Contabilidad y movilidad con tecnología inalámbrica

Los avances tecnológicos han revolucionado el mundo de los negocios. La tecnología inalámbrica ha generado nuevas oportunidades para las empresas, las cuales tienen que estar al día en el ámbito tecnológico para brindar a los profesionales que laboran para estas las herramientas que les permitan ser más eficientes en el desempeño de sus actividades incrementando la productividad de estos.

Los dispositivos móviles son una herramienta muy poderosa que permite a los profesionales la interacción con la organización desde prácticamente cualquier lugar, así como permiten a la organización ser más competitiva, mediante estos se logra disponer de la información contable la cual es de suma relevancia a la hora de tomar decisiones. Gracias a la tecnología inalámbrica y a los dispositivos móviles se logra una integración del profesional con la organización en todo momento, con lo cual se maximiza la eficiencia, aumenta la productividad y se crea valor para la entidad.

Palabras clave: Tecnología inalámbrica, movilidad, contabilidad, eficiencia, productividad, dispositivos móviles.

INTRODUCCIÓN

Guajardo (2004) comenta que el objetivo de la contabilidad financiera es generar información útil y oportuna para la toma de decisiones. Para que la información pueda adquirir esta particularidad al tomar decisiones en un lugar ajeno a la oficina debe de estar disponible esto se puede lograr a través de las herramientas tecnológicas inalámbricas, PDA, teléfonos inteligentes, laptops entre otros instrumentos.

En el mundo actual la competitividad que existe lleva a los profesionales a utilizar cada día de mayor manera las herramientas que les brinden la mayor ventaja posible en su desempeño,  contar con la información contable en cualquier lugar es básico para la toma de decisiones, así como lo es para realizar cualquier otra labor en la que necesiten la información con que cuentan en su organización. La toma de decisiones es de suma importancia en las empresas, para poder tomar decisiones acertadas es necesario tener información contable actualizada  en todos los lugares en los que el profesional pueda verse inmerso en la situación de tomar una decisión.

Las herramientas tecnológicas inalámbricas brindan grandes ventajas pues a través de ellas se puede tener acceso a la información, así como también son de gran utilidad para maximizar la eficiencia del tiempo, un recurso muy limitado. Gracias a estas, la productividad de un ejecutivo se ve aumentada y es más competitivo en este mundo globalizado.

METODOLOGÍA 

Las fuentes bibliográficas que se consultaron para elaborar este artículo fueron las siguientes bases de datos digitales de la biblioteca digital del Tecnológico de Monterrey: ACM Digital Library, EBSCO, Gartner Intraweb, IEEE Xplore, InfoLATINA y Proquest, así como libros de contabilidad de la biblioteca de la Escuela de Graduados de Administración y Dirección de Empresas del Tecnológico de Monterrey.

CAPÍTULO 1 “Relevancia de la información contable en un sistema de comunicación inalámbrico”

Eriksén  (2002) nos habla de la importancia de la contabilidad y el porque debe de ser la base central para entender como la gente organiza sus acciones diarias y sus interacciones. Es en base a esto que se hace la relación de la importancia de la información contable como pieza clave en los sistemas de comunicación inalámbricos con que pueden contarse en una empresa. La contabilidad es de gran importancia puesto que todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control y con ello poder aprovechar al máximo sus recursos y medir su desempeño.

Manejar la información contable es muy delicado, esto por la naturaleza de la misma. Desafortunadamente el manejo de esta información fuera de la empresa se puede prestar para malos manejos, Yumerefendi y Chase (2004) promueven la contabilidad como la parte integral de un diseño central de sistemas de información y definen tres propiedades para estos sistemas:

1. Seguridad
2. Privacidad
3. Integridad

Al ser integradas estas propiedades a los sistemas de información se crea una mayor confianza para la organización sobre el uso de su información, con ello se avanza en el intento de integrar la empresa con los profesionales que tienen que desempeñarse por una u otra razón fuera de esta.

Es necesario contar con la información contable en cualquier situación en la que el profesional pueda verse inmerso en la toma de decisiones y que mejor que poderlo hacer en tiempo real, usando la información actualizada del negocio. Es importante tener la información en tiempo real y en base a esto poder determinar la situación de la empresa y en con este respaldo poder llevar acabo la toma de decisiones.

CAPÍTULO 2 “Aumentar la Productividad”

Existen momentos en los cuales los profesionales no pueden aprovechar el tiempo por cuestiones propias de las actividades que realizan, para estas ocasiones es necesario que los ejecutivos de las empresas aumenten su productividad, esto es posible lograrlo por medio de la eficiencia, es factible llegar a esta aprovechando al máximo el tiempo muerto como sería el traslado del un lugar a otro, la espera de un avión, el tiempo previo a una reunión, por mencionar algunos. Debe ser posible ser productivo y hacer rendir al máximo el tiempo que es ya de por sí escaso y que puede ser aprovechado para desarrollar otras tareas. El ser humano posee por naturaleza una memoria limitada, no es posible para este almacenar grandes cantidades de información comparado a lo que puede hacer mediante el uso de herramientas tecnológicas que magnifiquen sus capacidades.

Ramírez (2007) comenta que la movilidad es la clave para poder maximizar la eficiencia de los profesionales, ya que mediante esta pueden estar en contacto en todo momento con las organizaciones y con ello tener la información más actualizada posible para poder desempeñar sus labores de una manera más satisfactoria. El poder contar con la información en cualquier lugar produce un sentimiento de empowerment en el profesional, esto porque puede estar en contacto con la organización, proveedores y clientes entre otros interesados en las actividades que realiza el profesional. Así como monitorear el estado de la organización en todo momento y con ello anticiparse a hechos en los que se requerirá su intervención cuando apenas se están dando las condiciones para ello.

[Fuente: Ramírez, 2007]

Parés (2007) menciona que la tecnología solo puede ayudar marginalmente al éxito de la empresa, es la estrategia de la empresa la que define el rumbo que llevará esta, la tecnología únicamente es una vía para el desarrollo de la misma. Aumentar la eficiencia es clave para aumentar la productividad, el esfuerzo por aumentarla elevará las posibilidades de éxito de la empresa pero no lo garantiza.

Figura 1. Balance de los dispositivos móviles en una empresa. [Fuente: Gartner 2006]

Sobre la estrategia de tecnología inalámbrica de la empresa  Wallin (2007) menciona que al plantear el desarrollo de la estrategia móvil se tiene que tomar en cuenta la eficiencia en los costos, la predictibilidad y la consistencia para lograr un correcto balance en la estrategia móvil de la empresa.

CAPÍTULO 3 “Nuevas necesidades y nueva tecnología”

Wallin (2007) nos indica que en mundo actual estamos inmersos en el cambio, dentro de este se han presentado nuevas formas de hacer negocios y con ello nuevas alternativas que tienen que proporcionar los profesionales para estar al día. La tecnología es la respuesta a gran parte de las nuevas necesidades en este mundo globalizado, los profesionales necesitan de las herramientas tecnológicas más avanzadas de acuerdo a sus necesidades y labores para poder competir y no dar ventajas a los adversarios en los mercados. La necesidad de sobrevivir a la dura competencia con la finalidad de alcanzar el éxito es imperante en todas las organizaciones. Brindando a los profesionales las herramientas para poder competir con el mundo, se esta fomentando la competitividad de la empresa y se evita el rezago respecto a las organizaciones que van al día en el ámbito tecnológico.

Clark (2006) habla de los beneficios que puede traer a las empresas el brindar alternativas de comunicación móvil para los profesionales que laboran en ellas, así también predice que para el 2009 el 70% del desempeño del conocimiento en el trabajo ocurrirá en locaciones donde se dependa de una red inalámbrica o un acceso remoto esto fuera del control directo de la empresa, esto lo garantiza con una confianza del 70%. Es por ello que seguir las tendencias y las ventajas que proporciona la nueva tecnología brinda a la empresa seguridad ante el cambio y confianza en que los profesionales que trabajan en esta tienen las herramientas para competir y generar mejores resultados para la entidad.

Nájera (2007) comenta que con estas nuevas herramientas es posible estar en contacto con la organización las 24 horas del día, los 365 días del año. A pesar de que esto es una gran ventaja para las empresas y también para los profesionales llega determinado momento en que la persona tiene que dejar el trabajo en el trabajo y no ser absorbido por completo por los dispositivos móviles. Es necesario que el profesional mantenga prioridades y tiempos planeados para poder estar con la familia y los amigos, estos completan su círculo. El descanso, la relajación y la privacidad forman parte integral de bienestar de la persona, a pesar de que hay momentos en que es muy útil poder tener la oficina a la disposición del profesional en cualquier lugar existen otros en los que es necesario romper el vínculo, aunque sea por unas horas, y desarrollar actividades relevantes para la persona independientes del trabajo y no convertirse en prisionero de un dispositivo móvil.

CAPÍTULO 4 “Ejemplos de la utilidad de los dispositivos móviles”

Existen infinidad de situaciones en las que un dispositivo móvil le brinda una gran cantidad de ventajas a los profesionales, un ejemplo de esto es en una sala de espera en un aeropuerto cuando se dispone a tomar un avión el profesional usualmente pasa en esta una hora, una hora en la que pudo desempeñar actividades que generarían valor tanto para él como para la organización, en esa hora de tiempo muerto pudo enviar y responder e-mails y aumentar su productividad.

Las nuevas formas de hacer negocios y la interacción directa con clientes y proveedores son otro ámbito en el cual contar con un dispositivo móvil puede mejorar las relaciones con estos y generar un valor agregado. Cuando se esta en un reunión y se tiene que tomar una decisión es recomendable contar con toda la información y que esta este disponible en tiempo real, tanto para hacer consultas como para brindar un respaldo a los decisiones que van a ser tomadas, mismas que en muchas ocasiones son determinantes a la hora de hacer negocios. (McManus 2007)

En lo que a eficiencia se refiere se logra evitar los tiempos muertos y recibir información hasta cuando se realizan actividades no relacionadas,  es decir, al estar en un partido de fútbol puedes estar recibiendo la información que te será de gran utilidad cuando decidas volver a desempeñar las actividades del trabajo sin tener que ir a buscarla por otros medios.

Finalmente se logra una integración del profesional con la organización en todo momento, con lo cual se maximiza la eficiencia, aumenta la productividad y crea valor para la entidad.

CONCLUSIÓN

Para ser eficiente en un entorno competitivo se deben de contar con las herramientas necesarias para hacerlo, la tecnología inalámbrica incrementa el potencial del los ejecutivos, pues los provee de las herramientas útiles, fácilmente accesibles con las cuales pueden obtener el soporte para poder tomar una decisión en prácticamente cualquier lugar.

La contabilidad brinda información sobre todo relevante para la toma de decisiones, es esta información con la que se debe de contar  en todo momento para poder efectuar diversas tareas por parte de los administradores de empresas cuando se encuentran fuera de estas. Ramírez (2007) menciona que la tecnología inalámbrica es de gran utilidad para estar siempre en contacto con las bases de datos con que se cuenta en la empresa con gran velocidad, así como para realizar actividades utilizando los dispositivos móviles que nos ayudan a manipular grandes cantidades de datos, analizarlos y poder brindar soluciones de forma remota.

Gracias a la tecnología inalámbrica y a los dispositivos móviles se logra una integración del profesional con la organización en todo momento, con lo cual se maximiza la eficiencia, aumenta la productividad y se crea valor para la entidad.

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