Library Management. Caso de una biblioteca universitaria Argentina

Introducción

“HACIENDO HISTORIA ….. Y PROYECTÁNDONOS HACIA EL FUTURO DE LAS UNIDADES DE INFORMACIÓN

“El cambio se acelera cada vez más. Antes de que la empresa termine de adaptarse a un cambio, se ve golpeada por varios más. Vivimos en un período de constante transición y la vida útil de nuestras soluciones es cada vez más corta. Lo que funciona, pasa a ser historia en un momento” (1). ¿De dónde proviene este cambio? Son las personas las que crean el cambio. Es suficiente con ver lo que está ocurriendo con la población de la Madre Tierra.

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Los seres humanos han existido ya por unos seis o siete millones de años. Se requirió todo ese tiempo para que la población mundial alcanzara 5.300 millones de personas. Sin embargo, las preediciones indican que sólo se requerirán unos 50 años para que la tierra cuente con otros 5.300 millones de personas. Si son los seres humanos quienes crean el cambio – y es evidente que lo son – debemos esperar entonces un acelerado incremento en la velocidad del cambio a medida que la población se duplica en las próximas décadas.

Este creciente conglomerado de personas viene equipado con otra fuente de cambio: la tecnología. Se trata, además, de una tecnología que se autoalimenta. Hagamos un repaso de lo que ocurre en el campo de la ciencia, los inventos y de la tecnología en general.

Se dice que más del 80% de nuestros inventos tecnológicos se han producido apenas a partir del año 1900. Se predice que durante los últimos años del siglo XX veríamos la misma cantidad de cambio tecnológico que se produjo durante los primeros 85 años de este siglo. No se debe pensar en el cambio tecnológico como algo que simplemente se va sumando, hay que pensar en él como algo que se multiplica día tras día.

Otra fuente de cambio es el conocimiento. La cantidad de información disponible, se duplica cada cinco años.

Más personas, más herramientas, más conocimiento. Y éste es el punto final.. Pero esto no es todo, el futuro promete muchos más cambios de los que hemos experimentado y se producirán en forma cada vez más acelerada. El interrogante está en saber si le daremos permiso de cambiar a nuestra cultura de tal manera que la empresa, en nuestro caso la -empresa de la información- pueda sobrevivir en un mundo con un desarrollo histórico acelerado.

El cambio no tiene conciencia. No tiene preferencias. No toma prisioneros. Y el cambio destruye inmisericordemente las empresas cuyas culturas no se adaptan. La prisa debe convertirse en el estilo normal. La competencia se mueve demasiado rápido. Los mercados cambian, la tecnología avanza en forma desbocada. El mundo lo quiere todo al instante. ¿El resultado? Lo bueno se torna malo en un abrir y cerrar de ojos. Y el nivel de desempeño que hoy nos puede calificar como ganadores, puede convertirlo mañana en algo que “ha sido”.

Prittchet, en su obra sobre cambio cultural, cita a una expresión de Yogi Berra: “¡Si llega a una encrucijada en el camino, tómela!” Vayamos entonces a nuestro punto de interés: ´Las unidades de información y el futuro’ ” y eso abordamos al estudiar los nuevos paradigmas de los sistemas de información.” (1)

Las profecías de los expertos que para el año 2000, pronosticaban un sistema generalizado de información electrónica hoy en día son un hecho.

Robert C Schank (2) –experto en inteligencia artificial- decía que el mejor provecho que se le puede sacar a un ordenador personal es el de la biblioteca electrónica. ¿Cómo consultar bibliotecas extranjeras desde nuestro domicilio, como hacer para recuperar información contenida en las bases de datos del mundo? Las respuestas estarán dadas por el tipo de enfoque que le demos a nuestras unidades de información.

Dice Nuria Amat, (3) en La Biblioteca Electrónica: ¨ La automatización de la información está íntimamente ligada a las Ciencias de la documentación. Sin la aparición de la computadora, éstas no tendrían razón de ser, puesto que una proporción significativa de las mismas no existiría, tampoco la documentación debe identificarse solamente con máquinas y tecnología y la expresión tecnología de la información, abarca el amplio concepto de cómo aplicar tecnologías al manejo de la información –generación, almacenamiento, tratamiento, recuperación, difusión y otros. Las nuevas tecnologías de la información se basan en los adelantos más recientes de la electrónica, comunicación digital, telemática”.
Anderla, (4) uno de los primeros profesionales que reconoció que quince años después de ser publicado su informe, el coste de cuantas actividades eran necesarias para el procesamiento de la información sería imposible de soportar de acuerdo a la forma tradicional entonces vigente. La información automatizada sustituiría definitivamente, en el curso del decenio 1980-1990 a los procedimientos artesanales con que se lleva actualmente a cabo, mejor o peor, la transmisión y difusión de los conocimientos, dice Anderla, además de asegurar que el procesamiento automático sería más barato que el manual a partir de 1980.

Este proceso de automatización del porvenir, continúa Anderla, se haría en tres fases: en la primera de las bases de datos dejarían de considerar como privilegiados documentos tales como el artículo de publicación periódica y el libro, teniendo preferencia sobre ellos los informes científicos y técnicos, toda la literatura gris y las patentes. En una segunda fase de la automatización -1985-, tendrían importancia las bases de datos que proporcionan información no bibliográfica.

En una tercera fase anticipó Anderla para el año 1987, la traducción automática de los documentos científicos, avanzando que hacia 1995 el 50 por 100 de los documentos procesados en las bases de datos en lugar de ser de referencias bibliográficas, serían de texto completo.

Finalmente predecía Anderla a las bibliotecas del futuro como auténticos – autoservicios- que proporcionarían al usuario cualquier dato por él solicitado, que sería extraído de grandes memorias ultrarrápidas proyectado en pantalla y eventualmente, reproducido.

Estos videofonos a los que se refería Anderla, son los hoy llamados microordenadores, que en una primera etapa estarían en las bibliotecas, permitiendo el acceso al gran público recibiendo un servicio más completo y personalizado. Las universidades estarían conectadas a bases de datos y cada estudiante podría disponer de un videofono para acceder a ellas. A medida que perdiese importancia la adquisición de conocimientos enciclopédicos, los datos que a ellos se refieren se procesarían en bases de datos. Los medios de comunicación –prensa, radio, televisión, edición—participarían en la transferencia de los conocimientos científicos, dedicándose los editores a producir nuevos soportes de información –libros electrónicos-. El docente sería fundamentalmente un animador –1984- y hacia – 1990- el estudiante llevaría a cabo su trabajo, al menos en un 50 por 100, en su domicilio y tendría a su disposición un terminal y un receptor de televisión de circuito cerrado. Antes del año 2000 los terminales electrónicos instalados en las viviendas serían tan habituales como hoy los teléfonos.

Como conclusión de esta exposición de Anderla, podemos comprobar que las previsiones se han cumplido hasta la fecha. En el libro de Amat (3) se indica que F. W. Lancaster “nos ofrece un sistema de información electrónica para el año 2000” en su polémico trabajo conocido como el camino hacia la información sin papel.

En ese mundo previsto por Lancaster, toda la información sería electrónica. El terminal se utilizaría para tres funciones principales: crear, transmitir y recibir información. Mediante el terminal del ordenador el científico podría recibir textos, realizar preguntas de respuestas factuales, construir sus propios ficheros de información y conversar con sus colegas. El lenguaje de las bases de datos a las que se acceda sería el natural y en el idioma más comercial. Por otra parte los sistemas electrónicos de información del año 2000 posibilitarían la distribución del texto completo en forma digital almacenados en centros para tal fin. También previó los sistemas de teleconferencias, donde se podría acceder a las comunicaciones de congresos el día de su celebración.”

Hasta aquí hemos expuesto diferentes visiones de lo que serán las bibliotecas del futuro, pero veamos a qué apuntamos en nuestra realidad.

Edward de Bono (5) en Seis Pares de Zapatos para la Acción expresa: “La mente ve lo que está preparada para ver y nota lo que está preparada para notar. El cerebro funciona como un sistema autoorganizado en el que la información se ordena sola en pautas… creadas las pautas vemos el mundo a través de ellas”.

En la actualidad las amenazas más críticas consisten en procesos lentos y graduales a los que nosotros mismos hemos contribuido. Estos problemas no se pueden abordar con ideas convencionales, simplemente reconociendo la necesidad de pensar de otra manera y comprendiendo las estructuras de dependencia. El cambio individual es vital, pero no suficiente. Si deseamos abordar estos problemas, necesitaremos un pensamiento colectivo, en el nivel de las organizaciones, las comunidades y la sociedad.

El cambio es un proceso a través del cual se pasa de uno a otro estado de situación, generándose modificaciones o alteraciones de carácter cuantitativo y/o cualitativo de la realidad. Las causas que aceleran el cambio son: la innovación tecnológica, que genera nuevas y mejores tecnologías, contribuye a mejorar el medio ambiente del hombre y su forma de pensar y sugiere soluciones a los problemas de las diferentes actividades sociales y económicas.

La información y el conocimiento, donde su dominio adecuado permite incorporar aceleradamente avances científicos y tecnológicos y provoca nuevas formas de hacer, pensar y actuar. La comprensión y el aprendizaje, son elementos complementarios de la información y del conocimiento por tanto son fuertes impulsores del cambio. El ambiente interno: una adecuada conducción gerencial, el trabajo en equipo, los sistemas y procesos, la productividad y la eficiencia, la creación de valor agregado para los usuarios en procesos creativos donde se impone un permanente cambio. El ambiente externo: los usuarios o clientes, los mercados, las comunidades en pleno desarrollo, los competidores y las instancias administrativas y sindicales constituyen elementos dentro del ambiente que ejercen influencia positiva o negativa en los cambios.

El cambio es un proceso informacional. La innovación tecnológica o de otro tipo puede ser representada como un paquete informativo, que comprende bits de información ordenados en forma novedosa, o nuevos para aquellos que la usan.

Sin el aprendizaje no puede haber cambio, al menos alguno que no sea especulativo o accidental. Los cambios intencionados requieren información. La organización debe buscar la mayor parte de la información que requiere para el cambio en el mundo externo a sus fronteras.

Los grandes cambios requieren mayor nivel de aprendizaje. Mientras más resistencia se haga al cambio, más difícil y traumático serán los cambios que se operarán inevitablemente en las mismas. Aquellas que impulsen los cambios mantendrán la flexibilidad de realizar correcciones en la marcha, evitando cambios masivos y difíciles.

La esencia del cambio en la organización es la información externa que se requiere para el aprendizaje y la comprensión de que el proceso de cambio radica no sólo en cómo ésta información externa puede ser utilizada dentro de la organización, sino cómo esta información puede localizarse y adquirirse fuera de las fronteras de la organización o de la disciplina

El cambio implica desaprender y aprender rápidamente. Es algo que ocurre sistemáticamente y que su tratamiento es sistémico por lo que la relación parte-todo y la relación causa-efecto permanentemente se producen.

Los profesionales de la información somos investigadores por naturaleza por lo tanto aprendemos continuamente, eso nos posiciona para adaptarnos a los cambios y conducir el proceso con éxito. ¿Estamos listos para este reto?

Muchas veces los bibliotecarios han comenzado un proceso de cambio intentando reorganizar la biblioteca. Generalmente, el producto final es una organización con diferente terminología, pero con muy poco cambio en su funcionalidad. Los directores elevan pedido de presupuesto no planes de negocio. El concepto de generar un ingreso o una ganancia está fuera de sus aspiraciones.

Las bibliotecas del futuro necesitan tener una orientación empresarial. Las bibliotecas no se deben convertir en entidades comerciales, pero no pueden mantenerse como esos servicios gratuitos idílicos que han sido en el pasado. ¿Qué significa esto? Que se deben desarrollar nuevas formas de ofrecer servicios informativos a partir de la cantidad de recursos informativos que tenemos en las manos y la capacidad tecnológica actual de nuestros usuarios.

Significa mirar las unidades dentro de nuestras instituciones que hasta el presente pueden haberse percibido como rivales –tal como el centro de cómputos- y convertirnos en sus aliados y socios para idear un conjunto de servicios informativos para nuestros usuarios.

Significa que los gerentes de las bibliotecas deben pensar creativamente acerca de los recursos a su disposición y conducir el presupuesto, no dejar que el presupuesto nos conduzca” (1)

Capitulo 2
“El Propósito

La empresa tiene que adaptarse al contexto y enfrentar a la creciente presión de sus competidores (actuales y potenciales, locales y extranjeros). El manager necesita lograr mejores resultados.
La empresa necesita un cambio para mejorar su competitividad
El gerente necesita realizar cambios para mejorar sus resultados, su eficacia
¿Qué resultados mejorar?. Puede intentar mejorar el valor de la empresa para el accionista, el retorno de inversión, las ganancias, la participación de mercado, la satisfacción del cliente o cualquier otro conjunto de metas.
¿Con qué propuestas?. Resultados…
Los Resultados son la fórmula para crecer en el vértigo competitivo.
¿Cómo hacerlo?, con la metodología propuesta en RESULTADOS, de las ideas a los hechos concretos.” (6)
Es lo que se intentará demostrar en el siguiente trabajo de tesina, aplicado al caso específico “LIBRARY MANAGEMENT” en la Biblioteca y Centro de
Documentación, Facultad Regional Bahía Blanca de la Universidad Tecnológica de Argentina

Análisis Situacional Institucional Octubre 2002

Cuestiones planteadas para el establecimiento del problema motivo del siguiente trabajo, y presentación de Hipótesis:

¿Cuál es el objetivo Institucional a corto plazo?
Acreditar las carreras de ingeniería

¿Qué se le exige Institucionalmente a la Alta Gerencia para acreditar, entre otros requisitos?
Contar con una Unidad de Información que cubra, no sólo, las necesidades curriculares, sino de aprendizaje e investigación.

Planteo del Problema:

“A Octubre 2002, la Facultad Regional Bahía Blanca, Universidad Tecnológica Nacional no cuenta con un Library Management a fin a las necesidades y requisitos requeridos para la acreditación de las carreras de Ingeniería Coneau”.
Hipótesis:

Somos capaces de otorgale a la Unidad de Información Prof. Ing. Duillo Marchessi, el énfasis de empresa necesario, a fin de dar cumplimiento con la misión y visión de Biblioteca, de establecer un nuevo modelo de Paradigma de Biblioteca Universitaria, de cara al futuro que es “ahora” que involucra a futuro, la integración de áreas afines a toda la empresa (Library Management) centrado en el usuario o cliente y el valor agregado de los productos y servicios de información que acompaña al nuevo Paradigma de enseñanza superior, que tiende a pasar de un modelo basado en la enseñanza, a un modelo basado en el aprendizaje y la investigación.

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Vecchi Pomphile Analia. (2012, marzo 21). Library Management. Caso de una biblioteca universitaria Argentina. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/library-management-caso-de-una-biblioteca-universitaria-argentina/
Vecchi Pomphile, Analia. "Library Management. Caso de una biblioteca universitaria Argentina". GestioPolis. 21 marzo 2012. Web. <https://www.gestiopolis.com/library-management-caso-de-una-biblioteca-universitaria-argentina/>.
Vecchi Pomphile, Analia. "Library Management. Caso de una biblioteca universitaria Argentina". GestioPolis. marzo 21, 2012. Consultado el 20 de Abril de 2019. https://www.gestiopolis.com/library-management-caso-de-una-biblioteca-universitaria-argentina/.
Vecchi Pomphile, Analia. Library Management. Caso de una biblioteca universitaria Argentina [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/library-management-caso-de-una-biblioteca-universitaria-argentina/> [Citado el 20 de Abril de 2019].
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