Implementación de ABC ABM en la empresa

¿Alguna vez ha empapelado una pared? ¿No le ha ocurrido que al poco tiempo los bordes o puntos clave comienzan a despegarse? Suele suceder en semanas o a veces en días. Si le ha ocurrido esto ya entonces Ud. sabe que una correcta preparación, instalación y selección de materiales son pasos críticos para que esto no suceda y su empapelado dure mucho tiempo. El sistema de costos basados en las actividades (ABCosting) ha demostrado ya que es algo más que una moda pasajera. En la última década se ha convertido en la más relevante metodología no sólo para el control de los costos sino también para mejorar la rentabilidad de productos y servicios, aumentar los ingresos, mejorar las relaciones con los clientes y alcanzar mayor exactitud con los presupuestos, por no decir las mejoras que pueden lograrse en la faz operativa de los negocios.

Pero entonces ¿por qué ABCosting no se ha difundido mayoritariamente entre las empresas todavía? La respuesta es simple: porque la mayoría de las empresas no comprende el carácter de largo plazo de ABCosting. Veamos algunos de los errores más frecuentes que se cometen a la hora de encarar un sistema ABCosting:

1. Encarar ABCosting sólo como un proyecto

Por lo general las empresas inician un proyecto ABCosting para resolver algún espinoso problema, como baja rentabilidad por cliente, o una escalada de costos en determinado departamento. Pero una vez que el proyecto ABCosting concluye resolviendo el problema original se tiende a abandonarlo; son pocos o nada los esfuerzos que se hacen para mantenerlo o para expandirlo a otras áreas de la empresa. Como resultado la empresa vuelve a su viejo sistema de cálculo de costos y con el tiempo termina encontrando los mismos problemas que tuvo antes de ABCosting. Ese es el problema de concebir a ABCosting sólo como un proyecto y no como un sistema de mejora continua.

2. Subestimar su potencial estratégico

Frecuentemente se considera a ABCosting una técnica de cálculo de costos implementada para determinados fines en lugar de considerarla una herramienta para medir los costos tanto pasados como futuros.

Por ejemplo, uno de sus usos más importantes pero generalmente desconocido es en el área de planeamiento estratégico. Cuando los planes estratégicos de la empresa cambian, ABCosting puede determinar con exactitud el impacto que tendrá en los costos. Las empresas que tienen poca experiencia con ABCosting tienden a subestimar las consecuencias que tienen estos cambios críticos, como el aumento de las ventas, aumento en los servicios prestados a los clientes en los departamentos relacionados como Recursos Humanos, Sistemas u Operaciones.

Es sabido que el sistema de cálculo de costos por vía de la contabilidad convencional no ofrece todas las respuestas que los responsables de la empresa necesitan conocer. Por ejemplo, si se adopta una estrategia de crecimiento, no todos los costos fijos permanecen invariables sino que muchos de ellos también son arrastrados por un mayor volumen de ventas; o también la empresa puede estar embarcándose en esta estrategia de crecimiento sin saber si su estructura administrativa u operativa está en condiciones de soportar el mayor nivel de actividad.

Un buen modelo ABCosting vinculará la estructura de costos presentes con los mayores ingresos futuros y establecerá los puntos débiles en donde puede fallar la estrategia

3. Recolectar datos en forma abrumadora

Suele cometerse el error de esperar que ABCosting ofrezca respuesta a todos los problemas que tiene la empresa y por lo tanto se definen muchos objetivos iniciales, lo cual origina un considerable esfuerzo de búsqueda de información. Luego, el equipo responsable de ABCosting advierte que el trabajo de mantener actualizado el modelo se vuelve abrumador. La cantidad de datos requeridos es tan grande que el sistema se cae por su propio peso.

Esto es particularmente cierto si Ud. utiliza un sistema de ingreso manual de datos a su modelo ABCosting. Un modelo ABCosting desarrollado en forma manual puede ser útil como puntapié de inicio en el uso de esta técnica, pero es insostenible si se quiere incorporar en forma continua en la empresa. A medida que progrese su modelo ABCosting deberá encontrar la manera de integrarlo en forma automatizada con los sistemas establecidos.

4. Utilizar información inconsistente

Las empresas que dejan inertes los esfuerzos hechos en ABCosting suelen tener problemas de integración de datos. La información inconsistente produce interpretaciones dispares de términos contables como los ingresos que arrojan valores diferentes según los departamentos que los informen.

Esto afecta al modelo ABCosting, el cual requiere términos comunes estandarizados para toda la empresa.

5. Coexistencia de dos tipos de información

Uno de los obstáculos que la empresa debe sortear es la existencia de dos tipos de información de costos, uno provisto por la contabilidad convencional y otro por ABCosting. En lugar de buscar su complementación e integración las empresas suelen caer en el regreso a la contabilidad tradicional y el abandono paulatino de ABCosting.

6. Fracaso para transferir el conocimiento adquirido

Frecuentemente el sistema ABCosting de debe a la iniciativa de algún funcionario con inquietudes de mejora y dinamismo para inyectar nuevas técnicas de análisis en la empresa. Sin embargo si ese funcionario deja la empresa, el proyecto ABCosting es abandonado.

7. Resistencia para aceptar las conclusiones

ABCosting revela con asombrosa exactitud cómo se originan los costos dentro de la organización. Esta información puede no caer bien entre algunos directivos o responsables, quienes pueden sentirse amenazados en su posición dentro de la empresa debido a estos hallazgos de ABCosting.

Por ejemplo puede llegar a determinarse que el mayor cliente de la empresa es deficitario por la gran cantidad de concesiones comerciales o de servicios que se le han hecho. Imaginemos que estas conclusiones no caerán nada bien entre los responsables de atender a dicho cliente.

Algunas maneras de resolver estos problemas:

1. Vincule a ABCosting con otros sistemas de mejoras permanentes

El verdadero aporte de ABCosting no debe limitarse a obtener resultados para un departamento o unidad de negocios, sino que está en la forma en que puede interactuar con otras técnicas de mejora que se apliquen en toda la organización.

Por ejemplo ABCosting ofrece muchos mejores e interesantes resultados cuando se complementa con EVA o el Balanced Scorecard o los sistemas ISO de medición de la calidad. ABCosting puede proveer información de costos correcta para la medición de la performance, que es la tendencia de gestión más clara a la que se encaminan las técnicas de management.

2. Crear un Data Warehouse

Para evitar los problemas de convivencia de dos sistemas de costos se debe lograr integrar el sistema ERP (administrativo contable) con ABCosting. La información registrada vía ERP debe ser exportada a ABCosting. Esto se puede hacer en forma electrónica y automática lo cual evita el trabajoso problema del ingreso manual de datos. Con la misma fuente de información su modelo ABCosting podrá ofrecer reportes del tipo “que pasa si…”, análisis bajo distinto escenarios, planificación y presupuestación, etc. Pero una palabra de precaución: no se olvide que es importante poder comparar “peras con peras”, es decir darle coherencia a los datos.

3. Defina objetivos realistas

Los mejores modelos ABCosting son aquellos que pueden ser actualizados sin que signifiquen una carga de trabajo intolerable para los responsables de llevarlos a cabo. Limite su modelo al cálculo de costos de aquellos objetos de costos que efectivamente está en condiciones de manejar. El mayor error está en querer asignar todos los costos con un alto grado de detalle. La carga de trabajo será tan grande que los mayores esfuerzos estarán en la actual actualización del modelo y no en el análisis de los resultados.

4. Defina responsables y sponsors

Cuando una iniciativa ABCosting es respaldada por alguien el alto directorio tiene muchas más posibilidades de llegar a buen término. Además es clave la figura del líder en ABCosting, que pondrá la energía necesaria para desarrollar el sistema.

5. Use el Diccionario de actividades

El diccionario debe contener la descripción y definición de todas las actividades del modelo, incluyendo los Cost Drivers, información de proveedores, información de clientes y todo ingreso y egreso de información. El propósito es que todos lo usuarios reciban los mismos conceptos; esto evita errores y malentendidos.

6. Limítese a un solo sistema ABCosting en la organización

Algunas empresas presentan dos o más sistemas ABCosting coexistiendo juntos como resultado de iniciativas tomadas en distintas áreas. Para hacer el salto hacia un solo sistema integrado ABCosting se debe estandarizar todos los modelos en uno solo que sea capaz de ofrecer respuesta a las necesidades de las distintas áreas.

7. Haga que ABCosting sea algo real para su gente

La tecnología actual en modelos ABCosting está tan desarrollada que es capaz de enviar información de costos de cada actividad en forma diaria a los usuarios que lo requieran, permitiéndoles orientarlos sobre su actuación con respecto a los objetivos departamentales o generales. Esta información es particularmente útil y motivadora cuando existe un sistema de premios y beneficios según la performance de los agentes. El incentivo subyacente estimula la mejora en la calidad de los modelos ABCosting.

Conclusión:

Tome estas precauciones para planear e iniciar su modelo ABCosting y hacer del mismo una herramienta sustentable y útil en el tiempo. Sus beneficios son importantes y las mayores preocupaciones las tendrán sus competidores.

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Consulting Group Sixtina. (2007, marzo 20). Implementación de ABC ABM en la empresa. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/implementacion-de-abc-abm-en-la-empresa/
Consulting Group, Sixtina. "Implementación de ABC ABM en la empresa". GestioPolis. 20 marzo 2007. Web. <https://www.gestiopolis.com/implementacion-de-abc-abm-en-la-empresa/>.
Consulting Group, Sixtina. "Implementación de ABC ABM en la empresa". GestioPolis. marzo 20, 2007. Consultado el 20 de Septiembre de 2018. https://www.gestiopolis.com/implementacion-de-abc-abm-en-la-empresa/.
Consulting Group, Sixtina. Implementación de ABC ABM en la empresa [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/implementacion-de-abc-abm-en-la-empresa/> [Citado el 20 de Septiembre de 2018].
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