Hoy en día, la dinámica en la toma de decisiones y el proceso que existe alrededor de transmitir cualquier mensaje de manera clara, precisa y concisa ha orientado toda la atención a las estrategias que con la comunicación organizacional permiten un mejor PHVA en todo nivel de cada organización.
Pero para comprender la verdadera importancia de la comunicación se debe tener claro tal como lo afirma Hectony Contreras en su tesis, que la palabra Comunicación proviene del latín communis que significa común. Tanto el latín como los idiomas romances han conservado el especial significado de un término griego (el de Koinoonia) que significa a la vez comunicación y comunidad. También en castellano el radical común es compartido por los términos comunicación y comunidad. Ello indica a nivel etimológico la estrecha relación entre «comunicarse» y «estar en comunidad».
En pocas palabras, se «está en comunidad» porque «se pone algo en común» a través de la «comunicación».
La comunicación cuando se aplica en las organizaciones es denominada comunicación organizacional. Esta comunicación se da naturalmente en toda organización, cualquiera que sea su tipo o su tamaño y en consecuencia no es posible imaginar una organización sin comunicación. Bajo esta perspectiva, la comunicación organizacional es el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre ésta y su medio, (Fernández, 1999).
Según Gary Kreps (1995), la comunicación organizacional «es el proceso por medio del cual los miembros recolectan información pertinente acerca de su organización y los cambios que ocurren dentro de ella». Para autores como Carlos Ramón Padilla la comunicación organizacional es » la esencia, el corazón mismo, el alma y la fuerza dominante dentro de una organización».
La comunicación organizacional se entiende también como un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, o entre la organización y su medio; o bien, a influir en las opiniones, actitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que esta última cumpla mejor y más rápidamente con sus objetivos. Estas técnicas y actividades deben partir idealmente de la investigación, ya que a través de ella se conocerán los problemas, necesidades y áreas de oportunidad en materia de comunicación, (Fernández, 1999).
La importancia de la comunicación organizacional radica en que ésta se encuentra presente en toda actividad empresarial y por ser además el proceso que involucra permanentemente a todo el talento humano. Para los dirigentes es fundamental una comunicación efectiva porque las funciones de planificación, organización, control y supervisión sólo cobran cuerpo mediante la comunicación organizacional.
