Implementación y mantenimiento del sistema de control interno. Caso INPUD, Cuba

Introducción

La implementación del control interno implica que cada uno de sus componentes estén aplicados a cada categoría esencial de la empresa convirtiéndose en un proceso integrado y dinámico permanentemente, como paso previo cada entidad debe establecer los objetivos, políticas y estrategias relacionadas entre sí con el fin de garantizar el desarrollo organizacional y el cumplimiento de las metas.

Aunque el sistema de control interno debe ser intrínseco a la administración de la entidad y busca que esta sea más flexible y competitiva en el mercado, se producen ciertas limitaciones inherentes que impiden que el sistema como tal sea 100% confiable y donde cabe un pequeño porcentaje de incertidumbre, por esta razón se hace necesario un estudio adecuado de los riesgos internos y externos con el fin de que el control provea una seguridad razonable para la categoría a la cual fue diseñado.

Estos riesgos pueden ser atribuidos a fallas humanas como la toma de decisiones erróneas, simples equivocaciones o confabulaciones de varias personas. Es por ello que es muy importante la contratación de personal con gran capacidad profesional, integridad y valores éticos así como la correcta asignación de responsabilidades bien delimitadas donde se interrelacionan unas con otras con el fin de que no se rompa la cadena de control fortaleciendo el ambiente de aplicación del mismo, cada persona es un eslabón que garantiza hasta cierto punto la eficiencia y efectividad de la cadena.

Cabe destacar que la responsabilidad principal en la aplicación del control interno en la organización debe estar siempre en cabeza de la administración o alta gerencia con el fin de que exista un compromiso real a todos los niveles de la empresa con la adecuada evaluación o supervisión independiente del sistema con el fin de garantizar la actualización, eficiencia y existencia a través del tiempo. Estas evaluaciones pueden ser continuas o puntuales, sin tener una frecuencia predeterminada o fija. Así mismo es conveniente mantener una correcta documentación con el fin de analizar los alcances de la evaluación, niveles de autorización, indicadores de desempeño e impactos de las deficiencias encontradas, estos análisis deben detectar en un momento oportuno cómo los cambios internos o externos del contexto empresarial pueden afectar el desarrollo o aplicación de las políticas en función de la consecución de los objetivos para su correcta evaluación.

La comprensión del control interno puede así ayudar a cualquier entidad a obtener logros significativos en su desempeño con eficiencia, eficacia y economía, indicadores indispensables para el análisis, toma de decisiones y cumplimiento de metas, es por ello que es necesario adecuar el diseño del sistema de control interno a la particularidad de cada organización.

Desarrollo

Sería complejo pensar en como efectuar la evaluación del sistema de control interno (SCI) de una entidad que permita potenciar el proceso de perfeccionamiento del mismo, en aras de lograr la eficacia de las operaciones que se generan y la disciplina de sus trabajadores. Para estructurar el SCI es preciso integrar a la estructura funcional de la entidad la concepción que se tiene del Control Interno a partir de sus cinco componentes.

La concepción del control interno se sustenta en su naturaleza sistémica, donde se sigue la lógica funcional de sus componentes, los cuales se dinamizan en las relaciones que se establecen entre ellos y el cumplimiento de las normas que lo sustentan, estableciéndose como regularidades:

La relación entre los componentes del control interno determina la estructura funcional de este en correspondencia con el funcionamiento de los diferentes procesos que se desarrollan en la entidad. El cumplimiento de las normas de cada uno de los componentes permite determinar las deficiencias que se presentan en la operatividad de los procesos internos de la entidad y el compromiso de la dirección y el resto del personal en el desarrollo de su actividad. En este complejo proceso, juega un papel decisivo las condiciones que presenta la entidad. Las características que la identifican y la hacen diferente de sus homólogos. La estructura operativa, funcional y de organización de cada uno de sus procesos y actividades que se conjugan con los resultados y la calidad de estos. Los valores institucionales y el compromiso social y moral de los recursos humanos que en ella se desarrollan. La pertinencia de sus procesos, el impacto social y la optimización de los recursos con los que opera. Todo esto determina que la entidad adquiera personalidad única y por tanto su estructuración, organización, funcionalidad y evaluación de cada uno de los procesos que desarrolla, adquieren cualidades particulares, que exigen de los mecanismos de trabajo, significado y sentido específico que la diferencian del resto.

Objetivo y alcance del sistema de control interno

El Sistema de Control Interno en la empresa INPUD está dirigido a conocer cómo marcha la entidad y cómo mejorar su gestión, a minimizar o eliminar los Riesgos determinados en cada área, considerando las amenazas para cumplir los Objetivos en:

  1. Las Operaciones funcionales.
  2. En la Seguridad y Salud de los trabajadores de la Empresa, teniendo en cuenta además los análisis de riesgos y las indicaciones de operación segura en los servicios que se realizan.
  3. Medioambientales de las operaciones de la Empresa.
  4. De reducción de catástrofes por la ocurrencia de eventos naturales o accidentes.
  5. De eliminación del delito, las ilegalidades y las manifestaciones de corrupción.

En la empresa se encuentran identificados los procesos y su interrelación, buscando la eficacia y eficiencia en la entidad.

Para el logro de la implementación y mantenimiento del sistema de control interno en nuestra empresa nos trazamos un cronograma de trabajo por componentes el cual se le dio cumplimiento y nos permitió mantener un constante trabajo en la búsqueda de la mejora continua del sistema.

Evaluación por componentes

1. Ambiente de control

En la empresa existe un adecuado ambiente de control donde prevalece una estructura organizativa efectiva, sanas políticas de administración y se cumplen las leyes y políticas en general consecuentes y comprometidas en sus Sistemas de Gestión.

Se mantienen identificados los requerimientos de los clientes, buscando su creciente satisfacción y brindando seguridad y protección al medio ambiente, en el ámbito de nuestra actividad laboral y los Servicios, dentro del marco de las Leyes, Normas y regulaciones.

La Proyección Estratégica de la Empresa se evidencia en la Visión de la misma, en su decisión de elevar su competencia para facilitar y asimilar Nuevas Tecnologías, que mejoren su eficiencia y posibiliten una operación limpia y sostenible, asegurando un futuro superior.

Contamos con un Expediente Legal de la Entidad donde constan las Resoluciones de Nombramientos de los dirigentes y funcionarios, de los Órganos Colectivos de Dirección, el Reglamento Disciplinario Interno, el Convenio Colectivo de Trabajo y las Licencias que nos autorizan a realizar las ventas, la de operar en divisas y las bancarias tanto en CUC como en MN.

La entidad tiene diseñado un grupo de procedimientos y reglamentos que le permiten una mejor organización a la hora de ejecutar sus actividades de gestión y a su vez permite un seguimiento al cumplimiento de lo establecido.

2. Evaluación de los Riesgos

Se encuentran definidos los objetivos, las amenazas, los riesgos que puedan incidir, la calificación del riesgo, las medidas preventivas, el responsable de chequear éstas medidas y la periodicidad con la cual se debe controlar.

Se cuenta con Plan de prevención de riesgos por áreas, que incluye medidas para controlar, supervisar y evaluar la efectividad y que tiene como principales objetivos los siguientes:

Objetivos del Plan de Prevención

  1. Implicar a los directores administrativos y colectivos laborales en la identificación de puntos vulnerables las manifestaciones negativas y las acciones para prevenirlas.
  2. Lograr que el plan de prevención constituya una herramienta de trabajo, para el logro del cumplimiento de los objetivos y metas trazadas.
  3. Consolidar los niveles alcanzados de Certificación Nacional e Internacional, del Sistema de Gestión de la Calidad en todos los Servicios que brinda la Empresa.
  4. Garantizar el desarrollo de las operaciones de la Empresa cumplimentando las medidas de Máxima Seguridad.
  5. Continuar en los propósitos de la mejora continua de los procesos, el desempeño profesional de los trabajadores y el Sistema de Gestión Integrado de la Empresa.

3. Actividades de Control

Las Actividades de Control se realizan a partir de las acciones encaminadas a cumplir en las proyecciones estratégicas, los objetivos del año, las tareas principales de cada trimestre, y los indicadores de eficacia de cada trabajador.

En las proyecciones estratégicas se inserta su análisis y cumplimiento en los temas de los Consejos de Dirección de la Empresa, involucrándolos de forma tal que se analice en cada Consejo y se cumpla lo previsto.

En los Objetivos de Trabajo se definen las principales actividades a realizar por la Empresa en el año, éstos se tienen en consideración y se tratan en los Consejos de Dirección. Además se planifica de manera mensual actividades de control que permitan evaluar el estado real de cada actividad, existen otras que por sus características se realizan de manera sorpresivas para comprobar el cumplimiento de la legislación vigente y de las responsabilidades administrativas así como el cumplimiento de las medidas de control interno implementado en la entidad.

Existe la planificación del día de autocontrol que se orienta a nivel ministerial decidiendo la actividad a controlar y la entidad emite dentro del término de 72 horas los resultados y el plan de acción para resolver las deficiencias detectadas.

4. Información y Comunicación

La Información y la Comunicación en la Empresa están diseñadas para que exista la retroalimentación de las informaciones de los directivos para los trabajadores y viceversa, existiendo los Órganos de Dirección Colectiva que permiten el intercambio de las siguientes formas:

El Consejo de Dirección sesiona una vez al mes y participan los miembros, que incluye además a algunos trabajadores y los factores.

La Reunión con los factores se realiza una vez a la semana, actúa como una retroalimentación de la administración para con los factores y viceversa. Todas las reuniones las preside el Director General, el cual trasmite a través de las mismas sus ideas y decisiones a los miembros de éstos Órganos.

Las informaciones, debates, análisis, acuerdos, proyecciones que se salgan de las mismas son trasmitidas por los directivos a los trabajadores en cada una de sus áreas a través de los matutinos y las asambleas de afiliados.

La Administración rinde cuenta de las operaciones de la Empresa ante los trabajadores en las Asambleas Sindicales y los matutinos donde se transmiten las informaciones para el debate.

Los Murales permiten la comunicación para con los trabajadores, se desarrollan noticias tanto internas como externas, se citan a las reuniones, etc. Estos se encuentran por cada área y están a la vista de todos.

El Consejo de Dirección Ampliado se desarrolla trimestralmente y participan los miembros del consejo de dirección, los secretarios generales de las secciones sindicales, secretarios generales de los núcleos del PCC, secretario de los comités de base de la UJC y otros invitados que sean necesarios, analizándose el Balance Económico para darles una visión a los trabajadores de la gestión de la Empresa.

Los trabajadores pueden intercambiar con la dirección en los recorridos que realiza esta por las áreas y en los despachos que están concebidos una vez a las semana para que el Director se reúna con los trabajadores y en las Asambleas que se puede dar opiniones, ideas etc.

Todas las áreas de la Empresa se encuentran en constante interrelación en éstas reuniones de trabajo y desde el lugar de cada una de ellas, existiendo el intercambio constante y efectivo a través de los medios explicados anteriormente y otros que están relacionados con el propio desempeño de su trabajo.

5. Supervisión y Monitoreo

La Supervisión y el Monitoreo se lleva a efectos mediante la realización de un Programa de Auditorías Internas que se realiza anualmente el cual define los objetivos y el Programa de las Auditorías por los diferentes Sistemas de Gestión y con fechas precisadas.

Las acciones de supervisar y monitorear siempre traen consigo un Plan de medidas que ayudan a la Empresa a dar cumplimiento a todas las observaciones detectadas que mencionan correcciones durante la auditoría, realizándose el chequeo a través de un Plan de Mejoras Continúas.

El Programa de Auditorías planificadas en el año se ejecuta por el Grupo de Auditores propios y los Supervisores del Sistema.

En la Empresa existe el Comité de Control que tiene las siguientes funciones:

Velar por el adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno y su mejoramiento continuo.

Organizar y participar en la elaboración y actualización del Plan de medidas para la Prevención, Detección, y Enfrentamiento a las Indisciplinas, Ilegalidades y manifestaciones de Corrupción. “Plan de Prevención” de la entidad y su posterior seguimiento y control.

Conocer y examinar los hechos delictivos comunes, de indisciplinas manifestaciones de corrupción que se presenten, relacionándose con las acciones contenidas en los Planes de Prevención y divulgar los resultados del análisis, determinando las causas y condiciones y transmitiendo la lección y el alerta a todo el sistema.

Conocer y analizar los resultados de los Controles Gubernamentales, Verificaciones Fiscales, Auditorías y otras acciones de control realizadas a la entidad.

Realizar acciones de control internas, tales como inspecciones a las diferentes áreas de la entidad, conteos físicos, etc., y otras acciones para el fortalecimiento de la legalidad socialista.

Conclusiones

  • El Control Interno es una herramienta de suma importancia para salvaguardar y proteger aspectos de índole financiero, económico, etc. Pues su debida utilización trae consigo que en las entidades permanezca un debido orden acorde a lo establecido por las resoluciones pertinentes en cada territorio nacional para las entidades.
  • La utilización del Control Interno en las entidades permite que se reduzcan en gran magnitud las ilegalidades y corrupción dentro del marco laboral, ya que obliga a cada elemento de la organización a ser mayor controlado por la persona pertinente.

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Martínez Fuentes Armando. (2011, abril 8). Implementación y mantenimiento del sistema de control interno. Caso INPUD, Cuba. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/implementacion-y-mantenimiento-del-sistema-de-control-interno/
Martínez Fuentes, Armando. "Implementación y mantenimiento del sistema de control interno. Caso INPUD, Cuba". GestioPolis. 8 abril 2011. Web. <https://www.gestiopolis.com/implementacion-y-mantenimiento-del-sistema-de-control-interno/>.
Martínez Fuentes, Armando. "Implementación y mantenimiento del sistema de control interno. Caso INPUD, Cuba". GestioPolis. abril 8, 2011. Consultado el 17 de Octubre de 2018. https://www.gestiopolis.com/implementacion-y-mantenimiento-del-sistema-de-control-interno/.
Martínez Fuentes, Armando. Implementación y mantenimiento del sistema de control interno. Caso INPUD, Cuba [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/implementacion-y-mantenimiento-del-sistema-de-control-interno/> [Citado el 17 de Octubre de 2018].
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