama Alcaldía. Tomado de: Dirección de Personal de la Alcaldía (2006)

Organigrama Alcaldía.
Organigrama Alcaldía.

Funciones Principales.

Las funciones principales de la Alcaldía están fundamentales en el Artículo 88 de la Ley Orgánica del Poder Público Municipal, el cual establece lo siguiente:

  • Cumplir y hacer cumplir la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, la Constitución del estado, leyes nacionales, estadales ordenanzas y demás instrumentos jurídicos municipales.
  • Dirigir el gobierno y la administración municipal, velando por la eficacia y eficiencia en la prestación de los servicios públicos  dentro del ámbito de su competencia, y  ejercer la representación del Municipio.
  • Dictar reglamentos, decretos, resoluciones y demás actos administrativos en la entidad local.
  • Ejecutar, dirigir e inspeccionar los servicios y obras municipales.
  • Suscribir contratos que celebre la entidad, con previsión de la disposición de los gastos que generen, y ordenar sus pagos de conformidad con lo establecido en las Leyes y Ordenanzas que rigen la materia.
  • Ejerce la máxima autoridad en materia de administración de personal y, en tal carácter, ingresar, nombrar, remover, destituir y egresar, conforme a los procedimientos administrativos establecidos en la Ordenanza, que rige la materia, con excepción del personal asignado al Concejo Municipal.
  • Presidir el consejo Local de Planificación Pública, conforme al ordenamiento jurídico.
  • Formular y someter a consideración del Consejo Local de Planificación Pública, el plan Municipal de Desarrollo con los lineamientos del programa de gestión presentado a los electores, de conformidad con las disposiciones nacionales y municipales aplicables.
  • Someter a consideración del Concejo Municipal los planes de desarrollo, urbano local, conforme a las normas y procedimientos establecidos en los instrumentos normativos nacionales.
  • Presentar a consideración del Consejo Municipal, proyectos de Ordenanzas con sus respectivas exposiciones de motivos, así como promulgar las ordenanzas sancionadas por el Concejo Municipal y objetar las que considere inconvenientes o contrarias al ordenamiento legal, de conformidad con el procedimiento previsto en la Ordenanza sobre instrumentos jurídicos municipales.
  • Designar los apoderados judiciales o extrajudiciales que asuman la representación de la entidad para determinados asuntos, previa consulta al Síndico Procurador o Sindica Procuradora Municipal.
  • Presentar al Concejo Municipal, en el segundo mes siguiente a la finalización de cada ejercicio económico-financiero de su mandato, el informe de su gestión y a la Contraloría Municipal la cuenta de la misma, en la cual incluirá informe detallado de las obligaciones impagadas o morosas de los contribuyentes.
  • Presentar dentro del primer trimestre del año, de manera organizada y pública a la comunidad respectiva convocada previamente, la rendición de cuentas de la gestión política y administrativa del año económico financiero precedente, relacionando los logros con las metas del plan municipal de desarrollo y el programa presentado como candidato.
  • Promover la participación ciudadana y la educación para la participación.
  • Revisar y resolver los recursos jerárquicos y demás actos administrativos dictados por las distintas dependencias del Municipio.
  • Las que atribuyan otras Leyes.

Antecedentes de la Investigación

Los siguientes trabajos aportan ideas que enriquecen este trabajo de grado a través de valiosos aportes de información, los cuales sustentan su desarrollo. En consecuencia los tomados en cuenta están vinculados básicamente en varios aspectos: la metodología, estructura y desarrollo.  A continuación se citan algunos trabajos:

Martell, M. (1999) Diseño de un Sistema Automatizado de Información Gerencial para la Planificaci6n Estratégica de los Recursos Humanos de Mavesa, S.A., Universidad Bicentenaria de Aragua-Valencia Venezuela.

El objetivo general de este trabajo fue proponer un Diseño de un Sistema Automatizado de Información Gerencial para la Planificación Estratégica que facilite la Toma de Decisiones en la Administración de Recursos Humanos de Mavesa. Este sistema buscaba evaluar y seleccionar el personal que estaba capacitado para ocupar un cargo determinado, controlar la información referente al entrenamiento y/o especialización del personal de la empresa, mantener un archivo del personal elegible, así como obtener, a través de consultas, reportes y gráficos toda la información necesaria para elaborar un plan estratégico y realizar una mejor toma de decisiones, permitiendo de esta forma solventar los problemas existentes en el sistema estudiado. Por tal motivo contiene información documental que fue de utilidad en la elaboración de este trabajo de grado.

Butterfield, E. (2001) Estudio de los modelos de cambio organizacional y de desarrollo organizacional basado en la toma de Decisiones en Worldwide. Lopment Institute. Columbia USA.

El autor en esta investigación concluye en que, los distintos modelos de cambio a que hace referencia descansan principalmente en un enfoque normativo, prescriptivo y reeducativo donde el cambio comportamental es consecuencia de un proceso de aprendizaje. Debido a lo antes expuesto esta investigación fue de utilidad para complementar el presente trabajo de grado, motivado a que realizó un aporte teórico-práctico en cuanto a modelos y cambios organizacionales se refiere.

Barbato, A (2002) Desarrollo de una aplicación sistémica para el control de desarrollos social en la empresa PALMAVEN ubicada en Maturín,  Estado Monagas. Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”. Extensión Maturín.

El autor en esta investigación concluyó que su desarrollo e implantación se basó en agilizar los procesos de manipulación de información; de igual manera, garantiza su calidad, quedando la empresa conforme con los beneficios obtenidos. Esta investigación realizó un gran aporte al presente estudio ya que facilito las técnicas para desarrollar el diagnostico integral de las necesidades que presenta una empresa utilizando técnicas  de análisis sistémicas.

Contreras, H (2003). Modelo de gestión de comunicación para el cambio organizacional y gestión comunicacional de la empresa Banco de Venezuela-Grupo Santander. Universidad Central de Venezuela. Caracas.

El objetivo principal de este estudio fue diseñar un modelo de gestión comunicacional para el cambio organizacional de la empresa Banco de Venezuela/Grupo Santander, en Venezuela. Llegando a la conclusión que el mismo presenta un modelo que busca servir como punto de partida para los encargados de comunicar el cambio en la empresa. En dicho modelo se esbozan una serie de elementos que deben tomarse en cuenta a la hora de arrancar un proceso de comunicación en un contexto de cambio organizacional. Motivado a lo antes presentado esta investigación sirvió para complementar este proyecto pues realiza aportes teóricos, prácticos y métodos documentales en cuanto al desarrollo de modelos organizacionales se refiere.

Bases Teóricas

Para la realización de este proyecto se hacen necesarias la consulta de diferentes obras bibliográficas, las cuales aportaron las bases teóricas que soportan la presente investigación.

Modelo Organizacional

De este concepto es que parte el presente trabajo especial de grado y que el investigador toma como criterio principal para la elaboración de su proyecto. El mismo autor (2006) dice  que un modelo organizacional “…constituye una variedad de enfoques, cada cual desarrolla conceptos, estrategias, secuencias y esquemas que varían enormemente”. Esto implica que la mayor parte de dichos modelos son relacionados exclusivamente con cambios en el comportamiento y se utilizan para impulsar una mayor participación y comunicación dentro de una organización.

Administración Pública

Este concepto complementado con el anterior, el autor lo toma como fundamento teórico para la elaboración del modelo organizacional propuesto. Para desarrollar este punto Settembrino (1996), dice que la administración pública  “es una organización que el estado utiliza para canalizar adecuadamente demandas sociales y satisfacerlas, a través de la transformación de recursos públicos en acciones modificadoras de la realidad, mediante la producción de bienes, servicios y regulaciones”.

Este concepto de administración pública muestra lo diverso que es esta “organización”, en el sentido de que incluye en su seno diferentes espacios y especialistas que se ocupan específicamente de una tarea, y que su interdependencia hace muy difícil establecer que se debe reformar y que no, y por ende realizar una reforma administrativa no es tarea de unos pocos, sino que abarca a todo el conjunto de ella y también a la sociedad como destino final de los “output” que ella produce.

No solo en la administración pública hay instituciones. Hay algo dentro de ella que las mueve. Ese motor son las personas, mejor dicho los “funcionarios” que en su conjunto conforman la burocracia, y es esta burocracia la que se desenvuelve, cumpliendo su función impulsada por valores, patrones de conducta, emociones, sentimientos, intereses, entre otros.

Metodología de desarrollo Organizacional

El autor de esta investigación ha escogido como técnica de solución la metodología de Desarrollo Organizacional para fusionarlas con otra técnica como lo es la planificación estratégica, puesto que esta metodología se ha convertido en el instrumento por excelencia para el cambio en busca del logro de una mayor eficiencia organizacional, condición indispensable en el mundo actual, caracterizado por la intensa competencia a nivel nacional e internacional.

Es así como esta metodología para el Desarrollo Organizacional busca lograr un cambio planeado de la organización conforme en primer término a las necesidades, exigencias o demandas de la organización misma. De esta forma, la atención se puede concentrar en las modalidades de acción de determinados grupos (y su eficiencia…), en mejorar las relaciones humanas, en los factores económicos y de costos (balance costos-beneficios), en las relaciones entre grupos, en el desarrollo de los equipos humanos, en la conducción (liderazgo)… Es decir, casi siempre sobre los valores, actitudes, relaciones y clima organizacional.

En suma, sobre las personas más que sobre los objetivos, estructura y técnicas de la organización: el Desarrollo Organizacional se concentra esencialmente sobre el lado humano de la empresa. Su área de acción fundamental es, por lo tanto, aquella que tiene relación con los recursos humanos de la institución. La importancia que se le da a esta metodología para el Desarrollo Organizacional deriva de que el recurso humano es decisivo para el éxito o fracaso de cualquier organización. En consecuencia su manejo es clave para el éxito empresarial y organizacional en general, comenzando por adecuar la estructura de la organización (organigrama), siguiendo por una eficiente conducción de los grupos de trabajo (equipos y liderazgo) y desarrollando relaciones humanas que permitan prevenir los conflictos y resolverlos rápida y oportunamente cuando se tenga indicios de su eclosión. Esta metodología está dividida en cinco (5) etapas cada una de las cuales se detallan a continuación.

Etapa 1. Diagnóstico Organizacional.

  1. Determinación de los Datos.
    • Recolección de los Datos.
    • Análisis de los Datos
  2. Identificación del clima Organizacional.
  • Medio Ambiente.
  • Relación e Interconexiones entre los elementos involucrados.

Etapa 2. Problemática organizacional.

  • Identificación de las disfunciones y debilidades.
  • Análisis de los problemas y las Necesidades.

Etapa 3. Planeación de la Acción.  

  1. Acción de Intervención.
  2. Definición de Cambios.

Etapa 4. Implementación de la Acción.

  1. Implantación de los Cambios.

       Etapa 5. Evaluación.

  • Resultados de la Evaluación.

Modelos de Comportamiento Organizacional

Los modelos que a continuación se desarrollaran le sirven al autor de la investigación, para identificar cual es el modelo que más se adapta a las necesidades de la Alcaldía y así escoger el que crea conveniente para ser aplicado en su investigación.

Modelo Autocrático

Se basa en el poder, su orientación administrativa es de autoridad mientras que la orientación de los empleados es de obediencia, en el resultado psicológico de los empleados existe una dependencia hacia el jefe, las necesidades de los empleados son de subsistencia y el resultado del desempeño es mínimo.

Este fue el modelo prevaleciente en la Revolución Industrial. El mismo depende del poder. Quienes ocupan el mando deben poseer poder suficiente para ordenar, lo que significa que el empleado que no cumpla ordenes será sancionado. En un entorno autocrático la orientación apunta a la autoridad oficial formal y la dirección cree saber qué es lo mejor y está convencida que la obligación de los empleados es cumplir órdenes, es decir que estos deben ser dirigidos, persuadidos y empujados a alcanzar cierto nivel de desempeño y limitados a obedecer órdenes.

Esta visión deriva en un estricto control de empleados, el modelo autocrático resulto deleznable debido a brutales y agotadoras tareas físicas y condiciones de insalubridad, indigencia y peligro, en estas condiciones autocráticas los empleados se dirigen a su vez a la obediencia al jefe y no al respeto por este.

El modelo constituye un medio muy útil para el efectivo cumplimiento del trabajo del método aceptable para la determinación del comportamiento de los administradores. La fuerza combinada de los conocimientos sobre la necesidad de los empleados y de los cambios que ocurren, los valores sociales, dio al reconocimiento que existen mejores maneras de administrar los sistemas organizacionales.

Modelo de Custodia

Se basa en los recursos económicos, su orientación administrativa es de dinero mientras que la orientación de los empleados es de seguridad y prestaciones, en el resultado psicológico de los empleados existe una dependencia de la organización, las necesidades de los empleados son de seguridad y el resultado del desempeño es de cooperación pasiva.

Este depende de los recursos económicos, si una organización carece de recursos suficientes para el ofrecimiento de pensiones y el pago de otras prestaciones le será imposible adoptar este modelo. Entonces el enfoque de custodia da como resultado la dependencia de los empleados respecto a la organización. En lugar de depender de su jefe los empleados dependen de las organizaciones.

Los empleados que laboran en entornos de custodia adquieren una preocupación psicológica por sus retribuciones y prestaciones económicas. Como resultado del trato que reciben, tienden a mostrase satisfechos y por lo tanto mantenerse leales a sus empresas. Su mayor ventaja es que discrimina seguridad y satisfacción a los trabajadores.

Modelo de Apoyo

Se basa en el liderazgo, su orientación administrativa es de apoyo mientras que la orientación de los empleados es del desempeño laboral, en el resultado psicológico de los empleados se promueve la participación mientras que el resultado del desempeño es de animación de impulsos y las necesidades de los empleados son de satisfacción de categoría y reconocimiento.

Este modelo tuvo sus orígenes en el principio de las relaciones de apoyo. Se llego a la conclusión de que una organización es un sistema social cuyo elemento más importante es ser trabajador. Los estudios indicaron la importancia de poseer conocimientos de dinámica de grupos y aplicar la supervisión de apoyo.

El modelo de apoyo depende del liderazgo en lugar del poder y el dinero. A través del liderazgo la empresa ofrece un ambiente que ayuda a los empleados a crecer y cumplir a favor de la organización aquello de lo que son capaces. En consecuencia la orientación de la dirección apunta al apoyo del desempeño laboral de los empleados no al simple apoyo de las prestaciones a los empleados.

El resultado psicológico es una sensación de participación e involucramiento en las tareas de organización, éste forma parte del estilo de vida de trabajo de los administradores y en particular de su modo de tratar a los demás. El modelo de apoyo es eficaz tanto para empleados como para administradores y goza aceptación generalizada.

Modelo Colegial

Se basa en la asociación, su orientación administrativa es de trabajo en equipo mientras que la orientación de los empleados es de conducta responsable, en el resultado psicológico de los empleados se promueve la autodisciplina, las necesidades de los empleados son de autorrealización, el resultado del desempeño es de entusiasmo moderado.

El término colegial alude a un grupo de personas con propósito común, tienden a ser más útil en condiciones de trabajo de lo programado, medios intelectuales, y circunstancias que permiten un amplio margen de maniobra de las labores. Este depende de la generación por parte de la dirección de una sensación de compañerismo con los empleados, el resultado es que estos se sienten útiles y necesarios. Les resultaba fácil aceptar y respetar el papel de estos en la organización. En vez de ser vistos como jefes, se consideraban a los administradores como colaboradores.

Con lo antes expuesto se persigue crear un estricto de mutualidad en el que cada persona realice sus propias contribuciones y aprecie la de los demás. La orientación se dirigió al trabajo en equipo y la respuesta de los empleados es la responsabilidad y sienten a sí mismo la obligación de cumplir normas de calidad que signifiquen un reconocimiento tanto para su labor como para la compañía. El resultado psicológico del modelo colegial en los empleados es la autodisciplina.

MARCO METODOLÓGICO

El propósito de este capítulo es establecer la manera como se desarrolla el presente trabajo especial de grado, proporcionando las condiciones bajo las cuales se cumplen las actividades que se llevan a cabo. El mismo está conformado por las secciones denominadas tipo de investigación y diseño metodológico.

Tipo y Nivel de Investigación

El siguiente proyecto se enmarcó en la denominada investigación holística, bajo una investigación de tipo proyectivo, la cual define Hurtado (2000), como, “Este tipo de investigación intenta proponer soluciones en una situación determinada. Implica explorar, describir, explicar y proponer alternativa de cambio, más no necesariamente ejecutar la propuesta” (p. 175). Los datos son recogidos en forma directa de los departamentos que conforman la Alcaldía del Municipio Autónomo Andrés Eloy Blanco, por el propio investigador, obteniendo datos de primera mano de las personas y procesos directamente involucrados.

Según el objetivo del estudio propuesto, esta investigación tuvo un nivel comprensivo, debido a que se corresponde al análisis connotacional y se llega trascendiendo el mero significado y la pura cuantificación, para adquirir conocimiento y acceder a interpretaciones ajustados al contexto, a las circunstancias, a la cultura. (Hurtado, 2000. p. 506).

Metodología de Desarrollo

En el campo de la investigación, la metodología es el área del conocimiento que estudia los métodos generales para llevar a cabo la ejecución de un proyecto. Por tal motivo, se debe incorporar una técnica de desarrollo que acompañe al proceso, las  herramientas  a utilizarse y sus procedimientos, la cual dependerá de la naturaleza del estudio, las técnicas y los controles requeridos.

El diseño estructurado que se muestra a continuación es producto de la fusión de las fases más relevantes de las estrategias antes descritas en el marco referencial y de mayor incidencia en la investigación y escogida para la ejecución de esta investigación por su facilidad de adaptación a las necesidades del proyecto, entre las cuales destacan: la metodología sobre desarrollo organizacional (D.O) y la metodología de planificación estratégica de Fred Davis (1997), para desarrollar el modelo estratégico organizacional de la alcaldía del municipio Andrés Eloy Blanco en Casanay estado sucre.

Fases de la Metodología

Fase I: Diagnóstico de la Institución

En esta etapa se realizó un estudio del modelo organizacional y funcional de la alcaldía, por medio de un diagnóstico de la situación actual de la misma y una descripción del modelo organizacional imperante, que permita conocer las características esenciales de la institución. Además se realizó un análisis detallado de la misión, la visión y los objetivos de la institución, con el  fin de identificar cuáles son las líneas de acción que se siguen para alcanzar los objetivos.

Particularmente, se hizo un análisis de las debilidades de funcionamiento  interno, de las oportunidades que presenta el medio, de las fortalezas de la institución y de las amenazas del entorno, para así generar la matriz DOFA. Por otro lado, se obtuvieron y analizaron las matrices DOFA Cruzadas: Debilidades vs Amenazas, Fortalezas vs Amenazas, Debilidades vs Oportunidades y Fortalezas vs Oportunidades, para descubrir las ventajas y desventajas que presenta la institución y el entorno que la rodea.

A partir del análisis de la matrices obtenidas se procedió a realizar el estudio de las matrices DOFA priorizadas (es una matriz obtenida desde las anteriores, en donde se toma en cuenta la prioridad de los problemas identificados en las mismas), obteniéndose así las principales acciones que  debe seguir la institución con el fin de obtener los objetivos planteados.

Fase II: Análisis Organizacional

En esta fase, se realizó un análisis de las distintas modalidades establecidas por el gobierno nacional referidas al apoyo organizacional, cónsonas con las innovaciones tecnológicas en información y estrategias organizacionales derivadas de la filosofía de municipio innovador (MCT, 2001), integradas a las gestiones municipales con la finalidad de seleccionar el modelo que más se adapte a las características y necesidades de la institución.

Fase III: Seleccionar el modelo de comportamiento organizacional

Una vez analizadas las nuevas modalidades que el gobierno nacional propone para las alcaldías venezolanas, conocido su sustento teórico y funcional se estableció el modelo de comportamiento que debe incluir la propuesta estratégica organizacional con la finalidad de garantizar el funcionamiento óptimo y conducir así a solucionar las necesidades antes detectadas.

Fase IV: Determinar la filosofía organizacional

Cumplida la fase anterior se procedió a determinar la filosofía organizacional para el modelo estratégico a proponer, para ello se utilizó el insumo de las diferentes técnicas de análisis estructural antes aplicadas, para lo cual se formularon las estrategias, la misión, visión y objeto de la alcaldía, ajustada a las características de la institución y que están alineadas con el modelo para garantizar su pertinencia.

Fase V: Determinar los requerimientos

Con la información producida en la fase anterior se determinaron los requerimientos necesarios para el nuevo modelo estratégico, en esta etapa se plantearon los diversos procesos que han de realizarse en la institución para garantizar su correcto funcionamiento y poder así alcanzar los objetivos para la cual fue creada. Para cada uno de los procesos se describieron el nombre del proceso, su insumo, la salida que genera, el rol de la institución y los subprocesos asociados. Para el caso que un proceso tenga subprocesos se describieron hasta un tercer nivel de detalle. Además, en esta fase se determinaron los diferentes roles que adoptará la institución para cumplir cada  objetivo.

Seguidamente se definieron de forma clara y precisa todo lo relacionado con las normas y procedimientos que se han de realizar en la institución, de manera que no quedo ningún vacío en el diseño de la misma. Al establecer y hacer cumplir de forma clara y precisa las normas y procedimientos a seguir  por la institución, se garantizó un buen desempeño de la alcaldía. Además se definieron las características que debe cumplir el personal de la institución. Finalmente, se describieron los diferentes elementos (infraestructura, recursos económico, personal) que necesita la organización para llevar a cabo sus actividades.

Fase VI: Diseño del Modelo Estratégico Organizacional

En esta fase se fusionaron los resultados obtenidos en las etapas anteriores, para lo cual se aplicaron técnicas de evaluación de la Planeación Estratégica, lo que formó la base fundamental del Modelo Estratégico Organizacional y la Filosofía de la Alcaldía. También se diseñaron los procesos que se llevan a cabo en la institución y se definieron las técnicas necesarias para el buen desenvolvimiento de la gestión, donde se plantearon los diferentes elementos de la misma,  necesarios para la ejecución de las actividades: bienes tangibles, bienes intangibles, recursos humanos.

Fase VII: Desarrollo del Modelo Estratégico

En esta etapa se prosiguió con el establecimiento de la nueva filosofía organizacional de la alcaldía, donde se desarrollaron la misión, visión y valores, de igual manera establecieron los objetivos organizacionales que conjuntamente con el resultado de las etapas anteriores, sirvieron para confeccionar el Modelo Estratégico Organizacional que regirá en la institución en los próximos tres (3) años, en duración del periodo de gobierno del actual alcalde.

Diseño de la Investigación

Desde una perspectiva Holística, para Hurtado (2000), “El diseño de la investigación corresponde a la estructura de la investigación, a la forma como la investigación va a ser desarrollada, a la manera como la indagación es concebida a fin de obtener respuestas a las interrogantes…además le señala al investigador lo que tiene que hacer y cómo hacerlo…” (p .407). Se puede decir entonces que el diseño de la investigación es la manera de estructurar un modelo operativo que ayuda a obtener como punto final la solución de la situación que se presenta como problema.

El diseño de la investigación fue de fuente mixta, puesto que se desarrolló un estudio en contacto directo con la comunidad, grupo o personas objeto del estudio, es decir de campo. De esta forma se puede recabar el máximo de información disponible o accesible, para el análisis del problema. En vista de que la investigación es de campo se tomaron los datos de la realidad del problema, tal y como señala Hurtado (2000), “…en los diseños denominados de campo, cuyo propósito puede ser descubrir, analizar, comparar, explicar, entre otros eventos, utilizando datos de fuentes vivas o directa, en su ambiente natural, es decir en el contexto habitual al cual pertenece” (p. 172).

Y documental debido a que se recurrieron a documentos escritos y materiales bibliográficos que sirvieron de apoyo a la investigación, Hurtado (2000), señala que “…Corresponden los diseños documentales y se le incluye en aquellas investigaciones cuyo objetivo es describir, comparar, analizar, explicar, verificar, eventos, tomando como fuente de información documentos”. (p.173).

En este orden de ideas en lo que respecta al diseño desde la perspectiva temporal esta investigación pertenece al diseño transaccional contemporáneo, como lo establece Hernández, Sampicri y Otros (1991) citado por Hurtado en la misma obra “… Son aquellas en los cuales el interés del investigador se centra en estudiar el evento en un momento único en el tiempo” (p. 175). En este caso el investigador hizo hincapié en el presente para recabar información y llevar a cabo su estudio.

Para completar el diseño se hizo necesario establecerlo según la amplitud del foco, en este caso en diseño Univariable o Univentual, puesto que se estuvo estudiando un solo evento, detallando un acontecimiento en particular, y el investigador recaudó los datos necesarios para solventar una problemática puntual.

Población y Muestra

Para el desarrollo de una investigación es conveniente precisar la unidad de estudio, El tamaño de la Muestra (M), y los elementos por los cuales serán validados los resultados obtenidos de la misma. Hurtado (2000) Conceptualiza que: “Una vez definido los eventos a estudiar, es necesario determinar en qué o quienes se manifiestan en esa situación.” (p. 102). Siendo la Población (P), según (Ob. Cit. p. 40). Es todo conjunto de elementos, finito o infinito, definido por una o más características, de las que gozan todos los elementos que lo componen, y sólo ellos. En muestreo se entiende por población a la totalidad del universo que interesa considerar, y que es necesario que esté bien definido para que saber en todo momento que elementos lo componen.  No obstante, cuando se realiza un trabajo puntual, conviene distinguir entre 0: conjunto de elementos accesibles en nuestro estudio.

La población para este estudio estuvo constituida por un grupo de cuarenta y cinco (45) personas, considerada como finita, pues Hurtado (2000): “…Sus Integrantes son conocidos y pueden ser identificados y listados por el investigador en su totalidad.” (p. 153), tales individuos pertenecen a las direcciones gerenciales así como funcionarios operacionales adscritos a la Alcaldía. Por lo tanto la muestra de acuerdo a lo expresado por Andrade (1978):

En todas las ocasiones en que no es posible o conveniente realizar un censo, lo que hacemos es trabajar con una muestra, entendiendo por tal una parte representativa de la población. Para que una muestra sea representativa, y por lo tanto útil, debe de reflejar las similitudes y diferencias encontradas en la población, ejemplificar las características de la misma. Cuando se dice que una muestra es representativa se indica que reúne aproximadamente las características de la población que son importantes para la investigación (p. 58).

En tal sentido por ser una población pequeña se considera lo expuesto por Ávila (Citado por Brito, 1992): “Para las poblaciones pequeñas se debe aplicar P: M, población es igual a muestra.” (p. 41), es decir la muestra la muestra está formada por un conjunto de 45 personas.

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Después de consultar a los funcionarios de la alta y media gerencia de la alcaldía  por medio de una encuesta, se pudieron obtener los siguientes resultados que ahondan en la situación actual de esta organismo municipal  entre los cuales por sus características especiales destacan:

  • La gerencia de la institución ha realizado una buena campaña de divulgación de la misión, visión y objetivos de la institución; puesto que gran cantidad de los funcionarios dicen conocerlas.
  • Un número poco significativo pero importante no está familiarizado con la filosofía organizacional, lo que infiere en que las políticas de divulgación y promoción de la misma no ha sido captada por la totalidad de la población que labora en la alcaldía.
  • Un número significativo de los consultados se encuentran familiarizados con los objetivos y las metas organizacionales, y los restantes esperan porque se les informe sobre los mismos.
  • Existe un gran número de personas que no planifican sus actividades, lo que es contraproducente motivado a la dificultad para cumplir con las metas organizacionales establecidas previamente por la gerencia.
  • Un número significativo no conoce sobre las políticas de trabajo de la alcaldía, lo que pudiese repercutir en el buen desenvolvimiento de las labores de estos funcionarios.
  • Un gran porcentaje de los consultados dice que la alcaldía no posee una estructura organizativa bien definida, por lo que es una situación digna de considerar puesto que son los gerentes y empleados administrativos quienes lo hacen saber.
  • Existe un gran número de funcionarios no conoce o no sabe si en la alcaldía se tienen manuales de asignación de cargos y descripción de responsabilidades, lo que es preocupante puesto que el buen desenvolvimiento de las labores depende en gran parte de los lineamientos establecidos para cada cargo en dichos manuales.
  • Solo un grupo pequeño no conoce cuáles son sus responsabilidades dentro de la organización, así como la de sus compañeros de labor. Estos resultados suman un punto a favor del buen desenvolvimiento de los planes de acción a seguir puesto que la gran mayoría de los empleados saben lo que hacen y que deberían hacer los demás.
  • Un grupo pequeño pero considerable no ha participado o no conoce sobre los planes de mejora continua que ofrece a los funcionarios que laboran en esta institución según lo confirmado por el resto de los consultados.
  • La gran mayoría siente la necesidad de que se realice una reestructuración organizativa en la alcaldía, y un pequeño grupo, pero no menos importante dice que no es necesario.
  • Existe un desconocimiento a gran escala de lo que trata el proyecto alcaldía digital, puesto que solo un grupo que no supera las tres cuartas partes de los consultados dice conocerlo.
  • La gerencia de la institución no ha realizado una buena campaña de divulgación de la misión, visión y objeto de la alcaldía, puesto que un gran número de ciudadanos consultados dicen no conocerlas.
  • Existe una gran necesidad de información referente a la gestión, puesto que la mayoría de los encuestados no creen en la transparencia de la gestión.

CONCLUSIONES

Las condiciones actuales han determinado que más allá de una simple relación causal entre la cultura organizacional, el cambio y el impacto de la tecnología en la gerencia de las instituciones públicas, lo que existe es una vinculación recíproca entre todos los elementos, que generan desafíos permanentes implícitos en los retos que debe enfrentar toda organización.

La premisa anterior, permite destacar que la gestión institucional tiene sentido en la medida en que los retos sean superados satisfactoriamente, para lo cual se requiere una amplia dosis de creatividad para el manejo y control del medio ambiente tan cambiante. Por esto las organizaciones que en  Venezuela, han logrado desempeñarse exitosamente  muestran  dos aspectos importantes: por una parte destacan  que la mejor forma  de aumentar la efectividad es haciendo las cosas de manera diferente a la forma tradicional, incorporando así el cambio como una constante en el funcionamiento organizacional; y por la otra,  el énfasis puesto en la investigación de los enfoques y teorías gerenciales para adaptarlos a su funcionamiento.

Dado la antes expuesto en esta investigación se presentó un modelo estratégico organizacional para la alcaldía del municipio autónoma Andrés Eloy Blanco que pretende servir de base para los encargados de gerenciar un posible cambio en la institución; pero vale destacar que dicho modelo depende de las características de la organización, de sus funcionarios y de la actividad a la cual se dedique. Para lo cual se empezó describiendo el modelo organizacional de la alcaldía con la finalidad de conocer sus características esenciales, arrojando como resultado en un análisis comparativo, una generalizada serie de elementos que deben tomarse en cuenta a la hora de emprender un modelo estratégico de gestión organizacional en un contexto de cambio, en este caso producto de una reestructuración.

En esta institución es necesario la inversión en el adiestramiento, actualización del personal y reestructuración organizativa como impulsos al cambio, por ser uno de los aspectos de especial significación resultantes del diagnóstico realizado, con el fin de convertir el modelo estratégico en el eje y motor de los procesos de transformación. La complejidad del entorno actual por otra parte; saturado de competencia, de problemas sociales, de ciudadanos exigentes, de rígidas leyes gubernamentales, e inmerso en un creciente proceso de globalización, lo que hace que trabajar sea hoy insuficiente para ser más competitivo u se requiere de dinamismo es decir energía orientada hacia el logro de los objetivos.

Por lo antes dado y cumpliendo con el análisis de las modalidades a ser aplicadas a las alcaldías venezolanas para que funcionen integralmente,  se hace necesario más que nunca el pensar y repensar la organización, darle sentido de dirección, rediseñar u optimizar los procesos medulares, desarrollar estructuras organizacionales aptas para que dicho procesos funcionen oportunamente, utilizar agresivamente la  tecnología de punta que ayude a materializar la visión trazada para la organización en este caso se escogió el proyecto Alcaldía Digital, dependiente de la Filosofía Municipio Innovador propuesta por el MCT (2001).

Al desarrollar otro objetivo como lo es, el establecer el modelo de comportamiento organizacional que debe implementarse en la alcaldía se opto por el modelo de apoyo pues; se pudo concluir que el modelo que se más se adapta a las necesidades de la alcaldía puesto que en este, la orientación administrativa es de apoyo, mientras que la orientación de los empleados es del desempeño laboral, en el resultado psicológico de los empleados se promueve la participación, las necesidades de los empleados son de satisfacción de categoría y reconocimiento además el resultado del desempeño es de animación e impulso.

De lo antes expuesto se da inicio a la determinación de la nueva filosofía organizacional del modelo estratégico, y así establecer la nueva misión, visión y objetivos de la alcaldía. Donde la visión indicada, facilita a la gerencia del cambio dimensionar las características del negocio y  orientar sus esfuerzos para satisfacer las expectativas de la organización.

En la determinación de los requerimientos del nuevo modelo, que coadyuven a la excelencia de los parámetros institucionales, se optó por romper con los paradigmas existentes, probablemente muy útiles en el pasado, pero que han perdido sentido con el tiempo, por nuevas reglas acordes con los tiempos que ocurren y muy útiles para satisfacer las exigencias del futuro. Donde la integración de esfuerzos, el beneficio compartido, el trabajo en equipo, la permanente disposición a aprender y cambiar, las organizaciones por procesos, el aplanamiento de las estructuras organizacionales, la disminución de los niveles jerárquicos y puntos de control, la ruptura de barreras, la necesidad de comunicación, entre otras;  son algunas de las nuevas reglas.

Para dar cumplimiento al último objetivo de este proyecto se desarrolló el nuevo modelo estratégico el cual integró las estrategias antes descritas, que fusionan la gestión municipal  con las tecnologías de información enmarcadas en el proyecto Alcaldía Digital,  para lo cual se prosiguió con el establecimiento de la nueva filosofía organizacional de la alcaldía, donde se desarrolló la misión, visión y valores, de igual manera se establecieron los objetivos organizacionales que conjuntamente con el resultado de la etapas anteriores, sirvieron para confeccionar el Modelo Estratégico Organizacional que en propuesta regirá en la institución en los próximos tres (3) años, en duración del período de gobierno del actual alcalde.

RECOMENDACIONES

De las conclusiones obtenidas en el presente estudio se presentan las siguientes recomendaciones:

  • Planificar y mantener acciones destinadas al desarrollo de habilidades y destrezas del individuo, con el propósito de incrementar la eficiencia demostrada en el desempeño de su puesto de trabajo y por ende al cumplimiento de las metas y objetivos de la organización.
  • La alcaldía debe utilizar un instrumento de detección de necesidades de entrenamiento para el personal, que se adapte a las características de la institución, esto permitirá conocer el entrenamiento que requiere cada funcionario, de una manera objetiva y adaptada a la realidad de su desempeño y progreso dentro de la organización.
  • Adoptar nuevos enfoques que contribuyan al éxito empresarial y especialmente en la gestión de la alcaldía del municipio autónomo Andrés Eloy Blanco, donde se puedan incorporar el proceso de competencia y el modelo de apoyo como eje de transformación organizacional que permita sobrevivir a la institución en este mundo tan cambiante.

Unida a las recomendaciones antes descritas surgen algunas adicionales relativas a cada uno de los aspectos considerados en el trabajo realizado:

  • Área de la Organización: Fomentar programas de sensibilización al colectivo organizacional, con la finalidad de educar a los funcionarios para que
  • internalicen en la cultura organizacional, como ventaja competitiva en la gestión gerencial. Es imprescindible que la alta gerencia conozca plenamente los valores culturales necesarios en la institución a fin de que pueda promoverlos y reforzarlos mediante un plan de acción. Una vez hecha esta distinción se debe definir qué es lo que se necesita cambiar, para determinar los aspectos favorables o desfavorables  de la organización.
  • Proceso de Cambio: Considerar como un insumo vital el conocimiento que tiene el personal, para llevar adelante los cambios requeridos por la organización. Es necesario desarrollar el conocimiento como vía hacia la competitividad. Fomentando la investigación con el propósito de elevar el caudal de conocimiento, lo que inclina la balanza hacia una consolidación organizacional que haga a las empresas entes más competitivos.
  • Área de Desarrollo del Recurso Humano: Promover el autodesarrollo para que los funcionarios estén en capacidad de construir nuevos esquemas de aprendizaje, a fin de: Lograr la identificación y el compromiso, y la consistencia gerencial entre lo que se dice y lo que se practica en la institución.
  • A la Dirección de Personal: El director de personal debe estar en capacidad de apoyar el cambio, considerándolo como herramienta estratégica para el logro del éxito organizacional. Esto significa estar fuertemente orientado hacia el éxito de la institución, ser facilitador de los procesos, tener orientación al ciudadano, y ser capaz de anticipar y actuar de manera proactiva. Es decir, mantener una visión de futuro para anticipar los cambios y las destrezas para planificar, gerenciar y evaluar las consecuencias de ellos.
  • La Gerencia en General: Plantear nuevas estrategias con visión a buscar aplanamiento de las estructuras organizacionales, con la finalidad de lograr una disminución de niveles verticales y de supervisión gerencial, logrando mejor comunicación y mayor flexibilidad. Las organizaciones deben mantener gerentes con visión hacia la eficacia y efectividad, fundamentados en una filosofía asertiva de cambio, lo cual les permite la posibilidad de crear nuevos paradigmas a partir del desarrollo  personal para el logro de mejoramiento continuo. En este caso la gerencia debe desarrollar habilidades que le permitan reconocer la importancia y beneficios de una buena comunicación y aplicar estrategias efectivas para mejorar la red comunicacional en la organización.

La alta gerencia debe plantearse como prioridad el aprovechamiento máximo del potencial humano y tecnológico; lo cual es de vital importancia, para incrementar la efectividad y productividad. Sólo una misión compartida asegura el éxito en el logro de los objetivos.

Datos del Autor:

Nombre: Antonio José Espinoza Isasi.

Datos Académicos: Ing. de Sistemas Egresado del IUP “Santiago Mariño” (2006), Especialista en Docencia Universitaria. Egresado de  la UPEL- Instituto Pedagógico de Maturín. (2010). Estudiante Regular de la Maestría de Educación Superior. UPEL-IPM. Venezuela.

Desempeño Docente: Docente en la categoría de “Instructor” del IUTC- Ext. Punta de Mata. Punta de Mata. estado Monagas. (2008-Actualidad). Docente a tiempo Convencional del la Escuela de Ingeniería de Sistemas del  IUP “Santiago Mariño” ext. Maturín.

Desempeño Profesional: Planificador de Sistemas, Consultor en el área de Sistemas, Docente Universitario. Conferencista y Ponente en eventos Universitarios.

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Antonio Espinoza Isasi. (2010, junio 30). Modelo estratégico organizacional para optimizar la gestión operativa de un municipio venezolano. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/modelo-estrategico-organizacional-optimizar-gestion-operativa-municipio-venezolano/
, Antonio Espinoza Isasi. "Modelo estratégico organizacional para optimizar la gestión operativa de un municipio venezolano". GestioPolis. 30 junio 2010. Web. <https://www.gestiopolis.com/modelo-estrategico-organizacional-optimizar-gestion-operativa-municipio-venezolano/>.
, Antonio Espinoza Isasi. "Modelo estratégico organizacional para optimizar la gestión operativa de un municipio venezolano". GestioPolis. junio 30, 2010. Consultado el 22 de Mayo de 2019. https://www.gestiopolis.com/modelo-estrategico-organizacional-optimizar-gestion-operativa-municipio-venezolano/.
, Antonio Espinoza Isasi. Modelo estratégico organizacional para optimizar la gestión operativa de un municipio venezolano [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/modelo-estrategico-organizacional-optimizar-gestion-operativa-municipio-venezolano/> [Citado el 22 de Mayo de 2019].
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