Concepto
Diseñar es un proceso estructural para llegar a un fin: Crear.
Crear es concebir; se trata de un proceso complejo compuesto de diversas etapas en las que se analiza, sugiere, desecha, retorna, corrige, afinan detalles, se prueba, y se decide.
La preparación de una forma según su objeto, tipo de información que contendrá, origen, método de llenado, procedimiento en el que se utilizará, número de copias, usuarios y resultados esperados.
Elementos funcionales:
Identificación: Logotipo de la organización, Título, Fecha, Número de hoja, Nombre de quien la elabora, revisa y/o autoriza, Clave de la forma.
Orden de los componentes:
Secuencia de datos, flujo del trabajo, cuerpo (datos principales), instrucciones al pie o en el dorso, o colocación de números entre paréntesis en cada espacio por llenar, se anexa el instructivo.
Lista de comprobación del diseño de la forma
Diseñar requiere principalmente consideraciones funcionales, estéticas y simbólicas. El proceso necesita numerosas fases como: observación, investigación, análisis, testado, ajustes, modelados (físicos o virtuales mediante programas de diseño informáticos en dos o tres dimensiones).
- La función de una forma
- Cuándo se empleará la forma
- Cuántas copias se usan en un solo ciclo para la transacción, transmisión y almacenamiento
- Quién llena la forma y quién la utiliza
- Cuántas unidades de la forma se requieren al año
Consideraciones funcionales y físicas
Para elaborar una forma debe partirse de la información recabada relativa a su objeto, fuente de información, necesidades que la originan, método de llenado, número de copias, procedimientos en que interviene y resultado que se espera obtener.
- Lograr el control de las operaciones.
- Facilitar el flujo, procesamiento y análisis de datos mediante:
- La organización de los datos.
- La minimización del tiempo de registro eliminando los datos constantes.
Consideraciones de tipo funcional:
Información básica, título, secuencia de datos, espacios para llenar a mano o a máquina, número de copias y clase de forma.
Consideraciones de tipo material:
Papel, medidas, tintas, numeración foliada, tipo de letra, carbones, vocabulario, márgenes, encuadernación, métodos de reproducción y aspectos de visualización.
Control y distribución de las formas
Clasificación de forma Procesos Funciones
Por unidad administrativa
Por denominación
Por características físicas
Formulación del catálogo de formas
Debe contener la clasificación, descripción de la forma, objetivo, modelo desplazado, modelo vigente autorizado, descripción del procedimiento y utilización de espacios destinados a la información variable y diagrama de flujo.
Control sobre la creación de formas
Principales elementos:
Correcta distribución de espacios, facilidad de llenado y contenido preciso de información básica.
Adecuada elección del tipo de impresión, calidad del papel y tipo de encuadernación.
Influencia que ejerce en los procedimientos existentes.
Impacto esperado en el caso de nuevos procedimientos.
Beneficios que reporta en cuanto al control de información.
Control sobre la reimpresión de formas
Comprende el estudio del diseño y la especificación de la forma para determinar correcciones con la oportunidad y celeridad necesarias, para no entorpecer o retrasar los procedimientos de trabajo.
Control de las formas en el almacén
Se debe considerar lo siguiente:
Formulación de un programa de abastecimiento.
Conocimiento de las necesidades de las unidades administrativas de la organización.
Comunicación efectiva con todas las unidades encargadas de administrar recursos y proveedores.
Existencia de un sistema de información que garantice congruencia y oportunidad en el control de las formas.
Pronta atención de las requisiciones de papelería.
Informes
En términos generales un informe es un trabajo cuyos resultados o cuyo producto es esperado por personas distintas a quien lo realiza, o bien el mismo es encargado por terceros (por ejemplo un profesor, o un jefe, o ejecutivo, etc.). En cualquier caso siempre es necesario preparar todo el material que permita escribir un informe. Lo esencial es dar cuenta de algo que sucedió, con una explicación que permita comprenderlo.
El informe es un documento escrito en prosa informativa (científica, técnica, o comercial) con el propósito de comunicar información a un nivel más alto en una organización. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor (reconocimientos, investigaciones, estudios, o trabajos).
Registros
Tarjeta para el control interno de formas
Registro de impresiones y reimpresiones que contiene las características más relevantes de las formas.
Formas actuales de archivos
El primer paso en el control eficaz de las formas consiste en reunir copias de todo documento impreso y de todo formato estándar que se despliegue en el equipo periférico de la computadora. Por lo regular se necesitan varias copias: una para el archivo numérico, otra para el archivo de títulos de formas y otro para un archivo de temas, departamentos o funciones en algunos casos se requiere además un archivo clasificado por medios. Estos archivos son de gran utilidad para estudiar las operaciones actuales. El archivo numérico se basa en el número de identificación que se asigna a cada forma. Ese número puede asignarse en secuencia según el orden en que lleguen las formas al control.
- De Línea: Datos fijos (letras) que van seguidos de una línea
- De Columnas: Columnas y renglones
- De Casillas: Encerrar un dato fijo dentro de un cuadro o rectángulo
- Combinado: Casillas y bloques
Conclusión
En este trabajo pudimos ver el diseño o rediseño de formas. Se comprenden los puntos centrales que deben ser tenidos en consideración al diseñar una forma. Con el análisis de formas se ha probado la necesidad de contar con datos específicos en cualquier área sea en sistemas contables y de información administrativa.
Se puede determinar que el análisis de formas abarca el diseño de formas y su control. Tiene cuatro objetivos:
Determinar la necesidad de información: Las formas en uso han de ser analizadas para precisar si son apropiados datos diferentes, un menor o mayor número de ellos. Los únicos datos referentes a la forma serán los que resulten absolutamente necesarios.
Preparar la información: El análisis de la preparación del material se propone encontrar el modo más fácil y económico de recabar datos. Para ello se requiere estudiar el sistema entero de operación e información. Los datos pueden obtenerse en el tiempo real a medida que se lleven a cabo las transacciones, o en ciertos casos, a partir de las formas preparadas con otros fines.
Presentar la información: Los datos se convierten en información cuando alguien se sirve de ellos para tomar decisiones o medidas. La información se presentará en una forma que sea fácil de entender y oportuna para el que toma las decisiones.
Almacenar los datos: Un estudio de los archivos y registros también es parte del análisis de formas. ¿Qué formas se conservan? ¿Cuánto tiempo ha sido conservada cada una? ¿Han sido transformadas en otros medios de comunicación, como “microfilm” o cintas de computadora, para guardarlas? ¿Cuál es la condición de los datos almacenados?
