Diagnóstico organizacional

El diagnóstico organizacional se define como la analítica de proporcionar a las organizaciones oportunidades de mejora, todo esto a través de un análisis profundo que permita conocer las debilidades y fortalezas de la empresa u organización.

El diagnóstico organizacional debe realizarse bajo las mejores condiciones y para que esto sea posible, son necesarios ciertos requisitos:

1. Antes de que inicie el procedimiento, es necesario que se cuente con la seguridad de que se quiere un cambio. El cliente debe estar completamente comprometido y ser una fuerza de apoyo para respaldar los resultados del diagnóstico.
2. El cliente interesado, debe brindar al consultor las facilidades para tener acceso a la información necesaria.
3. El consultor que lleve a cabo la recaudación de la información, debe manejarla de forma confidencial, de tal manera que al entregar los resultados no se den a conocer la fuente del cual fue obtenida.
4. El consultor deberá establecer los puntos de mejora a través de una retroalimentación.
5. Realizar los acuerdos entre cliente y consultor.

El proceso del diagnóstico organizacional consta de tres etapas:

• Recolección de la información

En esta primera etapa se debe considerar la búsqueda de herramientas, información y procedimientos a utilizar; los métodos para la recolección de la información, tales como cuestionarios, entrevistas y los aquellos utilizados mediante la observación. La frecuencia y la facilidad con la que se pueda obtener la información dependerán en gran medida de la estabilidad del sistema.

• Organización de la información.

En esta segunda etapa, el diseño de los procedimientos para procesar la información, el almacenamiento adecuado de los datos y la organización de la información, permite tanto al consultor como al cliente el acceso fácil y rápido.

• Análisis e interpretación de la información.

En esta última se pretende analizar y examinar cada parte de la información recolectada, con el propósito de dar respuesta a las preguntas planteadas al inicio de la investigación.

El diagnostico organizacional se divide en dos tipos de diagnóstico; cultural y funcional, cada uno consta de objetivos, métodos y técnicas que se complementan entre sí, aludiendo a método y técnicas con las cuales se complementa para poder lograr sus objetivos.

Diagnóstico funcional

El diagnóstico funcional recibe su nombre debido a una perspectiva funcionalista, examina principalmente las estructuras formales e informales de la comunicación, las prácticas de la comunicación que tienen que ver con la producción, la satisfacción del personal, el mantenimiento de la organización, y la innovación.

Usa un proceso de diagnóstico en el cual el consultor, asume la responsabilidad casi total del diseño y la conducción del mismo (objetivos, métodos y la interpretación de los resultados).

En este tipo de diagnóstico, los métodos de recolección de información más usados son la entrevista, el cuestionario, el análisis de las redes de comunicación, la entrevista grupal, el análisis de experiencias críticas de comunicación, y el análisis de la difusión de mensajes.

• Esta técnica se complementa con el cuestionario y permite recoger información que puede ser investigada hasta en sus mínimos detalles en una conversación personal con los miembros de una organización.
• Permite recoger mayor cantidad de información de mayor cantidad de gente y de una manera más rápida y más económica que otros métodos; y facilita el análisis estadístico.
• Análisis de transmisión de mensajes. Consiste en un cuestionario especializado que descubre el proceso de difusión de un mensaje en la organización, desde su punto de origen hasta que logra alcanzar a los diferentes miembros de la misma. Este método revela el tiempo que toma la difusión de un mensaje, su proceso comunicativo, quienes bloquean la comunicación, las redes de comunicación informal y la manera como se procesa la información.
• El análisis de experiencias críticas de comunicación. Sirve para conocer las experiencias positivas y negativas que existen dentro de la organización y la efectividad o inefectividad de las mismas.
• Análisis de redes de comunicación. Analiza la estructura de comunicación de una organización y su efectividad. Se evalúa quien se comunica con quién, que grupos existen en la organización, qué miembros actúan como puente entre los grupos, los bloqueos que sufre la información, el contenido de la comunicación y la cantidad de información difundida.
• La entrevista grupal. Esta técnica selecciona un cierto número de miembros representativos de la organización para ser entrevistados como grupo. La entrevista se suele centrar en aspectos críticos de la comunicación organizacional.

Objetivos del Diagnóstico Funcional

• Evaluar la estructura interna formal e informal del sistema de comunicación y los diferentes canales de comunicación.
• Evaluar los sistemas y procesos de comunicación a nivel interpersonal, grupal, departamental, e interdepartamental.
• Evaluar los sistemas y procesos de la comunicación externa de la organización, entidades públicas y privadas con las cuales existe interdependencia.
• Evaluar el papel, la eficiencia y la necesidad de la tecnología de la comunicación Organizacional.

Diagnóstico cultural

El diagnóstico cultural es una sucesión de acciones cuya finalidad es descubrir los valores y principios básicos de una organización, el grado en que éstos son conocidos y compartidos por sus miembros y la congruencia que guardan con el comportamiento organizacional.

Los objetivos desde esta perspectiva son:

• Evaluar el papel de la comunicación en la creación, mantenimiento y desarrollo de la cultura de una organización.
• Evaluar el contenido de las producciones comunicacionales y el significado que tiene para sus miembros, tales como conversaciones, ritos, mitos, filosofía y valores.
• Entender la vida organizacional y el papel de la comunicación desde la perspectiva de los miembros de la organización.

Los valores y principios básicos de una organización pueden determinarse a través de los campos en que se manifiestan, por lo que mientras más manifestaciones culturales se analicen, más rico y acertado resultará el diagnóstico.

Las manifestaciones conceptuales y simbólicas están constituidas por las siguientes categorías y elementos:

• Espirituales: Ideología / filosofía, símbolos, mitos e historia.
• Conductuales: Lenguaje, comportamiento no verbal, rituales y formas de interacción.
• Estructurales: Políticas y procedimientos, normas, sistemas de status internos, estructura del poder.
• Materiales: Tecnología, instalaciones, mobiliario y equipo.

El proceso del diagnóstico cultural se apoya en ciertas herramientas. En cuanto a su aplicación, básicamente podemos hablar de dos enfoques: el cualitativo y el cuantitativo.

Con el primero se busca la medición precisa de ciertas variables establecidas de antemano y su posterior comparación, el segundo depende más de la agudeza de la percepción del investigador al analizar los datos.

Técnicas cualitativas aplicables:

1. Observación. Para llevarla a cabo, el investigador puede optar por convertirse en un miembro más del grupo (observación participante), o bien puede observarlos desde fuera (observación no participante u ordinaria). El investigador debe ganarse, en cualquier caso, la confianza de las personas que va a estudiar, lograr su aceptación y evitar en lo posible que s presencia interfiera o perturbe de algún modo las actividades cotidianas del grupo.
2. Entrevistas individuales. Es muy importante que en las entrevistas se logre lo que se conoce con el nombre de «simpatía». Esta implica el establecimiento de un clima de confianza mutua, comprensión y afinidad emocional entre el entrevistador y el entrevistado.
3. Análisis de documentos. El investigador reunirá una colección de documentos diversos que necesitan ser interpretados a fin de extraer la información que contienen sobre la historia y características de la organización, y que lo llevarán a inferir algunos aspectos importantes de la cultura de la misma.
4. Discusión en grupos pequeños. Sesiones de grupo con una discusión dirigida.
5. Dramatización. Proporciona datos sobre la percepción que la gente tiene de ciertos papeles, relaciones y situaciones de trabajo.
6. Técnicas proyectivas. Consiste en presentar a un sujeto un material poco estructurado, con instrucciones vagas y pidiéndole que lo organice a su manera, cosas que no puede hacer sin proyectar la estructura de su propia personalidad.

Técnicas cuantitativas aplicables:

1. a) La información recogida por medio de esta técnica puede emplearse para un análisis cuantitativo con el fin de identificar y conocer la magnitud de los problemas que se suponen o se conocen en forma parcial o imprecisa. El método que puede utilizarse para levantar la encuesta es el cuestionario.

Dentro de la de aplicación de un diagnóstico organizacional es conveniente tener presente que todo proceso tiene ventajas y desventajas, dependiendo de lo que se quiere lograr.

Ventajas: 

• Se despierta un espíritu de grupo.
• Es participativo.
• La gente se siente comprometida con las soluciones.
• Da una estructura lógica a la problemática.
• Es la manera más eficiente y eficaz para manejar los recursos, cumplir y encontrar los problemas.
• Permite conocer los procesos operativos por donde hay que comenzar a trabajar con urgencia y conseguir una mejora inmediata.
• Proporciona datos para estructurar una planeación temporal, hasta que se fijen los nuevos objetivos de la organización y se implementen cambios en los sistemas y procesos de la organización.
• Como metodología, es muy clara y contiene elementos que pueden ser combinados con otras técnicas para crear enfoques particulares más eficientes.

 Desventajas:  

• El modelo normativo nunca es especificado y puede ser diferente para diversas personas.
• No todos los grupos sociales están listos para este tipo de interacciones.
• El definir problemas despierta expectativas de solución.
• Puede provocar conflictos interpersonales.
• Puede ser sesgado.

Las herramientas que se utilizan en la aplicación del diagnóstico organizacional, se fundamentan en la participación del capital social de la empresa y pueden ser de dos tipos, cuantitativas y cualitativas. En términos metodológicos las herramientas y técnicas facilitan y mejoran la posibilidad de recopilar y organizar la información de manera eficiente. Para ello se pondrán en práctica las técnicas participativas, las más usadas son la entrevista, el cuestionario, el análisis de la comunicación, el análisis de FODA, la recopilación documental y bibliográfica, la observación, entre otras.

Técnicas cualitativas:

Son técnicas que se basan en la descripción de eventos, es decir, se utilizan palabras para narrar los hechos que rodean el desarrollo de un fenómeno o evento de interés. Entre estas se destacan las siguientes:

Técnicas proyectivas Se basa en suministrarle a una persona un material con instrucciones vagas y solicitándole que lo organice a su manera, lo cual permite que refleje su personalidad

FODA                    Es una de las técnicas más utilizadas para la preparación de las estrategias

Técnicas cuantitativas:

Las herramientas cuantitativas como apoyo para la toma de decisiones tienen ventajas, como son, poder dividir problemas complejos en fragmentos menores que pueden ser diagnosticados fácilmente. Sin embargo, no es una fuente de decisiones y respuestas automáticas para todos los problemas que los gerentes enfrentan.