Muchas empresas en nuestro país padecen de un muy serio problema que es el manejo de sus juntas de trabajo; constantemente escuchamos a los trabajadores quejarse porque en su trabajo se sufre de – “juntitis” – “juntas para esto”, “juntas para aquello”, y “juntas para lo demás” – “en mi empresa tenemos juntas para todo”; “solo se pierde el tiempo con tantas juntas”; “no se para que tantas juntas, si nunca se hace nada”, etc, etc.
Es verdad, las juntas son una verdadera calamidad para muchos ejecutivos y empleados, muchas discusiones, mucho bla, bla, bla, y pocos acuerdos, pocos compromisos.
Lamentablemente en muchas ocasiones las juntas son consideradas como un mal necesario, un espacio donde tenemos la oportunidad para enterarnos de los chismes más recientes de la compañía, o el lugar dónde tal o cual persona aprovechan la oportunidad para regañar a los demás, o para lucirse y acaparar el micrófono ante el jefe.
De acuerdo con Fran Rees, el 70% de los facilitadotes de una junta no han recibido una capacitación formal integral de cómo manejar una junta de manera efectiva, lo cual repercute como ya lo dijimos anteriormente en desmotivación, caos, falta de compromiso y baja productividad en muchas ocasiones. Si consideramos que del 60% al 90% del tiempo de un ejecutivo es invertido en juntas y reuniones de trabajo, es importante, mejor dicho, es mandatario, que dichos ejecutivos (facilitadotes) sean capaces de manejar una reunión de manera efectiva.
Se ha descubierto que normalmente las juntas fracasan por alguna o varias de estas consideraciones:
- Una mala planeación (Tiempo, lugar y participantes no adecuados)
- El objetivo de la reunión no es claro para los asistentes a la reunión
- No se administra el tiempo adecuadamente y esto las hace eternamente aburridas y poco productivas.
- El contenido a discutir es demasiado ambicioso, de modo que lo que se debe discutir o analizar en varias reuniones se quiere discutir en muy poco tiempo.
- No se da un seguimiento adecuado a los acuerdos y compromisos adquiridos.
- No se asignan roles de trabajo y participación para la reunión.
- Discutir demasiado tiempo el tema de – “asuntos varios” -, lo cual solo hace que la reunión pierda su enfoque original y se disperse la atención y concentración de los participantes de la reunión.
Se tienen muy buenas razones para poder llevar a cabo juntas exitosas, sin embargo, una junta difícilmente se vuelve productiva si cada uno de los participantes en ella desconoce y no domina sus elementos y su realidad.
Conocer los elementos de una junta exitosa, los recursos clave para la facilitación de la misma y conocer el proceso de evaluación y de toma de decisiones se convierte en aspectos sumamente importantes para poder lograr la efectividad de toda junta. Es por ello, que antes de convocar a una reunión de trabajo, primeramente nos preguntemos: ¿Qué tipo de reunión es la que vamos a tener que llevar a cabo?, ¿es una reunión periódica, de seguimiento?, ¿Una junta de comunicación?, ¿o tal vez una junta estratégica? Distintos tipos de juntas, demandan de distintos tipos de metodologías de trabajo.
Una vez resuelto este cuestionamiento, entonces los siguientes puntos a evaluar deberían ser:
- Quién debe participar en la reunión
- Cuáles deben ser los temas a tratar
- Cuál debe ser la duración de cada tema, y de la reunión en general
- Día, lugar y hora de la reunión
- Como se va a manejar y controlar la minuta de acuerdos y la manera de dar seguimiento a los mismos
- Cómo se va a hacer la asignación de roles y responsabilidades de la reunión.
A lo largo de mi carrera como consultor, he tenido la oportunidad de asistir a muchas reuniones de trabajo con mis clientes, y en la gran mayoría de ellas, no ha habido una asignación de responsabilidades que facilite y agilice dichas reuniones. Esta asignación de roles y responsabilidades, es un elemento clave para el éxito de la misma, normalmente los roles que se deben asignar son:
- Coordinador de la reunión – La persona responsable de la reunión.
- Facilitador – Es quien modera la reunión y asigna la palabra a los participantes
- Secretario – La persona responsable de documentar la reunión en la minuta correspondiente.
- Cronometrista – Quien mide el tiempo que se lleva invertido en cada tema de la reunión
- Participantes – los asistentes a la reunión.
Cuando estos elementos sean tomados en cuanta en su empresa al momento de llevar a cabo una junta de trabajo, le puedo asegurar que sus reuniones de trabajo serán mucho más provechosas y productivas.
