¿Cómo hacer reuniones de trabajo más productivas?

5- Cumple con el tiempo: esto es realmente importante en varios aspectos:

• La gente confía en ti si dices que vas a cumplir con un determinado tiempo y le demuestras que lo cumples
• La gente se enfoca en cumplir con el objetivo, porque sabe que tiene una hora límite
• Si la reunión es extensa y se requiere un momento de break, planifícalo. Indícalo al inicio de la reunión (si es posible en la agenda tanto mejor!) y dí claramente de cuánto será el break. Si es una reunión de 3 horas, puedes hacer un break de 5-10 minutos. Pero si es una jornada de trabajo necesitarás hacer breaks más frecuentes o uno más extenso. Indica claramente de cuánto será el break y sobre todo a qué hora vuelves a comenzar. Menciónales que aprovechen dicho break para ir al toilette, beber un café, hacer una llamada telefónica o contestar algún mail que tengan pendiente. Pero asegúrate de que conocen cuál es el horario de regreso y enfatiza lo suficiente para que hagan sus mayores esfuerzos para cumplir dicho horario.
• Cuidado con las tolerancias: son un arma de doble filo. Aguardar 5 minutos para comenzar suena muy coherente y humano. Pero si siempre tienes una tolerancia de 15 minutos al iniciar la reunión hasta que todos los participantes han llegado, mucha gente acabará por pensar que puede llegar 10 ó 15 minutos tarde porque tú siempre toleras ese tiempo. Aquí no estarías valorando a quienes realmente llegaron temprano, y tu credibilidad a la hora de realizar reuniones está en juego. Si tienes invitados realmente importantes y de alto nivel sin los cuales no es posible iniciar la reunión, asegúrate de llamar a sus asistentes 15 minutos antes de la reunión para recordarles de la misma y sutilmente preguntar si contarás con su compañía en la hora prevista. Allí podrás enterarte si estarán allí o si están metidos en alguna otra junta más importante, y podrás tomar tus decisiones.

Si son reuniones informativas, déjaselos saber. Muchas herramientas hoy permiten grabar las reuniones y tal vez algunas personas prefieran luego oír las grabaciones y no es necesario que participen en el mismo momento. Tú puedes hacer lo mismo. Grabar la presentación en tu tiempo dispuesto para esto y luego habilitar una ronda de preguntas y respuestas de 15 minutos al final de la reunión. Es mucho más efectivo y puedes repetirla cuantas veces necesites, sin tener que volver a decir todo una y otra vez. Es una estrategia que se utiliza mucho para capacitaciones o reuniones de información rutinaria y que necesite ser repetida muchas veces. Sé creativo y utiliza la tecnología como una ventaja competitiva a tu favor.

Entonces, ¿qué consejo implementarás hoy para que tus reuniones sean más productivas?