Esta es la primera pregunta que se suele hacer un directivo cuando se está planteando una inversión en Business Intelligence: «Pero, ¿es realmente rentable una herramienta de Business Intelligence? Y si es así, ¿Cuánto tiempo tardaré en recuperar la inversión?»
En la actualidad, la mayoría de las empresas manejan el concepto de retorno para sus inversiones. El concepto de retorno viene por la cuantificación de los beneficios que va a suponer una determinada inversión y cuál es la calidad de esa inversión en función de los beneficios generados por ella.
Con los sistemas Business Intelligence obtenemos beneficios tanto en generación de nuevas oportunidades, mejor toma de decisiones y una disminución de costes.
Costes asociados a la información
En primer lugar hemos de ser conscientes de los costes en los que incurrimos cuando no tenemos una herramienta de Business Intelligence, que gráficamente se representan con esta balanza:
Como se observa en esta balanza, se trata de costes contrapuestos. Vamos a describirlos e incluso a calcularlos:
Costes Tangibles de la Información
Costes Humanos
- Horas de búsqueda de la información
- Horas de preparación de la información
- Costes de Interpretación de la Información
- Coste de los errores humanos en cálculo
Costes No Humanos
- Horas de Equipo procesando búsqueda de información
- Horas de equipo preparando la información
- Horas de equipo transmitiendo
- Coste de necesidades de equipo por sobredimensión
Costes Tangibles de la Desinformación
- Coste por no disponer de la información (no detectar los problemas).
- No detectar objetivos no cumplidos
- No detectar desviaciones tácticas
- No controlar el cumplimientos de la estrategia
- No disponer de información para la toma de decisiones
- Tomar decisiones sin toda la información necesaria, coste de los errores
Otros
- Coste de oportunidad, (no detectar las oportunidades para generar negocio).
- Comportamientos en campañas que aplicaríamos a mercados decrecientes
- Segmentos de alta rentabilidad, productos clientes, mix, etc.
- Creación de información de alto valor para la toma de decisiones
- Otros
Costes Intangibles de la información
- Costes de satisfacción del cliente interno
- Costes de aumento de productividad
- Costes de imagen corporativa
- Otros de menor importancia
En toda empresa estos dos costes, los de información vs desinformación deben estar equilibrados, ser iguales y deben sumar lo mínimo posible.
Costes asociados a la toma de decisiones.
Por otra parte vendrá el aumento de beneficios, generados directamente de la posibilidad de disponer de sistemas Business Intelligence. Estos Beneficios vienen derivados de las nuevas oportunidades que se generan al disponer de esta tecnología, como por ejemplo:
- Aumento de ventas por concentración de recursos
- Aumento de ventas por focalización en segmentos de rentabilidad de clientes
- Aumento de ventas por focalización en segmentos de productos
- Aumento de márgenes por focalización en segmentos de mix de productos-clientes
- Alineación de la empresa, (los empleados), según la estrategia.
- Toma de decisiones contando con todos los parámetros.
- Posibilidad de simulación de escenarios
- Toma de decisiones basadas en cuadro de mando
Muchos más en función del caso concreto
En un estudio realizado en las implantaciones de Business Intelligence realizadas por Improven Consultores los resultados fueron los siguientes:
Hay efectos como el aumento de productividad de los empleados y directivos, la nueva imagen interna de la empresa de modernidad y avance, etc., que no se han representado en este estudio, pero que también influyen en el aumento de ventas.
Caso práctico
En una de las implantaciones realizadas por Improven Consultores de un sistema de Business Intelligence, se realizó un análisis exhaustivo de los costes descritos anteriormente, dando estos resultados:
Esta empresa estaba perdiendo competitividad y sus márgenes estaban bajando. Con la introducción de los sistemas de Business Intelligence en las áreas clave de la empresa, fue posible lograr este caso de xito, gracias al trabajo realizado por un equipo multidisciplinar de profesionales de Improven Consultores que supo aplicar Business Intelligence donde se necesitaba y orientar a la empresa hacia la toma de decisiones con nuevos medios y nueva filosofía.
La gestión del cambio y la detección de las verdaderas necesidades de la empresa fue fundamental para el éxito del proyecto, así como la elección de la herramienta más adecuada en función de la empresa, su cultura, sus procesos, entorno y objetivos de la dirección.
Esta empresa está ahora preparada para afrontar nuevos retos, y convencida de que los continuos cambios del mercado le harán más competitiva, porque ha sabido aprovechar las circunstancias del mercado y del entorno para transformarlo en ventaja competitiva y lograr el éxito.
Como conclusión, en cada caso concreto se ha de estudiar los beneficios que generará un sistema de Business Intelligence y hacer un análisis concienzudo de la relación entre inversión y beneficios que generará. Quedamos a su disposición para ayudarle en esa tarea.
