¿Cómo hacer reuniones de trabajo más productivas?

El tiempo es dinero. Es una de las inversiones más poderosas que podemos hacer, y sin embargo lo malgastamos como si fuera eterno. Pero el obstáculo más grande que tienes por superar, es la proliferación de reuniones improductivas. ¿Tienes esa sensación de que durante todo el día no tuviste más que reuniones? ¿Que empiezas a trabajar cuando todos se fueron? ¿Sientes que a pesar de las largas y tediosas reuniones no sacas nada en concreto? Aunque muchas veces no puedes prescindir de las reuniones, puedes hacer algo para que el uso del tiempo sea mucho más eficiente.

Estos son 5 pasos que te aconsejo no omitas al preparar una reunión si quieres que sea más productiva y eficiente:

1- Cuestiónate antes de hacer una reunión: ¿qué es lo que necesito? ¿Qué es lo que quiero lograr? ¿Puedo lograrlo de otra manera? Muchas veces se hacen reuniones que podrían resolverse con un email o bien un llamado de teléfono.

2- Identifica el objetivo de la reunión. Comunícalo. Arma una agenda y comunícala. Y luego cíñete a ella y no pierdas ni por un momento el objetivo de la reunión. Y si lo pierdes, reencausa a tu audiencia al objetivo de la reunión.

Si cuando inician algún tema te das cuenta que es más extenso de lo que esperaban o necesitas de otras personas o se abren otras alternativas para considerar, abre la posibilidad a otra reunión. No extiendas la actual. Y asegúrate de que la nueva reunión tenga su objetivo, agenda y destinatarios bien claros.
Si falta información para la toma de decisiones, asegúrate de que quienes deben realizar la investigación o análisis se queden con esa tarea y la culminen antes de la próxima reunión. El moderador o quien decidas, deberá chequear este cumplimiento al menos 24 horas antes de la nueva reunión.

3- Sé consistente y concreto al momento de presentar. Cuanto más específico seas (y pidas lo mismo) más efectiva será la reunión. Con respeto el moderador puede reencausar a algún participante que se ha puesto a divagar (o se ha ido por las ramas) a fin de que todos sientan que su tiempo se valora, y lo más importante, se cumple el objetivo de la reunión.

4- Identifica quiénes son los destinatarios: no invites a muchas personas “por las dudas”. Identifica quienes son fundamentales para tomar una decisión, y si debes invitar gente políticamente o para que estén informados, ponlos como opcionales y explícales que su participación tiene este estilo.

5- Cumple con el tiempo: esto es realmente importante en varios aspectos:

La gente confía en ti si dices que vas a cumplir con un determinado tiempo y le demuestras que lo cumples
La gente se enfoca en cumplir con el objetivo, porque sabe que tiene una hora límite
Si la reunión es extensa y se requiere un momento de break, planifícalo. Indícalo al inicio de la reunión (si es posible en la agenda tanto mejor!) y dí claramente de cuánto será el break. Si es una reunión de 3 horas, puedes hacer un break de 5-10 minutos. Pero si es una jornada de trabajo necesitarás hacer breaks más frecuentes o uno más extenso. Indica claramente de cuánto será el break y sobre todo a qué hora vuelves a comenzar. Menciónales que aprovechen dicho break para ir al toilette, beber un café, hacer una llamada telefónica o contestar algún mail que tengan pendiente. Pero asegúrate de que conocen cuál es el horario de regreso y enfatiza lo suficiente para que hagan sus mayores esfuerzos para cumplir dicho horario.
Cuidado con las tolerancias: son un arma de doble filo. Aguardar 5 minutos para comenzar suena muy coherente y humano. Pero si siempre tienes una tolerancia de 15 minutos al iniciar la reunión hasta que todos los participantes han llegado, mucha gente acabará por pensar que puede llegar 10 ó 15 minutos tarde porque tú siempre toleras ese tiempo. Aquí no estarías valorando a quienes realmente llegaron temprano, y tu credibilidad a la hora de realizar reuniones está en juego. Si tienes invitados realmente importantes y de alto nivel sin los cuales no es posible iniciar la reunión, asegúrate de llamar a sus asistentes 15 minutos antes de la reunión para recordarles de la misma y sutilmente preguntar si contarás con su compañía en la hora prevista. Allí podrás enterarte si estarán allí o si están metidos en alguna otra junta más importante, y podrás tomar tus decisiones.

Si son reuniones informativas, déjaselos saber. Muchas herramientas hoy permiten grabar las reuniones y tal vez algunas personas prefieran luego oír las grabaciones y no es necesario que participen en el mismo momento. Tú puedes hacer lo mismo. Grabar la presentación en tu tiempo dispuesto para esto y luego habilitar una ronda de preguntas y respuestas de 15 minutos al final de la reunión. Es mucho más efectivo y puedes repetirla cuantas veces necesites, sin tener que volver a decir todo una y otra vez. Es una estrategia que se utiliza mucho para capacitaciones o reuniones de información rutinaria y que necesite ser repetida muchas veces. Sé creativo y utiliza la tecnología como una ventaja competitiva a tu favor.

Entonces, ¿qué consejo implementarás hoy para que tus reuniones sean más productivas?