La superación económica ha tenido a partir del año 1997 en nuestro país su mayor énfasis. Para la capacitación masiva en este indicador se diseñó un sistema organizativo que abarcó no sólo los cuadros de organismos con escuelas ramales sino todo el universo existente en el territorio con el objetivo de dar cumplimiento a los aspectos contemplados en el Programa Nacional aprobado por la comisión central de cuadros de nuestro país.
El diseño organizativo a que hacemos referencia tuvo la particularidad territorial de seleccionar una planta profesoral que luego de un entrenamiento dirigido por profesores universitarios sobre la base de los contenidos aprobados reprodujeron en siete sedes diseminadas en la provincia la capacitación masiva sobre los aspectos aprobados indicada para los cuadros y reservas del ler nivel empresarial, el sector presupuestado y los órganos del gobierno.
En el programa aprobado aparece el Tema Nr 1 Introducción a la Contabilidad que abarca contenidos básicos para el entendimiento general de los principios, normas y procedimientos que regulan el trabajo contable a partir de la definición de la propia ciencia, la ecuación con la identificación de sus elementos, la cuenta como instrumento de operación, su clasificación en Reales y Nominales. El Debe, el Haber, el Saldo, el Balance de Comprobación y los libros básicos de la Contabilidad: Diario y Mayor.
La experiencia docente en la impartición de todos estos aspectos nos ha llevado en cada ocasión a referirnos de manera general al soporte documental del registro de los hechos económicos y constituyó precisamente el móvil para la redacción de este trabajo dirigido a cuadros y reservas que de una forma u otra han recibido estos cursos o sin haberlo hecho desean ganar en claridad acerca de la importancia que en nuestro campo posee la documentación primaria.
Desarrollo:
Como expresamos en la Introducción de este trabajo en los cursos de Contabilidad y Finanzas para la formación económica de los cuadros hay algo de lo cual se habla someramente y que constituye la base para la recolección del hecho ocurrido además de servir como instrumento de prueba, los documentos primarios.
Una de las definiciones más acertada que sobre el particular hemos leído la ofrece el autor José Mieres Cuartas en su libro Contabilidad I donde expone: “El documento primario es aquel donde se registran los fenómenos económicos ocurridos con expresión de sus características cualitativas y cuantitativas en el lugar donde suceden y en la fecha en que se originan” (1).
La variedad de operaciones entre empresas que realizan actos de negocio da lugar a la utilización de un gran número de estos documentos donde se hace constar cualquier paso que se da o hecho económico que ocurre, es decir, de estos hechos económicos que ocurren a diario en las operaciones de las entidades económicas es necesario dejar constancia por escrito ya que así queda una evidencia clara y precisa de la operación realizada.
Este documento primario puede recoger un solo hecho o un grupo homogéneo de ellos. La utilización de un documento, cualquiera que sea su formato, es indispensable para la captación de los datos y su registro, constituyen, además, la base sobre la cual se elabora toda la información de la entidad. Si el documento expresa la realidad objetiva del fenómeno, la información sobre el mismo será correcta, por el contrario, si sus elementos “cualitativos o cuantitativos”, el lugar donde ocurre o la oportunidad en que se manifiestan sufren alguna distorsión la información derivada de ellos será incorrecta y por ende las decisiones que se tomen sobre su base estarán distorsionadas debido al error cometido no cumpliéndose entonces el propósito fundamental de la Contabilidad de proporcionar información económica – financiera útil sobre una entidad económica.
Por otra parte, quienes toman decisiones administrativas necesitan esa información de la empresa para ayudarse en la planeación y control de las actividades. La información también la requieren personas externas (proveedores, instituciones bancarias, ministerios, entidades gubernamentales) quienes de una forma u otra participan con sus fuentes en el financiamiento de los activos de la entidad o muestran determinado interés en la misma. El papel del sistema contable es desarrollar y comunicar esta información, además, el sistema contable debe proporcionar a quien toma las decisiones información proyectada para que pueda cumplir a cabalidad con su misión y su decisión sea oportuna y coherente con los objetivos de la organización.
(1) Editorial Pueblo y Educación. Contabilidad I. José Mieres Capítulo 2 p.19.
Como podrá percatarse el lector, la información contable es de suma importancia en el proceso de toma de decisiones que hemos hecho alusión y su base, como ya expresamos, está en la documentación primaria la cual deberá ser confeccionada sin tachaduras, enmiendas, borrones o cualquier marca que ponga en duda su veracidad y exactitud.
La mayoría de los autores consultados coinciden en clasificar los documentos en: Comunes (Vales, Facturas, Tarjetas de Firma, de Inventario, Ordenes de compra) y Negociables de los cuales la Letra de Cambio y el Pagaré son los más representativos.
Documentos como cheques, vales para pagos menores, facturas y otros deben tener una numeración en serie lo cual permite llamar la atención en caso de interrupción de su secuencia.
Pensando en una entidad económica cualquiera pudiéramos poner variedad de ejemplos que pueden confirmar la importancia de la documentación como base de la información contable que luego es utilizada en el proceso de toma de decisiones al cual nos referimos anteriormente.
Comencemos por analizar un hecho muy común entre todos: cuando un fabricante o mayorista despacha las mercancías o productos al cliente lo ejecuta expidiendo la Factura, la cual contiene como se conoce la descripción de las mismas, la cantidad, precios y demás elementos que complementan su formato.
Si lo analizamos desde el punto de vista del vendedor, es una factura de venta; desde el punto de vista del comprador es una factura de compra. La factura en este caso constituye la base para el registro de la operación de venta o de compra según sea el caso pues representa la prueba documental del traspaso de propiedad de los productos o mercancías.
Cuando el comprador recibe el envío ejecuta la recepción determinando las cantidades recibidas mediante conteo, medida o peso mientras que la factura va al departamento de contabilidad. Este proceso de ejecución de recepción sin contar en el área con el documento que ampara su compra es conocido como recepción a ciegas. Una vez recibido el informe de Recepción el área de Contabilidad procede a su cotejo lo cual permite establecer las correspondientes reclamaciones en caso de ser necesario, sobre esta base se elabora el cheque para el pago de la deuda, posteriormente y mediante asientos contables queda registrado el hecho ocurrido, son actualizados los saldos de las cuentas correspondientes en el mayor y se confeccionan los estados financieros sobre la base de los cuales finalmente se realizan análisis y se toman decisiones.
Hemos explicado con mayor amplitud este ejemplo conocido por nuestros cuadros y reservas para que se entienda con absoluta claridad la importancia potencial de una documentación base veraz y exacta.
Dando continuidad a cuestionamientos que enfaticen en nuestra aseveración pudiéramos preguntarnos: ¿Cómo conocer la existencia de cualquier producto en almacén si no existe la tarjeta de Estiba?, ¿Qué nivel de confianza podemos tener en ella si no se actualizan en cada movimiento?, ¿Cómo conocer la ubicación, custodia y permanencia de los Activos Fijos tangibles si no están respaldados por los documentos correspondientes?, ¿Cómo descontar o más bien pagar adecuadamente a los trabajadores si el registro de firmas no está debidamente cumplimentado, no se sitúan las ausencias u otros aspectos básicos de este proceso?, ¿Cómo saber cuánto dinero debe justificar un trabajador por concepto de anticipo si no se cumplimenta adecuadamente el documento que lo ampara?.
Estas situaciones hipotéticas inconcebibles ilustran la razón del uso de los documentos primarios y la extraordinaria importancia que reviste la veracidad y exactitud de los datos que ellos expresan para la constante toma de decisiones.
Los documentos primarios constituyen la base de cualquier sistema de control que se establezca en una entidad, con el objetivo de garantizar la seguridad y veracidad de la información contable y financiera.
Los modelos que se incluyen y conforman cada Subsistema de Control son de uso general para todas las entidades estatales del país, pudiendo utilizarse también por las empresas privadas, Unidades Básicas de Producción Cooperativa, Cooperativas de Producción Agropecuaria, Cooperativas de Créditos y Servicios, asociaciones y organizaciones que así lo decidan.
Los modelos establecidos sólo poseen datos de uso obligatorio, según se reguló por la Resolución No. 10-97 de fecha 28 de Febrero de 1997, del Ministerio de Finanzas y Precios, siendo responsabilidad de cada órgano u organismo diseñar su formato y garantizar su impresión y distribución a sus entidades subordinadas.
Los datos obligatorios del modelaje establecido en cada susbsistema deben cumplimentarse bien sea su procesamiento manual, mecanizado o automatizado.
Integrando los Subsistemas de Control se incluyen las medidas de control interno cuyo cumplimiento obligatorio coadyuvará a garantizar la custodia y correcta utilización de los bienes puestos por el Estado a disposición de las entidades para el desarrollo de sus actividades.
La implantación de las medidas de control interno y la realización sistemática de los controles y de la aplicación de divisiones para erradicar las deficiencias detectadas, deben ser tareas priorizadas de cada dirigente y de todos los trabajadores, que redundarán en un incremento de la eficiencia económica y en la calidad y el resultado positivo de las actividades desarrolladas por cada entidad.
Para establecer un eficaz sistema de control interno, previamente ha de tomarse en cuenta la organización de la entidad sobre la base de determinados principios, entre los cuales son fundamentales los siguientes:
- Adecuada división del trabajo, que garantice que los responsabilizados con la custodia de los medios y la elaboración de los documentos primarios no tengan autoridad para aprobar los mismos y que ambos no tengan la función o posibilidad de efectuar anotaciones en los registros contables; o sea, que en ningún caso una sola persona tenga el control íntegro de una operación.
Esto posibilita además, que la tarea ejecutada por un trabajador lleve implícita la comprobación de la realizada por otro con anterioridad.
- Garantizar que los procedimientos inherentes al control de las operaciones económicas, así como la elaboración y aprobación de los documentos pertinentes, permitan determinar en todos los casos, la responsabilidad primaria sobre todas las anotaciones y operaciones llevadas a cabo, partiendo de la concepción de que las normas y procedimientos estructurados sobre la base de una adecuada organización, prevean las funciones de cada área, o sea qué hay que hacer, así como las consecuentes responsabilidades de cada uno de los integrantes de la misma.
- La anotación oportuna de todas las operaciones contables debe garantizar que todo recurso o servicio recibido o entregado, sea registrado y a la vez sirva de evidencia documental que precise quién lo ejecutó, aprobó, registró y verificó.
Para que un Sistema de Contabilidad garantice un eficiente control interno, requiere estar conformado por:
- El Nomenclador de Cuentas, que precise las cuentas, subcuentas y análisis, tanto de uso general como específico que deben utilizarse por la entidad, de acuerdo a las actividades que desarrolla.
- Definición del contenido y uso de las cuentas, subcuentas y análisis, en especial de las de utilización específica, establecidas atendiendo a las peculiaridades de la entidad, así como de las aclaraciones que procedan en las de uso general.
- Integración y divulgación de los Principios Contables Generalmente Aceptados y de los Principios de Control Interno a cumplimentar por la entidad.
- Recopilación de las Normas y Procedimientos a aplicar, basados en las regulaciones emitidas por los organismos globales y ramales, así como los específicos de cada entidad, atendiendo a las particularidades de su actividad y a los requerimientos de su organización y dirección.
- Elaboración de un Sistema de Contabilidad de Costo consecuente con las normativas vigentes en esta materia ramales y nacionales, condicionado a las particularidades de las actividades que desarrolla la entidad y consecuente con la organización del proceso productivo o de prestación de servicios.
- Diseño del conjunto de modelos y documentos que se necesitan utilizar en la entidad, tanto de uso común que establezcan relaciones con terceros, como los que soporten las operaciones de carácter interno, así como los de uso específico, de acuerdo a las peculiaridades de las actividades que desarrollan, incluyendo sus correspondientes metodologías y previendo el adecuado archivo y conservación de los mismos, acorde a las regulaciones que en materia de prescripción se legislen al efecto.
- Establecimiento del Sistema Informativo Interno compatible con el Sistema Informativo General vigente para toda la economía, que garantice las necesidades de análisis a cada nivel.
- Definir los aspectos de carácter general a tomar en consideración en función de adaptar cada uno de los subsistemas que conforman los Subsistemas de Control Interno.
RESPONSABLES DEL CONTROL INTERNO
Todos los dirigentes y trabajadores de una empresa o unidad presupuestada vinculados a la custodia, conservación y utilización de recursos materiales, humanos y monetarios responden personalmente por las infracciones que cometan en el desarrollo de las actividades a ellos encomendadas.
La responsabilidad máxima recae en el director y los demás dirigentes de la entidad, ya que éstos tienen la obligatoriedad de garantizar el control y utilizar racionalmente los recursos entregados por el Estado extendiéndose dicha responsabilidad en particular a todos los trabajadores que custodian y elaboran con estos bienes.
El contador tiene que velar porque se implanten y cumplan todas las medidas de control establecidas y alertar a todos los integrantes del colectivo laboral sobre lo que significa no cumplir con lo que está regulado, pero como se ha planteado en otras ocasiones, no es el único responsable de que se asegure el control de los recursos.
Conclusiones:
- El documento primario es aquel donde se registran los fenómenos económicos ocurridos con expresión de sus características cualitativas y cuantitativas en el lugar donde suceden y en la fecha en que se originan
- Los documentos primarios constituyen la base sobre la cual se elabora la información contable.
- Los documentos primarios deben ser confeccionados sin tachaduras, borrones, enmiendas o cualquier marca que ponga en duda su veracidad y exactitud.
- Si el documento expresa la realidad objetiva del fenómeno, la información sobre el mismo será correcta, de suceder lo contrario, la información derivada de ellos será incorrecta y por ende las decisiones que se tomen sobre su base estarán distorsionadas debido al error cometido.
- La información de la entidad elaborada sobre la base de una documentación veraz y exacta ayuda a la toma de decisiones tanto de carácter interna como externa.
Bibliografía:
- Ministerio de Finanzas y Precios, Manual de Finanzas al Día: Subsistemas de Contabilidad.
- Banco Central de Cuba. Resolución 56/2000 Normas Bancarias para los Cobros y Capítulo III.
- Contabilidad “La base para las decisiones gerenciales” de Meigs and Meigs Capítulo I p. 3 y 7.
- J: Peña y R. Puente. Artículo: Los documentos primarios y el programa de Contabilidad en la formación económica de los cuadros” Boletín año 2000. Centro Información y Desarrollo para el Turismo. FORMATUR, Holguín.
