Desafíos de implementar un ERP

Introducción

Cuando la mayoría de las personas se imaginan los sistemas de tecnologías de Información, estas probablemente se les viene a la mente personas una visión de cuartos de aires acondicionados llenos de computadoras.

Y cuando se habla de ERP el término por sí solo no nos dice nada de lo que realmente el software hace. Así pues, ERP es un software que integra la información usada por una organización de muchas diferentes funciones y departamentos dentro de un sistema de computación.

ERP, lejos de ser un concepto interesante, es un requerimiento básico para toda empresa, hoy en día. Cada vez más, el mercado se hace más grande, las fronteras se eliminan, las barreras comerciales desaparecen, y las empresas se ven forzadas a incrementar su portafolio de servicios y productos, o especializarse en uno de ellos. Por otro lado, necesitan el apoyo tecnológico para poder administrar eficientemente sus bases de datos; en otras palabras, contar con sistemas de información capaces de identificar exactamente la situación actual y futura de sus negocios. Esto se logra por medio de ERPs.

Con el crecimiento de la tecnología de Internet, estas empresas se enfrentan a mercados electrónicos, los cuales harán posible sus transacciones comerciales. Obtener sistemas CRM, conectados a sus respectivos ERPs, será el fututo de todas las empresas. Quienes no lo tengan, deben estarlo haciendo; quienes lo tengan, experimentarán el liderazgo; y quienes no lo hagan, terminarán saliendo del mercado.

ERP es una palabra de moda, hoy en día. Y la verdad es que existen muchas empresas que no tienen un verdadero concepto de lo que significa. Hay bastante directivo desorientado, buscando soluciones a sus requerimientos de información, en el lugar equivocado. O posiblemente han encontrado el ERP adecuado, pero no están siendo asesorados de la manera correcta.

Pero, ¿qué es lo que está pasando entonces? La empresa intermedia, atraviesa serios problemas al momento de implantar un ERP. La mayor parte de las veces, fracasan los proyectos porque se vuelven demasiado largos y cansados y la compañía debe moverse según las tendencias del mercado, y aún están implantando un proceso obsoleto.

Hoy en día, las soluciones se ofrecen para levantar por completo una implantación de ERP en poco tiempo, y con pocos recursos. Hacerlo es cuestión de orden, visión, entrega al proyecto, calidad de ERP, calidad de consultores, confianza en la empresa y sus usuarios y la necesidad de un cambio cultural en la empresa.

Los principales retos son:

Es evidente que la mayoría de las empresas, tienen problemas en la implementación de una solución de este tipo. En cuanto a lo económico, muchas empresas no encuentran la formula exacta para poder soportar un gasto de esta magnitud, y las que pueden, tienen que enfrentarse al aspecto intercultural de la empresa. Si se desea implementar aplicaciones ERPs de primer nivel, el costo de solo unas 4 soluciones, oscilaría arriba del millón de pesos, y este mismo número de aplicaciones, estaría en el margen de los 800 mil pesos con proveedores de otros niveles. Por lo que algunas empresas, han tenido que buscar otras opciones.

Para aquellas empresas de bajos recursos, ya están surgiendo soluciones más factibles y justificables, como lo son los PSA (Proveedores de Servicios de Aplicaciones), con los cuales, no es necesario comprar la aplicación y toda la infraestructura que esta implica, en cambio, se renta o alquila las aplicaciones necesarias para la integración de la empresa. A pesar de esto, la principal dificultad a la cual se tendría que enfrentar la alta dirección de una empresa, es a la cultura de la empresa.

Dentro de cualquier organización, es difícil romper con las “practicas”, actitudes, y maneras de hacer las cosas. En especial cuando la empresa no es muy flexible, y no se puede adaptar a los cambios de una manera rápida. Lo cual, puede hacer que la fase de implementación de la solución sea más larga y por lo tanto más costosa, debido a la cantidad de capacitación del personal y a la resistencia al cambio.

Uno de los principales problemas, es que al momento de la implementación, van surgiendo defectos graves en los procesos de la empresa, además, habrá personal, que por seguridad de la información, o por puro egoísmo, o miedo a revelar datos que los hace sentir que son importantes como parte de la empresa, se negaran a compartirlos o lo harán de una manera parcial. De hecho Derek Slater lo dijo de una mejor manera en su artículo “What is ERP?” del año 1999:

“La promesa de sus ventajas es siempre, en la instalación de un ERP, enorme. Pero también lo son los gastos que conlleva en términos de dinero, esfuerzo y tiempo. Implementar este tipo de software en una compañía, de forma habitual, hace necesario el cambio de procesos de negocio en su formato actual. Por ello la resistencia al cambio en los empleados de la compañía se puede convertir fácilmente en una espina clavada en su costado, y hacer que sus ejecutivos tengan que afinar al máximo sus capacidades de gestión del cambio. Con una planificación cuidadosa y mucho engrase de todos sus cojinetes, sin embargo, un ERP puede funcionar muy bien y hacer que una empresa se gestione mucho mejor.” (Traducción por Baquia.com, 2003).

Todo apunta a que el principal obstáculo no se encuentra en el propio software, ya que todos los componentes que lo integran, ya formaban parte de la gestión de procesos tradicional de la empresa, por lo que es la resistencia de los empleados, en lo que se debe enfocar los administradores.

Ahora que se identifico el problema, ¿cómo se puede solucionar?

Lo primero que debe de hacer la empresa, es contar con Administradores de proyecto o lideres encargados de la fase de implementación, que sean personal interno de la misma empresa, y no esperar a que los encargados de la proveedora del ERP se encargue de todo. A su vez estos líderes, junto con los altos directivos, son los primeros que deben de estar totalmente implicados en esta fase. Ahora estos deben de encargarse que exista comunicación interna de cada uno de los movimientos que se vayan generando durante este proceso, para que los empleados sean participes de cada una de las etapas y se sientan, una pieza fundamental en el triunfo de la misma, y con esto, sentirán que están realizando una labor que les da sentido a sus vidas, a sus capacidades, y que llena sus expectativas de desarrollo individual. Alcanzando con esto, una coherencia entre los valores explícitos y las practicas reales.

En pocas palabras se debe generar y alcanzar un Desarrollo Organizacional, con el cual, la empresa podrá desarrollarse, madurar, evolucionar y/o adaptarse a los cambios. Bennis (1.972) define este concepto como: “una respuesta al cambio, una estrategia educativa compleja cuya finalidad es cambiar las creencias, actitudes, valores y estructuras de las organizaciones de tal forma que estas puedan adaptarse mejor a las nuevas tecnologías, mercados y retos así como al ritmo vertiginoso del cambio mismo”.

Esto no quiere decir que un cambio cultural se puede realizar con un par de cursos o que existe una receta mágica que lo logrará. En este artículo, se dan las bases para abrirse camino en esta tarea, pero esta requiere una planeación específica y completa.

José Mª Garalla plantea los siguientes puntos para dirigirse hacia una nueva cultura organizacional, y que pueden ser de utilidad a los directivos en esta tarea:

  • Apoyemos la diferenciación. A veces los equipos funcionan en base a la uniformidad. Hay que fomentar la expresión individual. Cooperación y competitividad.
  • Visión global e integral. Debemos conjugar el éxito de la organización y el éxito de las personas dentro de ella. Cada uno debe ser consciente de su contribución al total.
  • Disposición a aceptar responsabilidades.
  • Capacidad de asumir riesgos.
  • Capacidad de autocrítica y escucha a los demás.
  • Gestionemos los conflictos, no los ocultemos.
  • Aprendamos a desaprender para aprender.
  • Cuidemos al cliente para que nos compre el producto.
  • Consigamos la vinculación por medio del contrato psicológico.
  • Seamos animales curiosos. Busquemos nuevas iniciativas, formas de actuación.
  • Divirtámonos en el trabajo.

Conclusiones

Los desafíos que supone implementar una tecnología a todo lo ancho de la empresa: conversión de datos, tentación de tomar atajos, falta de recursos, temor al cambio, y planificación de nuevos procesos de negocios, entre otros son factores obstaculizan la implementación de un ERP.

Los recursos que demanda la modernización de la tecnología consumen, por un tiempo, todos los esfuerzos de una organización.

A medida que avanza la tecnología y la globalización, generando con esto una necesidad enorme de manipular grandes volúmenes de información; se crea un fuerte deseo, por parte de las empresas, de poseer sistemas de información robustos, capaces de satisfacer todos los requerimientos para operar en un mercado altamente exigente.

  • Los sistemas ERP iniciaron su ascenso, luego del problema de año dos mil, aprovechando la ventana de oportunidad creada, motivo de la necesidad de muchas empresas de redefinir sus aplicaciones.
  • Hoy en día, los ERP son sistemas de información centrales, que se conectan con diferentes aplicaciones específicas de la compañía, como el CRM, SCM, MRP, MRP-II, DW, entre los más comunes de la región.
  • El mercado estimado de Latinoamérica para desarrollar el comercio electrónico es impresionante. Tanto así, que las potencias mundiales tienen sus expectativas creadas y han destinado miles de dólares en inversión para aprovechar dicho mercado.
  • La transición mundial hacia el comercio electrónico, ha afectado drásticamente las compañías de software, pues éstas han tenido que acomodarse a las exigencias de los mercados actuales. Esta es una de las razones por las cuales, varios proveedores de ERP, se han aliado, buscando unir sinergias y maximizar beneficios de sus productos.
  • La integración de un ERP con otras aplicaciones es una fase crítica en la implantación del sistema de gestión empresarial.

Por lo tanto la naturaleza unificada de un sistema de un ERP puede dejar beneficios significativos, incluyendo menores errores, eficiencia y mayor velocidad de improvisación, y un acceso más completo a la información. Con mejor acceso a la información, los empleados y directores pueden tener una mejor comprensión de lo que pasa en la empresa de esta forma ellos hacen mejores decisiones del negocio.

De esta forma se puede ver que los ERPs, será el fututo de todas las empresas. Quienes no lo tengan, deben estarlo haciendo; quienes lo tengan, experimentarán el liderazgo; y quienes no lo hagan, terminarán saliendo del mercado.

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Mozqueda Lafarga Javier. (2003, junio 14). Desafíos de implementar un ERP. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/desafios-implementar-erp/
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Mozqueda Lafarga, Javier. "Desafíos de implementar un ERP". GestioPolis. junio 14, 2003. Consultado el 16 de Julio de 2018. https://www.gestiopolis.com/desafios-implementar-erp/.
Mozqueda Lafarga, Javier. Desafíos de implementar un ERP [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/desafios-implementar-erp/> [Citado el 16 de Julio de 2018].
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