Implementación de un tablero de comando para la facultad de cultura física de Sancti Spíritus, Cuba

La investigación es un diseño e implementación de un procedimiento de Tablero de Comando para el Control de la Gestión del proceso de Ciencia y Técnica de la Facultad de Cultura Física de Sancti Spíritus tiene como objetivo diseñar e implementar un procedimiento de Tablero Comando para el Control de la Gestión del proceso de Ciencia y Técnica, se utilizaron métodos y técnicas de análisis y síntesis, dinámica de grupo, herramientas matemáticas, entrevistas y encuestas, así como el procedimiento computacional de los resultados sin excluir el análisis lógico, la reflexión y otros procesos mentales que también le son inherente a toda actividad de investigación científica. Se ejecuta un análisis teórico acerca de la evolución de los métodos de control de gestión, se realiza un diagnóstico para valorar la situación de la ciencia y técnica en la facultad y se propone un procedimiento para efectuar el control de gestión valorando los indicadores a partir de los objetivos estratégicos, luego de desarrollar los diferentes pasos de dicho procedimiento, permitió identificar a través del Tablero de Comando aquellos indicadores que tienen problema, sobre los cuales se realizó un plan de acción mejorando su situación, Se arribaron a importantes conclusiones y recomendaciones que permitirán darle seguimiento al procedimiento propuesto, así como aplicarlo en diferentes actividades.

Introducción

El BALANCED SCORECARD (Tablero de Mandos Estratégicos o Tableros de Comando) es una herramienta útil en todas las etapas empresarias, puesto que es un sistema de medición que ayuda a las organizaciones a administrar mejor la creación de valor en el largo plazo. Busca realzar los inductores no financieros de creación de valor como son: las relaciones estratégicas con proveedores, los procesos internos críticos, los recursos humanos y los sistemas de información, entre otros.

Su implementación trae consigo algunos beneficios como por ejemplo: Permite tener claro los valores, la misión y la visión de la organización, tener un Plan estratégico que marque el rumbo de la dirección, orienta los esfuerzos de la organización en una misma dirección así como permite controlar la gestión de diferentes procesos.

Teniendo en cuenta que el Control de Gestión es un proceso que sirve para guiar la gestión hacia los objetivos de la organización y un instrumento para evaluarla, también permite evaluar el desempeño de la organización, entendida como la medición y análisis de los resultados, desde múltiples ángulos o criterios, para decidir qué acción tomar a partir de los recursos disponibles, con una orientación hacia su mejora permanente en todos los niveles de organización.

La instrumentación del Tablero de Comando posee una notable importancia estratégica, política y metodológica, ya que permitiría mejorar sustancialmente los diagnósticos sobre cuál es la situación actual de estas organizaciones y ayudar a establecer cuales serán las principales líneas de acción -que de forma inmediata y futura- podrán poner en el camino de avanzar a estadios superiores en la ejecución de sus misiones en la sociedad, y hacerlo con mayores niveles de eficiencia y eficacia en sus diversos procesos como es el de Ciencia y Técnica.

Las necesidades de ciencia y tecnología en nuestro país ya no se satisfacen con la enseñanza de cómo se verifica una ley científica o cómo usar determinado equipo y maquinaria que resultara obsoleta un futuro próximo; en nuestros tiempos el preparar gente capaz de pensar y entender los principios básicos de la ciencia y técnica es fundamental para que no le detengan las dificultades que presenten e, incluso que pueda desarrollar nuevos procedimientos, en cualquiera que sea su campo de trabajo.

Problema de Investigación

¿Cómo mejorar el Control de la Gestión del proceso de Ciencia y Técnica con el diseño e implementación de un procedimiento de tablero de comando?

Objetivo general

Diseñar e implementar un procedimiento de Tablero Comando para el Control de la Gestión del proceso de Ciencia y Técnica.

Objetivos específicos

1- Revisar y analizar la bibliografía relacionada con Tablero de Comando, control de la gestión de procesos de Ciencia y Técnica que nos permitirá la construcción del marco teórico referencial.

2- Definir y fundamentar el procedimiento a seguir para diseñar el Tablero de Comando.

3- Diseñar el procedimiento del Tablero de Comando para el control de la gestión del proceso de Ciencia y Técnica.

4- Implementar el procedimiento del Tablero de Comando para el control de la gestión del proceso de Ciencia y Técnica.

Hipótesis

Si se diseña e implementa un procedimiento de Tablero de Comando entonces mejora el control de la gestión del proceso de Ciencia y Técnica.

Variable Independiente: Procedimiento de Tablero de Comando

Indicadores:

Plan Estratégico
Objetivos Estratégicos
Factores Claves de Éxito y Perspectiva
Identificación de Indicadores
Plan de Acción
Tablero de Comando
Lanzamiento

Variable Dependiente: Control de la Gestión del Proceso de Ciencia y Técnica

Desempeño Deseado
Desempeño Real
Comparación del Desempeño Real con los Estándares.
Identificación de las Desviaciones
Análisis de las Causas de las Desviaciones.
Programa de Acción Correctiva
Aplicación de Correcciones

Métodos y técnicas de investigación

Para el desarrollo de la investigación se utilizaron métodos y técnicas de análisis y síntesis, dinámica de grupo, herramientas matemáticas, entrevistas y encuestas, así como el procedimiento computacional de los resultados sin excluir el análisis lógico, la reflexión y otros procesos mentales que también le son inherentes a toda actividad de investigación científica.

Muestra:

Se trabajó con el 63% de los profesores de la Facultad de Cultura Física, el 37.4% de los estudiantes y los cuadros directivos.

Procedimiento para el Tablero de Comando

El Tablero de comando puede adaptarse para atender a la necesidad creciente del proceso de Ciencia y Técnica de alinear su actividad a la estrategia, como un elemento clave para el logro de sus objetivos. Sus creadores, Kaplan y Norton, basan el desarrollo del CMI en cinco principios:

1. Traducir la estrategia a términos operativos. Consiste en tomar los objetivos estratégicos como punto de partida y guía para definir cómo debemos realizar la actividad. Para ello el modelo presenta una herramienta, el “Mapa Estratégico”, en el que los objetivos de la actividad se jerarquizan, agrupan e interrelacionan para asegurar su coherencia con los objetivos estratégicos y/o del plan de gestión.

2. Alinear la actividad diaria del comercio a la estrategia, lo que implica organizar los medios y las directrices a seguir para alcanzar los objetivos. Es decir, traducir los objetivos a largo en objetivos a corto y muy corto plazo, para poder situar los resultados de la actividad diaria con respecto a los objetivos a corto y a largo plazo.

3. Hacer que todos los miembros de la organización participen en la estrategia supone comunicar e informar regularmente sobre el avance que se está consiguiendo miembro de la organización desempeña.

4. Hacer de la estrategia un proceso continuo. Esto se consigue desplegando los objetivos a largo plazo en objetivos operativos a corto y muy corto plazo, y concatenando los indicadores a todos puesta en marcha de acciones de mejora incorpora los objetivos a largo plazo.

5. Promocionar el cambio mediante el liderazgo. La implantación del CMI como herramienta de gestión lleva implícito un proceso de cambio. Por su calado, es necesario contar con un liderazgo sólido y efectivo, capaz de cohesionar una organización inmersa en un proceso de revisión continua, en un entorno incierto y cambiante.

No existen recetas que proporcionen el procedimiento adecuado para cada organización, en cada época distinta de su vida. Numerosos, y de distinta índole, son los factores que influyen en la selección de una metodología para el desarrollo del tablero de comando o cuadro integral de mando.

Por tanto debido a que nuestra entidad pertenece al sector educacional y que el peso fundamental de nuestra investigación recae en el proceso de ciencia y técnica nos enfrascamos en la labor de proponer el procedimiento para el Tablero de Comando para el proceso de Ciencia y técnica de la Facultad de Cultura Física de la Provincia de Sancti Spíritus el cual cuenta con los siguientes pasos: Factores estratégicos, Objetivos estratégicos, Factores claves de éxitos, Identificación de los indicadores, el Tablero de Comando, plan de acción y el Lanzamiento que finalmente se fundamentan teóricamente.

La arquitectura del CMI se basa en el enfoque metodológico que se expone en la figura 2.1

Figura No. 2.1 Pasos del procedimiento del Tablero de Comando (Elaboración propia)

Procedimiento para el Control de la Gestión

Al abordar el problema del control en cualquier organización, es posible y hasta frecuente que se asocie a dicho concepto sólo la idea de fiscalización, hay sin embargo, otro enfoque de la función de control donde se le precisa el velar que los planes se cumplan y corregir, en caso necesario las causas que provocan las desviaciones.

El proceso de control de gestión en sus inicios centraba su esencia en la actividad contable pero ya hoy el control de gestión moderno incorpora también actividades no financieras como son atención al cliente, recursos humanos, calidad del servicio etc. En una organización, junto a los objetivos económicos financieros conviven otros no menos importantes y que responden directamente a su razón de ser: los objetivos docentes, de investigación y extensión que son los que deben determinar los criterios que articulen el presupuesto y de ellos se derivan, en último término, los criterios de valor para determinar las prioridades de acción, los programas que resultan convenientes para la Universidad y los indicadores de su éxito.

Gráfico 2.2 Proceso de Control de Gestión.
(Elaboración propia)

Desempeño deseado: Consiste en definir en términos claros y mesurables las metas y objetivos deseados en un plazo específico. Lo que conduce a una fácil a comunicación y traducción a parámetros y métodos que se pueden utilizar para cuantificar el rendimiento.

Desempeño real: Lo conforman las acciones realizadas en tiempo real.

Comparación del desempeño real con el deseado: Se trata de comparar los resultados medidos con las metas y objetivos determinados con anterioridad. Si el desempeño corresponde con los estándares establecidos todo está bajo control.

Programa de acción correctiva: Este paso es necesario si el desempeño no cumple con lo establecido y por tanto se exige intervenir.

Las medidas correctivas pueden requerir un cambio en las actividades de las operaciones de la organización o bien un cambio en las normas originales establecidas.

Aplicación de correcciones: Significa por en practica las medidas correctivas definidas.

3.2 Implementación del Procedimiento Control de Gestión:

El proceso de Ciencia y técnica debe asumir la generación y acumulación de conocimientos, siempre con acrecentada exigencia en su sostenibilidad, sobre la base de investigaciones fundadas en desarrollo tecnológico, la aplicación de la ciencia en todo sus servicios, las demandas tecnológicas desarrolladas en sólidas bases de la gestión de Conocimiento, el empleo de modernas técnicas en la prestación de Servicios Científicos-Técnicos, cada vez por caminos científicos y acompañados de ejecuciones de acciones ambientales y métodos de organización y control de los servicios que brindan en el ámbito de la sociedad en que su contribución se vea presente en su meta final: la elevación de la calidad de vida de nuestra población.

Tabla No. 1 Valoración de los Indicadores a partir del Tablero de Comando

La tabla No 1 muestra la valoración inicial realizada al confeccionar el tablero de comando y la valoración final luego de implementado el mismo según las perspectivas y sus indicadores correspondientes:

En la perspectiva de impacto se analizaron cuatro indicadores en el primero referente a la Presencia de Proyectos en el SNCT, Resultados que merezcan financiamiento, Resultados Aplicados de proyectos y Formación en grado científico.

En la perspectiva del cliente se analiza el indicador de Resultados con aval científico y con vínculo a las necesidades sociales, la satisfacción del cliente es de vital importancia para toda organización. El indicador de visibilidad y disponibilidad de resultados en redes informáticas y bases de datos de prestigios es otro elemento a tener en cuenta.

En la perspectiva de Procesos Internos se analizaron cuatro indicadores, el primero corresponde a la aplicación de las tecnologías de punta en los métodos y técnicas de investigación que conlleva a una correcta cultura informática y la imperiosa necesidad de aplicar las tecnologías de punta a los métodos y técnicas de investigación.

Otro de los aspectos a tener en cuenta son los Grupos de investigación, las alianzas, las Sesiones Científicas, la Rendición de Cuentas y el Sistemas de Eventos con que cuenta la organización.

La implementación del procedimiento del tablero de comando para el control de la gestión del proceso de ciencia y técnica trae consigo los siguientes beneficios:

– Permite acceder a la información normalizada y sistematizada, en tiempo oportuno y con la periodicidad adecuada para que la información llegue a la dirección en el momento de ocurrir y permita actuar de forma inmediata ante una desviación determinada.

– Desarrolla una cultura de medición y control de indicadores.

– Sobre la base de los indicadores, se puede medir de forma cuantitativa y cualitativa el comportamiento de los componentes del proceso, y, la evaluación del desempeño, tanto del proceso en su conjunto, como de las personas que la conforman.

– Trae consigo interacción armónica y eficiente entre objetivos, estrategias e indicadores del proceso.

– Este proceso ha involucrado directamente a todo el personal de la facultad.

– Facilita el control de la gestión del proceso de ciencia y técnica pues pone al descubierto todo el accionar de profesores, estudiantes y directivos en un período de tiempo determinado.

Conclusiones:

1- El estudio y el análisis teórico realizado, permitió adentrarnos en las interioridades del Tablero de Comando, los sistemas de control y el proceso de ciencia y técnica.

2- Se definió y fundamentó el procedimiento a seguir para diseñar el Tablero de Comando.

3- Se diseñó un procedimiento de Tablero de Comando para el control de la gestión del proceso de Ciencia y Técnica conformado por Factores estratégico, Objetivos estratégicos, Factores claves de éxitos, Identificación de los indicadores, el Tablero de Comando, Plan de acción y el Lanzamiento.

4- La implementación del procedimiento del Tablero de Comando permitió desarrollar una cultura de medición y control por indicadores, así como medir de forma cuantitativa y cualitativa el comportamiento de los componentes del proceso, y, la evaluación del desempeño, tanto del proceso en su conjunto, como de las personas que la conforman.

5- La implementación del Tablero de Comando mejoró el control de la gestión del proceso de Ciencia y Técnica pues permitió organizar el trabajo analítico del proceso y establecer cuáles serán las principales acciones que de forma inmediata para poner a la organización en posibilidades reales de avanzar a estadios superiores.

Recomendaciones:

1. Proponer la implementación del Tablero Comando para el control de la Gestión del proceso de Ciencia y Técnica en otras organizaciones.

2. Proponer la implementación del Tablero Comando a los demás procesos organizativos.

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Madrigal Castro Asneyda. (2011, enero 17). Implementación de un tablero de comando para la facultad de cultura física de Sancti Spíritus, Cuba. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/implementacion-tablero-comando-facultad-cultura-fisica-sancti-spiritus-cuba/
Madrigal Castro, Asneyda. "Implementación de un tablero de comando para la facultad de cultura física de Sancti Spíritus, Cuba". GestioPolis. 17 enero 2011. Web. <https://www.gestiopolis.com/implementacion-tablero-comando-facultad-cultura-fisica-sancti-spiritus-cuba/>.
Madrigal Castro, Asneyda. "Implementación de un tablero de comando para la facultad de cultura física de Sancti Spíritus, Cuba". GestioPolis. enero 17, 2011. Consultado el 13 de Julio de 2018. https://www.gestiopolis.com/implementacion-tablero-comando-facultad-cultura-fisica-sancti-spiritus-cuba/.
Madrigal Castro, Asneyda. Implementación de un tablero de comando para la facultad de cultura física de Sancti Spíritus, Cuba [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/implementacion-tablero-comando-facultad-cultura-fisica-sancti-spiritus-cuba/> [Citado el 13 de Julio de 2018].
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