Ejemplo de un sistema de contabilidad empresarial

La implementación de un sistema de contabilidad dentro de una empresa es fundamental, ya que este es la herramienta que permite llevar un control de las negociaciones mercantiles y financieras y además de satisfacer la imperante necesidad de información para así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de los recursos.

Muchas personas todavía creen que la contabilidad es una técnica de recopilación de información y solo basa sus fundamentos en un proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir la información de cada una de las transacciones efectuadas por la empresa. Pero esto no es verdad, la contabilidad es mucho más que eso, se constituye en la actualidad como una de las herramientas fundamentales del desarrollo de las organizaciones.

La contabilidad se encarga de analizar y valorar los resultados económicos que obtiene la empresa agrupando y comparando resultados, también planifica y recopila los procedimientos a seguir en función del control y el cumplimiento de los objetivos empresariales, además registra y clasifica las operaciones de la empresa, para así informar los hechos económicos en forma pertinente, permitiendo ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos todo bajo control y supervisión del contador es por todos estos motivo la importancia de un sistema de contabilidad.

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Constitución de la Empresa 

Careimy S. A. 

Nace con la iniciativa del Sr. Roberto Marte de incursionar en área de turismo especialmente en la prestación de servicio específicamente de alojamiento.

Careimy S. A. es una empresa prestadora de servicios turístico en el área de hotelería fundada el día 1 de mayo del 2007, la cual se rige por los estatutos ya aprobador por las leyes dominicanas sobres entidades de esta naturaleza.

Esta empresa ubicada en el proyecto turístico de Playa Dorada Puerto Plata, Republica Dominicana, teléfono 809-320-2223 fax 809-320-2224, pagina web: careimysa.com.do. Cuenta con una expansión física de edificaciones de 40,000 mt², dividida en tres edificios, que suman un total de 406 habitaciones en una área de 70,000 mt² de terreno.

Constituida por tiempo indefinido dando comienzo de sus operaciones en la fecha anteriormente mencionada. Los ejercicios sociales serán anuales, comenzando el día primero de Enero y terminando el treinta y uno de Diciembre de cada año, con excepción del primero que empezará el día de la constitución finalizando el treinta y uno de Diciembre siguiente.

El capital social se fija en pesos dominicanos, moneda de curso legal.

De la junta de dirección el Sr. Mate es el presidente y único dueño de esta empresa, el mismo será responsable en las tomas de decisiones. Existe un personal de gerentes departamentales dirigido por un gerente general, el cual depende directamente del mandato del Sr. Marte.

Todos contratos y acuerdos de negociaciones son llevados a cabo por la administración de la gerencia, pero deberá ser aprobada y valida por el Sr. Marte.

Sistema de Contabilidad

El departamento de contabilidad es el área de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la información financiera, para la toma de decisiones.

En la actualidad la contabilidad es la herramienta que mejor muestra la realidad económica de las empresas, es por ello que su correcta implementación dentro de las organizaciones es de vital importancia para la toma de decisiones en todo lo referente a su actividad productiva.

En este contexto la creación de un buen sistema contable surge de la necesidad de información por parte de todos los actores que componen el todo empresarial, ya que este sistema debe estar estructurado y hecho para clasificar todos los hechos económicos que ocurren en el negocio.

Es así que, la implementación de sistemas en contabilidad, se constituye en la base para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa.

El sistema de contabilidad dentro de una organización, se constituye como una estructura ordenada y coherente mediante la cual se recoge toda la información necesaria de una entidad como resultado de sus actividades operacionales, valiéndose de todos los recursos que la actividad contable le provee y que al ser presentados a los directivos y accionistas le permitirán tomar las decisiones operativas y financieras que le ayuden a la gestión del negocio.

Lista de chequeo

En esta ocasión por requerimiento del gerente general de la empresa Careimy S. A. asistimos, a sus instalaciones para hacer el levantamiento de lugar para el desarrollo e implantación de un sistema de contabilidad.

A través de entrevista al personal que tendrá la responsabilidad del manejo de las actividades financiera de la empresa, evaluando todos los requerimientos necesarios para facilitar el agilizamiento de las informaciones financieras.

En esta visita tomamos los siguientes datos a cerca de la empresa.

Nombre de la empresa o razón social: Careimy S. A.

RNC: 105001058

Ubicación: Complejo Turístico de Playa Dorada, Puerto Plata Rep. Dom.

Telefono: 809-320-2223, fax 809-320-2224

Actividad comercial: Empresa de servicio

Cantidad de empleados: 305 empleados

Capital social: 200,000,000.00 pesos

Datos general: Careimy S. A. es una empresa prestadora de servicios turístico en el área de hotelería fundada el día 1 de mayo del 2007.

Esta empresa ubicada en el proyecto turístico de Playa Dorada Puerto Plata, Republica Dominicana, teléfono 809-320-2223 fax 809-320-2224, pagina web: careimysa.com.do. Cuenta con una expansión física de edificaciones de 40,000 mt², dividida en tres edificios, que suman un total de 406 habitaciones en una área de 70,000 mt² de terreno.

Concepto de Catálogo de Cuentas

Es el índice o instructivo, donde, ordenada y sistemáticamente, se detallarán todas las cuentas aplicables en la contabilidad de una negociación o empresa, proporcionando los nombres y, en su caso los números de las cuentas”.

Es importante al establecer un catálogo de cuentas, para un manejo adecuado de éste, que se acompañe de una guía que detalle los movimientos que afectarán a cada una de las cuentas contenidas en el mismo.

La elaboración de este catálogo puede ser de forma numérica, numérica decimal, alfabética, numérica alfabética o alfanumérica; todo esto dependerá siempre de las necesidades de la negociación o empresa, y esto indica que a las cuentas que se manejen, se le asignara un número en forma ordenada para su fácil manejo y control.

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Control Interno sobre las cuentas por pagar

CUENTAS POR PAGAR

Son obligaciones de pago que deben hacerse en el futuro y que se originan en la compra de bienes y servicios a crédito, obtención de préstamos, retenciones, etc.

CONTROLES INTERNOS DE LAS CUENTAS POR PAGAR

1) Las requisiciones, ordenes de compras de bienes y servicios, que dan origen a las cuentas por pagar deben estar aprobadas por el incúmbete superior jerárquico.
2) Las requisiciones y órdenes de compra que le dan origen, deben estar prenumeradas de imprenta, y utilizadas en rigurosa secuencia numérica.
3) Deben estar segregadas las funciones de compra, recepción y registro de las cuentas por pagar.
4) La mercancía recibida debe ser rigurosamente examinada, para determinar si hay faltantes, y se informará al departamento de compra de tal situación.
5) Las facturas se enviarán directamente al departamento de contabilidad y se registrarán de inmediato las cuentas por pagar.
6) Auditoria interna supervisará en todos los casos, que se comparen las facturas contra las órdenes de compras y los reportes de recepción que dan origen a las cuentas por pagar.
7) Tanto la factura como la orden de compra deben ser canceladas en el mismo momento en que se efectúa el pago de la deuda.
8) Los estados de cuentas de los proveedores deben ser revisados y conciliados con los saldos del departamento de contabilidad.
Preparado por: Ramón E. Ynfante T. Página 16
9) Los cheques para saldar estas cuentas serán registrados, con un concepto claro que explique los desembolsos.
10) Todas las cuentas por pagar deben registrarse antes de efectuar el pago.
11) Se deben atender las solicitudes de confirmación de cuentas por pagar.
12) Se debe preparar una relación mensual de cuentas por pagar con sus respectivos comprobantes y conciliarla con la cuenta control.
13) Es responsabilidad del incúmbete de mayor jerarquía, el encargado del área financiera, y el auditor interno velar por el cumplimiento de estos controles.

Control Interno sobre las cuentas por cobrar

CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar se originan por la venta de los productos de la organización o por la venta de determinada clase de servicio, el establecimiento de las mismas esta enfocado hacia el elemento originador de la cuneta por cobrar y al correspondiente soporte del embarque del producto o la ejecución del servicio, es necesario asegurarse de que las cuentas por cobrar han sido debidamente registradas.

CONTROLES INTERNOS CUENTAS POR COBRAR

1) El otorgamiento de crédito a clientes, funcionarios y empleados se efectuará sobre la base de las políticas establecidas por la institución.
2) Debe habilitarse una cuenta auxiliar para cada cliente, funcionario y empleado.
3) Deben realizarse arqueos periódicos de los documentos al cobro, para conciliarlos con los libros de contabilidad.
4) Las autorizaciones para descargo de cuentas malas, deben ser aprobadas en atención a las normas contables y leyes que existen para tales fines.
5) Auditoria interna enviará estado de cuentas con regularidad a todos los deudores e investigará todas las partidas reportadas con discrepancias.
6) Todos los cheques de clientes o relacionados que sean devueltos por falta de provisión de fondos se anotarán en un registro especial con los detalles que identifiquen a quienes los emitieron: fecha, nombre del emisor, banco girado, importe, etc. además una columna de “observaciones” para cualquier detalle adicional.
7) No se recibirán cheques personales, o de empresas que les hayan devuelto cheques en dos ocasiones anteriores sin ninguna explicación o justificación válida.
8) El Departamento de Contabilidad, deberá registrar las devoluciones de cheques con las notas de débito bancarias recibidas, realizando un asiento deudor a la cuenta de cheques devueltos por el monto del mismo, y deberá pasar el departamento de cobros para la gestión de su cobranza en efectivo inmediatamente se reciba.
9) No se otorgarán créditos a empleados que tengan menos de tres (3) meses trabajando en la institución.
10) Es responsabilidad del incúmbete de mayor jerarquía, el encargado del área financiera y del auditor interno velar por el cumplimiento de estos controles.

Control Interno Sobre Inventarios

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las empresas exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen.

1) Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice.
2) Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
3) Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición.
4) Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.
5) Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.
6) Comprar el inventario en cantidades económicas.
7) Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.
8) No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

Conclusión

En este trabajo aprendimos mucho más acerca de los sistemas de contabilidad, además también aprendimos como elaborar e implementar un sistema de contabilidad en una empresa, así, como elaborar todo los diferentes tipos formularios y reportes usados en la información financiera. Pudimos darnos cuenta la importancia que tiene un sistema de contabilidad dentro de cualquier entidad que lleve registros financieros, sin importar su naturaleza.

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Ynfante T. Ramón E.. (2008, enero 21). Ejemplo de un sistema de contabilidad empresarial. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/ejemplo-de-un-sistema-de-contabilidad-empresarial/
Ynfante T., Ramón E.. "Ejemplo de un sistema de contabilidad empresarial". GestioPolis. 21 enero 2008. Web. <https://www.gestiopolis.com/ejemplo-de-un-sistema-de-contabilidad-empresarial/>.
Ynfante T., Ramón E.. "Ejemplo de un sistema de contabilidad empresarial". GestioPolis. enero 21, 2008. Consultado el 5 de Diciembre de 2019. https://www.gestiopolis.com/ejemplo-de-un-sistema-de-contabilidad-empresarial/.
Ynfante T., Ramón E.. Ejemplo de un sistema de contabilidad empresarial [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/ejemplo-de-un-sistema-de-contabilidad-empresarial/> [Citado el 5 de Diciembre de 2019].
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