Auditoría Administrativa y Operativa para una empresa de Confecciones en Ibagué Colombia

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA COMO APOYO AL
CRECIMIENTO ECONÓMICO DE LAS EMPRESAS
Autores: Estudiantes Contaduría Pública IX Semestre
Institución de Educación Superior ITFIP Ampliación Ibagué
RESUMEN El objetivo del presente artículo es describir la importancia y proceso de
la aplicación de la Auditoría Administrativa y Operativa, elaborada en el marco de una
investigación formativa aplicada y orientada dentro del curso Auditoría Administrativa
y Operativa de noveno semestre del programa de Contaduría Pública, en la empresa
Global Confecciones y Textiles SAS de la ciudad de Ibagué, durante el semestre A
de 2017, partiendo del análisis del crecimiento económico que ha logrado esta
compañía en su último año.
El tipo de investigación aplicada es el Estudio de Caso con una metodología de tipo
cualitativo, descriptivo; mediante la aplicación de técnicas de recolección de
información como entrevistas, visitas físicas en la empresa, la observación, revisión
documental, y la aplicación del programa de auditoría a las áreas seleccionas:
Estampación, Empaque, Facturación y Despachos. Es importante mencionar que el
resultado de la auditoría permitió en estas áreas funcionales de gran importancia en
el proceso productivo, identificar hallazgos en sus procesos que fueron informados a
la organización con el fin de establecer medidas preventivas y correctivas, orientadas
al logro de los objetivos empresariales y el control de sus recursos. Por lo tanto, como
producto final para el cierre del semestre, el grupo de auditoría elaboró un video
informe en el cual, se resume el proceso llevado a cabo junto con el presenten artículo
y el documento final de la auditoría realizada.
Palabras Claves: Auditoría, Recurso, Control, Gestión, Crecimiento.
ABSTRACT The objective of this article is to describe the importance and process of
the application of the Administrative and Operational Audit, elaborated within the
framework of an applied and oriented training research within the course of the
Administrative and Operative Audit of the ninth semester of the Public Accounting
program, Company Global Confecciones y Textiles SAS of the city of Ibagué, during
the semester A of 2017, starting from the analysis of the economic growth that this
company has achieved in its last year.
The type of applied research is the Case Study with a methodology of qualitative,
descriptive type; Through the application of information gathering techniques such as
interviews, physical visits to the company, observation, document review, and
application of the audit program to the areas selected: Stamping, Packaging, Billing
and Dispatches. It is important to mention that the result of the audit allowed in these
functional areas of great importance in the productive process, to identify findings in
their processes that were informed to the organization in order to establish preventive
and corrective measures, aimed at the attainment of business objectives And control
of its resources. Therefore, as a final product for the closing of the semester, the audit
group prepared a video report in which the process carried out together with the
present article and the final document of the audit are summarized.
KEYWORDS: Audit, Resource, Control, Management, Growth
INTRODUCCIÓN Global Confecciones y Textiles SAS “Global Contex SAS”, es una
empresa ibaguereña, del sector textil-confección creada en el 2017, con el objetivo
de ofrecer al mercando el servicio de confección y comercialización de prendas de
vestir en tejido de punto, esta organización durante el último año ha tenido un
crecimiento importante de su actividad productiva, generando trabajo directo e
indirecto y aportando al crecimiento económico de la región. Es así, como en la
verificación de la parte financiera se ha evidenciado un crecimiento en su volumen de
ventas pasando de facturar 4.900 millones de pesos en el 2015 a 12.900 millones de
pesos en el 2016, atendiendo a clientes como: Didetexco, Leonisa, Nalsani, Kenzo
Jeans, de la misma forma que ha desarrollado directamente su marca propia cuyo
nombre es BocaRed, con la cual se proyecta satisfacer las necesidades del mercado
en cuanto a prendas de vestir a base de tejido de punto.
Este crecimiento ha generado exponencialmente, que todas sus áreas crezcan en el
manejo de recursos y procedimientos para gestión de su negocio, razón por la cual,
es necesaria la aplicación de una auditoria administrativa y operativa que le permita
a la Dirección identificar como se gestionan los procedimientos dentro de su
organización y, el uso de los recursos para el cumplimiento de sus objetivos. Es así
como se permit al grupo de IX semestre de Contaduría Pública de la ampliación de
Ibagué de la Institución de Educación Superior ITFIP, la posibilidad de poder aplicar
esta auditoría. Teniendo en cuenta el periodo de tiempo para esta actividad se
establec como alcance auditar tres de sus áreas, la selección de éstas, se hizo una
vez elaborado el mapa de procesos que el grupo de auditoría construyó después de
conocer y observar el proceso productivo y organizacional de Global Contex SAS.
Razón por la cual, el objetivo principal de la auditoría fue el de identificar y describir
el funcionamiento de los procesos de las áreas seleccionadas con el fin de dar la
aplicación del programa de auditoría elaborado, y así, poder identificar hallazgos y
evidencias que permitieran evaluar el sistema de control interno, permitiendo entregar
sugerencias y recomendaciones a la organización en busca de la mejor gestión
administrativa y el buen uso de los recursos, que es de vital importancia y mucho más
con el crecimiento operacional que ha tenido la organización.
DISENO METODOLÓGICO
El planteamiento de la auditoría parte en el marco de la investigación formativa dentro
del curso Auditoría Administrativa y Operativa, del programa de Contaduría Pública
de IX semestre, con el acercamiento que se logró hacer a la unidad de negocio Global
Contex SAS y las orientaciones del docente del curso, se apli un estudio de tipo
cualitativo, descriptivo, mediante la aplicación de técnicas para la recolección de
información como la observación, revisión documental, entrevistas, y la aplicación del
programa de auditoría que se elaboró para cada una de las áreas auditadas y así,
obtener los elementos que permitieron evaluar el sistema de control interno para las
áreas de Estampación, Empaque, Facturación y Despachos de la empresa Global
Contex SAS.
Para ello, frente al tipo de investigación se aborda el estudio de caso como estrategia
pedagógica del proceso de enseñanza y aprendizaje, Bernal (2016) define esta tipo
de metodología como estrategia pedagógica que consistente en presentarle al
estudiante información sobre una situación de un caso real (empresa, organización,
grupo o persona), para su análisis, reflexión y propuesta de alternativas de solución
a la situación presentada y aplicada al caso al que hace relación la información.
RESULTADOS ALCANZADOS
Debido al crecimiento que ha logrado la
organización Global Contex SAS, en el
último año, se hace imperiosa la
necesidad de establecer las medidas
que lleven al adecuado control y
evaluación de su sistema de control
interno, para lo cual, la auditoría
administrativa y operativa permite esta
labor. La primera actividad desarrollada
por el grupo de auditoría fue la de
identificar los elementos para la
construcción del mapa de procesos de
la organización, una vez elaborado se
establec como alcance de la auditoría
realizada, seleccionar los procesos a
los cuales se le aplicaría el programa de auditoría para el caso Global Contex SAS;
razón por la cual, se auditaron los procesos de Estampación, empaque, Facturación
y despachos, identificados en su mapa de procesos:
Fuente. Autores
Mapa de Proceso. Elaboración del Grupo Auditoria
Fue así, como a través de la aplicación de las
técnicas para la recolección de información, tales
como: Entrevistas, la observación, visitas, recorrido
a los diferentes procesos y la aplicación del
programa de auditoría para cada proceso auditado
se logró identificar:
Área de Estampación.
- Se sugiere señalización en cada una de las áreas para medir el peligro, de las
maquinas ya que éstas tienen un horno de 360 grados.
- Se recomienda obligar a los colaboradores la utilización de los implementos
de riesgo de su actividad, los cuales son guantes y tapabocas según en la
Inen que es la norma que rige los ISO.
- Se debe realizar la debida marcación de cada puesto de trabajo según el área
de la empresa, ya que se observa desorden pérdida de tiempo por parte de
los operarios al buscar herramientas y objetos de trabajo.
- Se recomienda actualizar los termifajadores o traer nueva tecnología, se
evidencia demora por el tiempo en el que se termo fija la tela, de acuerdo a
las especificaciones, este tiempo de espera para que los marcos se sequen
se debe tecnificar y así lograr una agilidad en el proceso.
- Se observa que no hay extractores de calor.
- Se recomienda tener en cuenta la carpeta de consecutivos del día a día, de
entradas y salidas de la producción de prendas al área de Estampación.
- Se recomienda la importancia de llevar una carpeta única para el ingreso y
salida de las prendas de estampación.
- Implementar ISO 9001:2008 en los procesos de estampación, para lograr la
certificación a futuro de la calidad del servicio prestado y, garantizar un
mejoramiento continuo.
- La empresa cuenta con esta fortaleza de tener la estampación dentro su
proceso, teniendo en cuenta que si se debiera enviar a satélites incurrirían
más costos y alargamiento del ciclo de producción.
Área de Empaque.
Después de ser aplicado el programa de auditoría para este proceso, las evidencias
y recomendaciones que se realizaron son las siguientes.
- La empresa debe implementar la señalización en esta área.
- Las remisiones por ser elaboradoras manualmente pueden presentar algún
tipo de adulteración.
- La documentación que se maneja no contempla ningún tipo de consecutivo.
- Actualmente la empresa adquirió una nueva bodega que le permitirá a esta
área, un adecuado manejo de los inventarios.
- Se obser que en el momento del empaque no se da un buen manejo al
almacenamiento de las cajas, poniendo en riesgos las mercancías.
Fuente. Global Contex SAS
- Se evidenció que la persona a cargo tiene gran conocimiento y manejo del
proceso debido a su experiencia laboral, sin embargo, se recomienda
documentar los procedimientos que se realizan en el empaque.
Área de Facturación y Despachos
Durante la visita se evidenció que en el área de facturación se hace necesario tener
una base de datos de los clientes con los requerimientos solicitados por cada uno de
ellos, que permitan hacer las consultas por cualquier persona integrante de la
empresa.
Se revisó el consecutivo de solicitud de nota crédito y se evidenció que no se
diligencia en su totalidad, hacen falta algunas firmas de autorización.
DISCUSIÓN
Toda unidad de negocio dentro de su planeación estratégica, establece las principales
directrices que le permitan el cumplimiento de su objeto social, con el mejor manejo
de los recursos y dentro de ésta se establecen: objetivos, políticas, planes,
estructuras, presupuestos, canales de comunicación, sistemas de información,
procedimientos, controles, etc.
Por lo anterior, surgió la auditoría Administrativa y Operativa como necesidad de
evaluar dentro de la organización, sus procesos que permitieran conocer
desviaciones de los planes trazados por la gerencia.
Villarroel (2017) define la auditoría operativa como:
El examen crítico, sistemático e imparcial de la administración de una entidad,
para determinar la eficacia con que logró los objetivos pre-establecidos,
además, de la eficiencia y economía que se utilizó y se obtuvieron los
recursos, con el único sentido de sugerir las recomendaciones que mejoraran
la gestión en el futuro.(Cita textual del libro de Nudman-Puyol Manual de
Auditoria Operativa).
Este autor, señala que ésta Auditoría debe ser crítica, sistemática e imparcial,
permitiendo establecer herramientas que identifiquen las deficiencias y las ventajas
en cada una de las áreas de la organización, buscando mejoras, logrando eficiencia
y efectividad de sus procesos. Este tipo de auditoría contempla las siguientes etapas:
Planeación, Ejecución e Informe final.
De acuerdo a Marlene (2008) Las Auditorías Administrativas y Operativas están
ligadas en el exámen metódico y sistemático, que permite evaluar en forma integral o
parcial, a una organización, incluyendo la eficacia con que se logran sus objetivos
preestablecidos y, controlando la utilización de sus recursos que mejore la gestión en
el futuro de la organización.
La auditoría administrativa y operativa cuenta con dos objetivos:
- Evaluar el nivel de los recursos de la empresa, y
- Examinar los métodos y procedimientos de las operaciones observando el
grado de confiabilidad y eficacia.
Por ello, luego de conocer el entorno o medio ambiente de las auditorias, se
elaboraran planes tácticos, estratégicos, corporativos y cooperativos, con el fin de que
se logren sus objetivos.
Como objetivo principal del proceso de la auditoría administrativa y operativa dentro
de la organización, se busca la evaluación de la eficiencia y eficacia de los sistemas
utilizados, para el logro de las metas propuestas, permitiendo identificar las causas
que generen la desviación y establecer los controles necesarios para el mejor uso de
los recursos y la gestión administrativa.
Por lo anterior, este proceso, es de vital importancia para cualquier organización que
siempre debe buscar respuesta a la pregunta ¿está obteniendo la organización el
máximo de rendimiento de los recursos disponibles? una autoría de éste tipo puede
aportar en identificar como se estructuran sus procesos y cuál es el manejo de sus
recursos.
Por su parte Quintanar (1980) concibe
que el auditor debe poseer interés e
imaginación, y contemplar los problemas
con un enfoque constructivo y positivo
(nunca critico), pues ha de ser un buen
entrevistador (no un interrogador) y saber
sintetizar por escrito los hallazgos
encontrados, por tanto, se recomiendo
actuar en equipo; este autor describe
siete fases para el desarrollo de la
auditoría, que se pueden centralizar en
las siguientes cinco fases. Teniendo en
cuenta las fases enunciadas se adelantó
el proceso dentro de la empresa, se
elaboró un plan de trabajo que permitiera
durante el desarrollo del semestre obtener
la información que permitió identificar
hallazgos los cuales fueron entregados en el informe final a la gerencia.
Teniendo cuenta los resultados y de cuerdo a los objetivos que establece Marlene
(2008), para el logro y cumplimiento del plan estratégico que tenga la organización,
es necesario implementar los mecanismos que permitan evaluar el nivel y el uso de
los recursos de la misma forma que los métodos y procedimientos de las operaciones,
permitiendo un grado de confiabilidad y eficacia en la gestión de las diferentes áreas
de la empresa.
Fases de Auditoria Administrativa y
Operativa. Quintanar (1980)
De la misma manera que lo expresa Ducker (2013) “lo que se puede medir se puede
controlar” teniendo en cuenta que la auditoría permite a la organización medir el grado
de cumplimiento de su control interno y, así, identificar las posibles fallas que éste
puede presentar, con el fin de proponer las medidas correctivas y preventivas y de
subsanar desviaciones al cumplimiento de procedimientos, en los procesos de las
diferentes áreas de la organización, todo esto, en caminado a dos cosas: control de
los recursos y el adecuado manejo de los mismos.
CONCLUSIONES
El proceso de aplicación de una auditoría administrativa y operativa en la empresa
Global Contex SAS, permitió concluir que:
- Existen dos factores de gran importación la para organización desde
cualquiera de sus áreas: El control de los recursos y la gestión administrativa
de sus procesos, teniendo en cuenta que la suma de cada uno de ellos apunta
al cumplimiento del plan estratégico que se tenga.
- La revisión periódica en la evaluación del control interno es necesaria e
importante, con el fin de conocer las desviaciones en el cumplimiento de los
procedimientos establecidos dentro de la organización.
- Teniendo en cuenta el crecimiento económico que ha logrado la organización
y, con el fin de proteger y hacer buen uso de sus recursos, se concluye que,
el control interno es importante para la estructura administrativa, contable y
operativa de la empresa. Además en el nivel operativo se identificaron
debilidades y oportunidades de mejora en los procesos.
- Las deficiencias significativas en el control interno de una organización, son
identificadas en el proceso de la auditoría. Esta permitirá identificar hallazgos
sobre las cuales se deben aplicar medidas correctivas, en este sentido, la
labor del auditor se veextendida a la propuesta de mejora para el sistema
de control interno.
- Para toda organización es fundamental y necesario, documentar todos sus
procesos, con el fin de tener identificado los procedimientos y actividades que
se deben realizar en cada uno de ellos y, así, poder evaluar periódicamente el
cumplimiento de la gestión administrativa.
REFERENCIAS
Bernal, C (2016). Metodología de la Investigación. Cuarta Edición. Pearson. Pg 151.
Bogotá, Colombia.
Ducker P. (2013). Principios de la Calidad y Productividad. Consultado en
https://jummp.wordpress.com/tag/peter-drucker/
Marlene (2008)
Puyol, Nudman (1985). Manual de Auditoria Operativa. Consultado en:
http://www.emagister.com/uploads_courses/Comunidad_Emagister_67166_67166.p
df
Quintanar Romero E. (1980). La Auditoria Operacional. Revista Española de
Financiación y Contabilidad. Vol. 31. Pg. 151-170
Villarroel González, E. F. (2017). Curso Auditoria Operativa. Universidad Central. Lic.
En Contaduría Pública. Consultado en WWW.
http://www.emagister.com/uploads_courses/Comunidad_Emagister_67166_67166.p
df

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ITFIP Ampliación Ibagué Estudiantes Contaduría. (2017, julio 13). Auditoría Administrativa y Operativa para una empresa de Confecciones en Ibagué Colombia. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/auditoria-administrativa-operativa-una-empresa-confecciones-ibague-colombia/
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ITFIP Ampliación Ibagué, Estudiantes Contaduría. "Auditoría Administrativa y Operativa para una empresa de Confecciones en Ibagué Colombia". GestioPolis. julio 13, 2017. Consultado el 13 de Diciembre de 2018. https://www.gestiopolis.com/auditoria-administrativa-operativa-una-empresa-confecciones-ibague-colombia/.
ITFIP Ampliación Ibagué, Estudiantes Contaduría. Auditoría Administrativa y Operativa para una empresa de Confecciones en Ibagué Colombia [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/auditoria-administrativa-operativa-una-empresa-confecciones-ibague-colombia/> [Citado el 13 de Diciembre de 2018].
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