1. Introducción
Para las organizaciones en muchas ocasiones es necesario establecer una infraestructura de procesamiento de información, que cuente con los elementos requeridos para proveer información adecuada, exacta y oportuna en la toma de decisiones y para proporcionar un mejor servicio a los clientes.
El modelo Cliente/Servidor reúne las características necesarias para proveer esta infraestructura, independientemente del tamaño y complejidad de las operaciones de las organizaciones públicas o privadas y, consecuentemente desempeña un papel importante en el proceso de evolución de las organizaciones.
IBM define al modelo Cliente/Servidor como la tecnología que proporciona al usuario final el acceso transparente a las aplicaciones, datos, servicios de cómputo o cualquier otro recurso del grupo de trabajo y/o, a través de la organización, en múltiples plataformas. El modelo soporta un medio ambiente distribuido en el cual los requerimientos de servicio hechos por estaciones de trabajo inteligentes o «clientes’’, resultan en un trabajo realizado por otros computadores llamados servidores».
Los sistemas Cliente/Servidor se pueden ver de la siguiente manera, os clientes piden que una tarea sea realizada; El servidor realiza dicha tarea y regresa la información al cliente a través de la red. Cada componente dentro de estos sistemas se encarga de realizar su tarea exclusivamente.
Los cambios tecnológicos que se han venido dando son tan acelerados que las aplicaciones que las empresas pudieran tener, se están quedando obsoletas. Con este ambiente tan cambiante las organizaciones se deben ir adaptando a los nuevos retos e inclusive adelantarse y ellas mismas crear este cambio para no dejar escapar sus oportunidades de negocios.
La flexibilidad para maniobrar se puede expresar en términos de alcance y rango, lo cual en el caso del alcance es visualizar a quien puede llegar la información a través del uso de sistemas y en el rango se define la información de la organización que puede estar disponible.
Estos cambios que mencionaba anteriormente, han provocado que el uso de tecnología avanzada sea más común, por la reducción en los costos del equipo de cómputo, no así en los sistemas Cliente/Servidor.
2. Aproximaciones tradicionales de costos Cliente/Servidor
Estos sistemas tradicionales para obtener el costo de un sistema Cliente/Servidor están basados en las funciones de todo el sistema, de tal manera que no se obtiene un costo real de las distintas actividades que se dan lugar en un sistema Cliente/Servidor, de tal manera que esta aproximación agrupa las distintas actividades en funciones y a estas se les asigna este costo, por lo tanto en la mayoría de las ocasiones estas funciones resultaban ser demasiado costosas para las organizaciones y no alcanzaban a ver el detalle de estos costos.
Normalmente se manejan 2 razones principales por las cuales las aproximaciones tradicionales a los costos no facilitan la adecuada cotización o costo de estos sistemas.
• Alojan los costos por función en lugar de hacerlo por las actividades que lo generan.
• Los costos en los que se incurren durante la planeación, diseño y prototipos que se deben realizar simplemente son muy caros, lo que no permite ver el detalle de estos costos para la organización.
Dentro de esta aproximación tradicional al costo de los sistemas Cliente/Servidor existen costos ocultos de tecnología y algunos otros que no son de tecnología que presentaré a continuación.
Costos ocultos de tecnología:
Las habilidades que los empleados de una organización tengan en base a un sistema diferente a uno que sea Cliente/Servidor, requerirá que el personal se capacite para realizar sus nuevas funciones con este nuevo sistema, lo cual influye un costo alto para la organización, de la misma manera si se requiere de nuevo personal que tenga las habilidades para manejar este tipo de sistemas.
Costos ocultos no relacionados con la tecnología:
Costos de la planeación de los sistemas, esto incluye costos relacionados con la administración de sistemas cada vez más complejos, así como las adecuaciones necesarias para las nuevas necesidades de la organización.
Costos de pérdida de productividad, esto incluye el tiempo que le toma al personal para asistir a las sesiones de entrenamiento en el nuevo sistema, que le quitará horas de trabajo.
Costos de nuevas demandas de desarrollo, esto es el tiempo que los programadores ocuparán para desarrollar sistemas más complejos.
Costos de mantenimiento al sistema, esto implica buscar actualizaciones sobre el sistema y los efectos de esta nueva versión.
Costos basados en Actividades
La organización «Computer Aided Manufacturing – International (CAM-I)» define esta técnica como una colección de información del funcionamiento operativo y financiero, trazando las actividades más significativas de la organización para los costos de los productos.
Las premisas en las que se basa esta técnica es que el objetivo de una organización es crear ciertas salidas, estas salidas tienen ciertas características que causan ciertas actividades y estas actividades cuestan dinero. Esta técnica ha sido muy utilizada por dos razones, la primera es que la medición de los costos de los productos y servicios es más adecuada y segundo que esta técnica ayuda a identificar y controlar los costos.
Pasos para desarrollar un sistema de costos basados en actividades.
1. Conducir un análisis de actividades.
En esta actividad se describen las tareas, el tiempo asignado a cada tarea y las salidas que los procesos deben entregar.
2. Ligar los costos a las actividades.
Esta actividad incluye todos los factores de producción utilizados para realizar una actividad.
3. Identificar los conductores del costo.
Esta actividad identifica la demanda que cada actividad realiza en el costo total del proyecto. Cooper y Kaplan hacen una diferencia en estos conductores del costo que son:
o Relacionado a la unidad: Dicen que se puede relacionar un costo a cada actividad a partir de una relación causa-efecto.
o Relacionado a lotes: Dicen que los costos comunes a diferentes actividades son difíciles de identificar
o Relacionado a la facilidad: El costo de una actividad que es difícil de identificar es alojado en otra actividad de manera arbitraria.
3. Atribución del costo.
En esta actividad se desarrolla un costo por cada unidad de cada actividad como por ejemplo el costo de un empleado por hora.
Aplicando el costo basado en actividades a un sistema Cliente/Servidor
Identificar las actividades en el ciclo de vida de un sistema Cliente/Servidor
Primero se deben identificar las actividades más importantes que se realizan a lo largo del ciclo de vida. Estas actividades pueden ser vistas en el ambiente de desarrollo de los sistemas. Los principales son:
• Definición de la solución: Identificación del problema y la determinación del problema (Esto se realiza por medio de entrevistas). Para realizar esta definición de una forma correcta se requieren los siguientes pasos:
o Documentar el sistema existente.
o Determinar las necesidades de los usuarios
o Definir los requerimientos de una manera funcional
o Determinar si existe una tecnología que le permita a la empresa cubrir sus necesidades
• Desarrollo de la solución: Desarrollo de prototipos detallados de los nuevos flujos y procesos requeridos.
• Implementación de la solución: Entrenamiento a los usuarios, validación de los datos e implementar los procesos y flujos cambiados.
• Mejora continua: Extender y refinar la funcionalidad de la aplicación para que el usuario se sienta mejor utilizando el sistema.
Conducir un análisis de Actividades.
La idea principal de este segundo paso en el costo basado en actividades es identificar las actividades primarias que se deben realizar para el sistema Cliente/Servidor, lo cual proveerá de un mejor entendimiento de cómo son generados los costos de producir el sistema Cliente/Servidor.
Ligar los costos a las actividades.
Entendiendo la naturaleza de las actividades que son realizadas para el sistema Cliente/Servidor resultarán en una mejor comprensión de los costos que genera cada tarea para la realización del sistema.
Identificar los conductores del costo.
Una vez que se han establecido los costos de las actividades, los conductores de estos costos deben ser identificados, la actividad que cada tarea representa en cada uno de los elementos de la organización debe ser identificado y este representa un costo en la realización del sistema.
Atribución de los costos.
Se deben asignar costos a cada una de las actividades que hayan sido determinadas para la realización del sistema.
Ajustes del nivel de complejidad.
Los costos que se han descrito con anterioridad pueden no dar toda la información relativa a su costo real, ya que cada una de las actividades tienen un nivel de complejidad distinto, de tal manera que una actividad que sea más compleja debe tener un costo mayor asignado a una actividad con un grado de complejidad menor.
Monitoreo de funcionamiento.
Esta etapa permitirá identificar las áreas con un costo desproporcionado, las razones de este costo excesivo, y fincar responsabilidades. El análisis de todas las variaciones en los costos de cada actividad puede ser más costosa y tardada y podría no llevar a ninguna conclusión, por lo que no se recomienda realizar este tipo de análisis tan a detalle.
4. Conclusión.
Los costos basados en actividades es una herramienta muy útil que nos sirve para identificar y asignar costos a cada una de las tareas que se realizan en un proyecto, este acercamiento a los costos nos permitirá tener un mayor control sobre los gastos que se realizan para el logro de un proyecto de tal manera que podamos identificar más fácilmente aquellas actividades que llevan una carga importante del costo total del proyecto y verificar la validez de esta información.
