Comunicación organizacional de las empresas

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La comunicación es una de las capacidades humanas que han generado nuestro progreso como especie. Si nos detenemos a observar con atención la historia natural de nuestro mundo, podremos observar que aquellas entidades que tienen una mejor capacidad para intercambiar ideas con sus aliados, tienen mejores posibilidades para la reproducción y la supervivencia.

Y como normalmente ocurre, siempre es posible realizar una analogía entre el comportamiento de las entidades que viven en el mundo natural y las empresas y organizaciones que compiten en el libre mercado. En primera instancia, la comunicación podría parecer un elemento fácil de dominar entre las tantas complicaciones que puede surgir en una empresa, sin embargo, después de analizar la situación, nos daremos cuenta que la falta de comunicación es la principal causa de la generación de problemas en una administración.

Con el desarrollo de la tecnología, la velocidad de la comunicación ha incrementado de manera general alrededor del mundo. Hace tan solo 300 años, la velocidad de comunicación dependía de que tan rápido un caballo o una paloma podía viajar, siendo insegura la entrega del mensaje entre emisor y receptor. Hoy en día, gozamos de un sistema de comunicación técnicamente inmediato entre extremos del globo terráqueo. (Best Value Schools, 2017)

Otro tópico importante a tener en cuenta, es que este sistema de comunicación es prácticamente público, ya que todos los seres humanos tienen acceso a este sistema de comunicación a precios relativamente accesibles. El observador incauto llegaría a pensar que, debido a este gran crecimiento de la tecnología, los individuos deberían de haber terminado las problemáticas inherentes a la comunicación, no obstante, gracias al incremento en la velocidad, la cual es técnicamente inmediata, estos problemas se han incrementado.

Con el nacimiento de las mega estructuras empresariales, las cuales están planeadas para albergar a una cantidad inimaginable de colaboradores, todos enfocados en una tarea en particular. Organizar a una gran cantidad de personas, para colocar su poder individual y enfocarlo a un solo objetivo es una tarea titánica.

En este breve ensayo se hace una revisión al tema de la comunicación organizacional, así como a la capacidad de la comunicación, entre colaboradores y creadores de políticas dentro de un entorno de empresas en el libre mercado. Además, se puntualizan estrategias para realizar una medición correcta de la cultura empresarial y la manera de gestionar el desarrollo de nuevas alternativas.

Historia de la comunicación organizacional

En un principio, el estudio de la comunicación organizacional estaba relegada a los lingüistas, los cuales estudiaban la forma de comunicación ejercida en ciertas áreas empresariales, no obstante, al carecer del bagaje técnico de la comprensión de temas administrativos, estos estudios carecían de una verdadera relevancia en el campo de los negocios.

La comunicación organizacional traza su ruta a través del campo de la comunicación de negocios y los primeros estudios de comunicación masiva publicados en los años 1930 y 1950. Hasta entonces, la comunicación organizacional como disciplina consistía en unos pocos profesores dentro de los departamentos de idiomas que tenían un interés particular en la forma de hablar y escribir en entornos empresariales. El campo actual está bien establecido con sus propias teorías y preocupaciones empíricas distintas de otros campos.

Varias publicaciones seminales se destacan como trabajos que amplían el alcance y reconocen la importancia de la comunicación en el proceso de organización y en el uso del término comunicación organizacional. El Premio Nobel Herbert A. Simón escribió en 1947 sobre sistemas de comunicación de la organización, diciendo que la comunicación es absolutamente esencial para las organizaciones. Además, Charles Redding desempeñó un papel prominente en el establecimiento de la comunicación organizacional como disciplina. (Fuentes, 2012)

De acuerdo a Fuentes (2012) en la década de 1950, la comunicación organizacional se centró en gran medida en el papel de la comunicación en la mejora de la vida organizativa y el rendimiento organizativo. En la década de 1980, el campo se apartó de un enfoque de la comunicación orientado a los negocios y se interesó más en el papel constitutivo de la comunicación en la organización. En la década de 1990, la influencia de la teoría crítica en el campo se sintió cuando los académicos de la comunicación organizacional se centraron más en las posibilidades de comunicación para oprimir y liberar a los miembros organizacionales.

Con el crecimiento del capitalismo contemporáneo, es requerida una mejor manera de comunicarse en grandes compuestos de personas. Debemos de recordar que, el objetivo de una empresa es el desarrollar sistemas para la creación de ingresos. Sin embargo, se requiere de una gran cantidad de personas para poner un producto o servicio en el mercado. Es por ello que se requiere de una comunicación interpersonal dentro de una organización para obtener la esperada cultura organizacional.

Comunicación interpersonal

La comunicación individual o interpersonal entre individuos puede tomar varias formas; los mensajes pueden ser verbales o no verbales, como gestos, expresiones faciales y posturas. Los mensajes no verbales pueden incluso provenir del silencio. Los gerentes no necesitan respuestas para operar un negocio exitoso; ellos necesitan preguntas Las respuestas pueden venir de cualquier persona, en cualquier momento y en cualquier lugar del mundo, gracias a los beneficios de todas las herramientas de comunicación electrónica a nuestra disposición.

Esto ha convertido el verdadero trabajo de la gerencia en determinar qué es lo que la empresa necesita saber, junto con quién, qué, dónde, cuándo y cómo aprenderlo. Para que los gerentes resuelvan los problemas, aprovechen las oportunidades y alcancen los objetivos, es necesario que los gerentes formulen las preguntas. Estas son las personas responsables de la operación de la empresa en su conjunto.

Idealmente, los significados enviados son los significados recibidos. Este es el caso más frecuente cuando los mensajes se refieren a algo que puede verificarse objetivamente. Por ejemplo, Esta pieza de tubo encaja en las roscas del acoplamiento. En este caso, el receptor del mensaje puede verificar las palabras del remitente por prueba real, si es necesario.

El contenido no verbal siempre acompaña al contenido verbal de los mensajes. Cuando se habla de comunicación no verbal, (Best Value Schools, 2017) Es complementario que, en lugar de redundante con la conducta verbal. Por ejemplo, si alguien está hablando acerca de la longitud de un objeto, puede extender sus manos para dar una estimación visual de él.

Esto es razonablemente claro en el caso de la comunicación cara a cara. Como señaló Fuentes (2012), las personas no pueden evitar comunicarse simbólicamente o mediante algún tipo de lenguaje corporal. En los mensajes que se transmiten por teléfono, mensajero o carta, la situación o el contexto en el que se envía el mensaje se convierte en parte de su contenido no verbal.

Por ejemplo, si la compañía ha estado perdiendo dinero, y en una carta a la división de producción, la oficina principal ordena una reorganización de los departamentos de envío y recepción, esto podría interpretarse en el sentido de que algunas personas perderían sus empleos, a menos que se aclaró explícitamente que esto no ocurriría. (Shapiro, 2017)

Una serie de variables influyen en la efectividad de la comunicación. Algunos se encuentran en el entorno en el que tiene lugar la comunicación, algunos en las personalidades del remitente y el receptor, y algunos en la relación que existe entre el remitente y el receptor. Estas diferentes variables sugieren algunas de las dificultades de comunicarse con la comprensión entre dos personas.

El remitente desea formular una idea y comunicársela al receptor. Este deseo de comunicarse puede surgir de sus pensamientos o sentimientos o puede haber sido activado por algo en el entorno. La comunicación también puede verse influenciada por la relación entre el remitente y el receptor, como las diferencias de estado, una relación de línea de personal o una relación de maestro-aprendiz.

Cualquiera que sea su origen, la información viaja a través de una serie de filtros, tanto en el remitente como en el receptor, y se ve afectada por diferentes canales, antes de que la idea pueda transmitirse y recrearse en la mente del receptor. Las capacidades físicas para ver, oír, oler, gustar y tocar varían entre las personas, por lo que la imagen de la realidad puede distorsionarse incluso antes de que la mente se ponga a trabajar. (Grace College, 2017)

Estado del arte de la comunicación organizacional

Históricamente, la comunicación organizacional fue impulsada principalmente por metodologías de investigación cuantitativa. En la investigación de la comunicación organizacional funcional se incluyen los análisis estadísticos como encuestas, indización de textos, mapeo de redes y modelos de comportamiento. A principios de la década de 1980, la revolución interpretativa tuvo lugar en la comunicación organizacional. En el texto de 1983 de Putnam y Pacanowsky, Comunicación y organizaciones: un enfoque interpretativo. abogaron por abrir un espacio metodológico para enfoques cualitativos como análisis narrativos, observación de participantes, entrevistas, lecturas de enfoques retóricos y textuales y consultas filosóficas.

Además de las metodologías de investigación cualitativas y cuantitativas, también hay un tercer enfoque de investigación llamado métodos mixtos. Los métodos mixtos son un tipo de enfoque de procedimiento para realizar una investigación que involucra la recopilación, el análisis y la combinación de datos cuantitativos y cualitativos dentro de un solo programa de estudio. (Rincón Quintero, 2014)

Su razonamiento postula que el uso de la investigación tanto cualitativa como cuantitativa proporciona una mejor y más rica comprensión de Las situaciones contextuales complejas son más fáciles de entender cuando se utiliza un enfoque de investigación de métodos mixtos, en comparación con el uso de un enfoque de investigación cualitativo o cuantitativo.

Se han identificado más de quince tipologías de diseño de métodos mixtos. Debido a que estas tipologías comparten muchas características y criterios, se han clasificado en seis tipos diferentes. Tres de estos tipos son secuenciales, lo que significa que un tipo de recolección y análisis de datos ocurre antes que el otro. Los otros tres diseños son concurrentes, lo que significa que los datos cualitativos y cuantitativos se recopilan al mismo tiempo.

Diseño explicativo secuencial

Para lograr los resultados de un diseño explicativo secuencial, los investigadores tomarían los resultados dl análisis de datos cuantitativos y obtendrían una mejor explicación a través de un seguimiento cualitativo. Luego interpretan cómo los datos cualitativos explican los datos cuantitativos.

Diseño exploratorio secuencial

Si bien el diseño exploratorio secuencial puede asemejarse al diseño explicativo secuencial, el orden en que se recopilan los datos es venerado. Los investigadores comienzan con la recopilación de datos cualitativos y el análisis, luego hacen un seguimiento a partir de un método de investigación cuantitativa. Utilizan los resultados de datos cualitativos para formar variables, instrumentos e intervenciones para encuestas y cuestionarios cuantitativos.

Diseño transformativo secuencial

Los investigadores en línea con el diseño de transformación secuencial están dirigidos por una «perspectiva teórica como un marco conceptual, una ideología específica o una posición de defensa y emplean lo que mejor servirá la perspectiva teórica o ideológica del investigador». Por lo tanto, con En este diseño de investigación, podría ser el método cualitativo o cuantitativo que se utiliza primero y la prioridad depende de las circunstancias y la disponibilidad de recursos, pero se puede dar a cualquiera.

Diseño de triangulación concurrente.

Con un diseño de triangulación concurrente, aunque los datos se recopilan a través de métodos cuantitativos y cualitativos al mismo tiempo, se recopilan por separado con la misma prioridad durante una fase. Más tarde, durante la fase de análisis, tiene lugar la mezcla de los dos métodos.

Diseño embebido concurrente

En un diseño integrado concurrente, nuevamente, se recopilan datos tanto cualitativos como cuantitativos, aunque aquí un método es compatible con el otro. Luego, uno de los dos métodos cualitativos o cuantitativos se transforma en un soporte para el método dominante.

Diseño transformador concurrente

El diseño de transformación concurrente permite que el investigador se guíe por su perspectiva teórica, por lo que sus datos cualitativos y cuantitativos pueden tener prioridad igual o desigual. Nuevamente, ambos se recolectan durante una fase.

Los métodos mixtos aprovechan al máximo los puntos fuertes de la investigación cualitativa y cuantitativa y minimizan sus puntos débiles individuales al combinar ambos datos. La investigación cuantitativa es criticada por no considerar contextos, carecer de profundidad y no dar voz a los participantes. Por otro lado, se critica la investigación cualitativa por el tamaño de las muestras más pequeñas, el posible sesgo de los investigadores y la falta de generalización.

Durante los años ochenta y noventa, la beca de organización crítica comenzó a ganar prominencia con un enfoque en temas de género, raza, clase y poder / conocimiento. En su estado actual, el estudio de la comunicación organizacional es metodológicamente abierto, con investigaciones de paradigmas post positivos, interpretativos, críticos, posmodernos y discursivos que se publican con regularidad.

Estrategias para incrementar la efectividad: Caso ECAI

Gran cantidad de pequeñas y medianas empresas, se ven envueltas en problemas de desarrollo y crecimiento principalmente por no percatarse de cómo van avanzando, por lo que se va generando un desperdicio organizacional; las decisiones que toman suelen ser sin un previo diagnóstico, que les proporcione el conocimiento y el respaldo de las prioridades a atender. Esto se sustenta con lo aportado por la Fundación para el Desarrollo Sostenible, que destaca que una de las causas principales del fracaso de las empresas es la escasa o nula aplicación de diagnósticos organizacionales que brinden información oportuna de la situación real de la empresa. A consideración, y en base al empirismo personal, la mayor parte de los fracasos en los negocios se deben a la “ceguera de taller” del propietario sobre su empresa, lo que no le permite identificar y visualizar los problemas y áreas de oportunidad en los que se encuentra inmerso, siendo una razón para la aplicación de diagnósticos. (Luna, 2016)

En un diagnóstico se examinan y mejoran los sistemas y prácticas de la comunicación interna y externa de una organización en todos sus niveles; para tal efecto, se utiliza una gran diversidad de herramientas, dependiendo de la profundidad deseada, de las variables que se quieran investigar y de los recursos disponibles. El Diagnóstico de Competitividad Organizacional (en lo consecutivo DOC) considera los principios de competitividad a través de 112 variables críticas (73 a través de una encuesta y 39 validadas con el director de la empresa) que, al mejorarlas, le aseguran a una organización, la disminución sistemática de su vulnerabilidad y propiciar su desarrollo.

Por otra parte, una organización para evolucionar y mejorar requiere del balance de cuatro estrategias de entrenamiento (Modelo ECAI) que son: Educación, Capacitación, Adiestramiento e Instrucción. La dosis de entrenamiento que requiere una organización varía de un período a otro en función del nivel de evolución y madurez competitiva.

El diagnóstico organizacional que se expone en el artículo de la autora, fue realizado, en una empresa perteneciente al grupo de las PYME; que, por políticas de privacidad, se mantendrá anónimo su nombre. Ésta cuenta con más de 20 años de trayectoria en el mercado de la región. La PYME se dedica a ofrecer servicios de reparación, mantenimiento, ajuste y calibración a válvulas y equipos; a empresas de diversos sectores industriales, tales como Industria papelera, petroquímica, farmacéutica, alimenticia, entre otras. (Luna, 2016)

Cabe destacar que el objetivo de este diagnóstico fue definir el nivel de avance, desperdicio organizacional y balance de entrenamiento de la empresa de estudio, a través del DOC, para detectar sus áreas de oportunidad y propiciar su desarrollo.

Metodología

Primeramente, se tuvo un acercamiento con el director y personal de la empresa, para tener una noción de cómo opera ésta y propiciar un ambiente de activa participación. Posteriormente, se dio pauta para analizar y adecuar el diagnóstico de competencia organizacional a los criterios y recursos de la PYME, realizando un estudio exploratorio descriptivo y usando como principal instrumento la encuesta estructurada. Para desarrollar el diagnóstico DOC, se tomó como base la metodología propuesta por Álvarez y Palacios. (Luna, 2016)

Conclusiones del autor

Se reconoce que el DCO, es una gran herramienta para detectar oportunidades; por lo que, en cuestión de la PYME de estudio, se concluye que es una empresa que muestra tener posibilidades amplias de crecimiento, expansión y alcanzar una solidez en el mercado, ya que además de las áreas de oportunidad detectadas, cuenta con un excelente sistema de gestión de calidad, acreditaciones y un nicho de mercado bastante solicitado. A partir del diagnóstico de competitividad organizacional (DOC) se comprobó al definir el nivel de avance, desperdicio organizacional y balance de entrenamiento de la empresa; que se puede detectar fácilmente las áreas de oportunidad y propiciar alternativas o sugerencias para el desarrollo de una PYME. (Luna, 2016)

Conclusión: la comunicación como estrategia para el desarrollo empresarial

Los equipos son la partícula fundamental de cualquier organización. La correcta aplicación de diversos métodos de conformación de equipos lleva a las personas a la correcta conclusión de objetivos.

La cooperación es fundamental para la supervivencia, es por ello que toda y cada una de las formas de vida presentes dentro del proceso evolutivo guardan relaciones con sus semejantes e incluso con otras especies teniendo una relación simbiótica. Es curioso cómo el mundo de la biología tiene infinitas analogías con el mundo de la economía y los negocios.

El desarrollo de la sociedad moderna comienza cuando un grupo de semejantes se establece objetivos en común. En este caso particular la supervivencia de la especie y la maximización de la utilidad. En el mundo de las organizaciones modernas, esta maximización de la utilidad sigue siendo uno de los objetivos principales tanto a nivel general y particular.

El éxito de una organización depende en gran medida de sus recursos financieros, su acceso a la tecnología y de la demanda de sus servicios a la sociedad. Sin embargo, todos estos elementos serían de nula utilidad si los miembros de esta organización no tuvieran la capacidad de integrar equipos de trabajo eficientes con el fin de alcanzar los objetivos deseados. (Bolaños, 2016)

La conformación de equipos dentro de la vida cotidiana es un aspecto presente en cada una de las facetas del ser humano. El sistema de producción de bienes y servicios es realmente una gran cadena que busca satisfacer objetivos individuales por medio de actividades en conjunto. Bajo los incentivos correctos y los conocimientos necesarios, los individuos son capaces de superar cualquier reto.

Propuesta de investigación:

Se propone el tema:

Medición de la comunicación organizacional en el área de mercadotecnia de una empresa regional por medio de la estrategia ECAI El objetivo es:

Investigar el impacto de la comunicación organizacional dentro de un área de mercadotecnia por medio de la estrategia ECAI, con el fin de observar si la idea de la empresa es transmitida al publico y a los consumidores en general.

Bibliografía y fuentes:

  • Best Value Schools. (2017, febrero 28). What is Organizational Communication? Recuperado el 15 de abril de 2019, de https://www.bestvalueschools.com/faq/whatis-organizational-communication/
  • Bolaños, E. A. (2016). Aportes de los Gurús modernos de la Administración – GestioPolis. Recuperado el 12 de marzo de 2019, de https://www.gestiopolis.com/aportes-delos-gurus-modernos-de-la-administracion/
  • Fuentes, C. (2012). Comunicación organizacional. Alfaguara.
  • Grace College. (2017, diciembre 19). Types of Organizational Communication.
  • Recuperado el 15 de abril de 2019, de Grace College Online website: https://online.grace.edu/news/business/types-of-organizational-communication/
  • Luna, N. (2016). Diagnóstico de competencia organizacional: su importancia para determinar áreas de oportunidad en una PYME y fomentar su desarrollo.
  • Rincón Quintero, Y. (2014). Comunicación Corporativa, Relaciones Públicas y Logística en la Dinámica Organizacional. Revista Encuentros, 12(1). https://doi.org/10.15665/re.v12i1.201
  • Shapiro, C. (2017, noviembre 14). What is Organizational Communication & Why is it Important? Recuperado el 15 de abril de 2019, de Shapiro Communications website: http://shapirocommunications.com/organizational-communication-important/

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Ronzón Hernández Miguel Angel. (2019, abril 24). Comunicación organizacional de las empresas. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/comunicacion-organizacional-de-las-empresas/
Ronzón Hernández, Miguel Angel. "Comunicación organizacional de las empresas". GestioPolis. 24 abril 2019. Web. <https://www.gestiopolis.com/comunicacion-organizacional-de-las-empresas/>.
Ronzón Hernández, Miguel Angel. "Comunicación organizacional de las empresas". GestioPolis. abril 24, 2019. Consultado el 25 de Mayo de 2019. https://www.gestiopolis.com/comunicacion-organizacional-de-las-empresas/.
Ronzón Hernández, Miguel Angel. Comunicación organizacional de las empresas [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/comunicacion-organizacional-de-las-empresas/> [Citado el 25 de Mayo de 2019].
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