Documentos primarios para la toma de decisiones empresariales

BASE DE LAS DECISIONES EMPRESARIALES: LOS
DOCUMENTOS PRIMARIOS
Introducción
La superación económica ha tenido a partir del o 1997 en nuestro país su mayor
énfasis. Para la capacitación masiva en este indicador se diseñó un sistema organizativo
que abarcó no sólo los cuadros de organismos con escuelas ramales sino todo el
universo existente en el territorio con el objetivo de dar cumplimiento a los aspectos
contemplados en el Programa Nacional aprobado por la comisión central de cuadros de
nuestro país.
El diseño organizativo a que hacemos referencia tuvo la particularidad territorial de
seleccionar una planta profesoral que luego de un entrenamiento dirigido por profesores
universitarios sobre la base de los contenidos aprobados reprodujeron en siete sedes
diseminadas en la provincia la capacitación masiva sobre los aspectos aprobados
indicada para los cuadros y reservas del ler nivel empresarial, el sector presupuestado y
los órganos del gobierno.
En el programa aprobado aparece el Tema Nr 1 Introducción a la Contabilidad que
abarca contenidos básicos para el entendimiento general de los principios, normas y
procedimientos que regulan el trabajo contable a partir de la definición de la propia
ciencia, la ecuación con la identificación de sus elementos, la cuenta como instrumento
de operación, su clasificación en Reales y Nominales. El Debe, el Haber, el Saldo, el
Balance de Comprobación y los libros básicos de la Contabilidad: Diario y Mayor.
La experiencia docente en la impartición de todos estos aspectos nos ha llevado en cada
ocasión a referirnos de manera general al soporte documental del registro de los hechos
económicos y constituyó precisamente el móvil para la redacción de este trabajo dirigido
a cuadros y reservas que de una forma u otra han recibido estos cursos o sin haberlo
hecho desean ganar en claridad acerca de la importancia que en nuestro campo posee
la documentación primaria.
Desarrollo:
Como expresamos en la Introducción de este trabajo en los cursos de Contabilidad y
Finanzas para la formación económica de los cuadros hay algo de lo cual se habla
someramente y que constituye la base para la recolección del hecho ocurrido además de
servir como instrumento de prueba, los documentos primarios.
Una de las definiciones más acertada que sobre el particular hemos leído la ofrece el
autor José Mieres Cuartas en su libro Contabilidad I donde expone: “El documento
primario es aquel donde se registran los fenómenos económicos ocurridos con
expresión de sus características cualitativas y cuantitativas en el lugar donde
suceden y en la fecha en que se originan” (1).
La variedad de operaciones entre empresas que realizan actos de negocio da lugar a la
utilización de un gran número de estos documentos donde se hace constar cualquier
paso que se da o hecho económico que ocurre, es decir, de estos hechos económicos
que ocurren a diario en las operaciones de las entidades económicas es necesario dejar
constancia por escrito ya que así queda una evidencia clara y precisa de la operación
realizada.
Este documento primario puede recoger un solo hecho o un grupo homogéneo de ellos.
La utilización de un documento, cualquiera que sea su formato, es indispensable para la
captación de los datos y su registro, constituyen, además, la base sobre la cual se
elabora toda la información de la entidad. Si el documento expresa la realidad objetiva
del fenómeno, la información sobre el mismo será correcta, por el contrario, si sus
elementos “cualitativos o cuantitativos”, el lugar donde ocurre o la oportunidad en que se
manifiestan sufren alguna distorsión la información derivada de ellos será incorrecta y
por ende las decisiones que se tomen sobre su base estarán distorsionadas debido al
error cometido no cumpliéndose entonces el propósito fundamental de la Contabilidad
de proporcionar información económica - financiera útil sobre una entidad económica.
Por otra parte, quienes toman decisiones administrativas necesitan esa información de la
empresa para ayudarse en la planeación y control de las actividades. La información
también la requieren personas externas (proveedores, instituciones bancarias,
ministerios, entidades gubernamentales) quienes de una forma u otra participan con sus
fuentes en el financiamiento de los activos de la entidad o muestran determinado interés
en la misma. El papel del sistema contable es desarrollar y comunicar esta
información, además, el sistema contable debe proporcionar a quien toma las
decisiones información proyectada para que pueda cumplir a cabalidad con su misión y
su decisión sea oportuna y coherente con los objetivos de la organización.
(1) Editorial Pueblo y Educación. Contabilidad I. José Mieres Capítulo 2 p.19.
Como podrá percatarse el lector, la información contable es de suma importancia en el
proceso de toma de decisiones que hemos hecho alusión y su base, como ya
expresamos, está en la documentación primaria la cual deberá ser confeccionada sin
tachaduras, enmiendas, borrones o cualquier marca que ponga en duda su veracidad y
exactitud.
La mayoría de los autores consultados coinciden en clasificar los documentos en:
Comunes (Vales, Facturas, Tarjetas de Firma, de Inventario, Ordenes de compra) y
Negociables de los cuales la Letra de Cambio y el Pagaré son los más representativos.
Documentos como cheques, vales para pagos menores, facturas y otros deben tener
una numeración en serie lo cual permite llamar la atención en caso de interrupción de su
secuencia.
Pensando en una entidad económica cualquiera pudiéramos poner variedad de ejemplos
que pueden confirmar la importancia de la documentación como base de la información
contable que luego es utilizada en el proceso de toma de decisiones al cual nos
referimos anteriormente.
Comencemos por analizar un hecho muy común entre todos: cuando un fabricante o
mayorista despacha las mercancías o productos al cliente lo ejecuta expidiendo la
Factura, la cual contiene como se conoce la descripción de las mismas, la cantidad,
precios y demás elementos que complementan su formato.
Si lo analizamos desde el punto de vista del vendedor, es una factura de venta; desde el
punto de vista del comprador es una factura de compra. La factura en este caso
constituye la base para el registro de la operación de venta o de compra según sea el
caso pues representa la prueba documental del traspaso de propiedad de los productos
o mercancías.
Cuando el comprador recibe el envío ejecuta la recepción determinando las cantidades
recibidas mediante conteo, medida o peso mientras que la factura va al departamento de
contabilidad. Este proceso de ejecución de recepción sin contar en el área con el
documento que ampara su compra es conocido como recepción a ciegas. Una vez
recibido el informe de Recepción el área de Contabilidad procede a su cotejo lo cual
permite establecer las correspondientes reclamaciones en caso de ser necesario, sobre
esta base se elabora el cheque para el pago de la deuda, posteriormente y mediante
asientos contables queda registrado el hecho ocurrido, son actualizados los saldos de
las cuentas correspondientes en el mayor y se confeccionan los estados financieros
sobre la base de los cuales finalmente se realizan análisis y se toman decisiones.
Hemos explicado con mayor amplitud este ejemplo conocido por nuestros cuadros y
reservas para que se entienda con absoluta claridad la importancia potencial de una
documentación base veraz y exacta.
Dando continuidad a cuestionamientos que enfaticen en nuestra aseveración
pudiéramos preguntarnos: ¿Cómo conocer la existencia de cualquier producto en
almacén si no existe la tarjeta de Estiba?, ¿Qué nivel de confianza podemos tener en
ella si no se actualizan en cada movimiento?, ¿Cómo conocer la ubicación, custodia y
permanencia de los Activos Fijos tangibles si no están respaldados por los documentos
correspondientes?, ¿Cómo descontar o más bien pagar adecuadamente a los
trabajadores si el registro de firmas no está debidamente cumplimentado, no se sitúan
las ausencias u otros aspectos básicos de este proceso?, ¿Cómo saber cuánto dinero
debe justificar un trabajador por concepto de anticipo si no se cumplimenta
adecuadamente el documento que lo ampara?.
Estas situaciones hipotéticas inconcebibles ilustran la razón del uso de los documentos
primarios y la extraordinaria importancia que reviste la veracidad y exactitud de los datos
que ellos expresan para la constante toma de decisiones.
Los documentos primarios constituyen la base de cualquier sistema de control que se
establezca en una entidad, con el objetivo de garantizar la seguridad y veracidad de la
información contable y financiera.
Los modelos que se incluyen y conforman cada Subsistema de Control son de uso
general para todas las entidades estatales del país, pudiendo utilizarse también por las
empresas privadas, Unidades Básicas de Producción Cooperativa, Cooperativas de
Producción Agropecuaria, Cooperativas de Créditos y Servicios, asociaciones y
organizaciones que así lo decidan.
Los modelos establecidos sólo poseen datos de uso obligatorio, según se reguló por la
Resolución No. 10-97 de fecha 28 de Febrero de 1997, del Ministerio de Finanzas y
Precios, siendo responsabilidad de cada órgano u organismo diseñar su formato y
garantizar su impresión y distribución a sus entidades subordinadas.
Los datos obligatorios del modelaje establecido en cada susbsistema deben
cumplimentarse bien sea su procesamiento manual, mecanizado o automatizado.
Integrando los Subsistemas de Control se incluyen las medidas de control interno cuyo
cumplimiento obligatorio coadyuva a garantizar la custodia y correcta utilización de los
bienes puestos por el Estado a disposición de las entidades para el desarrollo de sus
actividades.
La implantación de las medidas de control interno y la realización sistemática de los
controles y de la aplicación de divisiones para erradicar las deficiencias detectadas,
deben ser tareas priorizadas de cada dirigente y de todos los trabajadores, que
redundarán en un incremento de la eficiencia económica y en la calidad y el resultado
positivo de las actividades desarrolladas por cada entidad.
Para establecer un eficaz sistema de control interno, previamente ha de tomarse en
cuenta la organización de la entidad sobre la base de determinados principios, entre los
cuales son fundamentales los siguientes:
Adecuada división del trabajo, que garantice que los responsabilizados con la
custodia de los medios y la elaboración de los documentos primarios no tengan
autoridad para aprobar los mismos y que ambos no tengan la función o posibilidad de
efectuar anotaciones en los registros contables; o sea, que en ningún caso una sola
persona tenga el control íntegro de una operación.
Esto posibilita además, que la tarea ejecutada por un trabajador lleve implícita la
comprobación de la realizada por otro con anterioridad.
Garantizar que los procedimientos inherentes al control de las operaciones
económicas, así como la elaboración y aprobación de los documentos pertinentes,
permitan determinar en todos los casos, la responsabilidad primaria sobre todas las
anotaciones y operaciones llevadas a cabo, partiendo de la concepción de que las
normas y procedimientos estructurados sobre la base de una adecuada organización,
prevean las funciones de cada área, o sea qué hay que hacer, así como las
consecuentes responsabilidades de cada uno de los integrantes de la misma.
La anotación oportuna de todas las operaciones contables debe garantizar que todo
recurso o servicio recibido o entregado, sea registrado y a la vez sirva de evidencia
documental que precise quién lo ejecutó, aprobó, registró y verificó.
Para que un Sistema de Contabilidad garantice un eficiente control interno, requiere
estar conformado por:
El Nomenclador de Cuentas, que precise las cuentas, subcuentas y análisis, tanto de
uso general como específico que deben utilizarse por la entidad, de acuerdo a las
actividades que desarrolla.
Definición del contenido y uso de las cuentas, subcuentas y análisis, en especial de
las de utilización específica, establecidas atendiendo a las peculiaridades de la entidad,
así como de las aclaraciones que procedan en las de uso general.
Integración y divulgación de los Principios Contables Generalmente Aceptados y de
los Principios de Control Interno a cumplimentar por la entidad.
Recopilación de las Normas y Procedimientos a aplicar, basados en las regulaciones
emitidas por los organismos globales y ramales, así como los específicos de cada
entidad, atendiendo a las particularidades de su actividad y a los requerimientos de su
organización y dirección.
Elaboración de un Sistema de Contabilidad de Costo consecuente con las normativas
vigentes en esta materia ramales y nacionales, condicionado a las particularidades de
las actividades que desarrolla la entidad y consecuente con la organización del proceso
productivo o de prestación de servicios.
Diseño del conjunto de modelos y documentos que se necesitan utilizar en la entidad,
tanto de uso común que establezcan relaciones con terceros, como los que soporten las
operaciones de carácter interno, así como los de uso específico, de acuerdo a las
peculiaridades de las actividades que desarrollan, incluyendo sus correspondientes
metodologías y previendo el adecuado archivo y conservación de los mismos, acorde a
las regulaciones que en materia de prescripción se legislen al efecto.
Establecimiento del Sistema Informativo Interno compatible con el Sistema Informativo
General vigente para toda la economía, que garantice las necesidades de análisis a
cada nivel.
Definir los aspectos de carácter general a tomar en consideración en función de
adaptar cada uno de los subsistemas que conforman los Subsistemas de Control
Interno.
RESPONSABLES DEL CONTROL INTERNO
Todos los dirigentes y trabajadores de una empresa o unidad presupuestada vinculados
a la custodia, conservación y utilización de recursos materiales, humanos y monetarios
responden personalmente por las infracciones que cometan en el desarrollo de las
actividades a ellos encomendadas.
La responsabilidad máxima recae en el director y los demás dirigentes de la entidad, ya
que éstos tienen la obligatoriedad de garantizar el control y utilizar racionalmente los
recursos entregados por el Estado extendiéndose dicha responsabilidad en particular a
todos los trabajadores que custodian y elaboran con estos bienes.
El contador tiene que velar porque se implanten y cumplan todas las medidas de control
establecidas y alertar a todos los integrantes del colectivo laboral sobre lo que significa
no cumplir con lo que está regulado, pero como se ha planteado en otras ocasiones, no
es el único responsable de que se asegure el control de los recursos.
Conclusiones:
1. El documento primario es aquel donde se registran los fenómenos económicos
ocurridos con expresión de sus características cualitativas y cuantitativas en el lugar
donde suceden y en la fecha en que se originan
2. Los documentos primarios constituyen la base sobre la cual se elabora la información
contable.
3. Los documentos primarios deben ser confeccionados sin tachaduras, borrones,
enmiendas o cualquier marca que ponga en duda su veracidad y exactitud.
4. Si el documento expresa la realidad objetiva del fenómeno, la información sobre el
mismo será correcta, de suceder lo contrario, la información derivada de ellos será
incorrecta y por ende las decisiones que se tomen sobre su base estarán distorsionadas
debido al error cometido.
5. La información de la entidad elaborada sobre la base de una documentación veraz y
exacta ayuda a la toma de decisiones tanto de carácter interna como externa.
Bibliografía:
1. Ministerio de Finanzas y Precios, Manual de Finanzas al Día:
Subsistemas de Contabilidad.
2. Banco Central de Cuba. Resolución 56/2000 Normas Bancarias para los Cobros y
Pagos. Capítulo III.
3. Contabilidad “La base para las decisiones gerenciales” de Meigs and Meigs
Capítulo I p. 3 y 7.
4. J: Peña y R. Puente. Artículo: Los documentos primarios y el programa de
Contabilidad en la formación económica de los cuadros” Boletín año 2000. Centro
Información y Desarrollo para el Turismo. FORMATUR, Holguín.
Autores: Lic. Juan Peña Santín
Profesor Asistente de Contabilidad y colaborador empresarial.
Coordinador Grupo Superación de cuadros en el Dpto.
Universidad de Holguín.
Lic. Teresa Torrente Sera.
Profesora Auxiliar de Contabilidad y Auditoría. Colaboradora empresarial.
Universidad de Holguín.

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Torrente Sera Teresa. (2003, junio 27). Documentos primarios para la toma de decisiones empresariales. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/documentos-primarios-para-la-toma-de-decisiones-empresariales/
Torrente Sera, Teresa. "Documentos primarios para la toma de decisiones empresariales". GestioPolis. 27 junio 2003. Web. <https://www.gestiopolis.com/documentos-primarios-para-la-toma-de-decisiones-empresariales/>.
Torrente Sera, Teresa. "Documentos primarios para la toma de decisiones empresariales". GestioPolis. junio 27, 2003. Consultado el 14 de Diciembre de 2018. https://www.gestiopolis.com/documentos-primarios-para-la-toma-de-decisiones-empresariales/.
Torrente Sera, Teresa. Documentos primarios para la toma de decisiones empresariales [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/documentos-primarios-para-la-toma-de-decisiones-empresariales/> [Citado el 14 de Diciembre de 2018].
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