Comunicación y tipos de información para el desarrollo del conocimiento organizacional

Introducción

Actualmente el control, dirección y expectativas de las organizaciones está basado, de una manera fundamental, en la maestría con la que se maneja la información que fluye en todos los sentidos imaginables dentro y fuera de la organización. Es la manera en que se aprovecha la convergencia de toda esta información, la que le proporciona eficiencia para la toma de decisiones, y le permite obtener ventaja competitiva y permanencia dentro de un mercado cada vez más denso y complejo, donde el conocimiento del cliente, la calidad y la flexibilidad para adecuarse a las necesidades y requerimientos tanto del mismo cliente, como del ambiente, y del entorno en general.

Es importante destacar que la información, como información es eso, conjuntos de datos y de experiencias, que, sin enfoque, seguirán siendo información.

La diferencia destaca en el hecho del manejo de esa información, pero, para manejar esa información debe ser interpretada, y para interpretarla, debe ser integrada, ensamblada y clasificada, para determinar en qué área, aspecto, situación, momento, y oportunidad utilizarla, tanto como información independiente, o como parte de mas información, de modo que finalmente se genere conocimiento, sabiendo que, lo que antes se consideraba como “Información es poder” ahora ha evolucionado a “Conocimiento es poder”, poder de decisión y poder de acción. Es la gran diferencia entre saber que realizando un salto al “Saber cómo”.

2. Diferencia entre “Información” y “Conocimiento”.

La diferencia entre información y conocimiento radica en inicio en, como se menciono antes, el hecho de que la información es limitada a datos, cuantitativos o cuantitativos, sin profundizar necesariamente en la naturaleza de dicha información. La información por sí misma no otorga una base fundamental, ni una perspectiva, ni una razón o dirección que ayuden al hombre a saber cómo actuar, como acciona o como decidir.

El conocimiento, que parte de la información y de los conjuntos de información es por tanto, un “Saber “más amplio, que, dependiendo de la información, la transforma en un elemento vivo y participativo de las decisiones organizacionales.

Es por tanto, el conocimiento como definición:

Un proceso humano dinámico de justificación de la creencia personal en busca de la verdad.

Es importante destacar la diferencia entre información y conocimiento Oriental y Occidental, ya que la cultura Oriental tiende a recargar mas su concepto de conocimiento en la interiorización y la reflexión, y el concepto Occidental tiende a manejarlo más como un reflejo de poder y fácil e indispensable de exhibir.

La información permite establecer diferencias en base a comparaciones, permite hacer interpretaciones inmediatas, y obtener ciertos significados fácil o lógicamente visibles.

El conocimiento es la consecuencia, y el aprendizaje obtenido por medio de la información y las cualidades inmediatas que ofrece la información.

El conocimiento proporciona la capacidad de acción y ejecución consiente y direccionada.

3.”Difuso,”Tácito” y “Explicito”.

La información a un nivel personal o a un nivel organizacional, puede dividirse en dos categorías:

Información DIFUSA.-

Información que es poco clara y que puede ser muy dispersa y muy imprecisa.

Información TACITA.-

Información que genera conocimiento que no se expresa o que es difícil de interpretar o de relacionar para entender su significado, que muchas veces se sobreentiende, y muchas de las veces se malinterpreta, al no saber ensamblarla o integrarla a otras informaciones, por falta de herramientas o conocimientos para crear el significado real de la relación entre estas.

Información EXPLICITA.

Es la información que es expresada con claridad, independientemente de que sea información correcta o incorrecta, no queda lugar a dudas del contenido de la información que se está transmitiendo o generando.

Información IMPLÍCITA.

Es información que aunque es clara, contiene a demás otro significado, es lo que vulgarmente “No se dice, pero se da a entender”.

4. Creación del conocimiento TACITO (subjetivo) y EXPLICITO (objetivo) en una organización.

EL conocimiento TACITO (Subjetivo: modo de pensar, de sentir y muchas veces de interpretar en base a los dos primeros).-

Es el conocimiento creado por los individuos, es personal, y difícil de comunicar. Es la verdadera postura y opinión de cada individuo acerca de las actividades realizadas dentro de una organización. Es la información que muchas veces se considera tribal, ya que al desaparecer o fragmentarse una sección o área de alguna organización, se lleva consigo el entendimiento y el conocimiento que se debió generar, obstaculizando o frenando la continuidad, y las decisiones y acciones dentro de una organización.

El conocimiento Explicito (Objetivo: que no influyen consideraciones personales en su juicio o comportamiento).-

Es el conocimiento que en base a información, se transmite de manera clara y formal, pero que tiene el defecto de ser tan formalizado que no contenga la esencia y las bases del conocimiento tácito. De ahí viene la expresión “Podemos saber más de lo que podemos expresar”.

Clasificación de los dos tipos de conocimiento

5. Conversión del conocimiento TACITO y EXPLICITO.

Como ya se ha mencionado, existen mundialmente dos tipos de conocimientos, basándose en la perspectiva de las culturas más tradicionales a nivel organizacional, que son las Occidental y la Oriental.

Por ejemplo, las organizaciones Japonesas le dan mucha mayor importancia al conocimiento tácito, de ahí que en su cultura organizacional sea tan importante el tiempo de reflexión para la toma de decisiones.

Las culturas occidentales le dan más importancia al conocimiento explicito, de ahí que se le dé más importancia al reflejo de las acciones y al hecho de ver a la gente en acción.

Sin embargo, ambas maneras de conocimiento no están separadas, sino que se complementan a modo de interacción e intercambio, en un modelo dinámico de integración que se muestra en el esquema a continuación, posteriormente explicándose sus modos de combinación para la creación del conocimiento:

Cuadro dinámico de creación del conocimiento

Donde:

La socialización.

Consiste en compartir experiencias creando así conocimiento como por ejemplo habilidades técnicas no escritas o documentadas, por medio de la observación y de señales o muestras, de imitación y de práctica.

Esta fase de conversión del conocimiento entran las simples preguntas:

1. Que (Que información se busca obtener)

2. Porque (Por que la deseamos obtener)

3. Como (La manera en que se hace o sucede el evento del que deseamos obtener la información)

4. Quien (El o los participantes directos de los eventos, y que a su vez son los puntos básicos de la observación).

La exteriorización.

Es un proceso de creación de conocimiento en el que el conocimiento tácito se vuelve explicito por medio de la documentación, imágenes, análisis, y respaldándolo con conceptos que fundamenten la conversión de información a conocimiento que se está realizando.

En este concepto se utiliza la creación de ambiente inductivo y deductivo, el cual consiste, al menos desde el punto de vista japonés, en crear el entorno de relajación necesario para tratar los temas más delicados y determinantes del futuro de las organizaciones.

Combinación.

Es la creación de conocimiento a través de información documentada, en juntas, redes de comunicación y software de procesamiento de información. De esta manera el conocimiento es clasificado y categorizado.

Interiorización.-

Es un proceso de conversión de conocimientos explícitos en conocimientos tácitos. Aunque está relacionado con el concepto de “Aprender haciendo”, es la fase en la que además de asegurarse de que los individuos comprenden la información que se les está transmitiendo, también se está creando un conocimiento con compromiso, el cual hará que las tres combinaciones primeras y esta ultima generen un ciclo de INFORMACIÓN – APRENDIZAJE – CONOCIMIENTO.

De esta manera se crea lo que se conoce como espiral de conocimiento, el cual es la integración de los modos de procesamiento de información, y creación de conocimiento hasta formar un pensamiento sistémico organizacional, es entonces la integración de la información difusa, como se muestra a continuación.

6. Las 5 fases de creación del conocimiento organizacional.

1. Compartir el conocimiento Tácito.

El conocimiento tácito de los individuos es la base de la buena actitud y del conocimiento organizacional. Es decir, partir de las emociones, los sentimientos y la actitud de los individuos de la organización, es vital antes de comenzar a extraer sus conocimientos tácitos y hacerlos formales y documentados. Esta extracción se debe realizar bajo las condiciones adecuadas, es decir, interactuándola o ejecutando sus labores, o viéndolos trabajar en grupos, para saber cómo trabajan y reaccionan bajo condiciones reales laborales, y para escuchar e interpretar los conocimientos tácitos acerca de sus tareas diarias, que muchas veces dominan inconscientemente.

2. Creación de conceptos borrador.

Una vez obtenida la información tacita, se crean borradores o bosquejos de información que sirvan para saber ya con conocimiento de los hechos, que preguntarle específicamente a los involucrados. Como se mencionaba antes, es posible que sea información que el individuo ni siquiera sabía que tenía, por lo que de esta manera se le pone de frente ya sea con esquemas, dibujos, o cuadros fáciles de digerir, la información que se extrajo de el mismo, pero que ahora el visualiza como algo que ya conoce, y que puede mejorar aun mas, con el resto de información que él posee.

3. Conversión a conceptos.

En esta etapa, la información se convierte en concepto, en creencia. Se documenta y se pone a disposición y en aplicación en las aéreas involucradas.

4. Construcción de modelos.

En este paso, y comprobada la veracidad y confiabilidad de la información convertida en conocimiento obtenida, se generan, en caso de producción, nuevos productos, en caso de sistemas organizacionales de administración, un mecanismo operativo.

5. Distribución del conocimiento.

Finalmente se extiende el modelo de adquisición del conocimiento, y se asegura un ciclo de retroalimentación que asegure su permanencia y su expansión y crecimiento.

Esquema de las 5 fases de la creación del conocimiento organizacional

7. Conclusiones

Para asegurar el éxito de la conversión de la información y del conocimiento es esencial que cada unidad de la organización tenga la autonomía necesaria para utilizar el conocimiento desarrollado y aplicarlo libremente en todos los niveles.

La rotación INTERNA de personal dentro de la organización, la redundancia, y la variedad de canales de comunicación facilitan la conversión de la información y el conocimiento de tácito a explicito, y finalmente a interiorizado.

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Jiménez Moreno Ricardo. (2011, septiembre 16). Comunicación y tipos de información para el desarrollo del conocimiento organizacional. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/comunicacion-tipos-de-informacion-desarrollo-conocimiento-organizacional/
Jiménez Moreno, Ricardo. "Comunicación y tipos de información para el desarrollo del conocimiento organizacional". GestioPolis. 16 septiembre 2011. Web. <https://www.gestiopolis.com/comunicacion-tipos-de-informacion-desarrollo-conocimiento-organizacional/>.
Jiménez Moreno, Ricardo. "Comunicación y tipos de información para el desarrollo del conocimiento organizacional". GestioPolis. septiembre 16, 2011. Consultado el 17 de Febrero de 2018. https://www.gestiopolis.com/comunicacion-tipos-de-informacion-desarrollo-conocimiento-organizacional/.
Jiménez Moreno, Ricardo. Comunicación y tipos de información para el desarrollo del conocimiento organizacional [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/comunicacion-tipos-de-informacion-desarrollo-conocimiento-organizacional/> [Citado el 17 de Febrero de 2018].
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