Una auditoria operativa les servirá de gran ayuda a la organización para ser mejor y tomar decisiones importantes relacionadas con el tema de cómo mejorar, he vivido como una auditoria operativa aumenta la efectividad en la administración siempre y cuando exista voluntad de la gerencia para tomar medidas adecuadas.
Cuando se aplica el ciclo de auditoría operativo en una organización se observa, recopila, analiza y presenta una opinión sobre los aspectos administrativos, y operativos, poniendo una gran atención a los elementos efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos, tanto materiales como financieros, en este proceso se determinara si se ha realizado alguna deficiencia importante de política, procedimientos y prácticas contables, como también le es útil a la organización ya que ayuda a mostrar las necesidades de compras que se hayan realizado durante un ejercicio.
Mediante la aplicación de procedimientos identificaremos las áreas de reducción de costos, mejoramiento de métodos y procesos operativos para así aumentar la productividad y rentabilidad en toda la empresa o en un área examinada.
A continuación desarrollaremos este ciclo de auditoría operativa de forma práctica:
ETAPA PRELIMINAR: En esta primera etapa se recoge una buena cantidad de información general sobre los aspectos importantes de la empresa, aquí es donde se conoce la actividad comercial, fecha de constitución, capital social, conocimiento sobre los accionistas, estructura organizacional, misión, visión, objetivos, productos o servicios que ofrecen.
En esta etapa también se identifica las características gerenciales de los directivos, las políticas de la empresa, identificación de situaciones delicadas pendientes por identificar aun no resueltas, existencia de manuales y procedimientos, proyecciones, número de trabajadores, rotación de personal, sistemas de información que utilizan entre otros.
También es relevante realizar un recorrido por las instalaciones para observar el funcionamiento de las unidades operativas más importantes, hay que poner énfasis a la comprensión de las actividades esto es un paso fundamental, cabe la pena destacar que una vez recabado toda la información se procede también a decidir si se aceptara el trabajo o no para así pasar a la otro nivel.
ESTUDIO GENERAL: es en esta fase donde se ejecuta el plan de acción con la información recabada en la etapa anterior se realiza un análisis general de las áreas de la entidad, aquí se dispone a la asignación de trabajos a los integrantes del equipo de trabajo, entrega de programas para la realización de las evaluaciones de las operaciones, procesos, actividades, funciones, objetivos, proyecciones, controles internos, manuales, estrategias, flujo gramas de procesos, controles internos, análisis de riesgos, análisis comparativos de la información financiera, verificación de cumplimientos, verificación del proceso productivo y verificaciones que sean necesarias para así contar con información que ayude a poder proponer mejoras y optimizar los procesos de la empresa.
ESTUDIOS ESPECIFICOS: En esta etapa se le da un enfoque de examen profundo de las áreas más críticas identificadas y analizadas en la etapa anterior, aquí es de suma importancia el grado de experiencia y formación de los auditores ya que harán uso de sus habilidades conocimientos para un análisis de mayor detalle, aquí se cuenta con programas específicos de trabajo, esta labor debe traer hallazgos que fundamentan las conclusiones y recomendaciones, se debe contar con causas y efectos de los hallazgos.
LA COMUNICACIÓN DE RESULTADOS: en esta etapa se debe proceder a programar la preparación del informe de auditoría operativa desde su redacción hasta la presentación de los resultados a la administración de la organización en una reunión formal, este informe debe proporcionar una opinión meditada experta independiente en relación a la materia sometida a examen con su evidencia correspondiente. Los Auditores proporcionan un mejor servicio a la Gerencia y mantienen mejores relaciones con la dirección departamental cuando comentan los hechos que han encontrado y sus recomendaciones. Este informe debe ser útil para la entidad en su objetivo de ser más productivo y eficiente.
La importancia de todo esto no está solo en aplicar una auditoria operativa en la organización, sino en tener como gerente una voluntad tajante arraigada con el principio de siempre ser mejor, porque estos procesos pueden arrojar bastante información sobre que no anda tan bien, pero si los gerentes no aprovechan esta fuente de oportunidades todo quedara en la nada, hay que analizar y reflexionar sobre sus resultados y tomar las decisiones adecuadas para sumar a la efectividad y progreso de la organización.
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Autor: Lcdo. Michael Aular – Micdan Consulting
