Incorporación de sistemas de información en las Pymes

INCORPORAR SISTEMAS DE INFORMACIÓN: UN
PROCESO DE TRANSFORMACIÓN EN LAS
PEQUEÑAS EMPRESAS
RESUMEN
En el entorno dinámico en que se desarrollan los negocios, las pequeñas empresas que
invierten en soluciones informáticas para soportar sus estrategias de negocio, mejoran su
desempeño competitivo. Incorporar sistemas de información se ha convertido en el pilar
para una adecuada toma de decisiones, permitiendo a las empresas pequeñas tener una
infraestructura que les permite competir con grandes corporaciones y penetrar a negocios
internacionales, mejorando productividad y tiempos de respuesta hacia las necesidades de
sus clientes y proveedores. El implementar negocios electrónicos en pequeñas empresas
ha generado un proceso de transformación en la gestión de sus negocios, ya que cambiar
la manera tradicional de administración de procesos incluye no sólo una re-estructuración
de los mismos, sino también un cambio cultural dentro de la organización, donde los
líderes y empleados tienen un rol importante para el éxito en la optimización de los
sistemas tecnológicos.
Palabras clave: Sistemas Información pequeñas empresas, negocios electrónicos,
procesos transformacionales, administración de información, soluciones informáticas.
Autora: Karina Susana Barahona Cobo - Dirección electrónica: ksbarahona@yahoo.com
INTRODUCCIÓN
El incorporar soluciones informáticas en las pequeñas empresas impulsa una interacción
continua entre elementos claves dentro de la estructura organizacional: talento humano,
transformación de gestión de procesos y tecnología informática. En el artículo se
analizarán los aspectos involucrados dentro de la gestión de negocios que interactúan al
implementar sistemas de información en empresas pequeñas. Es importante considerar
que el conocimiento y manejo de información, se ha convertido en uno de los recursos
más impactantes dentro de las pequeñas industrias, es por eso que los negocios
electrónicos generan el canal necesario para la entrega de información con calidad,
oportuna, relevante y adecuada para una asertiva toma de decisión, que si está bien
administrada, permite a las empresas pequeñas tener una infraestructura competitiva.
METODOLOGÍA
La fuente bibliográfica utilizada para la elaboración del artículo fue la biblioteca digital
del Instituto Tecnológico de Estudios Superiores Monterrey - ITESM. Las bases de datos
que fueron consultadas fueron: EBSCO, ProQuest, Emerald Group Publishing Limited,
ACM Digital Library y IEEE.
CAPÍTULO 1 “Proceso de Cambio - Manejo de Información”
El identificar claramente la información relevante para el negocio y como adquirirla es
crucial para la implementación de soluciones informáticas como herramienta base para la
toma de decisiones estratégicas.Tradicionalmente, en las pequeñas empresas no era una
prioridad la inversión en sistemas informáticos, los líderes de empresas pequeñas
tomaban decisiones basados en experiencias previas, utilizando mínima información
sobre el mercado y poco se consideraba el impacto de la decisión dentro del entorno
actual donde se maneja la empresa. Era común trabajar con inadecuada información,
donde los canales de datos entre las áreas funcionales eran limitados, manteniendo
insuficiente información integrada sobre avances de proyectos y cumplimiento de metas
tanto al corto como para el largo plazo. Según Lind (2000), indica que las decisiones en
pequeñas empresas se basaban en soluciones de problemas previos, considerando pocos
parámetros y donde los sistemas de información eran básicamente utilizados para temas
contables. Sin embargo, en la actualidad, los sistemas de información proporcionan la
oportunidad para las empresas pequeñas de tener la información requerida y con calidad
para la toma de decisiones apropiadas, donde el administrar información integrada de los
procesos claves de la compañía, ya no era una solución de ventaja sólo para grandes
corporaciones, sino también aplica para las pequeñas empresas.
Es importante señalar como las corrientes tradicionales en las pequeñas empresas han
ido evolucionando hacia un enfoque competitivo al referirse a la implementación de
sistemas informáticos, donde las pequeñas empresas manifestaban ser conservadoras en
adoptar sistemas de información y su concentración estaba dirigido hacia procesos
transaccionales y operativos más que estratégicos, presentaban altos limitantes de
presupuesto para la inversión en tecnología y re-estructuración de procesos, además que
no existía diversidad de productos y servicios en el mercado que cubriera las necesidades
de las pequeñas empresas (Harney, 2005). Considerando estas corrientes de cambio, hoy,
las empresas pequeñas tienen oportunidades que grandes corporaciones en optar por
sistemas de información como solución competitiva para la optimización de sus procesos
y manejo de información, donde si bien implementada, la inversión en tecnología genera
resultados inmediatos. Adicionalmente, el número de empresas que proveen de productos
y servicios de soluciones informáticas ha ido aumentado su portafolio de servicios,
proporcionando a las empresas pequeñas a tener más opciones de donde elegir el sistema
de información que más se acople a sus necesidades a un costo más conveniente.
CAPÍTULO 2 “TRANSFORMACIÓN DE PROCESOS, TALENTO Y
TECNOLOGÍA”
El implementar sistemas de información requiere de una re-estructuración de los procesos
internos del negocio, generando una integración e intercambio de conocimiento entre las
áreas de la empresa desarrollando una sinergia ente las mismas, cambiando procesos
puramente transaccionales hacia nuevas maneras de analizar y compartir información.
Esta transformación de procesos requiere de un equipo humano altamente conciente de
los beneficios que estos cambios traerán a la organización y como al optimizar la
tecnología reducirá re-procesos en elaboración de información, presentará indicadores en
tiempos oportunos, proporcionando datos de calidad para toma de decisiones asertiva.
Es un reto para las pequeñas empresas iniciar con la implementación de sistemas de
información, ya que se requiere alinear procesos de negocios e integrar nuevas
herramientas, principalmente porque los dueños y gerentes todavía se encuentran
obligados a cuestionarse si tienen la estructura para implementar sistemas de información
y mantenerla activa y eficiente a lo largo del tiempo.
De acuerdo al estudio realizado por Ihlstrom (2003), es recomendable mantener presente
los objetivos de la organización, las acciones y resultados esperados entre todos los
miembros, así, el primer paso para cualquier inversión en sistemas de información, es
definir claramente la visión de la empresa de la cual se construirá los planes de negocios
estratégicos y se establecerá los métodos de trabajo. El definir las prioridades y estrategia
del negocio será la base para la inversión ya que de dicha definición saldrán los
requerimientos de sistemas de información. Es importante considerar que cuanto más
complejo sea el entorno del negocio, más información es requerida, así con un sistema de
información, las gerencias pueden tener las herramientas necesarias para la mejor toma
de decisiones.
Como parte del proceso de transformación es indispensable mantener un equipo de
trabajo altamente motivado y con empoderamiento que permita generar sugerencias en
los procesos manejados, enfocándose a un continuo mejoramiento tanto del servicio
interno como el brindado también a entidades externas, sea un proveedor o un cliente
final. Los miembros de la organización tienen que tener participación activa en cualquier
re-estructuración de procesos o manejo de cambio, ya que aportan con su experiencia y
conocimiento para la optimización y evaluación de modificaciones de procesos para la
implementación de sistemas de información, adicionalmente, conocen los requerimientos
puntuales que se necesitan para cada área funcional.
Es así que para optar por la implementación de sistemas de información, las pequeñas
empresas deben revisar cuidadosamente cual es su visión y estrategia de negocio,
establecer objetivos claros y desplegarlos a todos los miembros de la organización y
descentralizando la información. Los procesos de cambios y estructuración de procesos
trae un cambio organizacional que tiene que ser manejado adecuadamente, comunicando
a todos los involucrados el porqué se está optando por ese cambio y los beneficios
planificados de retorno de la inversión. El gráfico número 1hace referencia a la relación
que existe entre los agentes participes de la transformación de procesos en conjunto con
el talento y tecnología de una empresa. Es importante considerar, que se debe mantener
presente el entorno en donde se esté desarrollando la empresa, que están realizando los
competidores, la industria, y que opciones de productos y servicios informáticos están
disponibles (Ihlstrom, 2003).
Gráfico 1, [Ihlstrom, 2003]
CAPÍTULO 3 “Oportunidad de Mejoramiento Continuo”
El mercado de pequeñas empresas tiene tendencia a crecer dramáticamente a nivel global
en los siguientes 10 años (Harney, 2005), por lo cual impulsa a las empresas a adoptar
soluciones tecnologías como pieza fundamental para mantenerse competitivos, por
ejemplo optar por la implementación de Internet y contenidos de administración
tecnológica en la Web. El uso de Internet permite a las empresas pequeñas sobrevivir y
crecer en mercados globales, ventas internacionales, y competir con grandes
corporaciones (Zerendeler, 2007).
De acuerdo con Van Brakel(2006) más del 60% de las pequeñas y medianas empresas en
Estados Unidos y Canadá han adoptado sistemas de información, mientras que en Asia y
América Latina, se encuentran también en crecimiento aunque a un ritmo un poco más
lento. Las pequeñas empresas que tienen la visión de realizar negocios a un nivel
internacional, reconocen que sin sistemas de información tienen un alto nivel de fracaso.
Es importante señalar que aunque se implemente exitosamente un sistema de información
en una empresa pequeña, es clave evaluar y dar seguimiento a cada etapa del proceso de
valor de la compañía, garantizando que los requerimientos se estén cumplimiento de
acuerdo a lo planificado, y principalmente manteniendo una revisión continua de
mejoramiento a lo largo del proceso.
Gráfico 2, [Johnston, 2004]
Como se indica en el gráfico número 2, la administración de los procesos e
implementación de mejores prácticas es un proceso continuo que debe ser considerado
desde el momento de planificar la selección del sistema de información que mejor
cumpla con las expectativas y necesidades de la empresa hasta la etapa final una vez
completa la incorporación de sistemas de información (Johnston, 2004). Este proceso de
flujo iterativo genera resultados de aprendizaje a lo largo de las áreas funcionales y
empresa, incorpora mejores prácticas y conocimiento dentro del ciclo de implementación
de actividades. La alta calidad y eficiencia en el uso de la información, así como la
habilidad de una empresa pequeña para mantenerse competitiva en un mercado global, es
fuertemente establecida por la capacidad de manejo de su información como un activo
clave compartido a lo largo de toda la empresa, permitiendo una mejor decisión de
negocios en cada etapa del proceso de negocio.
CONCLUSIÓN
Aunque se consideraba que únicamente multinacionales y grandes corporaciones se
verían impactadas por la globalización, hoy, son las empresas pequeñas que incorporan
negocios electrónicos en sus procesos de valor para mantenerse competitivas en el
mercado.
El incorporar negocios electrónicos en las pequeñas empresas impulsa una interacción
continua entre elementos claves dentro de la estructura organizacional: talento humano,
transformación de gestión de procesos y tecnología informática. Administrando
correctamente esta interacción alineada con las estrategias de las empresas, se genera del
negocio electrónico como una herramienta competitiva. Es importante considerar, que la
optimización de los negocios electrónicos también genera un impacto con el entorno de
mercado, es decir que la comunicación con proveedores y clientes se ve involucrada.
Mantener presente los beneficios que genera el invertir en negocios electrónicos en
empresas pequeñas, ayuda a conocer y estructurar los procesos de negocios, mejora
continuamente el rendimiento de las personas que los direccionan, en la cadena de
procesos estandarizados y con el entorno de mercado. Esta oportunidad y demanda de
mercado ha permitido a empresas de Software a desarrollar sistemas que cumplan con los
requerimientos de negocios electrónicos para empresas pequeñas.
BIBLIOGRAFÍA
Al-Mashari, Majed.ERP implementation: lessons from a case study SME.” Information
Technology & People. Volume: 16 Issue 1. (2003). Emerald Group Publishing
Limited [on-line data base]. (Consultado en Septiembre, 2007)
Bello, Daniel C. “Adoption of electronic commerce tools in business procurement:
enhanced structure and processes.” Journal of Business & Industrial Marketing.
Volume:17 Issue:2/3. (2002). Emerald Group Publishing Limited [on-line data
base]. (Consultado en Septiembre, 2007)
Boekhoudt, Piet, “Innovation, management & strategy: The Aspect Project case: a model
for SME of ICT innovation.” Proceeding of the 6th international conference on
Electronic commerce ICEC 04, (March 04). ACM Digital Library [electronic
resource]. (Consultado en Septiembre, 2007).
Britt, Phil. “ECM… no slowdown in sight.” KM World. Vol. 16 Issue 3, p8-11. (Mar
2007). EBSCO [on line database]. (Consultada en Septiembre, 2007).
Claver, Enrique. “The performance of Information Systems through organizational
Culture”. Information Technology & People. Volume: 14 Issue:3, (2001).
Emerald Group Publishing Limited [On line data base]. (Consultado en
Septiembre, 2007)
Grandon, E.E.; Pearson, J.M. “Perceived strategic value and adoption of electronic
business: an empirical study of small and medium sized businesses.” System
Sciences. (6-9 Jan. 2003). IEEE [on line data base]. (Consultado en Septiembre,
2007).
Harney, John. “Enterprise Content Management for SMBs.” AIIM E-Doc. Vol. 19 Issue
3, p59-66. (May/Jun2005). EBSCO [on line database]. (Consultada en
Septiembre, 2007)
Ihlstrom, Carina. “E-Business Adoption by SMEs--Prerequisites and Attitudes of SMEs
in a Swedish Network.” Journal of Organizational Computing & Electronic
Commerce. Vol. 13 Issue 3, p211-223. (2003). EBSCO [on line database].
(Consultada en Septiembre, 2007)
Irani, Z. “IT/IS investment justification.” System Sciences, Volume 7. (1999). IEEE [on-
line data base]. (Consultado en Septiembre, 2007)
Johnston, David A. “The e-business capability of small and medium sized firms in
international supply chains.” Information Systems and eBusiness Management.
Vol. 2. (Jul 2004). ProQuest [on-line database]. (Consultado en Septiembre,
2007)
Lind, Per. “On the applicability of a computer model for business performance analysis in
SMEs: a case study from Chile.” Information Technology for Development. Vol. 9
Issue 1, p33, 12p. (2000). EBSCO [on line database]. (Consultada en Septiembre,
2007)
Van Brakel, Pieter. “E-readiness of SMEs in the ICT with respect to information access.”
The Electronic Library. Oxford. Vol. 24, Iss. 3, pg 402. (2006). ProQuest [on-
line database]. (Consultada en Septiembre, 2007)
Wagner, Ian Fillis. E-business and e-supply strategy in small and medium sized
businesses.” Supply Chain Management: An International Journal. Volume:8
Issue:4,Research Paper. (2003). Emerald Group Publishing Limited [on-line
data base]. (Consultado en Septiembre, 2007)

Hazle saber al autor que aprecias su trabajo

Tu opinión vale, comenta aquíOculta los comentarios

Comentarios

comentarios

Compártelo con tu mundo

Cita esta página
Barahona Cobo Karina Susana. (2007, noviembre 19). Incorporación de sistemas de información en las Pymes. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/incorporacion-de-sistemas-de-informacion-en-las-pymes/
Barahona Cobo, Karina Susana. "Incorporación de sistemas de información en las Pymes". GestioPolis. 19 noviembre 2007. Web. <https://www.gestiopolis.com/incorporacion-de-sistemas-de-informacion-en-las-pymes/>.
Barahona Cobo, Karina Susana. "Incorporación de sistemas de información en las Pymes". GestioPolis. noviembre 19, 2007. Consultado el 15 de Diciembre de 2018. https://www.gestiopolis.com/incorporacion-de-sistemas-de-informacion-en-las-pymes/.
Barahona Cobo, Karina Susana. Incorporación de sistemas de información en las Pymes [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/incorporacion-de-sistemas-de-informacion-en-las-pymes/> [Citado el 15 de Diciembre de 2018].
Copiar
Imagen del encabezado cortesía de intelfreepress en Flickr
DACJ