

El tiempo es dinero. Es una de las inversiones más poderosas que podemos hacer, y sin embargo lo malgastamos como si fuera eterno. Pero el obstáculo más grande que tienes por superar, es la proliferación de reuniones improductivas. ¿Tienes esa sensación de que durante todo el día no tuviste más que reuniones? ¿Que empiezas a trabajar cuando todos se fueron? ¿Sientes que a pesar de las largas y tediosas reuniones no sacas nada en concreto? Aunque muchas veces no puedes prescindir de las reuniones, puedes hacer algo para que el uso del tiempo sea mucho más eficiente.
1- Cuestiónate antes de hacer una reunión: ¿qué es lo que necesito? ¿Qué es lo que quiero lograr? ¿Puedo lograrlo de otra manera? Muchas veces se hacen reuniones que podrían resolverse con un email o bien un llamado de teléfono.
2- Identifica el objetivo de la reunión. Comunícalo. Arma una agenda y comunícala. Y luego cíñete a ella y no pierdas ni por un momento el objetivo de la reunión. Y si lo pierdes, reencausa a tu audiencia al objetivo de la reunión.
3- Sé consistente y concreto al momento de presentar. Cuanto más específico seas (y pidas lo mismo) más efectiva será la reunión. Con respeto el moderador puede reencausar a algún participante que se ha puesto a divagar (o se ha ido por las ramas) a fin de que todos sientan que su tiempo se valora, y lo más importante, se cumple el objetivo de la reunión.
4- Identifica quiénes son los destinatarios: no invites a muchas personas “por las dudas”. Identifica quienes son fundamentales para tomar una decisión, y si debes invitar gente políticamente o para que estén informados, ponlos como opcionales y explícales que su participación tiene este estilo.
5- Cumple con el tiempo: esto es realmente importante en varios aspectos:
Si son reuniones informativas, déjaselos saber. Muchas herramientas hoy permiten grabar las reuniones y tal vez algunas personas prefieran luego oír las grabaciones y no es necesario que participen en el mismo momento. Tú puedes hacer lo mismo. Grabar la presentación en tu tiempo dispuesto para esto y luego habilitar una ronda de preguntas y respuestas de 15 minutos al final de la reunión. Es mucho más efectivo y puedes repetirla cuantas veces necesites, sin tener que volver a decir todo una y otra vez. Es una estrategia que se utiliza mucho para capacitaciones o reuniones de información rutinaria y que necesite ser repetida muchas veces. Sé creativo y utiliza la tecnología como una ventaja competitiva a tu favor.
Entonces, ¿qué consejo implementarás hoy para que tus reuniones sean más productivas?